Archiviazione dei documenti contabili

L’esercizio di un’attività d’impresa o di un lavoro autonomo comporta l’obbligo di tenere determinate scritture contabili. In generale, la corretta archiviazione dei documenti contabili nel tempo è un’attività fondamentale sia dal punto di vista gestionale (per tenere sotto controllo la gestione aziendale) sia dal punto di vista civilistico, fiscale e societario.

Dal punto di vista civilistico, la normativa di riferimento è quella stabilita dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile. Proprio per l’importanza di tali documenti, occorre seguire determinate regole per la loro archiviazione.

In questo articolo vediamo quindi quali sono le regole principali per una corretta gestione di:

L’archiviazione dei documenti contabili

Le scritture contabili sono documenti che vanno tenuti e conservati con molta attenzione, perché permettono all’impresa di provare i fatti aziendali nel caso in cui si verifichino controversie di natura penale, fiscale, societaria o commerciale.

La tenuta obbligatoria dei documenti contabili ha quindi il fine di rappresentare e dimostrare i singoli atti di impresa dal punto di vista quantitativo e monetario. Ogni documento deve essere conservato per un periodo di tempo adeguato a documentare esaurientemente i fatti, e a tale proposito, l’articolo 2220 prevede che le scritture debbano essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per dieci anni devono conservarsi, altresì, le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Trascorso tale periodo, pertanto, non è più possibile contestare all’imprenditore la mancanza di tale documenti.

La conservazione dei documenti contabili aziendali serve quindi ad avere sempre una chiara e veritiera rappresentazione della situazione patrimoniale, finanziaria ed economica dell’impresa nel corso del tempo. Oggi, è possibile conservare le scritture contabili in formato digitale (conservazione sostitutiva), così da agevolarne l’archiviazione, la ricerca e la lettura. Le registrazioni contabili dovranno sempre corrispondere ai documenti originali (cartacei o informatici) e dovranno essere leggibili in qualsiasi momento: per questo, il processo di conservazione sostitutiva segue delle regole ben precise (cui abbiamo dedicato più articoli, nella sezione Conservazione Sostitutiva) .

L’archiviazione delle fatture

Le fatture sono documenti fiscali che devono essere necessariamente emesse da un soggetto giuridico fiscale per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. L’operazione di emissione di una fattura prende il nome di fatturazione.

Per essere documenti validi ai fini fiscali devono riportare i seguenti dati:

1. Data di emissione e numero progressivo
2. Dati identificativi dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione
3. Numero di partita Iva di chi vende o presta il servizio e dell’acquirente
4. Natura, qualità, quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione
5. Base imponibile
6. Aliquota e ammontare dell’imposta (o estremi per l’esclusione).

Per quanto riguarda l’archiviazione delle fatture fiscali, è buona prassi dividere le fatture attive (ossia quelle emesse dall’azienda stessa) da quelle passive (ossia quelle ricevute dai fornitori, collaboratori, etc..) e suddividere i documenti per anno di emissione, ordinandoli cronologicamente. Qualora si utilizzi un software di archiviazione la gestione sarà completamente automatizzata e garantita dall’applicazione stessa.

Le fatture vanno conservate per dieci anni secondo quanto stabilito dalla legge.

 

I termini di conservazione dei documenti contabili

Il Codice Civile stabilisce che i documenti e le scritture contabili devono essere conservati obbligatoriamente per un periodo di tempo tale da poterne documentare esaurientemente i fatti aziendali, nel caso in cui si verifichino controversie di ordine fiscale, societario e commerciale.

Devono essere conservati per almeno dieci anni:

• libro giornale, libro degli inventari e scritture contabili (libri obbligatori per l’imprenditore commerciale)
• libro soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze delle assemblee, del consiglio di amministrazione (o del consiglio di gestione), del collegio sindacale (ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione), del comitato esecutivo, dell’assemblea degli obbligazionisti, libro degli strumenti finanziari (libri obbligatori per le società per azioni)
• libro soci, libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale o del revisore (libri obbligatori per le società a responsabilità limitata).

Con riferimento alle modalità di computo del termine decennale, va osservato che l’articolo 2963 del codice civile prevede che:

• i termini di conservazione dei documenti e delle scritture contabili si computano secondo il calendario comune
• ai fini del calcolo non viene computato il giorno in cui ha inizio il periodo di prescrizione
• la prescrizione si verifica con lo scadere dell’ultimo giorno
• qualora il termine ricada in un giorno festivo, esso è posticipato di diritto al giorno seguente non festivo
• la prescrizione a mesi si verifica nel mese di scadenza e nel giorno di questo corrispondente al
  giorno del mese iniziale. Nel caso in cui nel mese di scadenza manchi tale giorno, il termine si compirà con l’ultimo giorno dello stesso mese.

Nel caso di istanze di ispezione e di esibizione delle scritture contabili provenienti dall’Amministrazione finanziaria, la parte è tenuta a conservare la documentazione richiesta fino al momento in cui il giudice non abbia definitivamente e negativamente provveduto sull’istanza stessa; in tale ipotesi, il termine di prescrizione decennale di cui all’art. 2220 del codice civile può essere derogato (Corte di cassazione: 7 marzo 1997, n. 2086 e 19 novembre 1994, n. 9839)

 

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