Archiviazione digitale nel Gestionale / ERP

Firma digitale come ottenerla

Cogliere fin da subito le potenzialità̀ dei sistemi di digitalizzazione e dematerializzazione per essere più competitivi, ed implementarli nel proprio software gestionale / ERP: l’archiviazione digitale integrata è la strategia di successo che oggi può facilmente essere realizzata da aziende e professionisti .

Il progetto di digitalizzazione dei flussi operativi può muoversi in due direzioni:

Digitalizzare e archiviare tutti i documenti legati alla gestione tradizionale
Scambiare documenti in formato elettronico con sedi esterne, clienti e fornitori

Elemento abilitante e protagonista assoluto di questo processo è quindi nuovamente il sistema contabile \ gestionale \ ERP in uso, dove ogni documento digitale deve integrarsi completamente.

 
Un must: “Digitalizzazione integrata”

Il progetto di digitalizzazione vede innanzitutto l’implementazione di un sistema di gestione elettronica documentale completo, per l’archiviazione sia della documentazione contabile sia dei documenti legati al ciclo attivo e passivo, che della documentazione tecnica legata all’attività̀ produttiva vera e propria.

Nella pratica, la soluzione deve consentire all’utente di associare rapidamente a ciascuna transazione aziendale tutta la relativa documentazione in formato pdf: ordini, conferme d’ordine, ddt, fatture, commesse, ordini di produzioni (interni ed esterni), documenti contabili non iva (schede carburanti, note spese…) etc…

Il sistema deve essere studiato per garantire un inserimento rapido del documento digitale, che non comporti un aggravio di tempo e che offra, in aggiunta, il vantaggio di poter reperire successivamente il documento stesso con immediatezza, in linea al dato transazionale registrato nel sistema.

Un’altra osservazione: mentre per quanto riguarda i documenti del ciclo attivo, questi vengono archiviati come file pdf generati direttamente dal sistema, per il ciclo passivo è utile valutare l’integrazione di moduli di supporto (se non già previsti nella configurazione applicativa gestionale) che possano facilitare il flusso di acquisizione degli stessi.

Ad esempio, può essere utile applicare un barcode su ogni singolo documento, così da processare a sistema il flusso legato allo stesso tramite scansione, azzerando i tempi di input manuale.

 
Scambio documentale con flusso elettronico

Un altro elemento importante nel processo di digitalizzazione è implementare un sistema per lo scambio di flussi elettronici strutturati con clienti, fornitori e sedi esterne.

Questo flusso di comunicazione è ovviamente fortemente influenzato dalla tipologia di interlocutore (se interno o esterno) e dal suo grado di automatizzazione. Chiaramente, il flusso interno (intendendo per ‘interno’ tutte le sedi aziendali, quindi anche quelle ‘esterne’ alla sede centrale, o comunque alla sede che rappresenterà il centro di raccolta del flusso finale) può essere studiato interamente dall’azienda stessa, che può agire in modo completo sulle proprie infrastrutture e sui propri sistemi interni, creando gli strumenti necessari e avviandone l’utilizzo.

Diverso sarà il discorso rivolgendosi a strutture esterne, come clienti e fornitori: potendo tuttavia sfruttare, in questi casi, diverse metodologie di interscambio standard (come il formato EDI) e tecnologie basate su xml o lettura ottica dei documenti, che possono essere modellate e personalizzate adeguatamente.

Tutte funzionalità che ovviamente il sistema contabile / gestionale di base deve poter prevedere in modo nativo, per non dover ricorrere a sistemi esterni collegati o (peggio) accrocchiati, con i quali si rischierebbe una rindondanza ed una conseguenza perdita di efficienza, soprattutto nel lungo periodo.

 
Quanto Facilmente?

Dipende dal proprio sistema: oggi un software contabile / gestionale / ERP evoluto deve essere dotato di sistemi semplici e trasparenti per garantire un processo di digitalizzazione snello e veloce. In altre parole, il software deve abilitare e semplificare il processo d’innovazione, offrendo all’utente tutti i vantaggi operativi legati al digitale, e risolvendo a monte ogni incombenza pratica.

 
Pianificare prima di tutto

Una strategia di successo richiede la valutazione e la piena considerazione dei tempi fisiologici legati all’implementazione di questi sistemi, che dipendono dalla variabile ‘risorsa umana’ e dal livello di automazione dei propri clienti e fornitori.

In particolare per quest’ultimo aspetto (che chiaramente esula da un possibile controllo diretto), si può prevedere un incremento progressivo del numero di clienti / fornitori connessi alle nuove metodologie di interscambio, partendo dai clienti/fornitori più importanti in termini di volumi documentali gestiti.