Bilancio XBRL: cos’è e come si fa

Bilancio e Nota Integrativa XBRL

Il bilancio XBRL è un bilancio di esercizio redatto in un particolare formato elettronico che deve essere depositato presso il Registro delle Imprese. L’ XBRL identifica un linguaggio di programmazione standard che rende i dati di un documento economico e/o finanziario oggettivamente e semplicemente rielaborabili e analizzabili da qualsiasi operatore economico e dalla Pubblica Amministrazione.

In Italia è obbligatorio dal 2010 e ha rappresentato un salto di qualità importante, consentendo di passare da un contesto statico ad un contesto decisamente più dinamico: con il deposito del bilancio in formato cartaceo o PDF, l’analisi e la rielaborazione dei dati era decisamente più lunga, onerosa e a rischio di errori, in quanto i dati dovevano essere caricati manualmente nei vari applicativi per analisi e controlli. Con il bilancio XBRL l’acquisizione e la rielaborazione dei dati è tutta elettronica: tramite appositi software in automatico il bilancio è disponibile e rielaborabile secondo le proprie esigenze.

In questo articolo approfondiamo gli aspetti essenziali del bilancio di esercizio XBRL.

 

Cos’è l’ XBRL

L’acronimo XBRL sta per eXtensible Business Reporting Language e identifica, dal punto di vista tecnico, un mark-up language ossia un sistema di codifica standard e condiviso a livello internazionale che permette di comunicare e scambiare informazioni e dati tra diversi sistemi. Si tratta in pratica di un linguaggio informatico aperto (ossia senza costi di licenza), creato per il digital reporting internazionale, in grado di separare il formato e la struttura di un documento rispetto al suo contenuto.

In Italia il linguaggio XBRL è entrato ufficialmente nel 2006, quanto si è costituita l’Associazione XBRL Italia, riconosciuta ufficialmente nel giugno 2007 dal consorzio Xbrl International, del quale è divenuta Membro definitivo nel 2009.

Come funziona il linguaggio XBRL

L’XBRL è basato sul linguaggio XML e ne utilizza la sintassi e le relative tecnologie (ad esempio XML Schema , XLink , XPath e Namespace). Funziona tramite tag e metadati: i tag sono delle etichette identificative per ogni dato da rappresentare (ad esempio vendite, utile netto); i metadati sono informazioni che descrivono e contestualizzano ciascun tag. Questo legame univoco tra tag e metadati è descritto nel documento della Tassonomia, che riporta l’elenco dei concetti, le definizioni e le relazioni gerarchiche tra i vari dati riportati nel documento di reporting digitale.

Struttura del documento XBRL

La struttura di un XBRL è composta da:

  • una raccolta di tassonomie (taxonomy schema) che definiscono i vari elementi contenuti nel documento e le loro relazioni (linkbase);
  • un’istanza XBRL che consiste nella creazione del report vero e proprio.

Tassonomia XBRL

Istanza XBRL

Le tassonomie XBRL possono essere definite come dizionari gerarchici condivisi. Definiscono i tag specifici utilizzati per i singoli elementi di dati (esempio l’utile netto), i loro attributi e le loro interrelazioni. Per i diversi scopi di rendicontazione aziendale ci sono tassonomie diverse. È quindi un documento che raccoglie l’elenco dei fatti esposti nel report, ne dà una definizione e spiega la relazione gerarchica che c’è fra loro. I vari elementi contenuti nella tassonomia vengono messi in relazione fra loro tramite i linkbase o collegamenti.Contiene i fatti rappresentati nel documento che si sta depositando, con i relativi valori e contesti, che sono definiti dagli elementi descritti nella tassonomia di riferimento. I contesti definiscono l’entità, ad esempio se il report si riferisce ad una società o ad un individuo, il periodo di tempo a cui è riferito, se i valori aziendali riportati sono effettivi, previsti o preventivati e così via. Il documento di istanza deve essere collegato ad almeno una tassonomia.

 

Cos’è il bilancio XBRL

Il bilancio XBRL è il formato con cui le società devono depositare il bilancio d’esercizio o il bilancio consolidato al Registro delle Imprese. Questo formato è ufficialmente obbligatorio in Italia dal 2010, a seguito del DPCM del 10/12/2008 che ha stabilito l’obbligo di depositare il bilancio e la reportistica economico-finanziaria nel formato XBRL.

Dopo questo decreto nel 2009 è stata pubblicata la prima tassonomia italiana, elaborata sui principi contabili italiani. Nel tempo si sono susseguiti vari aggiornamenti sulla prima tassonomia, fino ad arrivare a quella che attualmente è in vigore ossia la Tassonomia 2018-11-04 (denominata PCI_2018-11-04). Questa documentazione è consultabile sul sito AgID e sul sito XBRL Italia.

 

A cosa serve il bilancio XBRL

Come precisato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), il deposito del bilancio XBRL serve a garantire da una parte la possibilità di rendere fruibili e condivisibili i dati finanziari così da essere immediatamente leggibili e rielaborabili da soggetti che ne hanno interesse; dall’altro contribuisce a rendere più veloci e snelle pratiche e automazioni dei processi aziendali.

 

Chi deve presentare il bilancio XBRL

Il contesto legislativo italiano prevede varie forme di bilancio. Il formato XBRL è obbligatorio per le tipologie di bilanci indicate nella tabella che segue. In alcuni casi è previsto il deposito di documenti nel formato PDF/A, che è un particolare formato standard PDF internazionale (ISO19005), che viene generato in modo tale che sia predisposto all’archiviazione per il lungo periodo, visualizzabile, anche a distanza di molto tempo e con diverse tipologie di software, sempre nello stesso modo.

 

TIPOLOGIA BILANCIODESCRIZIONE
Bilancio in forma ordinariaÈ il bilancio regolato dall’articolo art. 2423 del Codice Civile, che stabilisce che gli amministratori devono redigere nel formato XBRL il bilancio d’esercizio in forma ordinaria costituito dai seguenti documenti:

  • Stato Patrimoniale
  • Conto Economico
  • Rendiconto Finanziario
  • Nota Integrativa

Nel formato PDF/A sono invece i seguenti documenti:

  • Verbale di assemblea
  • Relazione di gestione
  • Eventuali relazioni del collegio sindacale, organo di controllo
Bilancio in forma abbreviataQuesto bilancio, sancito dall’articolo 2435 bis del Codice Civile, può essere redatto dalle società di capitali che nel primo esercizio o, successivamente, per due esercizi consecutivi, non abbiano superato due dei seguenti limiti (piccole imprese):
1) totale dell’attivo dello Stato Patrimoniale: € 4.400.000 ;
2) ricavi delle vendite e delle prestazioni: € 8.800.000;
3) dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 50 unità.Il bilancio abbreviato XBRL è composto dai seguenti documenti:

  • Stato Patrimoniale
  • Conto Economico
  • Nota Integrativa

Nel formato PDF/A sono invece i seguenti documenti:

  • Verbale di assemblea ed eventuali relazioni

Le società che redigono il bilancio in forma abbreviata non sono obbligate a redigere il rendiconto finanziario.
Inoltre le aziende che rientrano nella classe delle piccole imprese possono decidere di redigere il loro bilancio nella forma ordinaria.

Bilancio micro-impreseL’articolo 2435-ter del Codice Civile, “Bilancio delle micro imprese”, dà una definizione di micro-imprese a partire dal contenuto del bilancio di esercizio. Secondo questo articolo, infatti, le micro-imprese sono società che nel primo esercizio o, successivamente per due esercizi consecutivi, non abbiano superato due dei seguenti limiti:
1) totale dell’attivo dello Stato Patrimoniale: € 175.000;
2) ricavi delle vendite e delle prestazioni: € 350.000;
3) dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 5 unità.Per le micro-imprese il bilancio XBRL può essere composto soltanto da:

  • Stato Patrimoniale
  • Conto Economico

Sono quindi esonerate dalla redazione di:

  • Rendiconto Finanziario
  • Nota Integrativa: quando in calce lo Stato Patrimoniale riporti le informazioni richiesta dal primo comma dell’art. 2427 del Codice Civile, al nr. 9 (ossia il totale complessivo degli impegni, delle garanzie e delle passività potenziali non risultanti dallo Stato Patrimoniale) e al nr. 16 (ossia l’ammontare dei compensi, delle anticipazioni e dei crediti concessi
    agli amministratori ed ai sindaci);
  • Relazione sulla gestione:  quando in calce lo Stato Patrimoniale riporti le informazioni richiesta dall’art. 2428 del Codice Civile, al nr. 3 (il numero e il valore nominale sia delle azioni proprie sia delle azioni o quote di società controllanti possedute dalla società) e al nr 4 (il numero e il valore nominale sia delle azioni proprie sia delle azioni o quote di società controllanti acquistate o alienate dalla società, nel corso dell’esercizio).

In ogni caso le micro-imprese possono decidere facoltativamente di redigere il bilancio compreso di Rendiconto Finanziario e Nota Integrativa; in questo caso dovranno farlo nella forma abbreviata XBRL con relativa tassonomia.

Bilancio consolidato

Per il bilancio consolidato i documenti da predisporre sono:

  • Stato Patrimoniale
  • Conto Economico
  • Rendiconto Finanziario (quando richiesto dalla legge)

Nel formato PDF/A sono invece i seguenti documenti:

  • Nota Integrativa

 

I soggetti esonerati dal bilancio nel formato XBRL

Alcune società sono escluse dall’obbligo di redigere il bilancio nel formato XBRL:

  • le società quotate, tenute a redigere il bilancio secondo lo standard ESEF;
  • le società non quotate che redigono il bilancio di esercizio in conformità ai principi contabili internazionali. Tale esenzione vale anche per il bilancio consolidato;
  • le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione (art. 1 del D.Lgs. 7 settembre 2005, n. 209);
  • le banche e altri istituti finanziari, che devono redigere il bilancio secondo le disposizioni del D.Lgs. 27 gennaio 1992, n. 87;
  • le società controllate, anche congiuntamente, nonché le società incluse nel bilancio consolidato delle società di cui ai punti precedenti. Rientrano qui anche le società controllate non quotate con controllante quotata.

Altre esclusioni riguardano bilanci relativi a realtà aziendali per le quale non sono disponibili le tassonomie adatte:

  • Bilancio di società estere avente sede secondaria in Italia (Mod. B e cod. atto – 715);
  • Bilancio sociale (Mod. B e cod. atto – 716);
  • Bilancio consolidato di società di persone (Mod. B e cod. atto – 721);
  • Consorzi confidi (Mod. B e cod. atto – 711,712,718);
  • Bilancio finale di liquidazione (Mod. S3 e cod. atto – 730).

 

Come fare il bilancio nel formato XBRL

Per la redazione del bilancio XBRL, occorre seguire un determinato processo. Vediamo insieme le divere fasi.

 

 

Istanza XBRL

La società deve prima di tutto fare un’istanza XBRL che riguardi il bilancio di esercizio completo di prospetto contabile e Nota Integrativa, nel pieno rispetto della tassonomia. L’istanza può essere effettuata con diverse modalità:

  • con il software contabile in uso dell’azienda, se provvisto della funzione di generazione dell’istanza XBRL;
  •  tramite i canali gratuiti del sito del Registro delle Imprese, alla sezione Deposito Bilanci, dove è possibile scaricare un software per la compilazione dell’istanza XBRL, a partire da un file Excel o Open Office.

 

Validazione istanza XBRL

Sempre il sito del Registro delle Imprese mette inoltre a disposizione il software TEBENI che permette di verificare la validità formale di un’istanza XBRL, prima di depositarla. Il software permette di identificare eventuali anomalie o difformità. Lo stesso applicativo può essere utilizzato per fare una rappresentazione HTML o PDF dell’istanza (chiamata renderizzazione) per poter rendere leggibile il bilancio.

Il file che viene creato con l’istanza XBRL deve essere nominato senza spazi o caratteri speciali e la sua estensione deve essere .xbrl. Il servizio TEBENI permette anche di trasformare in formato .csv i prospetti contabili (utile per la rielaborazione dei dati tramite fogli di calcolo).

 

Firma del bilancio XBRL

Il bilancio XBRL va firmato digitalmente in modo tale che il suo formato si trasformi da .xbrl in .xbrl.p7m. La firma digitale deve essere esclusivamente in modalità CAdES in grado di creare una busta crittografata (ossia un file che ha estensione .p7m) che, oltre ai vari dati, contiene anche l’impronta hash; il software di apertura del file .p7m controlla la corrispondenza tra questa impronta e quella che viene memorizzata nel contenitore e, se le due impronte non coincidono, impedisce l’apertura del file stesso.

Il formato PADES (PDF Advanced Electronic Signatures) produce invece un file in formato PDF firmato e non può essere utilizzato per i bilanci XBRL.

La firma digitale sul bilancio XBRL può essere apposta da:

  • un amministratore della società (o liquidatore nel caso ci sia una procedura di liquidazione in atto);
  • un commercialista incaricato iscritto presso l’albo dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili: in questo caso il firmatario deve inserire in calce alla Nota Integrativa XBRL nel campo “Dichiarazione di conformità” contenuto nella sezione “Dichiarazione di conformità del bilancio” la seguente dichiarazione: “Il/la sottoscritto/a ………………………, ai sensi dell’art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all’originale depositato presso la società“;
  • un notaio con certificato di ruolo.

 

Come visualizzare e stampare il bilancio XBRL

Il bilancio in formato XBRL può essere facilmente visualizzato e stampato a seconda dello strumento che si utilizza per redigerlo. Sia che si utilizzi un software gestionale, sia che si utilizzi il software gratuito del Registro delle Imprese, è prevista la possibilità con un click di visualizzare e quindi stampare la versione in PDF del bilancio.

 

 

Esempio bilancio XBRL

Di seguito un esempio di stampa di un bilancio XBRL. Com’è chiaro dalle immagini, nel bilancio è sempre obbligatoria la comparazione con l’anno precedente, tranne in caso di deposito di bilancio riferito al primo esercizio
sociale.

Bilancio XBRL: esempio stampa Stato Patrimoniale

Bilancio XBRL: esempio stampa Stato Patrimoniale

 

Bilancio XBRL: esempio stampa Conto Economico

Bilancio XBRL: esempio stampa Conto Economico

 

Deposito bilancio XBRL: modalità e termini

È l’articolo 2435 del Codice Civile a stabilire i termini per il deposito del bilancio al Registro delle Imprese: entro i trenta giorni lavorativi successivi alla data di approvazione del bilancio in assemblea. L’assemblea che approva il bilancio deve essere convocata una volta ogni anno entro 120 giorni dalla chiusura di esercizio, termine che può slittare fino a 180 giorni, se lo statuto della società lo permette, per le società che devono redigere il bilancio consolidato o se ci sono particolari esigenze per la struttura e la tipologia di attività.

Per il deposito del bilancio XBRL è possibile utilizzare i seguenti canali:

  • Servizio web delle Camere di Commercio DIRE (Deposito e Istanze Registro Imprese): è un servizio online per il deposito e le istanze al Registro delle Imprese, tra cui anche il bilancio. Per l’anno 2022 può essere utilizzato per l’invio di un bilancio con riconferma dell’elenco soci dell’anno precedente (S.p.A., S.A.p.A., S.C.p.A.) o di un bilancio che non necessita di presentazione dell’elenco soci (Società a responsabilità limitata, Società Cooperativa, Consorzi, Società di mutuo soccorso, Contratti di Rete, Aziende Speciali, Istituzioni e Consorzi degli Enti Locali).
  • Software gratuito FedraPlus scaricabile direttamente da questo link. Questo software permette di effettuare il deposito del bilancio con presentazione di un nuovo elenco di soci, l’invio del bilancio con riconferma dell’elenco soci dell’anno precedente o del bilancio che non necessita di presentazione dell’elenco soci.
  • Servizio web Telemaco del Registro delle Imprese: basta registrarsi gratuitamente e pagare solo i diritti di segreteria per le singole pratiche.
  • Altre soluzioni consultabili a questo link.

Prima di depositare il bilancio XBRL, sarebbe meglio effettuarne la verifica formale tramite il servizio web TEBENI, come già detto prima.

 

Deposito del bilancio nel formato XBRL e PDF/A

Ci possono essere dei casi in cui il bilancio XBRL differisce in modo sostanziale dal bilancio approvato dall’assemblea; questo può accadere quando la tassonomia da adottare non risponde alla giusta rappresentazione dei fatti aziendali. In questi casi, oltre al prospetto contabile e/o la Nota Integrativa, vanno depositati anche i formati in PDF/A. È meglio spiegare la ragione di questo doppio deposito, indicando nel campo di testo “Dichiarazione di conformità” contenuto nella sezione “Dichiarazione di conformità del bilancio” la seguente dichiarazione:
Si dichiara che i prospetti contabili Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario e/o Nota Integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 del codice civile”.

 

Imposta di bollo e diritti di segreteria per deposito  bilancio XBRL

Per il deposito del bilancio ordinario, abbreviato e delle micro-imprese occorre pagare i seguenti importi:
  • diritti di segreteria:
    • pari a 62,70 euro; sono esenti da questo pagamento le start-up innovative e gli incubatori certificati per i primi 5 anni di attività, purché siano iscritti nella sezione speciale del Registro delle Imprese e mantengano i requisiti previsti dalla legge;
    • pari a 32,00 euro per le cooperative sociale dalla data di iscrizione nella sezione MU con categoria CSO dell’Albo nazionale cooperative.
  • imposta di bollo pari a 65,00 euro; sono esenti da questa imposta le start-up e le PMI innovative e gli incubatori certificati per i primi 5 anni di attività, purché siano iscritti nella sezione speciale del Registro delle Imprese e mantengano i requisiti previsti dalla legge.

Documenti da presentare insieme al deposito del bilancio XBRL

Quando si deposita il bilancio XBRL, occorre allegare la seguente documentazione:
  • una copia del bilancio con Stato Patrimoniale, Conto Economico, Rendiconto Finanziario (quando previsto) e Nota Integrativa (quando prevista); il bilancio deve contenere la comparazione dei dati con l’anno precedente;
  • una Relazione sulla Gestione: è obbligatoria per il bilancio ordinario;
  • un verbale di assemblea (o Consiglio di Sorveglianza per le società che optano per il modello dualistico di amministrazione e controllo) che ha approvato il bilancio;
  • una relazione del Collegio Sindacale, se prevista, oppure una relazione del soggetto incaricato per la revisione dei conti.
Il bilancio deve essere redatto in unità di euro senza decimali; solo la Nota Integrativa può essere redatta in migliaia di euro, nel qual caso deve essere presentata separatamente in forma di doppio deposito.

Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPCM del 10/12/2008



 

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