Cambiare software gestionale

Cambiare il software gestionale

Il software gestionale è un bene strumentale: in questa categoria si possono raggruppare software diversi, accomunati dall’obiettivo di automatizzare i processi di gestione interna. Il cuore del software gestionale è sicuramente rappresentato dalla fatturazione e dal modulo contabile, ma non solo: il gestionale è un sistema che permette di integrare le informazioni, ottimizzando i processi e riducendo i costi aziendali.

Per questi e tantissimi altri motivi, il software gestionale è uno strumento strategico, che va adeguato e costantemente aggiornato secondo l’evoluzione aziendale: in una determinata fase del ciclo di vita aziendale può quindi nascere l’esigenza di cambiare il programma gestionale, sia esso un software di contabilità o un sistema ERP più complesso (Enterprise resource planning). 

Le motivazioni possono essere molte e diverse: può, infatti, accadere che il software gestionale non supporti più bene le nuove politiche strategiche o che l’azienda sia in espansione o semplicemente può accadere di dover riorganizzare i propri processi aziendali semplificandoli. In ogni caso, cambiare il software gestionale è una scelta importante, che spesso spaventa non poco manager e dirigenti, che richiedere la messa a budget di un investimento adeguato. Che dovrà ritornare sotto forma di valore riduzione dei costi di gestione.

In questo articolo cerchiamo di individuare quali sono gli step e le valutazioni da effettuare prima di cambiare il gestionale.

 

Quando cambiare il software gestionale

È importantissimo avere la capacità di cogliere tempestivamente i segnali che ci dicono che il nostro applicativo gestionale è ormai superato: la mancata tempestività in questi casi o il rimando dell’investimento (ad esempio perché considerato elevato) potrebbe comportare costi nascosti o indiretti e quindi oneri maggiori per l’azienda.

I campanelli di allarme che ci avvisano che è arrivato il momento giusto di cambiare il software gestionale possono essere, ad esempio:

  • la produttività e le vendite subiscono un calo dovuto al tempo troppo elevato impiegato nei rispettivi processi, per mancanza di informazioni gestite da applicazioni diverse e non connesse fra loro.
  • Le informazioni sui prodotti o servizi sono parziali o sbagliate e possono portare a perdere clienti o comunque alla loro insoddisfazione.
  • Il software di cui si dispone non è modulare e non riesce a gestire processi nuovi che sono collegati fra loro, con conseguente perdita di tempo e maggiori costi di lavoro.
  • Esistono ancora alcuni processi gestiti manualmente che richiedono molto tempo operativo ed espongono l’azienda ad un elevato rischio di errore.
  • Il controllo di gestione non è gestito o i report sono incompleti o con informazioni poco attendibili.
  • Alcuni o tutti i processi sono rigidi e lenti e non assicurano tempestività, reattività e intraprendenza in un mercato sempre più competitivo e veloce.

 

 

Il progetto IT di cambio del sistema gestionale

Cambiare il software gestionale significa avviare un progetto informatico e organizzativo che richiede, in primis, di valutare i fattori critici di successo ossia tutte quelle variabili che vanno a determinare il risultato indipendentemente da quella che sarà la scelta e la tipologia di tecnologia che si andrà di implementare.

Secondo alcuni studi, le maggiori difficoltà che si possono incontrare nell’avviare un processo di cambiamento IT non riguardano tanto la tecnologia in sé per sé, quanto le relazioni tra tutte le persone coinvolte e le loro aspettative (ovvero gli stakeholders del progetto), che sono variabili che è più difficile quantificare in modo oggettivo.

Possiamo sintetizzare dividendo le variabili relazionali di un progetto IT in 2 macro-tipologie:

  • i fattori legati all’organizzazione, gestione e controllo del progetto stesso, quindi collegati alla competenze di chi lo gestisce;
  • i fattori relazioni legati alle relazioni interpersonali, inclusa la capacità di capire gli altri e di condurre un progetto informatico.

 
Soffermiamoci su alcuni aspetti particolarmente importanti.

 

Obiettivi chiari e condivisi

Spesso nel mettere in atto un progetto informatico ci si concentra maggiormente sulle specifiche tecniche-funzionali. In realtà, a monte dovrebbe essere definito l’obiettivo primario: “il dove si vuole andare” o meglio “il dove si vuole arrivare“. Gli obiettivi reali sono i risultati di business che si vogliono ottenere: in un progetto di cambio del software gestionale, questo consiste sia nel definire le specifiche tecniche che il nuovo applicativo deve avere, sia nel definire quali sono i processi aziendali che devono diventare più snelli e veloci e come. Definiti gli obiettivi, prima di partire, è molto importate assicurarsi quindi che questi obiettivi siano chiari e compresi profondamente soprattutto dalle persone che saranno toccate dai cambiamenti, le quali devono comprendere i vantaggi finali del progetto ed essere coinvolti in una vision comune che lasci meno spazio possibile a interpretazioni personali errate.

 

Aspettative realistiche e guadagno in efficienza

In ogni progetto, il problema delle aspettative è uno dei più rilevanti. Serve un approccio molto pragmatico per capire come e cosa è realmente utile fare, evitando di creare false aspettative su cose che invece non sarà possibile ottenere. L’aspettativa diventa realistica quando viene validata sia dall’analisi di business che dalla valutazione commerciale: spesso è utile fare delle valutazioni di fattibilità al fine di comprendere appieno gli automatismi necessari e la loro portata. Considerando che le realizzazione di un automatismo potrebbe comportare costi di sviluppo aggiuntivi, la creazione di un’aspettativa realistica valuta se il processo automatizzato sia effettivamente necessario e quali vantaggi porta, procedendo ad uno sviluppo solo nel caso in cui il delta risulti positivo (guadagno in efficienza > costo sviluppo). Questo approccio permette sia di limitare la formazione di aspettative che potrebbero essere disattese, sia di contenere o individuare meglio i costi di sviluppo prima che l’implementazione sia avviata.

 

Il contesto di riferimento: gli utenti

Per avviare un progetto di cambiamento del software gestionale, occorre far riferimento al contesto esatto in cui questo progetto si inserisce, ovvero al network relazionale interessato: sono gli utenti, spesso classificati come semplici utilizzatori della tecnologia scelta, ad essere uno degli aspetti più importanti del progetto anche se spesso vengono trascurati. Gli utenti del nuovo software rappresentano i veri clienti finali del progetto IT ed è quindi fondamentale valutare le loro caratteristiche e coinvolgerli attivamente nel progetto stesso. Se non sono coinvolti e guidati in modo corretto, potrebbero fare una forte opposizione all’implementazione avviata, fino a determinare (nei casi peggiori) l’insuccesso del progetto di cambiamento.

 

Predisporre i sistemi di pianificazione e controllo

Per portare a termine un progetto informatico come quello di rinnovare l’applicativo gestionale, è determinante predisporre una giusta attività di pianificazione e controllo durante tutto il percorso: in ogni momento bisogna aver chiaro in quale step ci si trova, cosa e quanto ci divide dall’obiettivo finale. La navigazione “a vista” (ovvero fidarsi solo delle percezioni e non effettuare una misurazione corretta) è assolutamente nociva in questa circostanza: il responsabile del progetto deve sempre sapere lo stato di avanzamento esatto e conoscere le criticità che man mano vengono fuori durante le varie fasi del progetto di cambiamento.

 

Il processo di Software Selection

Cambiare il software gestionale in azienda, di qualsiasi dimensione essa sia, ha un impatto importante su tutta l’operatività. Il nuovo software implementato andrà a condizionare processi e molto probabilmente incontrerà, nella fase iniziale, delle ostilità: “il nuovo software non è flessibile, non fa quello che ci aspettavamo, non facilita la gestione del processo” e così via.

Alcuni progetti di cambiamento dell’applicativo gestionale falliscono, o comunque disattendono fortemente gli obiettivi iniziali, perché a monte non c’è stata una giusta fase di definizione e individuazione delle reali esigenze dell’azienda. La chiave di svolta è strutturare nei dettagli una software selection ragionata, per arrivare alla scelta del prodotto gestionale migliore. Si compone di due fasi: la fase interna e quella esterna.

 

La fase dell’analisi interna

La fase interna è quella in cui si analizza “il dove siamo ossia la situazione attuale così come è. Ci sono diversi aspetti che vanno presi in considerazione: vediamo i più importanti.

Motivazioni del cambiamento
Cosa determina la scelta di cambiare il software? Le motivazioni possono derivare da diversi fattori interni quali il fatto che l’azienda si sta espandendo e ha necessità diverse a livello gestionale; oppure sono cambiate le esigenze e occorre una riorganizzazione i processi che coinvolgono anche l’applicativo. I fattori esterni, invece, possono derivare dalla software house del gestionale in uso, che magari non rilascia più upgrade del software o non dà più assistenza, oppure da un servizio di assistenza non adeguato.
Sponsor del progetto
Occorre capire chi in azienda può fare da sponsor per il cambiamento e chi, invece, fa da opposizione. In questo caso lo sponsor può essere il giusto portatore del messaggio della necessità di cambiare applicazione gestionale, mentre occorrerà capire le motivazioni alla base della resistenza di chi si oppone, cercando di rendere preziose queste informazioni per il progetto stesso. Accogliendo le opposizioni giustamente fondate si può migliorare la scelta e si comunica a chi resiste che il suo parere è preso in considerazione e che fa parte del progetto.
Individuazione dei benefici attesi
Abbiamo già parlato di quanto sia importante in un progetto informatico rispettare le aspettative degli utenti e di coloro che direttamente saranno interessati dal cambiamento. Individuando con chiarezza quali sono i benefici che i vari reparti si aspettano di ottenere con il cambio del software aiuta a individuare quali sono le caratteristiche da cui non si può prescindere nella scelta del nuovo applicativo.
Individuazione delle criticità nei processi
In base alla tipologia di azienda e al settore nel quale opera, occorre individuare quali sono i processi più critici e come devono essere gestiti per essere più performanti.
Team di progetto
Come per qualsiasi progetto IT, anche per il cambiamento del software gestionale va composto un team dedicato con il suo capo-progetto (project manager), che faccia da coordinamento di tutte le risorse che verranno coinvolte (interne o esterne), che segua il progetto in ogni suo step (dalla pianificazione all’implementazione del nuovo software) e rediga tutti i documenti di analisi e di report per la Direzione. Il project manager poi si occuperà di redigere un documento analitico con l’esposizione della situazione AS IS (attuale) e TO BE (cosa si vuole ottenere), che è un documento molto utile anche per fare la lista delle caratteristiche da ricercare (requirements list). Inoltre importantissimo sarà la redazione del budget di spesa da condividere con la direzione aziendale.
Individuazione delle risorse interne da coinvolgere
Occorre poi individuare quali saranno gli utenti da coinvolgere maggiormente nel progetto sia per analizzare i punti che si vogliono approfondire (tramite interviste), sia perché queste risorse possono essere utili anche negli incontri con i vari fornitori. Solitamente sono gli utenti che conoscono molto bene i processi aziendali e sono responsabili dei reparti più critici.

 
Per la corretta pianificazione di tutte le fasi che accompagneranno il team nella scelta del prodotto finale, è fondamentale l’analisi dei processi che si vuole automatizzare o migliorare.

Esempio Mappatura processi aziendali AS IS e TO BE

Esempio semplificato di analisi dei processi aziendali AS IS e TO BE da migliorare

Per ogni processo si analizzerà la situazione attuale, cercando di individuare le criticità e le cause che le generano (AS IS) e si prospetterà la soluzione migliore tale da rendere il processo più fluido e non più critico (TO BE). Nella ricerca del miglior software gestionale si porrà particolare attenzione a questa mappatura, perché è qui che verranno descritte i desiderata del nuovo applicativo.

 

La fase dell’analisi esterna

Compiuti tutti gli step della fase interna, si passa a quella esterna ossia alla fase in cui vengono selezionate e coinvolte le software house o i loro intermediari commerciali. La prima cosa da fare è quella di individuare un certo numero di prodotti candidabili alla possibile scelta, quindi pianificare una serie di incontri con i diversi fornitori per capire a fondo i prodotti offerti, visionare le demo, capire quanto ogni prodotto risponde alla requirements list, se necessario effettuare un’analisi di business per dettagliare la valutazione tecnico-funzionale, e infine passare alla valutazione economica.

 

Come scegliere le software house

Una volta definite le esigenze di cambiamento, si passa alla selezione dei vari fornitori di software. La ricerca può avvenire via web oppure si possono contattare i nominativi avuti tramite il passaparola. In ogni caso, il primo aspetto da valutare è l’affidabilità e la serietà della software house.

Durante l’incontro conoscitivo, si procede alla dimostrazione del software (demo) durante la quale è possibile effettuare uno screening delle funzionalità offerte dal software proposto, rispetto a quelle desiderate. In questa fase, ci sono alcune domande che vanno poste e sulle quali occorre focalizzare l’attenzione nel momento in cui si incontra un fornitore. Ad esempio:

  • il software che si sta valutando è fruibile anche da utenti poco esperti di tecnologia?
  • ci sono dei margini di customizzazione del software?
  • si interfaccia con i software di uso comune (ad esempio il pacchetto Microsoft Office)?
  • che tipo di hardware necessita e che investimento occorrerà fare per assicurare una strumentazione che lo supporti al meglio?
  • il numero di utenti/licenze è fisso o variabile? se nel tempo si dovessero aggiungere nuovi utenti ha un costo? ed è una procedura facile?
  • il software viene aggiornato ogni quanto? come si svolge l’update?
  • come viene articolata l’assistenza tecnica durante il primo anno? e nei successivi? quanto costerà?
  • quanto costa il setup del sistema e la fase di avviamento?
  • Il supporto è di persona e/o a distanza? Telefonico, via chat o in remoto?
  • quando scade il contratto di acquisto che costi si dovranno affrontare nel tempo?
  • quali saranno i tempi di implementazione a contratto firmato?

Ogni fornitore contattato deve presentare un preventivo dettagliato in ogni aspetto (software e assistenza).

 

 

I Requirements

La requirements list è fondamentale per capire se il software garantisce le caratteristiche richieste. In alcuni contesti organizzativi particolarmente strutturati, per individuare la corretta requirements list e/o quantificare eventuali sviluppi custom, potrebbe essere necessaria una fase consulenziale di pre-analisi tecnico-funzionale (detta analisi di business). In aziende più piccole oppure con esigenze meno complesse, le funzionalità standard di un buon software gestionale possono invece essere sufficienti a ricoprire le esigenze aziendali, e ciò può essere appurato durante la demo. In ogni caso, in fase di demo è importante approfondire sempre come vengono svolte le diverse funzioni nel dettaglio e con che modalità: molti software offrono, infatti, funzionalità apparentemente simili ma con modalità operative molto diverse, che sul campo faranno la differenza. Ad esempio:

  • una reportistica adeguata e facile da usare;
  • una struttura modulare, scalabile e integrata;
  • interfacce standard (maschere, pulsanti, campi) intuitive e facili da usare;
  • la garanzia che i dati siano esportabili nei formati standard (PDF, Excel, PPT, eccetera);

La flessibilità del sistema è fondamentale: in linea generale, software flessibili e parametrici vanno preferiti a sistemi rigidi.

 

Quanto tempo dura la Software Selection

Il tempo da dedicare alla software selection varia da azienda ad azienda. I fattori che influenzano direttamente i tempi sono la dimensione aziendale e la complessità funzionale: se il nuovo software è destinato ad una micro azienda costituita da 5 persone sarà ben diverso rispetto ad un’impresa costituita da 80 addetti.

Considerando i vari step (primi incontri, demo e presentazione preventivo) e partendo dall’ipotesi che alla fine la selection viene ristretta ad un massimo di due o quattro software house, si può ipotizzare che i tempi medi variano da un minimo di 1 mese fino anche a 6 mesi o oltre. Tutto dipende dal livello di sofisticazione funzionale, dalla disponibilità dei fornitori e dal tempo che il project manager interno all’azienda decide di dedicare al progetto.

 

Piano di Implementazione del nuovo software gestionale

Quando, alla fine della software selection si decide il fornitore scelto e il prodotto più adatto alle esigenze aziendali, si passa alla fase di implementazione del nuovo sistema gestionale: anche in questa fase è bene focalizzare l’attenzione su alcuni aspetti per un corretto setup del nuovo software.

Nel momento in cui si firma il contratto bisogna definire bene i tempi e i ruoli: chi fa cosa e le relative modalità. La tempistica è estremamente importante: definire la data di inizio dei lavori e la data del go-live e scaglionare i reparti o i settori di partenza. Verrà sicuramente delineato uno stato avanzamento lavori (uno strumento utile potrebbe essere l’uso del diagramma di GANTT):

Diagramma di GANTT per implementazione del nuovo software

Diagramma di GANTT per implementazione del nuovo software

In base ai vari step, si pianificheranno anche delle riunioni per verificare i lavori in corso. In questa fase di implementazione del nuovo software uno dei problemi più grossi da gestire è la resistenza degli utenti al cambiamento. Per questo motivo è molto importante dedicare tempo e risorse per la formazione del personale. Se fatta bene, questa permette di far utilizzare da subito il nuovo applicativo (eliminando reticenze, ansie e rifiuti), renderlo fruibile in tutte le sue potenzialità e iniziare ad ottenere prima i ritorni sull’investimento effettuato.

 

Una fase delicata del cambio software: la migrazione dei dati

Scelta la soluzione gestionale più idonea e definito il piano di implementazione, uno step molto delicato quando si decide di cambiare il software gestionale è la migrazione dei dati aziendali. Il trasferimento dei dati da un database ad un altro richiede un’apposita pianificazione di processo.

Il primo step è decidere quali dati trasferire: nella maggioranza dei casi, vengono trasferite le anagrafiche clienti, fornitori e articoli, gli ordini aperti, le giacenze di magazzino, i saldi contabili e la situazione delle partite aperte nello scadenzario. La migrazione dei altri dati transazionali o di tutti i dettagli dei movimenti presenti nel software di origine è di solito un’attività molto complessa, che viene effettuata solo in determinate circostanze: in questa ipotesi, il livello di complessità dell’operazione cresce in modo esponenziale, così come i tempi di sviluppo, test e validazione. In alternativa al porting completo e in base alle specifiche esigenze aziendali, si possono studiare procedure aggiuntive di importazione solo di alcune tabelle e dati che rivestono un importanza gestionale strategica (ad esempio: l’anagrafica dei contratti attivi e degli interventi effettuati nel tempo).

La migrazione è un’attività molto complessa: di seguito forniamo alcuni cenni sulle fasi più importanti.

 

Backup dei dati del vecchio gestionale

I software gestionali archiviano i dati in modi diversi, a seconda del sistema in uso (database) e dell’operatività implementata. Ogni azienda dovrebbe effettuare sempre i back-up dei dati in modo puntuale, ed effettuare anche i test di ripristino per verificare la capacità di restore ossia il corretto ripristino dei dati dai back-up conservati. Questo test va assolutamente fatto, a maggior ragione, prima di un cambio di software, prevedendo ogni possibilità anche di recovery da un possibile primo tentativo di migrazione non andato a buon fine.

 

La mappatura e validazione dei dati

La migrazione dei dati è un processo molto complesso e delicato: si tratta di spostare uno o più dati da un database (detto Source) a un altro (detto Target). L’obiettivo di questo processo è quello di migrare quanti più dati possibili, rispettandone la sintassi e la semantica, ovvero la natura specifica di ogni dato. La prima fase è la mappatura dei dati per conoscere bene quali dati si vuole trasferire e come il programma di destinazione li “leggerà”. Ogni dato è in genere provvisto di vari campi destinati a contenere informazioni, come ad esempio flag, codici, numeri, date e testo: non è detto che il sistema di destinazione gestisca tutti i campi nello stesso modo, pertanto occorre mappare con certezza tutto prima di fare il passaggio. Terminata la fase di mappatura occorre validare tutti i dati da migrare, al fine di individuare anomalie, scarti o errori, che potrebbero compromettere la stabilità del nuovo archivio: in base ai risultati della validazione, si può procedere anche all’eventuale bonifica (detta anche data cleaning).

 

L’estrazione dei dati dal vecchio gestionale

Quando il processo di validazione darà un risultato accettabile (per alcuni dati si può decidere la correzione manuale sull’archivio Target) si procede alla fase di creazione del database di dati da migrare. Dall’archivio Source si estraggono tutti i dati da trasferire al nuovo archivio e si storano su un database di appoggio. La fase di estrazione andrebbe fatta per pacchetti ossia ad esempio per prima si possono estrarre tutte le anagrafiche clienti, poi si procede con le anagrafiche fornitori, poi con gli articoli e così via.

 

Il ribaltamento dei dati nel nuovo gestionale

Una volta estratti i dati da migrare, si procede alla cosiddetta fase di ribaltamento dove si procede a decodificare i vari dati in base alla regole stabilite, si verifica la linearità tra i vari oggetti con tutte le informazioni ad essi collegati (verifica di congruenza dati) e si inseriscono informazioni sull’archivio di destinazione. Alla fine del caricamento dei dati nel nuovo gestionale, si procede alla quadratura, ossia si effettuano diversi calcoli di controllo: il totale dei dati da migrare vs il totale dei dati migrati, il numero degli scarti rilevati e l’elenco con l’individuazione delle cause di scarto, etc… La fase della quadratura non è un semplice calcolo numerico: i dati migrati dovrebbero avere corrispondenza uguale nell’archivio di destinazione, ma in questa fase potrebbero esserci errori per vari motivi (ad esempio perché mancano delle informazioni sull’oggetto che si sta migrando, oppure per vincoli del database o per errori di sistema o altro). Quando si rilevano errori vanno risolti ed eliminati, gestendone la relativa correzione o bonifica, che in alcuni casi potrebbe essere anche manuale sul database finale.

 

Processo di migrazione dei dati da un Source ad un Target

Schema semplificato del processo di migrazione dei dati tra due database


 

I vantaggi di cambiare software gestionale

Cambiare software gestionale è un investimento importante, sia dal punto di vista economico sia dal punto di vista umano: come abbiamo visto, infatti, l’aspetto umano di un progetto IT è l’aspetto più importante, le persone che lavorano in azienda hanno tempi di adattamento diversi e per questo, nella fase iniziale, il sistema potrebbe performare meno del previsto. Tuttavia se l’analisi iniziale è stata fatta correttamente, la fase di adattamento iniziale durerà meno: tanto meno quanto più sarà curata anche la parte di supporto interno e follow up.

Grazie ad un unico programma in grado di gestire più moduli (contabilità, magazzino, produzione, eccetera), otterremo informazioni necessarie e preziose in tempo reale, ed un a volta a regime il sistema inizierà a maturare risultati, ottimizzare i flussi e migliorare l’efficienza dell’azienda, ripagandoci dell’investimento effettuato e aiutando la nostra azienda a guadagnare in efficienza giorno per giorno.



 

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