Codifica articoli magazzino: codici articolo, barcode ed etichette

Gestione magazzino

La codifica degli articoli di magazzino serve a identificare univocamente un determinato bene per poterlo distinguere da tutti gli altri articoli presenti in magazzino. Tramite codici articolo e barcode il software di magazzino  gestisce tutte le operazioni di movimentazione e permette di ottenere real time informazioni di ogni genere: scheda del prodotto, ubicazione in magazzino, vendite e acquisti, giacenze, costi, listini prezzi e altro ancora.

Codificare correttamente gli articoli all’interno del processo aziendale contribuisce a ottimizzare, semplificare e tracciare meglio i flussi delle merci, contribuendo a rendere più efficiente e ordinata la gestione dei dati. In questo articolo vediamo come codificare gli articoli di magazzino, come funzionano i codici a barre e anche la gestione delle etichette.

Codifica articoli di magazzino: a cosa serve

Cosa significa codificare un articolo?

Codificare un articolo significa associare quell’articolo un identificativo univoco che individuerà in futuro solo e soltanto quel bene. La codifica degli articoli è un processo molto importante nella gestione del magazzino perché serve a tracciare e controllare il flusso della merce, sia quella in entrata che quella in uscita. Tramite un software gestionale questo codice viene creato in automatico oppure manualmente, seguendo delle regole di codifica decise a priori e approvate dall’impresa stessa. All’interno del database del software ogni codice articolo identificherà un prodotto specifico e tutto il suo ciclo di vita.

La codifica dei prodotti varia a seconda della complessità dell’attività svolta: quando l’azienda si fornisce da un solo fornitore, potrebbe per semplicità utilizzare il codice articolo ereditato da questi direttamente in fattura acquisto. Quando, invece, l’impresa è più strutturata, si rifornisce da più fornitori e/o produce beni propri, dovrà sicuramente adottare un codice interno diverso per ogni articolo, seguendo delle regole per la codifica che l’azienda avrà stabilito a monte.

 

Sistemi di codifica degli articoli magazzino

Per codificare gli articoli di magazzino si possono utilizzare varie modalità:

  • codifica numerica: si utilizzano solo numeri;
  • codifica alfabetica: si utilizzano solo lettere;
  • codifica alfanumerica: si utilizza una combinazione di numeri e lettere.

Utilizzando lettere e numeri, la codifica dell’articolo potrebbe diventare parlante; ad esempio: H_PCPENTIUM01. In questo caso, la prima lettera indica la categoria (H di hardware) seguita da un nome parlante che indica l’articolo (PCPENTIUM01). Questo tipo di codifica, tuttavia, può essere adottata in aziende molto piccole e con pochi prodotti, ma non è applicabile in contesti più strutturati.

Laddove l’azienda gestisca un magazzino con molti codici articolo, solitamente si definiscono delle regole per la codifica degli articoli, così da creare un codice ‘parlante’ secondo una struttura specifica che non segue il linguaggio naturale, ma permette di attribuire ad ogni posizione e carattere un significato. Ad esempio, si mette prima un codice che identifica il settore, poi uno che identifica la categoria e così via.

Esempio di codice articolo strutturato

LivelloSignificatoNumero CaratteriEsempio:
1° LivelloSettore3 Caratteri Numerici010
2° LivelloCategoria3 Caratteri AlfanumericiPCP
3° LivelloTipo di prodotto4 Caratteri Numerici0910
4° LivelloVersione1 Carattere AlfabeticoS
5° LivelloConfigurazione3 Caratteri Numerici001
Risultato5 livelli informativi14 Caratteri Alfanumerici010PCP0910S001

La codifica degli articoli è un processo decisamente importante nella catena di distribuzione e in generale nella gestione della supply chain. Avere un magazzino in ordine e codificato significa poter beneficiare di enormi vantaggi.

 

Codice articolo e codici a barre

Una volta creato il codice articolo, è possibile associare uno o più codici a barre o barcode. Il barcode tradizionale appartiene alla categoria di codici lineari (1D) ed è un codice costituito da un insieme di elementi grafici (barre nere + spazi bianchi) a contrasto con un codice numerico che viene scannerizzato e letto da appositi lettori ottici, che utilizzano il laser o sensori fotografici. Questi codici sono i più usati nel mondo e identificano univocamente gli articoli. Con l’evoluzione tecnologica si sono creati barcode di nuova generazione ossia codici bidimensionali (2D) come ad esempio i QR-code.

Poiché i barcode seguono uno standard di codifica riconosciuto in tutto il mondo, bisogna crearli rispettando determinate regole.  A definirle è l’organismo no-profit GS1 che si occupa degli standard di comunicazione tra imprese. Vediamo in breve le regole relative agli EAN (European Article Number) più diffusi:

  • EAN-13: è un codice a barre che viene utilizzato per i prodotti destinati al consumo finale. Viene creato in modo tale che le prime due cifre identificano il paese proprietario del marchio (ad esempio per i prodotti italiani le cifre sono 80 e 81), le seguenti cinque cifre servono a individuare il produttore, poi seguono altre cinque cifre che individuano la denominazione del prodotto così come creato in azienda e l’ultima cifra è un codice di controllo.
  • EAN-8: è una versione ridotta dell’EAN-13, in cui mancano le cinque cifre che identificano il codice articolo dell’azienda.
  • EAN-128 o GS1-128:  è un codice più sofisticato dell’EAN-13 perché oltre a contenere le stesse informazioni contiene anche altri dati che si riferiscono ad esempio alla scadenza, numero di serie, peso, eccetera.

 

Esempio di Codice a Barre

Esempio di Codice a Barre

 

Utilizzando un software gestionale di magazzino è possibile impostare tutti i parametri di utilizzo e decidere cosa, come e quando deve essere disponibile la lettura dei codici alternativi. Nella pratica, si impostano le tipologie di EAN che il software dovrà gestire, si scelgono le funzionalità abilitate alla gestione dei barcode e della stampa etichette (ad esempio: ordini fornitori, ordini clienti, DDT, fatture, eccetera) e infine si impostano i dispositivi associati ai vari lettori di codice a barre utilizzati.

King software gestionale: impostazioni tipologie barcode

King software gestionale: esempio di impostazioni delle diverse tipologie barcode

 

I Codici Articolo Aggiuntivi

Determinata la struttura di base per la codifica interna degli articoli di magazzino, potrebbe quindi essere necessario associare ad ogni articolo più codici di riferimento: ad esempio, per acquisire la merce in entrata leggendo l’etichetta del fornitore (che riporterà la relativa codifica o un codice a barre generato dal fornire stesso). In generale, potrebbero esserci casistiche molto diverse per ogni azienda, inclusa l’esigenza di associare anche più codici interni; possiamo individuare 3 casistiche:

  • codici interni alternativi  per associare contemporaneamente allo stesso articolo più codici interni o più codici a barre alternativi, che possano essere letti con un lettore barcode;
  • codice cliente utilizzato qualora alcuni clienti richiedessero espressamente di visualizzare un proprio codice sui documenti di vendita;
  • codice fornitore utilizzato qualora si volesse leggere, in entrata della merce, direttamente l’etichetta apposta dal fornitore della merce, con il suo codice a barre.

È chiaro che il software di magazzino dovrà interpretare tutte queste codifiche e ricondurle correttamente all’unica codifica iniziale di base (ovvero al codice articolo interno di riferimento). Ciò avviene in automatico, tramite un setup corretto delle informazioni in quella che viene chiamata Anagrafica Articolo.
 

King software gestionale: anagrafica articolo

King software gestionale: anagrafica articolo.

 

Vediamo un esempio di anagrafica articoli di magazzino del software di magazzino Datalog  dove è possibile creare più tipologie di codici aggiuntivi, a seconda dell’uso che se ne deve fare. L’esempio tipico è l’inserimento, come codice aggiuntivo, del codice articolo del fornitore, in modo tale da individuarlo subito tramite un lettore di codice a barre e l’etichetta apposta dal fornitore sulla propria merce. Viceversa, alcune aziende devono riportare il codice aggiuntivo del cliente sui documenti di vendita, qualora il cliente lo richieda espressamente.

 

King software gestionale: anagrafica articolo codifica articoli magazzino aggiuntivi

King software gestionale: anagrafica articolo codici aggiuntivi. Ogni codice articolo può avere uno o più codici aggiuntivi di diversa natura che permettono l’integrazione del magazzino articoli con i codici articoli dei fornitori, clienti e con la gestione interna.


 
Per ciascuno di questi codici è possibile anche creare e associare il codice EAN e l’etichetta.
 

King software gestionale: anagrafica articolo generazione barcode

 

Come si creano i codici a barre aggiuntivi

Alcune aziende decidono di generare in automatico i codici a barre, quando si creano nuovi codici articolo: solitamente, in questi casi, si adottano due modalità, ovvero optare per la creazione con numero progressivo oppure con numerazione casuale. Ad esempio, scegliendo una creazione automatica di un codice a barre con numerazione progressiva, il sistema andrà a crea direttamente un codice EAN di questo tipo:
 

King software gestionale: creazione automatica barcode con numero progressivo

King software gestionale: creazione automatica barcode con numero progressivo. Il numero progressivo è attribuito direttamente dal sistema.


 

Nel caso in cui invece si scegliesse un metodo di creazione automatica del codice a barre casuale, allora il sistema creerà un codice EAN causale univoco, utilizzando le posizioni disponibili dopo il prefisso scelto.
 

King software gestionale: creazione automatica barcode numerazione casuale

King software gestionale: creazione automatica barcode numerazione casuale

 

Carico dei movimenti di magazzino con il barcode

L’impostazione di codici aggiuntivi e barcode rispondono all’esigenza di utilizzare la lettura dei codici alternativi sui vari documenti del ciclo attivo e passivo. A tal fine, si possono usare lettori barcode con memoria oppure senza memoria. Nel primo caso, il lettore di barcode è una pistola che tutti i memorizza i dati, acquisiti man mano che l’utente legge le etichette dei prodotti in esame. Nel caso in cui il lettore non sia dotato di memoria, la pistola barcode interpreta il codice letto e lo inserisce direttamente nel sistema, aggiornando le quantità sui documenti in gestione.
 

King software gestionale: ricevimento merce letta con barcode con memoria

King software gestionale: ricevimento merce con barcode con memoria. Effettuata la scansione delle etichette della merce in entrata, è possibile importare il file con l’elenco degli articoli e delle quantità.

 

Gestione delle etichette di magazzino

Alla gestione dei codici di magazzino è associata un’altra importante esigenza aziendale: quella di stampare le etichette da apporre sui prodotti. La stampa delle etichette può essere molto diversa da azienda ad azienda, in particolare quando sull’etichetta debbano essere riportati dati particolari come il numero di matricola, la data di scadenza, etc…

In base quindi alle dimensioni della scatola del prodotto e al numero di dati da stampare, sarà necessario disegnare graficamente una o più modelli di etichetta associabile ai diversi processi. Il tema delle etichette, solo in apparenza banale, è uno degli aspetti che nella pratica richiede molta attenzione, e per alcune aziende adeguate customizzazioni.
 
King software gestionale: disegno etichette articoli campiKing software gestionale: disegno etichette articoli. È possibile personalizzare l’etichetta in base all’esigenze dell’azienda: si può ad esempio dare un nome all’etichetta, scegliere quale tipo di etichetta si sta creando (articoli, bolle, bolle fatture, clienti e fornitori), le dimensioni, il colore e molte altre impostazioni.

 



 

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