Archiviazione digitale: come archiviare i documenti

Archiviazione e Conservazione sostitutiva

Uno degli aspetti più delicati nella gestione aziendale è sicuramente la gestione documentale: i documenti sono per le aziende elementi estremamente importanti e come tali devono essere gestiti con ordine, accuratezza ed efficienza.

Gestire i documenti significa anche provvedere alla loro archiviazione: ma cosa significa archiviare i documenti?

Archiviare i documenti significa organizzare in modo logico, ordinato e intuitivo tutta la documentazione aziendale, con l’obiettivo di rendere più facile e veloce la ricerca di un informazioni e di tutta la documentazione correlata. Oggi, in un’ottica di digitalizzazione aziendale non si può non parlare di archiviazione digitale.

 

Tipologie di documenti da archiviare in modo digitale

I documenti oggetto di archiviazione possono appartenere a due macro-categorie:

documenti digitali
documenti informatici e non che possono consistere in un testo, immagine o filmato memorizzato in modo permanente su un determinato tipo di supporto (CD, hard disk… ) tramite un’elaborazione elettronica (tipicamente, a codifica con un linguaggio convenzionale in bit).
documenti analogici
documento cartacei o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici, eccetera.

In particolare l’attività digitale può prevedere che vengano generati documenti digitali a partire da documenti analogici o che vengano generati documenti sin dall’origine digitali. In ogni caso, si pone per l’azienda l’esigenza di dotarsi di un archivio elettronico che permetta di informatizzare i processi di caricamento, di archiviazione, di consultazione, di condivisione e di riproduzione di questi documenti.

 

Differenza tra archiviazione e conservazione

Non bisogna confondere l’archiviazione con la conservazione elettronica: si tratta di due step diversi del processo di gestione documentale.

L’archiviazione digitale permette di organizzare in modo logico e ordinato la documentazione informatica dell’azienda servendosi di supporti informatici opportunamente selezionati.

La conservazione digitale permette, partendo da un documento elettronico, di creare un nuovo documento elettronico con un valore legale e/o fiscale. Alcuni documenti aziendali oggi devono essere obbligatoriamente conservati digitalmente per il numero di anni definito dalla legge o per quanto necessita l’azienda stessa.

L’archiviazione digitale attiene ad aspetti tipicamente gestionali e organizzativi, mentre la conservazione ad aspetti formali e normativi.

 

Archiviazione digitale: come archiviare i documenti

L’archiviazione di documenti è una parte importante per qualsiasi attività: deve garantire che le informazioni archiviate siano facilmente rintracciabili e rese disponibili se necessario. Con la crescente quantità di informazioni e dati, gli archivi elettronici dei documenti aziendali devono essere strutturati in modo sempre più strutturato.

Per funzionare in modo efficace ed essere facilmente accessibili per coloro che ne hanno bisogno, il sistema di archiviazione digitale dovrà svolgere le seguenti fasi nel migliore dei modi:

  • memorizzazione dei documenti: ossia la capacità di “digitalizzare” un documento e trasferirlo nel sistema di gestione documentale (ad esempio trasformare un documento cartaceo in digitale)
  • archiviazione dei documenti: ossia la creazione di un database organizzato per chiavi di ricerca in modo tale da rendere ogni tipo di documento archiviato facilmente rintracciabile e consultabile
  • protocollazione dei documenti: ossia la modalità con cui ciascun documento viene “taggato” per la ricerca. Ci sono diversi modi per protocollare un documento e sono determinati in generale dalla complessità dell’azienda
  • organizzazione dei documenti: ossia organizzare l’intera documentazione in base alle esigenze interne dell’azienda e comunque sempre dividendoli in classi (esempio fatture attive, fatture passive) e in ordine cronologico
  • consultazione dei documenti: ossia dare la possibilità, agli utenti interni di accedere sempre al singolo documento con la possibilità di visualizzare, stampare, riprodurre e condividere il documento stesso, previa autorizzazione eventualmente dovuta
  • esibizione dei documenti: ossia rendere sempre possibile l’esibizione di tutti quei documenti che possono essere oggetto di consultazione e/o ispezione da parte delle autorità competenti

 

 

Software interno o gestione in outsourcing?

Attualmente le aziende hanno la possibilità di scegliere tra uno dei seguenti modi di archiviazione digitale:

on-site
l’azienda in tal caso si dota di un proprio software di gestione documentale con archiviazione elettronica dei documenti
in Cloud o on-line
l’azienda in tal caso si avvale dei server Cloud sui quali effettuare l’archiviazione dei propri documenti
in outsourcing
in tal caso l’azienda affida ad un terzo l’intera gestione di archiviazione documentale

 



 

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