Come importare le fatture elettroniche in contabilità

Solitamente le aziende emettono le fatture elettroniche utilizzando un unico software gestionale e contabile; ci possono essere, tuttavia, casi in cui è necessario importare nel proprio sistema le fatture emesse con altri software oppure riprese direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Questo può riguardare sia le fatture di vendita (ad esempio quando vengono emesse da un terzo, come nel caso di fatturazione conto terzi) sia le fatture di acquisto (tipico esempio è il caso di mancata consegna da parte del Sistema di Interscambio). In questo articolo vediamo alcune delle situazioni più ricorrenti e come importare le fatture elettroniche nel proprio sistema contabile.

 

Fatture elettroniche da importare: quando serve?

Ci possono essere vari casi in cui si presenti la necessità di importare i file XML delle fatture elettroniche nel proprio gestionale di contabilità:

• quando la contabilità viene tenuta completamente dal commercialista  (sia fatture attive che passive).
• quando un’azienda gestisce la fatturazione elettronica con un software dedicato, mentre la contabilità viene gestita con  software gestionale diverso (sia fatture attive che passive);
• quando l’azienda riceve una fattura di acquisto tramite PEC (solo fatture passive);
• quando l’azienda deve recuperare fatture non ricevute per mancata consegna direttamente dal sito “Fatture e Corrispettivi” (solo fatture passive)

Se si possiede un sistema di fatturazione elettronica integrato nel proprio software gestionale è molto probabile che questo sia in grado non solo di acquisire in automatico le fatture ricevute, ma anche di importarle automaticamente tramite una sincronizzazione diretta da Fatture e Corrispettivi, allineando velocemente tutti i dati contabili.

Di seguito vediamo come scaricare i file XML delle fatture elettroniche dall’Agenzia delle entrate, quindi come importarli manualmente in contabilità.

 

 

 

Come scaricare le fatture elettroniche da Fatture e Corrispettivi

L’esportazione delle fatture dal sito dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi, può riguardare il singolo file XML oppure si può fare il download massivo delle fatture elettroniche (scarico di tutte le fatture relative ad un determinato periodo di tempo). La procedura è abbastanza semplice: occorre andare nella sezione della Consultazione delle fatture e cliccare poi sulla sezione Dati rilevanti ai fini IVA. Qui il sistema propone subito un riepilogo delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre, ma è possibile impostare autonomamente un range di date diverso. La schermata farà vedere l’elenco delle fatture (emesse, ricevute o entrambe a seconda dei parametri impostati sulla sinistra) richieste:

Cliccando sul simbolo della lente di ingrandimento, il programma ci porterà in una schermata dove sarà possibile scegliere se visualizzare la fattura o procedere al download del suo file XML:

Bisogna fare attenzione al fatto che i file delle fatture elettroniche (emesse e ricevute) saranno presenti nell’area di consultazione fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio.

Se a prelevare i file delle fatture è il commercialista, è possibile utilizzare la funzione di download massivo dei file. In questo caso dalla sezione Consultazione bisogna cliccare su Consultazione e download massivi e poi cliccare su Fatture elettroniche. Nelle schermate successive l’utente selezionerà il contribuente, per il quale ha la delega alla consultazione e download delle fatture, la tipologia di fatture da scaricare (emesse o ricevute) e il range temporale. Confermando questi dati verrà inviata al sistema una richiesta di elaborazione massiva dei file da scaricare. L’Agenzia ha tempo 5 giorni lavorativi per mettere a disposizione il file zippato da scaricare:

A questo punto si effettua il download e si procede ad estrarre i file XML che saranno così pronti per essere importati nel gestionale di contabilità, come illustrato precedetemente.

 

Come importare le fatture elettroniche in contabilità

Per effettuare l’importazione delle fatture elettroniche attive o passive nel software di contabilità, è necessario dapprima procedere all’acquisizione dei file XML delle relative fatture elettroniche nel proprio gestionale, poi procedere a contabilizzarle.

Se si possiede un software di fatturazione elettronica è molto probabile che questo sia in grado non solo di acquisire in automatico le fatture ricevute, ma sia anche in grado di importarle su necessità. Per capire come funziona questo processo possiamo fare l’esempio del software gestionale di DATALOG, KING Azienda, che permette l’importazione manuale o automatica dei file XML e la successiva generazione del movimento contabile.

Con il programma DatalogHUB (software che gestisce l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche), è possibile procedere all’importazione automatica delle fatture. Basta entrare direttamente nel menù di contabilità, Generazione Movimenti Contabili da XML, dove sarà presente il pulsante “Scarica da HUB“: il programma in questo caso si scarica tutte le fatture non ancora contabilizzate.

Nel caso in cui si debbano importare manualmente i file XML vanno prima di tutto impostati alcuni parametri, come ad esempio la cartella nella quale verranno salvati i file XML delle fatture attive o passive da importare. In KING Azienda, ad esempio, dal menù Contabilità si sceglie la voce Fatture Elettroniche e poi Generazione Movimenti Contabili XML:

Cliccando sul pulsante Estrai il software rileva tutti i file XML presenti nel percorso che si è impostato precedentemente e acquisisce le fatture:

Selezionando la singola fattura e cliccando poi sul tasto Genera, le fatture vengono contabilizzate direttamente in Prima Nota.

 

Importazione fatture elettroniche per il commercialista

Per quanto riguarda il caso dell’acquisizione delle fatture da parte del commercialista, come detto nell’articolo sul software fatturazione elettronica utilizzato dal commercialista, le modalità con le quali lo studio può scaricare le fatture elettroniche dei propri clienti sono le seguenti:

 

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