Come importare le fatture elettroniche in contabilità

Importazione fatture elettroniche

Solitamente le aziende emettono le fatture elettroniche utilizzando un unico software gestionale e contabile; ci possono essere, tuttavia, casi in cui è necessario importare nel proprio sistema le fatture emesse con altri software oppure riprese direttamente dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Questo può riguardare sia le fatture di vendita (ad esempio quando vengono emesse da un terzo, come nel caso di fatturazione conto terzi) sia le fatture di acquisto (tipico esempio è il caso di mancata consegna da parte del Sistema di Interscambio). In questo articolo vediamo alcune delle situazioni più ricorrenti e come importare le fatture elettroniche nel proprio sistema contabile.

 

Fatture elettroniche da importare: quando serve?

Ci possono essere vari casi in cui si presenti la necessità di importare i file XML delle fatture elettroniche nel proprio gestionale di contabilità:

  • quando la contabilità viene tenuta completamente dal commercialista  (sia fatture attive che passive).
  • quando un’azienda gestisce la fatturazione elettronica con un software dedicato, mentre la contabilità viene gestita con  software gestionale diverso (sia fatture attive che passive);
  • quando l’azienda riceve una fattura di acquisto tramite PEC (solo fatture passive);
  • quando l’azienda deve recuperare fatture non ricevute per mancata consegna direttamente dal sito “Fatture e Corrispettivi” (solo fatture passive)

Se si possiede un sistema di fatturazione elettronica integrato nel proprio software gestionale è molto probabile che questo sia in grado non solo di acquisire in automatico le fatture ricevute, ma anche di importarle automaticamente tramite una sincronizzazione diretta da Fatture e Corrispettivi, allineando velocemente tutti i dati contabili.

Di seguito vediamo come scaricare i file XML delle fatture elettroniche dall’Agenzia delle entrate, quindi come importarli manualmente in contabilità.

 

 

 

Come scaricare le fatture elettroniche da Fatture e Corrispettivi

L’esportazione delle fatture dal sito dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi, può riguardare il singolo file XML oppure si può fare il download massivo delle fatture elettroniche (scarico di tutte le fatture relative ad un determinato periodo di tempo). La procedura è abbastanza semplice: occorre andare nella sezione della Consultazione delle fatture e cliccare poi sulla sezione Dati rilevanti ai fini IVA. Qui il sistema propone subito un riepilogo delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre, ma è possibile impostare autonomamente un range di date diverso. La schermata farà vedere l’elenco delle fatture (emesse, ricevute o entrambe a seconda dei parametri impostati sulla sinistra) richieste:

Scarico fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: elenco fatture da scaricare

Fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: elenco file XML da scaricare

Cliccando sul simbolo della lente di ingrandimento, il programma ci porterà in una schermata dove sarà possibile scegliere se visualizzare la fattura o procedere al download del suo file XML:

Scarico fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: download

Fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: download

Bisogna fare attenzione al fatto che i file delle fatture elettroniche (emesse e ricevute) saranno presenti nell’area di consultazione fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio.

Se a prelevare i file delle fatture è il commercialista, è possibile utilizzare la funzione di download massivo dei file. In questo caso dalla sezione Consultazione bisogna cliccare su Consultazione e download massivi e poi cliccare su Fatture elettroniche. Nelle schermate successive l’utente selezionerà il contribuente, per il quale ha la delega alla consultazione e download delle fatture, la tipologia di fatture da scaricare (emesse o ricevute) e il range temporale. Confermando questi dati verrà inviata al sistema una richiesta di elaborazione massiva dei file da scaricare. L’Agenzia ha tempo 5 giorni lavorativi per mettere a disposizione il file zippato da scaricare:

Scarico fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: download massivo

Fatture elettroniche da Agenzia delle Entrate: download massivo

A questo punto si effettua il download e si procede ad estrarre i file XML che saranno così pronti per essere importati nel gestionale di contabilità, come illustrato precedetemente.

 

Come importare le fatture elettroniche in contabilità

Per effettuare l’importazione delle fatture elettroniche attive o passive nel software di contabilità, è necessario dapprima procedere all’acquisizione dei file XML delle relative fatture elettroniche nel proprio gestionale, poi procedere a contabilizzarle.

Se si possiede un software di fatturazione elettronica è molto probabile che questo sia in grado non solo di acquisire in automatico le fatture ricevute, ma sia anche in grado di importarle su necessità. Per capire come funziona questo processo possiamo fare l’esempio del software gestionale di DATALOG, KING Azienda, che permette l’importazione manuale o automatica dei file XML e la successiva generazione del movimento contabile.

Con il programma DatalogHUB (software che gestisce l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche), è possibile procedere all’importazione automatica delle fatture. Basta entrare direttamente nel menù di contabilità, Generazione Movimenti Contabili da XML, dove sarà presente il pulsante “Scarica da HUB“: il programma in questo caso si scarica tutte le fatture non ancora contabilizzate.

Esempio Importazione file XML fatture elettroniche nel software DATALOG GESTIONALE KING AZIENDA

Esempio Importazione file XML fatture elettroniche
nel software gestionale DATALOG

Nel caso in cui si debbano importare manualmente i file XML vanno prima di tutto impostati alcuni parametri, come ad esempio la cartella nella quale verranno salvati i file XML delle fatture attive o passive da importare. In KING Azienda, ad esempio, dal menù Contabilità si sceglie la voce Fatture Elettroniche e poi Generazione Movimenti Contabili XML:

Importazione fatture elettroniche: esempio KING Azienda Generazione Movimenti Contabili

Importazione fatture elettroniche: esempio software software gestionale DATALOG | Generazione Movimenti Contabili

Cliccando sul pulsante Estrai il software rileva tutti i file XML presenti nel percorso che si è impostato precedentemente e acquisisce le fatture:

Importazione fatture elettroniche: esempio KING Azienda Generazione Movimenti Contabili da file XML

Importazione fatture elettroniche: esempio software gestionale DATALOG | Griglia file XML

Selezionando la singola fattura e cliccando poi sul tasto Genera, le fatture vengono contabilizzate direttamente in Prima Nota.

 

Importazione fatture elettroniche per il commercialista

Per quanto riguarda il caso dell’acquisizione delle fatture da parte del commercialista, come detto nell’articolo sul software fatturazione elettronica utilizzato dal commercialista, le modalità con le quali lo studio può scaricare le fatture elettroniche dei propri clienti sono le seguenti:

Invio File XML
con questa modalità l’azienda fa un salvataggio di tutti i file XML delle fatture in una cartella che viene poi zippata e inviata al commercialista. Il commercialista una volta che la riceve, estrae i file e li registra in automatico nel proprio  gestionale di studio. Alcuni gestionali hanno delle funzioni che creano periodicamente (ad esempio, una volta a settimana) il file .zip e lo inviano per email in automatico al commercialista.
Accesso al gestionale
esistono software che consentono l’accesso di utenze particolari, ad esempio quella del commercialista, così che questi possa accede e scaricare tutte le fatture in autonomia. Con questa modalità il commercialista può anche verificare se le fatture sono state correttamente impostate, registrate e può facilmente accedere ad eventuali allegati per controllare direttamente ulteriori informazioni relativi ai vari documenti presenti.
Fatture e Corrispettivi
sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate vengono memorizzate tutte le fatture che si ricevono e che si inviano; dare l’accesso al proprio commercialista (tramite apposita delega) significa permettergli di entrare in questa area riservata e poter scaricare in completa autonomia tutti i file XML presenti.
Sincronizzazione evoluta
lo scarico e la sincronizzazione dei dati da Fatture e Corrispettivi può avvenire anche in automatico grazie a sistemi di connessione più evoluti, pensati per aiutare il commercialista ad allineare tutti i dati contabili.


 

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