COMUNICATO | Fatturazione elettronica: perché è meglio affidarsi ad un software professionale

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Fatturazione elettronica: perché è meglio affidarsi ad un software professionale

La fatturazione elettronica, prevista per il 1° gennaio 2019, è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, che ha come obiettivo quello di combattere il fenomeno dell’evasione fiscale, ma soprattutto di dare il via ad un processo di digitalizzazione, volto all’eliminazione degli sprechi di carta, di toner e di inchiostro, nonché alla velocizzazione dei processi di contabilizzazione ed alla riduzione degli spazi destinati all’archiviazione.

Di fatto, fino al 2018, l’emissione delle fatture elettroniche era obbligatoria solo nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, mentre con l’inizio del nuovo anno, l’obbligatorietà viene estesa anche alle transazioni che avvengono tra privati. Il formato con cui verranno generate le e-fatture è l’XML, un linguaggio digitale che permetterà a tutte le piattaforme di controllare i contenuti e le informazioni presenti in un documento, in modo da verificare che siano conformi con quanto previsto dalla legge.

Il modo più facile per compilare una fattura elettronica

Per generare e compilare una fattura elettronica, il modo più semplice è quello di avvalersi di un apposito software di fatturazione online, oppure di un software gestionale aggiornato secondo la normativa vigente. Tali soluzioni, infatti, permettono di compilare i documenti con facilità, semplicemente selezionando il destinatario dell’e-fattura dall’anagrafica clienti. I campi relativi all’anagrafica clienti vengono compilati in automatico, e viene lasciato lo spazio apposito per inserire i dati mancanti (quantità, prodotti, prezzi, ecc.). Successivamente, una volta salvata la fattura, viene generato direttamente il formato XML, che viene spedito al SdI (Sistema di Interscambio).

Oggi in giro troverai un’offerta veramente ampia di software di fatturazione diversi: ma sono tutti validi? Una scelta sbagliata potrebbe costarti caro, soprattutto in questa fase delicata. Se ancora non sai a chi rivolgerti scopri Fatture DWeb il software per la fatturazione elettronica Datalog, pensato per tutti coloro che sono chiamati ad affrontare questo nuovo sistema di fatturazione, che sta mettendo in crisi non solo le aziende, ma anche i commercialisti. La soluzione proposta da Datalog è concepita per creare automaticamente la fattura elettronica nel formato richiesto, ma anche per occuparsi di tutte le operazioni successive, come l’apposizione della firma elettronica qualificata, l’invio all’Agenzia delle Entrate e la conservazione digitale.

Perché è meglio affidarsi ad un software professionale?

Di fatto, anche l’Agenzia delle Entrare mette a disposizione un programma gratuito per consentire la fatturazione elettronica. Tuttavia, bisogna dire che affidarsi ad un software professionale è tutta un’altra cosa e, a conti fatti, è sicuramente più vantaggioso, per diversi motivi. Primo fra tutti, in quanto permette di risparmiare tempo, gestendo in modo integrato tutti i processi coinvolti, ottimizzando i dati delle fatture attive ma anche di quelle passive, e mettendo a disposizione dell’azienda report e automatismi.

L’alternativa all’uso di un software di fatturazione è quella di recuperare le singole fatture dalla PEC, per poi doverle registrare ed archiviare, perdendo così molto tempo. Si tratta di un processo macchinoso che richiede e anche una buona dose di pazienza. Utilizzare un software per la fatturazione elettronica, come quello di Datalog, vuol dire avere la possibilità di evitare attività operative e di gestione, attuando solo adempimenti minimi.

Infatti, utilizzando un software di questo tipo l’operazione di trasformazione dei file XML in un formato leggibile avviene in automatico, sia per le fatture attive che per le fatture passive, senza la necessità di lunghi passaggi aggiuntivi. Inoltre, il vantaggio sostanziale sta nella gestione automatica delle notifiche del SdI, in particolare in caso di rifiuto della fattura oppure di mancata consegna. Ad esempio, in questo ultimo caso (la “mancata consegna”), è il sistema di fatturazione che provvedere automaticamente a generare le email e tutti gli automatismi del caso per recuperare la situazione che, molto probabilmente, si potrà presentare con molta più frequenza nei primi mesi di avvio della nuova gestione.

Coloro, invece, che non si avvalgono di tale sistema potranno incappare in problemi organizzativi importanti, soprattutto all’inizio dove, sempre in caso di “mancate consegne” da parte del SdI, dovranno trasformare la fattura in un file Pdf, inviare manualmente copia della stessa via mail a tutti i destinatari che sono tornati indietro, avvisandoli uno ad uno che la fattura è tornata indietro e che la possono scaricare dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Ripetendo da capo con questo procedimento per ogni cliente.

Insomma, un passaggio che vi consigliamo vivamente di evitare!

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