La conservazione elettronica dei documenti
La conservazione elettronica dei documenti è un processo tecnico e legale che consiste nell’archiviare documenti aziendali in formato digitale seguendo delle regole precise ed eliminando la necessità di conservarne le copie cartacee. Le aziende hanno l’obbligo di conservazione elettronicamente alcuni documenti contabili e fiscali (come ad esempio le fatture elettroniche), e possono liberamente scegliere di estendere anche a documenti aziendali (come ad esempio i libri contabili).
In questo articolo, vediamo che cos’è la conservazione elettronica dei documenti aziendali e come farla in modo corretto.
Argomenti trattati
Cos’è la conservazione elettronica?
La conservazione elettronica è un processo informatico regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che consente alle aziende di conservare a norma di legge i documenti in formato elettronico attribuendogli valore legale, fiscale e tributario. Il CAD stabilisce le regole, i requisiti, i ruoli e le responsabilità del processo.
La conservazione elettronica può essere applicata a qualsiasi documento analogico (ossia cartaceo) o digitale.
In proposito, possiamo individuare 3 sfere di significati:
- Conservazione Elettronica
- Processo informatico di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti conservati, assicurandone il valore giuridico, l'integrità e l'autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo.
- Conservazione SostitutivaSi definisce "conservazione elettronica" un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettron leggi tutto...
- Conservazione elettronica della copia informatica di un documento analogico. Il documento analogico viene dematerializzato, "sostituito" da una copia elettronica e quindi conservato.
- Conservazione Digitale
- Conservazione elettronica di un documento informatico. Il documento conservato nasce già in formato digitale, ovvero in un formato immateriale (come ad esempio l'email o la Fattura elettronicaSi definisce "fattura elettronica" una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una leggi tutto...).
Si parla di conservazione sostitutiva quando si parte da un documento cartaceo che viene dematerializzato e sostituito da un’esatta copia informatica: come suggerisce il termine stesso, il processo permette così di sostituire i documenti cartacei con file elettronici che hanno un identico valore legale, fiscale e tributario. Si parla invece di conservazione digitale quando i documenti oggetto di conservazione nascono direttamente nel formato elettronico (ad esempio le fatture elettroniche).
Conservazione elettronica: sostitutiva e digitale
Normativa e linee guida
In Italia, la conservazione elettronica è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal DPR 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa). Per saperne di più, leggi l’articolo Conservazione elettronica: normativa.
Quali documenti vanno in conservazione elettronica?
La conservazione elettronica può essere utilizzata per conservare tutti i documenti obbligatori in formato elettronico, e garantirne così l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità. È obbligatorio conservare elettronicamente tutte le fatture elettroniche emesse o ricevute. I registri contabiliSi definiscono "libri contabili" (o registri contabili) i documenti nei quali vengono tenute le scritture contabili. Il codice civ leggi tutto... possono essere conservati elettronicamente oppure con altre modalità, come meglio descritto in questo articolo.
Requisiti dei documenti conservati
Per assumere validità legale, il processo di conservazione a norma garantisce che, alla fine del processo, i documenti elettronici archiviati soddisfino determinati requisiti previsti dalla legge italiana. In particolare, secondo l’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale, i documenti informatici soggetti a conservazione garantiscono:
- autenticità
- integrità
- affidabilità
- leggibilità
- reperibilità
Come funziona la conservazione elettronica
La conservazione elettronica è una procedura legale, un insieme di regole strutturate per effettuare l’archiviazione dei documenti elettronici a norma di legge garantendone validità legale. Il processo di conservazione elettronica deve garantire ai documenti portati in conservazione l’immodificabilità nel tempo.
Per garantire autenticità e validità legale, si basa su:
Come si fa la conservazione elettronica
L’intero processo di conservazione elettronica viene gestito da appositi software di conservazione, che prendono in gestione i documenti e vi appongono firma digitale e marca temporale seguendo un iter preciso: possono partire da un solo documento oppure, come solitamente si fa, da un insieme dei documenti elettronici detti “pacchetto di versamento”.
Tutti i documenti elettronici contenuti nel “pacchetto di versamento” devono essere firmati digitalmente uno ad uno; quindi, sul gruppo di documenti viene apposta un’impronta informatica ovvero una sequenza numerica (detta chiave di hash) che rappresenta univocamente la sequenza di documenti elettronici in esame. Anche l’impronta informatica viene firmata digitalmente, trasformandosi così nel pacchetto di archiviazione che sarà conservato: infine viene apposta la marca temporale sul pacchetto di archiviazione.
Infografica – Processo per la conservazione a norma dei documenti informatici
Che differenza c’è tra conservazione e archiviazione elettronica?
La conservazione elettronica non va confusa con l’archiviazione elettronica. La conservazione elettronica attiene ad aspetti formali e normativi, mentre l’archiviazione elettronica attiene ad aspetti gestionali e organizzativi, le cui modalità possono essere scelte liberamente dall’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur leggi tutto.... La differenza può essere così sintetizzata:
| Archiviazione Elettronica | Conservazione Elettronica |
| Processo libero | Processo normato |
| Processo di archiviazione libero, per organizzare in modo logico e ordinato la documentazione aziendale, avvalendosi di supporti informatici e di regole di archiviazione liberamente scelte dall’azienda. | Processo di archiviazione regolamentato (per questo detta anche “a norma“) che rende statici e immodificabili i documenti conservati, assicurandone il valore giuridico, l’integrità e l’autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo. |
Come funziona il software di conservazione elettronica
Il software di conservazione gestisce in automatico tutti i passaggi richiesti per la conservazione elettronica a norma, apponendo firma digitale e marca temporale su uno o più gruppi di documenti: come visto sopra, è possibile partire da un solo documento oppure, come solitamente si fa, di un insieme dei documenti elettronici detti “pacchetto di versamento”.
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Per la conservazione elettronica, Datalog fornisce un softwareIl termine "software" (da soft = leggero e ware = componente) indica un programma informatico in grado di eseguire una sequenza di leggi tutto... apposito chiamato Archivia, che può essere collegato tramite uno speciale driver a qualsiasi gestionale contabile, ERPSi definisce "ERP" (Enterprise Resource Planning) un sistema gestionale che integra in un unico software tutte le funzioni di gest leggi tutto... o gestionale documentale. La procedura di archiviazione diventa molto semplice, perché completamente guidata. Le operazioni richieste vengono svolte passo dopo passo:
- Scelta dei documenti da archiviare: dalla schermata si possono visualizzare e controllare i vari documenti per poi selezionarli per il passo successivo.
- Firma digitale: apponibile con un solo e semplice passaggio. Una volta selezionato il pacchetto di documenti, la firma viene messa in automatico su tutti i documenti.
- Marca temporale e firma digitale del pacchetto di versamentoSi definisce "versamento" una delle forme di riscossione delle imposte dirette insieme con la ritenuta diretta e l’iscrizione a leggi tutto...: nello stesso modo, e sempre con un solo passaggio, si inserisce la marca temporale e la firma digitale sull’intero pacchetto di versamento.
- Generazione pacchetto di archiviazione: il pacchetto di versamento viene integrato con i dati della societàSi definisce "società" (in economia) l'organizzazione di mezzi e persone che hanno come obiettivo lo svolgimento di un'attività leggi tutto... e dei soggetti incaricati alla conservazione dei documenti.
- Firma digitale e marca temporale del pacchetto di archiviazione: sempre con un semplice passaggio viene firmato digitalmente il pacchetto e apposta la marca temporale.
- Archiviazione del file: il file così ottenuto può essere copiato su un supporto ottico esterno come ad esempio un DVD o un’unità esterna o così via.
Archivia poi permette di inviare l’impronta informatica all’Agenzia delle Entrate tramite le credenziali Entratel. Una volta archiviati i vari pacchetti, i documenti sono subito disponibili, visualizzabili e scaricabili grazie alla funzione di indicizzazione (anche all’interno dei vari PDF) dei vari documenti contenuti nei vari pacchetti.
Conservazione elettronica dei documenti: esempio schermata Archivia di Datalog. Nella schermata viene mostrata la visualizzazione dei documenti archiviati: è possibile visualizzare gli archivi presenti sul DVD, e cliccando su ogni archivio si può accedere subito all’elenco dei documenti contenuti e aprirli con un doppio click
Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DLgs 82/2005
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 445/2000
AGID – Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
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