Conservazione dei registri contabili: le regole

Archiviazione e Conservazione sostitutiva

I registri contabili (detti anche libri contabili), previsti dal codice civile e dalla normativa fiscale ai fini delle imposte sui redditi e dell’Iva, sono costituiti principalmente dal libro giornale, libro inventari, registro dei beni ammortizzabili e registri previsti dalla normativa IVA.

Secondo la normativa civilistica (Art. 2214 Codice Civile), questi documenti devono essere conservati per 10 anni, mentre dal punto di vista fiscale (DPR 600/1973) vanno conservati per i 5 anni successivi a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale.  Il Decreto per le semplificazioni fiscali del 2022 ha poi modificato le regole di tenuta e di conservazione dei registri contabili, gestiti tramite software contabile, riconoscendone la regolarità anche se non stampati o conservati elettronicamente nei termini di legge, al ricorrere di alcune particolari condizioni.

I registri contabili obbligatori

La tenuta delle scritture contabili è obbligatoria (art. 2214) per tutti gli imprenditori che esercitano attività commerciale ad eccezione dei piccoli imprenditori (definiti nell’art. 2083 cc), quali i piccoli commercianti, i coltivatori diretti del fondo, gli artigiani, le imprese a carattere familiare.

Questi documenti devono essere conservati per un certo numero di anni:

DocumentoAnniRif. Normativa
Libro giornale10 anniArt. 2214 Codice Civile

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione [2312, 2457]. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [2214].

Libro inventari10 anni
Libro mastro10 anni
Registri Iva5 anniDPR 600/1973

Dal punto di vista fiscale, vanno conservati per i 5 anni successivi a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi annuale, che diventano 7 se la dichiarazione non è stata presentata.

Cespiti5 anni
Scritture Magazzino5 anni

 

Le regole di conservazione dei registri contabili

La legge italiana permette di tenere le scritture contabili in due modalità:

Modalità Analogica
(cartacea)
Modalità Digitale
(elettronica)
I registri sono tenuti su cartaI registri sono tenuti tramite software
Articolo 2215 C.C.
I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del registro delle imprese [2188] o da un notaio secondo le disposizioni delle leggi speciali. L’ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell’ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono.
Articolo 2215-bis C.C.
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici… debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge…

Oggi, la maggior parte di aziende utilizzano supporti informatici per tenere le registrazioni contabili: a parte rarissime eccezioni, la prima annotazione avviene sempre su un supporto elettronico, come ad esempio un semplice file Excel oppure software contabili più completi.

In ogni caso, la stampa del registro da conservare (ed esibire in caso di controllo) può essere:

Registro CartaceoRegistro Elettronico
I registri sono stampati su cartaI registri sono stampati su pdf
La stampa fiscale dei registri contabili deve essere effettuata entro i 3 mesi successivi al termine della dichiarazione dei redditi (ad esempio, se la dichiarazione è del 30/11 e per chi rispetta l’anno solare, il termine sarà entro il 28 febbraio).I registri fiscali devono essere aggiornati, disponibili e pronti alla stampa, ovvero i libri contabili deve essere disponibili su sistemi digitali che ne consentano l’immediata stampa cartacea, qualora ciò dovesse essere necessario (ad esempio, nel caso di richiesta da parte degli organi verificatori)

Rimane l’obbligo del pagamento dell’imposta di bollo.

 

 

 

Imposta di bollo per registri contabili cartacei e digitali

Alcuni registri contabili sono soggetti al pagamento dell’imposta di bollo, secondo lo schema che segue.

 

MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO SUI REGISTRI CARTACEI

Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
Libro GiornaleSI16 euro ogni 100 pagine o frazione32 euro ogni 100 pagine o frazione
Libro InventariSI16 euro ogni 100 pagine o
frazione
32 euro ogni 100 pagine o frazione
Altri registri fiscaliNONON DOVUTA

 

MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO SUI REGISTRI DIGITALI

Libro/registro Bollatura Società di capitali Altri soggetti
Libro GiornaleSI16 euro ogni 2.500 registrazioni
o frazioni di esse
32 euro ogni 2.500 registrazioni o
frazioni di esse
Libro InventariSI16 euro ogni 2.500 registrazioni
o frazioni di esse
32 euro ogni 2.500 registrazioni o
frazioni di esse
Altri registri fiscaliNONON DOVUTA

 

Per quanto riguarda l’assolvimento dell’imposta di bollo sui registri digitali, il pagamento del tributo deve avvenire:

  • in via esclusivamente telematica, tramite modello F24 on line, utilizzando il codice tributo 2501 e versando il contributo in unica soluzione;
  • entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (ossia entro il 30 aprile, oppure il 29 aprile, per gli anni bisestili).

 

Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DL 73/2022
GAZZETTA UFFICIALE | DL 357/1994

 



 

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