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Conservazione sostitutiva: cos’è

Software Gestione Documentale 02

La Conservazione Sostitutiva, nell’ambito della gestione documentale, è un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettronico al fine di garantirne la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Conservare i documenti elettronici significa quindi archiviarli con modalità digitali, seguendo un processo che rende legali gli stessi documenti conservati, garantendone integrità e autenticità nel tempo. Può essere attuato una volta all’anno (dipende dalle tipologie di documenti, alcuni necessitano di una conservazione più frequente) e porta il vantaggio della dematerializzazione della carta e\o dell’abolizione della stampa.

In questo articolo parliamo quindi della conservazione sostitutiva, approfondendo i seguenti argomenti:

Che cos’è la conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva consente quindi alle aziende di sostituire i documenti cartacei con documenti in formato digitale dal valore legale, fiscale e tributario. La normativa di riferimento, regolamentata prevalentemente dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ne stabilisce le regole, i requisiti, i ruoli e le responsabilità dell’intero processo.

“Digitalizzare” un documento significa sottoporre lo stesso a un processo informatico e legale che ne validerà l’autenticità e la validità attraverso:

LA FIRMA DIGITALE
consente di firmare elettronicamente i documenti in modo tale da garantirne autenticità (identificazione reale del sottoscrittore), integrità (dopo la sottoscrizione digitale il documento non potrà più essere modificabile) e la legalità (un documento firmato elettronicamente attraverso la procedura disciplinata dal legislatore ha piena validità probatoria nei confronti dei terzi).
LA MARCA TEMPORALE
consente di apporre il riferimento temporale sul documento, associandogli data e ora, tramite un’evidenza informatica che rende questi dati certi e opponibili a terzi. La marcatura temporale viene effettuata ad opera di un soggetto Ente Certificatore ossia Time-Stamping Authority (TSA).

Caratteristiche dei documenti conservati

Nell’ottica di una politica di dematerializzazione, iniziata prima dalla Pubblica Amministrazione e ormai estesa alle aziende private, la Conservazione Sostitutiva dei documenti elettronici assicura una gestione documentale più efficiente ed è in grado di garantire:

Autenticità
per i documenti informatici è quella caratteristica che garantisce che il documento sia ciò che dichiara di essere, senza che vi siano state alterazioni o variazioni.
Integrità
è la garanzia che il documento sia completo e inalterato e che,quindi, non abbia subito modifiche non autorizzate.
Affidabilità
esprime il livello di fiducia che l’utente, cioè colui che legge il documento, ripone o può riporre nel documento informatico, in particolare nella sua visualizzazione leggibile.
Leggibilità
è la garanzia che le informazioni contenute nei documenti informatici siano fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti (dalla sua produzione alla memorizzazione, dall’archiviazione alla sua conservazione).
Reperibilità dei documenti
è la garanzia che si possa sempre trovare il documento informatico specifico con tutte le caratteristiche sopra elencate.

Conservazione sostitutiva e archiviazione digitale

La Conservazione Sostitutiva non va confusa con l’archiviazione elettronica dei documenti, in quanto, mentre quest’ultima prevede una semplice scannerizzazione dei documenti cartacei e memorizzazione su un dispositivo elettronico (USB, DVD, CD, dischi esterni, ecc.), la conservazione sostitutiva è una procedura legale e disciplinata che consente al termine del processo la totale distruzione della copia cartacea del documento.

Conservazione sostitutiva in house o outsourcing

Una società può decidere di implementare il processo di conservazione sostitutiva in house, ossia istituendo una procedura interna e dotandosi dei dispositivi necessari richiesti dalla legge, oppure in outsourcing ossia affidandosi ad Enti Accreditati a svolgere questo tipo di attività.

 

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