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Conservazione sostitutiva delle fatture

Conservazione sostitutiva delle fatture

La Conservazione Sostitutiva delle fatture è obbligatoria per tutti i soggetti che gestiscono il processo di fatturazione esclusivamente in formato elettronico, quindi sia le Amministrazioni Pubbliche sia i soggetti privati (aziende) che adottano un sistema di fatturazione elettronica parziale o totale.

Dal 1° gennaio 2019 anche tra i privati sarà obbligatoria la fatturazione elettronica (Fattura B2B): sarà quindi obbligatorio, per tutti i soggetti passivi di IVA, attuare il processo di conservazione delle fatture elettroniche. A tal proposito è importante fare una distinzione tra i termini “conservazione digitale” e “conservazione sostitutiva”; più nello specifico:

  • Conservazione Elettronica
  • Processo di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti informatici conservati, assicurandone il valore giuridico, l’integrità e l’autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo.
  • Conservazione Sostitutiva
  • Conservazione elettronica della copia informatica di un documento originariamente analogico. Il documento analogico viene dapprima dematerializzato quindi viene conservato elettronicamente.
  • Conservazione Digitale
  • Conservazione elettronica di un documento nativo in formato digitale. Il documento nasce quindi già in un formato che è immateriale: ne sono un esempio pratico proprio la PEC oppure la Fattura elettronica.

 

In questo articolo vediamo quali sono i termini di conservazione dei documento, e parleremo di:


 

Fatturazione elettronica: ciclo attivo

Il legislatore ha stabilito che la conservazione delle fatture attive debba avvenire con cadenza quindicinale, previa apposizione di firma digitale e marca temporale a opera del Responsabile della Conservazione. Questa procedura potrà essere effettuata sia sul singolo documento sia su un blocco di fatture, il che rappresenta proprio la differenza rispetto all’emissione della fattura cartacea (o analogica): al momento dell’emissione firma e riferimento temporale devono essere messi sul singolo documento, mentre nel processo di conservazione invece questo potrà avvenire anche su un insieme di documenti.

Per quanto riguarda la cadenza temporale il termine di 15 giorni decorre dalla data di emissione delle fatture attive.

Nel caso in cui l’azienda non si sia dotata di un sistema di emissione elettronico delle fatture, ma utilizzi ancora il formato cartaceo potrà lo stesso procedere alla relativa conservazione in formato digitale. Le fatture emesse su supporto cartaceo dovranno essere scansite e la loro conservazione potrà avvenire anche successivamente ossia fino a quando non sarà scaduto il termine obbligatorio di conservazione (pari a 10 anni dall’emissione ex articolo 2214 del c.c.). La conservazione di tali fatture avverrà tramite memorizzazione della relativa immagine.

Fatturazione elettronica: ciclo passivo

La conservazione sostitutiva delle fatture passive non differisce di molto da quella delle fatture attive. Nel caso in cui si continui a ricevere fatture in formato cartaceo anche via telematica (ossia tramite allegato e-mail con obbligo di stampa sia per chi emette sia per chi riceve), si può procedere lo stesso all’acquisizione della loro immagine elettronica e procedere a sottoporle a conservazione sostitutiva, che potrà avvenire in qualsiasi momento prima della scadenza del termine di obbligo di tenuta del documento stesso.

Diverso è il caso in cui l’azienda abbia acconsentito a una gestione elettronica delle fatture anche soltanto per un solo fornitore. In tal caso per l’obbligatorietà di omogeneità di conservazione per tipologie di documenti richiamato dalla Circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate, sarà obbligatoria la conservazione in formato digitale dell’intero ciclo passivo e quindi sia delle fatture elettroniche sia di quelle ricevute in formato cartaceo.

Anche per le fatture passive vige l’obbligo di procedere alla loro conservazione con cadenza quindicinale, che decorre dalla data di ricevimento del documento stesso.

Fatturazione elettronica GSE e conservazione digitale delle fatture

Già dal luglio 2015 è in vigore l’obbligo di fatturare elettronicamente la cessione di energia elettrica al GSE SpA (Gestore dei Servizi Elettrici). L’obbligo è applicato dal GSE verso tutti quei soggetti che trasmettono le loro fatture alla Società con supporto cartaceo ossia:

 

  • Fornitori di beni e servizi (Fatture “Non energy”)
  • Produttori di energia beneficiari del meccanismo CIP6/92 (Fatture “Energy manuali”)
  • Soggetti a cui vengono applicati i corrispettivi di cui alla Delibera dell’AEEG ARG/elt 187/09 (Fatture “Energy manuali”).

La procedura di emissione delle fatture contiene delle diversità sostanziali rispetto alla procedura che seguono quei fornitori che solitamente operano con la PA. Nella fatturazione per il GSE il primo modello di fattura viene predisposto dal GSE. Quest’ultimo non svolge il servizio di registrazione e conservazione della fattura elettronica. Tali obblighi restano a carico dei soggetti emittenti.

Il GSE infatti predispone il modello di fattura, mentre il soggetto emittente deve solo specificare numero e data. A questo punto il GSE provvederà ad emettere la fattura in formato XML, firmarla digitalmente ed inviarla al Sistema di Interscambio per conto dei beneficiari dei servizi energetici.

I singoli operatori dovranno poi accedere al Portale GSE e potranno trovare disponibile il download le fatture XML e le relative ricevute trasmesse dal SdI; spetta quindi al fornitore preoccuparsi di scaricarle dal portale GSE e di gestirne la conservazione a norma di legge. La conservazione di queste fatture deve essere effettuata direttamente dal soggetto cedente l’energia ed emittente giuridico della fattura oppure da un soggetto terzo che provveda per lui a tali adempimenti.

 

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