Conservazione sostitutiva delle fatture

La Conservazione Sostitutiva delle fatture è obbligatoria per tutti i soggetti che gestiscono il processo di fatturazione esclusivamente in formato elettronico, quindi sia le Amministrazioni Pubbliche sia i soggetti privati (aziende) che adottano un sistema di fatturazione elettronicaSi definisce "fatturazione elettronica" quel processo strutturato per emettere la fattura elettronica secondo la normativa vigente leggi tutto... parziale o totale.

Dal 1° gennaio 2019 anche tra i privati sarà obbligatoria la fatturazione elettronica (FatturaSi definisce "fattura" il documento fiscale obbligatorio che deve essere emesso dal venditore (soggetto IVA, cedente / prestatore) leggi tutto... B2BL'acronimo B2B sta per Business to Business (letteralmente da attività commerciale ad attività commerciale) e identifica il comm leggi tutto...): sarà quindi obbligatorio, per tutti i soggetti passivi di IVAL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga leggi tutto..., attuare il processo d conservazione delle fatture elettroniche. A tal proposito è importante fare una distinzione tra i termini “conservazione digitale” e “conservazione sostitutiva”; più nello specifico:

 

In questo articolo vediamo quali sono i termini di conservazione dei documenti e parleremo di:

Fatturazione elettronica: ciclo attivo

Il legislatore ha stabilito che la conservazione delle fatture attive debba avvenire con cadenza quindicinale, previa apposizione di firma digitaleSi definisce "firma digitale" o firma elettronica qualificata (FEQ) una firma elettronica forte con piena validità legale, che ut leggi tutto... e marca temporaleSi definisce "marca temporale" il risultato di una particolare procedura informatica che permette di associare con certezza e vali leggi tutto... a opera del Responsabile della Conservazione. Questa procedura potrà essere effettuata sia sul singolo documento sia su un blocco di fatture, il che rappresenta proprio la differenza rispetto all’emissione della fattura cartacea (o analogica): al momento dell’emissione firma e riferimento temporale devono essere messi sul singolo documento, mentre nel processo di conservazione invece questo potrà avvenire anche su un insieme di documenti.

Per quanto riguarda la cadenza temporale il termine di 15 giorni decorre dalla data di emissione delle fatture attive.

Nel caso in cui l’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur leggi tutto... non si sia dotata di un sistema di emissione elettronico delle fatture, ma utilizzi ancora il formato cartaceo potrà lo stesso procedere alla relativa conservazione in formato digitale. Le fatture emesse su supporto cartaceo dovranno essere scansite e la loro conservazione potrà avvenire anche successivamente ossia fino a quando non sarà scaduto il termine obbligatorio di conservazione (pari a 10 anni dall’emissione ex articolo 2214 del c.c.). La conservazione di tali fatture avverrà tramite memorizzazione della relativa immagine.

Fatturazione elettronica: ciclo passivo

La conservazione sostitutiva delle fatture passive non differisce di molto da quella delle fatture attive. Nel caso in cui si continui a ricevere fatture in formato cartaceo anche via telematica (ossia tramite allegato e-mail con obbligo di stampa sia per chi emette sia per chi riceve), si può procedere lo stesso all’acquisizione della loro immagine elettronica e procedere a sottoporle a conservazione sostitutiva, che potrà avvenire in qualsiasi momento prima della scadenza del termine di obbligo di tenuta del documento stesso.

Diverso è il caso in cui l’azienda abbia acconsentito a una gestione elettronica delle fatture anche soltanto per un solo fornitore. In tal caso per l’obbligatorietà di omogeneità di conservazione per tipologie di documenti richiamato dalla Circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate, sarà obbligatoria la conservazione in formato digitale dell’intero ciclo passivo e quindi sia delle fatture elettroniche sia di quelle ricevute in formato cartaceo.

Anche per le fatture passive vige l’obbligo di procedere alla loro conservazione con cadenza quindicinale, che decorre dalla data di ricevimento del documento stesso.

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche GSE

Già dal luglio 2015 è in vigore l’obbligo di fatturare elettronicamente la cessione di energia elettrica al GSE SpA (Gestore dei Servizi Elettrici). L’obbligo è applicato dal GSE verso tutti quei soggetti che trasmettono le loro fatture alla SocietàSi definisce "società" (in economia) l'organizzazione di mezzi e persone che hanno come obiettivo lo svolgimento di un'attività leggi tutto... con supporto cartaceo ossia:

• Fornitori di beni e servizi (Fatture “Non energy”)
• Produttori di energia beneficiari del meccanismo CIP6/92 (Fatture “Energy manuali”)
• Soggetti a cui vengono applicati i corrispettivi di cui alla Delibera dell’AEEG ARG/elt 187/09 (Fatture “Energy manuali”).

La procedura di emissione delle fatture contiene delle diversità sostanziali rispetto alla procedura che seguono quei fornitori che solitamente operano con la PA. Nella fatturazione per il GSE il primo modello di fattura viene predisposto dal GSE. Quest’ultimo non svolge il servizio di registrazione e conservazione della fattura elettronica. Tali obblighi restano a carico dei soggetti emittenti.

Il GSE infatti predispone il modello di fattura, mentre il soggetto emittente deve solo specificare numero e data. A questo punto il GSE provvederà ad emettere la fattura in formato XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati leggi tutto..., firmarla digitalmente ed inviarla al Sistema di InterscambioSi definisce "Sistema di Interscambio" o SdI il sistema informatico dedicato alla trasmissione delle fatture elettroniche. Tramit leggi tutto... per contoSi definisce "conto" o "mastrino" (in ragioneria) un oggetto contabile sul quale vengono rilevate le scritture contabili, ovvero v leggi tutto... dei beneficiari dei servizi energetici.

I singoli operatori dovranno poi accedere al Portale GSE e potranno trovare disponibile il download le fatture XML e le relative ricevute trasmesse dal SdI; spetta quindi al fornitore preoccuparsi di scaricarle dal portale GSE e di gestirne la conservazione a norma di legge. La conservazione di queste fatture deve essere effettuata direttamente dal soggetto cedenteSi definisce "cedente" o "prestatore" il soggetto che vende un bene o un servizio o un diritto. Nella transazione commerciale, rap leggi tutto... l’energia ed emittente giuridico della fattura oppure da un soggetto terzo che provveda per lui a tali adempimenti.

 

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