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Il manuale della conservazione sostitutiva

Conservazione sostitutiva il manuale

Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento interno redatto dal responsabile della conservazione che descrive dettagliatamente l’intero processo aziendale.

In particolare, come previsto dall’articolo 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, il manuale è un documento informatico che deve indicare nel dettaglio “l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il  modello  di  funzionamento,  la  descrizione  del  processo,  la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate,  le misure di sicurezza adottate e ogni  altra  informazione  utile  alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione“.

Vediamo insieme le caratteristiche del manuale di conservazione e gli argomenti che devono essere trattati; in particolare:

Manuale della conservazione sostitutiva: caratteristiche

Il manuale della conservazione sostitutiva è un documento aziendale personalizzabile, in quanto ogni azienda può redigerlo secondo un proprio formato: a tal fine, l’AgID ha messo a disposizione la redazione di un fac-simile di manuale della conservazione. Per scaricarlo clicca qui.

Ogni manuale dovrà, tuttavia, riportare alcuni aspetti espressamente previsti dall’articolo 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013: vediamo quindi insieme quali sono gli elementi che il legislatore ha richiesto di menzionare nel manuale.

Soggetti, struttura e oggetti della conservazione sostitutiva

Il processo di conservazione sostitutiva vede partecipare tre soggetti:

Produttore
la persona giuridica o fisica che deve predisporre il cosiddetto “pacchetto di versamento” ossia il pacchetto di documenti da trasmettere al sistema di conservazione;
Utente
la persona giuridica o fisica, interna o esterna al sistema di conservazione, che può richiedere di accedere alla documentazione archiviata, prevalentemente per ragioni amministrative o a scopo di controllo legale e/o fiscale;
Responsabile della conservazione
la persona fisica all’interno del soggetto produttore dei documenti, che sovraintende all’intero processo di conservazione, stabilisce le regole e ne ha la piena responsabilità in relazione al modello organizzativo adottato.

Al fine di redigere un documento correttamente strutturato, è opportuno partire con una sezione introduttiva nella quale evidenziare lo scopo del documento, gli specifici settori e processi interessati, la normativa di riferimento e le principali definizioni di carattere tecnico. Nella stessa sezione, si dovranno indicare i dati identificativi della società o ente, la persona che riveste il ruolo del responsabile della conservazione e se la conservazione viene gestita in house o presso un’altra struttura organizzativa (outsourcing).

Più in particolare, nell’articolo 8 è richiesto di indicare:

  • Dati identificativi dei soggetti che hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, compresi i casi di delega per i quali occorre indicare soggetti delegati, funzioni e ambiti della delega stessa
  • Struttura organizzativa con le relative funzioni, responsabilità e obblighi dei vari soggetti interessati
  • Tipologie di oggetti sottoposti a conservazione, con descrizione e indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni

Vanno inoltre illustrati dettagliatamente i compiti ed i doveri del responsabile della conservazione, esplicitando brevi note sull’organizzazione del personale e del lavoro.

Il processo della conservazione

Il processo di conservazione digitale dei documenti informatici e analogici parte dalla memorizzazione dei documenti ovvero il salvataggio degli stessi su un supporto informatico, assegnando a ciascuno una impronta digitale.

L’impronta digitale è una sequenza di bit di lunghezza predefinita che viene determinata dall’applicazione di una funzione matematica (detta funzione di hash) ad una generica sequenza di bit, in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare la sequenza di bit che l’ha generata e altresì risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione matematica generi impronte uguali.

Come specificato dal legislatore, la memorizzazione deve rispettare tre particolari requisiti; i documenti infatti:

  • devono essere leggibili nel tempo
  • devono essere ordinati cronologicamente senza soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta
  • devono essere ricercabili ed estraibili singolarmente in relazione a determinati indici di ricerca (es. nome, cognome, partita IVA, codice fiscale, ecc.)

Pacchetti informativi

La parte centrale e più importante del manuale è quindi quella nella quale verranno illustrati i vari flussi documentali e le procedure di gestione dei pacchetti informativi, che sono:

  • Pacchetti di versamento, con loro presa in carico e relativo rapporto di versamento
  • Pacchetti di archiviazione e loro conservazione e trattamento
  • Pacchetti di distribuzione e relativo processo di produzione

I pacchetti informativi sono quei “contenitori che racchiudono uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche) oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare” (v. articolo Conservazione sostitutiva: glossario e definizioni).

Il produttore della documentazione da conservare consegna al responsabile della conservazione il pacchetto di versamento che contiene tutti i documenti che dovranno essere conservati. Prima di passare allo step successivo, il responsabile della conservazione verifica quindi i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento e genera poi il rapporto di versamento (documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore). A questo punto, viene avviato il processo di conservazione vero e proprio, con la produzione del pacchetto di archiviazione (pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento) che si conclude con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sui pacchetti informativi dei documenti inviati..

L’ultima fase (che avviene su specifica richiesta di terzi) consiste nel generare un pacchetto di distribuzione firmato dal responsabile della conservazione.

Verifiche periodiche

Nel manuale della conservazione è importante, infine, indicare le procedure di gestione degli eventi catastrofici (disaster recovery e continuità operativa), la gestione della privacy e la manutenzione software ed hardware del sistema di gestione documentale e di conservazione. 

Per questo, di dovrà indicare l’organizzazione e la localizzazione dei supporti di memorizzazione conservati, comprendendo anche la procedura di ripristino degli stessi supporti e la copia del file system. Dovranno essere indicate, nel dettaglio, le procedure di sicurezza del riferimento temporale, l’indicazione del formato e della struttura dell’evidenza informatica. Inoltre saranno descritte le procedure per le copie di sicurezza dei dati: back-up, archiviazione dei supporti di back-up e procedura adottata nella verifica dei supporti di backup.

In sintesi:

  • Sistema di conservazione, comprese le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime
  • Procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con le relative soluzioni da adottare in caso di anomalie
  • Procedure per la produzione di duplicati o copie

Inoltre, come espressamente indicato dal decreto citato, nel manuale della conservazione andranno illustrati anche i seguenti argomenti:

  • Tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione
  • Presenza di un pubblico ufficiale, la modalità con cui viene richiesta, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento
  • Normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Sarebbe opportuno indicare anche la redazione di un report sulle verifiche periodiche relative alla leggibilità dei documenti conservati e un report sull’assolvimento dell’imposta di bollo.

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