Contabilità analitica: cos’è e cosa significa la gestione per Centri di Costo

Contabilità analitica e centri di costo

Oltre alle funzionalità contabili tradizionali, i migliori software gestionali includono anche la contabilità analitica, ovvero un sistema di controllo dove tutti i costi e i ricavi dell’azienda vengono imputati ad un’area organizzativa specifica e\o alla produzione di un prodotto o servizio.

Lo scopo primario del sistema di contabilità analitica è permette un controllo di gestione efficace, superando i limiti della contabilità generale, troppo sintetica e aggregata per essere un vero e proprio strumento di supporto alle decisioni strategiche della direzione aziendale. Con la contabilità analitica l’azienda è, infatti, in grado di individuare quelle attività ( linee di prodotti o servizi, rami aziendali, clienti, mercati, eccetera) che generano margini e quelle che, invece, sono in negativo o danno un margine poco significativo.

In questo articolo proviamo a descrivere cos’è la contabilità analitica, cosa s’intende per centri di costo e commesse di analitica, come funziona e quali caratteristiche offre il software gestionale che ne prevede la gestione.

Cos’è la contabilità analitica

La contabilità analitica, conosciuta anche come contabilità industriale o dei costi o interna, è un sistema strutturato di monitoraggio interno dei costi e dei ricavi che vengono rielaborati e riclassificati in modi differenti, a seconda della metodologia che un’azienda intende adottare. A differenza della contabilità generale, la contabilità analitica non è obbligatoria per legge, anche se in mercati competitivi, come quelli attuali, è diventata praticamente indispensabile: è la contabilità analitica infatti ad alimentare il controllo di gestione e, quindi, tutto il processo manageriale alla base delle scelte strategiche che determinano il successo di un progetto o meno.

È proprio grazie alla contabilità analitica che la direzione aziendale può decidere la convenienza economica di un’attività, verificare quanto un processo operativo sia efficiente e produttivo, avere le giuste informazioni per poter stabilire il prezzo di vendita di nuovi prodotti/servizi e molto altro ancora. L’analisi che offre la contabilità analitica non è statica, ma anzi è decisamente dinamica: grazie ai software gestionali, infatti, molte operazioni possono essere integrate, automatizzate, velocizzate e analizzate dando un quadro dell’attività in tempo reale, in grado di supportare le più importanti scelte strategiche aziendali.

 

Gli obiettivi della contabilità analitica

La contabilità analitica svolge due importanti funzioni:

  • Fornisce informazioni al management, che effettuerà valutazioni e scelte economiche precise (ad esempio, determinare il pricing di un prodotto o servizio, valutare la produttività di un processo, misurare la redditività di un prodotto e così via).
  • Costituisce la base di partenza per il controllo di gestione: grazie alle informazioni fornite dalla contabilità analitica il controllo di gestione può predisporre budget e tenere costantemente sotto controllo la gestione aziendale, nel rispetto dell’equilibrio economico, patrimoniale e finanziario.

 

Contabilità analitica: come funziona

La contabilità analitica parte dai dati che provengono dalla contabilità generale: si sofferma principalmente sull’analisi dei costi, ma analizza anche i ricavi e i risultati economici. Non necessariamente deve essere gestita con il metodo della partita doppia: ciascuna azienda può adottare le metodologie di gestione che ritiene più opportune e idonee.

Ciò che diventa fondamentale è la riclassificazione dei costi, che non è più per natura come avviene in contabilità generale (ossia costi per materia prima, costi manodopera, costi lavorazione, eccetera). In contabilità analitica, invece, i costi vengono riclassificati prevalentemente per destinazione, in base ad uno o più criteri, tenendo conto delle informazioni che si vuole estrapolare.

In generale possiamo dire che ogni costo sostenuto dall’azienda può essere visto come costo-uscita o come costo-imputazione. Il costo-uscita equivale all’uscita monetaria o finanziaria, che l’azienda sopporta per l’acquisto di un bene o di un servizio (concetto è tipico della contabilità generale). Il costo-imputazione, invece, equivale all’attribuzione di parte di quel costo sostenuto a specifici oggetti: l’attribuzione viene effettuata attraverso un processo di ripartizione deciso a monte. Gli specifici oggetti solitamente sono i cosiddetti Centri di Costo che possono equivalere ad un prodotto, ad una commessa, ad un’area funzionale, eccetera. Questa modalità di riclassificare è quella per destinazione ed è tipica appunto della contabilità analitica.

In pratica la riclassificazione dei costi per destinazione consiste nell’imputare determinate parti di costo sostenuto a determinate aree gestionali o funzionali. Nei software gestionali specifici per commesse in commercio si indicano i centri di costo o le commesse a cui attribuire lo specifico costo o ricavo, in fase di caricamento di documenti di ciclo attivo e passivo oppure in fase di compilazione Prima Nota. Quindi, tramite report istantanei si ottengono tutte le informazioni necessarie per analizzare la redditività delle funzioni aziendali (come centri di costo) o delle attività in essere (come commesse aperte).

 

Contabilità generale e analitica: un confronto immediato

La contabilità generale è detta anche esterna e si distingue da quella analitica (o interna) proprio perché i dati elaborati sono destinati prevalentemente all’esterno: ai finanziatori, ai fornitori, azionisti, creditori, Stato, eccetera. La contabilità generale può essere definita come

una procedura preordinata, organica e continua, che ha l’obiettivo di rilevare grandezze quantitative di natura finanziaria, economica e patrimoniale, che derivano da particolari operazioni di gestione effettuate dall’impresa nello svolgimento della propria attività.

I dati raccolti dalla contabilità generale dovranno fluire in documenti economici obbligatori per legge: il bilancio e il conto economico. Il metodo di tenuta e registrazione dei conti è la partita doppia (obbligatoria per legge). Durante l’esercizio, i dati contabili vengono registrati nella Prima Nota che permette di tener conto di tutti gli eventi amministrativi o, meglio, tutti gli scambi che avvengono tra l’azienda e l’ambiente esterno: da una parte le acquisizioni di fattori produttivi (acquisti), dall’altra i trasferimenti sul mercato di beni e servizi (vendite). Lo scopo primario della contabilità generale è quello di determinare a fine anno il reddito di esercizio, attenendosi al principio di competenza.

La contabilità analitica, invece, analizza i fatti interni all’azienda e i suoi dati elaborati non sono destinati ad essere divulgati, ma servono al management interno per supportare le decisioni strategiche da prendere o per valutare la convenienza economica di un progetto.  Questo tipo di contabilità industriale ha come scopo la determinazione dei costi, dei ricavi e dei risultati suddivisi per segmento aziendale (centri di costo e/o commesse), con un obiettivo temporale flessibile e determinato dal management.

Inoltre mentre la contabilità generale classifica i costi per natura ossia in base alla tipologia produttiva che ha generato il costo (materie prime, manodopera, cessioni, vendite, eccetera), la contabilità analitica classifica le voci rilevate in base alla loro destinazione ossia le attribuisce ad una specifica area (che può essere un’area organizzativa, un prodotto, una linea di prodotti, una commessa e così via), nella misura più giusta possibile, in base al loro effettivo realizzo (per fare un esempio: se vengono sostenuti dei costi per l’acquisto di materie prime che servono per svolgere più commesse in corso, si attribuisce la parte di competenza a ciascuna commessa in base a criteri decisi dalla direzione). Così facendo, possiamo dire che mentre i dati della contabilità generale sono oggettivi e documentati, quelli della contabilità interna potrebbero (in molti casi) essere stimati o presunti, allocati (ad esempio) sulla base di percentuali di incidenza.

I dati gestiti dalla contabilità generale sono dati di sintesi che confluiscono in conti che rilevano le variazioni monetarie e/o finanziarie dell’azienda. Quelli gestiti dalla contabilità interna sono dati analitici discreti o stimati, che permettono di valutare i costi per singolo prodotto/servizio o segmento aziendale.

Tabella: Sistema Amministrativo Integrato

CONTABILITÀ GENERALE (CO.GE) CONTABILITÀ ANALITICA
OBBLIGO Obbligatoria per legge Facoltativa
SCOPO Determinare il bilancio d’esercizio (Annuale) Determinare la redditività dei centri di costo e delle commesse (Infrannuale)
OGGETTO Variazioni patrimoniali ed economiche, dove i costi sono classificati “per natura” (ad esempio: acquisto di materie prime, costo del personale, ammortamenti) Variazioni economiche, dove i costi sono classificati “per destinazione” (ogni volta che una risorsa viene consumata, il sistema di contabilità analitica ne associa il costo relativo a all’unità organizzativa e/o al prodotto che ne è responsabile)
METODO Partita Doppia (Sistema del Reddito) A discrezione dell’azienda (Uno dei metodi più utilizzato è il Sistema Duplice Misto, dove la contabilità analitica è sviluppata extracontabilmente ma collegata alla CO.GE.)
OUTPUT Fornisce informazioni sintetiche sull’andamento dell’azienda ai soggetti esterni Permette di capire quali prodotti e quali unità organizzative sono responsabili dei risultati dell’impresa
DESTINATARI Soggetti Esterni (clienti, fornitori, finanziatori della società, azionisti, Stato, comunità sociale…) Soggetti Interni, Management (a supporto delle decisioni strategiche)



 

L’importanza dei centri di costo nella contabilità analitica

Le attività di un’azienda vanno divise in centri di costo: in questo modo si possono ottenere dati reali e sicuri sui quali elaborare strategie e prendere decisioni importanti per l’azienda (come ad esempio la politica di pricing). I centri di costo corrispondono ad un reparto, un’unità organizzativa, un prodotto o altra aggregazione di attività decisa dall’azienda stessa. La loro gestione è indispensabile per poter conoscere quante e quali risorse economico-finanziarie assorbe ciascun reparto o, in poche parole, quanto costa un reparto all’azienda.

Una volta individuati i centri di costo della propria azienda, le varie voci di conto devono essere imputate a queste unità: quando si carica una fattura attiva o passiva, tramite il proprio software gestionale si imputa il costo o il ricavo al corretto centro di costo e\o commessa. Ovviamente alcune voci di conto possono essere facilmente attribuibili ad un unico centro di costo, mentre altre devono essere ripartite su più centri di costo. Il criterio di ripartizione deve essere deciso a monte. Dividere l’azienda in centri di costo non dipende dalla dimensione della società: anche un’azienda più piccola può decidere di rilevare la propria contabilità rifacendosi alla contabilità analitica per centri di costo.

 

La classificazione dei costi

Per quanto riguarda la rilevazione dei costi con la contabilità analitica, occorre partire dalla classificazione di questi in:

Costi Fissi
sono quei costi che non variano con il variare del volume di attività (ad esempio i canoni di locazione, gli stipendi gli ammontare degli ammortamenti, eccetera)
Costi variabili
sono tutti quei costi che variano in base al volume di attività che effettua l’azienda (ad esempio l’energia elettrica aumenta se gli impianti funzionano più ore)
Costi diretti
sono i costi che si possono attribuire direttamente ad un determinato reparto o area organizzativa o prodotto/servizio (ad esempio il costo della farina che serve per produrre 100 kg di pasta)
Costi indiretti
sono i costi che non possono essere attribuibili direttamente ad un’area produttiva o alla produzione di un prodotto o servizio, occorre che vengano suddivisi in più centri di costo (ad esempio se l’azienda pubblicizza diverse linee di prodotto in un unico annuncio, il costo di questo annuncio deve essere ripartito fra le diverse linee di prodotto)
Costi di produzione
sono quei costi diretti o indiretti che possono essere ricondotti ad un determinato processo di produzione: materie prime e sussidiarie, manodopera (sia diretto che indiretto), quote di ammortamento di impianti e macchinari.
Costi di non produzione
sono tutti quei costi che non si possono ricondurre alla produzione: quindi parliamo di costi commerciali (servizi per la vendita, post-vendita, provvigioni ad agenti di commercio, eccetera), di costi amministrativi (i costi relativi alle procedure amministrative e gestionali, oneri finanziari e fiscali)

Le metodologie di rilevazione dei costi

In contabilità analitica si possono utilizzare diverse metodologie per la rilevazione dei costi. Tra queste:

  • Direct costing semplice (o metodo del costo variabile): è un metodo che attribuisce al prodotto/servizio solo i costi variabili.
  • Direct costing evoluto (o metodo del costo specifico): è un metodo che oltre ai costi variabili, attribuisce anche i costi fissi diretti.
  • Full costing (o metodo del costo pieno): è il metodo con il quale si cerca di calcolare il costo del prodotto come somma tra i costi diretti e una percentuale dei costi indiretti.

Il Full Costing: la rilevazione per commessa o per processo produttivo

Il metodo di rilevazione dei costi più esaustivo è sicuramente quello del full costing o del costo pieno. La più grossa difficoltà nell’adottare questo metodo sta nello stabilire la giusta quota di ripartizione dei costi indiretti affinché si rappresenti il più fedelmente possibile l’effettiva partecipazione delle varie risorse comuni al singolo prodotto o servizio. In questo contesto è possibile rilevare i costi attraverso due modalità: per commessa o per processo produttivo.

Le imprese che lavorano su specifiche concordate con il singolo cliente generalmente utilizzano la rilevazione dei costi per commessa: ogni commessa ha un suo preciso processo produttivo elaborato secondo gli accordi di produzione con il cliente (un esempio tipico è sono lo sviluppo software, i servizi finanziari, gli allestitori fieristici, eccetera). Le imprese che producono per magazzino sono solite standardizzare la produzione seguendo delle specifiche tecniche predefinite: in questi casi, si parla di produzioni in serie, dove la produzione viene strutturata con un metodo che sia il più efficiente possibile in base alle risorse umane necessarie, alle materie prime, alle scorte e ai tempi di produzione.

La rilevazione dei costi per commessa, detta anche job-order costing, rileva i costi per ciascuna commessa in produzione, indipendentemente dal periodo contabile nel quale si svolge l’attività necessaria al progetto. La rilevazione dei costi per processo, detta anche process costing, determina in pratica il costo totale complessivo necessario per la produzione di una determinata quantità di prodotti in un dato periodo; da questo poi si deduce il costo unitario del prodotto dividendo il costo totale per le quantità ottenute. Solitamente l’azienda produce una sola tipologia di prodotto mentre le aziende che lavorano su commesse possono aprire più commesse contemporaneamente. I costi sono rilevati per singolo reparto, mentre per le commesse sono rilevati per singola commessa.

Il software per la contabilità analitica

La contabilità analitica ha bisogno di un software di supporto. In commercio esistono tanti gestionali che rilevano i costi e i ricavi tramite l’imputazione degli stessi ai Centri di Costo. Spesso la funzionalità della contabilità analitica si traduce in un modulo aggiuntivo al software che gestisce la contabilità generale. Con il software vengono attivati i centri di costo e le commesse e ogni fattura (attiva o passiva che sia) viene registrata imputando le varie voci al giusto centro di costo o commessa. La registrazione dettagliata viene fatta direttamente in Prima Nota: in pratica ad ogni singola riga di movimento contabile si possono associare più centri di costo e/o commesse. In questo modo il software permette di attribuire diversi centri di costo/commesse ad ogni conto dello stesso movimento contabile. L’attribuzione dei costi sui vari conti può essere fatta seguendo il sistema di rilevazione scelto dall’azienda (Direct Costing o Full Costing).

Solitamente nel modulo software della contabilità analitica è previsto anche il controllo di gestione, strettamente legato alla contabilità dei costi. La funzionalità principale del controllo di gestione è quella di elaborare in ogni momento report di analisi, in grado di misurare gli scostamenti tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti.  Importantissima è anche la funzionalità dell’impostazione dei budget relativa ai centri di costo e/o commesse. Impostando il budget di costi per commessa o centro di costo e inserita la previsione di ricavo, il software è in grado di verificare costantemente i risultati e di elaborare i relativi report di sintesi.



 

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