Contabilità generale: cos’è e a cosa serve

Contabilità generale: cos'è e a cosa serve

La contabilità generale ha come obiettivo primario quello di rilevare sistematicamente i fatti aziendali per poter elaborare tutti i dati informativi da divulgare all’esterno tramite la determinazione del reddito di esercizio e il capitale di funzionamento. Le informazioni vengono rese pubbliche attraverso la redazione del bilancio di fine periodo amministrativo.

È obbligatoria per legge e si avvale del conto e delle scritture contabili come strumenti fondamentali per la  rilevazione quantitativa delle operazioni aziendali. Il metodo contabile con il quale vengono rilevati i fatti amministrativi in contabilità generale è la partita doppia in grado di raccogliere ed elaborare i dati nel loro aspetto finanziario ed economico.

In questo articolo proviamo a descrivere cos’è la contabilità generale e a cosa serve.

Contabilità generale: cos’è e a cosa serve

La contabilità generale è una procedura sistematica e continua che ha lo scopo di rilevare i fatti aziendali al fine di rappresentare dati e informazioni connessi alla situazione economica, finanziaria e patrimoniale attuale e prospettica dell’impresa. I suoi principali obiettivi sono:

  • fornire informazioni ai soggetti esterni all’azienda, tramite la redazione del bilancio di esercizio;
  • fornire “dati grezzi” da rielaborare tramite altri metodi contabili, come ad esempio la contabilità analitica.

Diverse sono le attività incluse nella contabilità generale:

  1. durante l’esercizio si rilevano i fatti amministrativi;
  2. a fine esercizio si provvede alla chiusura dei conti;
  3. sempre a fine esercizio si procede alla redazione del Bilancio di esercizio;
  4. a inizio dell’anno si effettua la riapertura dei conti per il nuovo esercizio.

Tramite la contabilità generale l’impresa tiene traccia di tutti gli eventi che generano informazioni finanziarie ed economiche. Dalle rilevazione dei fatti amministrativi, si generano dati contabili che la contabilità generale si occupa di classificare, elaborare, rappresentare e interpretare.

 

Come si tiene la contabilità generale

Per tenere la contabilità un’azienda deve affidarsi sicuramente ad un software contabile. In base alla dimensione, alla forma giuridica e alla complessità dell’attività svolta, l’impresa può scegliere il software di contabilità più adeguato alle proprie esigenze. Datalog, ad esempio, fornisce una soluzione completa e modulabile del software di contabilità in grado di garantire una gestione amministrativa e finanziaria facile e veloce.

Il vantaggio di un software modulabile sta proprio nel fatto che, in base ai diversi bisogni, l’azienda può “costruirsi su misura” il proprio gestionale. Si parte da una gestione basica di Prima Nota, fino ad arrivare a moduli in grado di determinare in pochi passaggi la situazione patrimoniale ed economica dell’azienda e assolvere tutti gli obblighi fiscali e contabili. Se l’azienda è tra i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica il software contabile può essere integrato anche da questo modulo, che assicura la gestione dell’intero ciclo della fattura: dalla generazione alla conservazione di tutti i dati da file XML.

 

 

Le rilevazioni quantitative della contabilità generale

Alla base della contabilità generale stanno i processi di rilevazione che permettono di:

  • rappresentare i dati relativi all’attività svolta al fine di fornire le informazioni per i soggetti esterni e per quelli interni;
  • verificare il raggiungimento degli obiettivi prefissati e, nel caso in cui non siano raggiunti, verificare le motivazioni del mancato o parziale conseguimento.

A seconda del metodo e dello strumento utilizzato, le rilevazioni quantitative di un’azienda si distinguono in due grandi categorie:

  • rilevazioni contabili che si basano sulla tenuta dei conti e si concretizzano nelle scritture contabili (contabilità generale);
  • rilevazioni extracontabili o statistiche che impiegano metodologie statistico-matematiche a seconda dell’obiettivo che si prefiggono (ad esempio la contabilità analitica).

L’insieme di queste rilevazioni costituisce il sistema informativo aziendale (SIA) che è l’insieme dei mezzi, delle procedure, degli strumenti e degli uomini che, da un lato, permettono la raccolta dei dati e la loro trasformazione e, dall’altro, sono preposti all’elaborazione e alla gestione delle informazioni stesse.

 

Il conto: lo strumento fondamentale della contabilità generale

La contabilità generale si basa sulla tenuta dei conti contabili detti anche mastrini. Il conto può essere definito come l’insieme di scritture omogenee relative ad un determinato oggetto. Scritture omogenee perché si riferiscono allo stesso oggetto e sono espresse nella stessa unità di misura: la moneta di conto (ad esempio l’euro). Nel conto si riportano il valore iniziale dell’oggetto e le variazioni di valore che si verificano durante l’esercizio per le operazioni aziendali, da registrare secondo un preciso metodo contabile ovvero un insieme di norme relative alla forma, all’ordine e alla modalità di utilizzo. Il metodo utilizzato dalle imprese è la partita doppia che registra ogni operazione aziendale su almeno due serie di conti e in sezioni contrapposte (DARE E AVERE), seguendo il principio della duplice rilevazione simultaneacon lo scopo di rilevare il reddito e controllare i movimenti monetari di un periodo amministrativo.

Ogni conto viene denominato con un nome e un codice numerico o alfanumerico: questo serve a distinguere ciascun conto dagli altri e anche a facilitarne la ricerca. Un esempio di denominazione è Merci c/Acquisti (la parola conto viene solitamente abbreviata e sostituita da c/).

 

Contabilità generale: esempio conto

Contabilità generale: esempio conto a sezioni divise

 

Classificazione dei conti contabili

I conti possono essere classificati in modo diverso secondo il diverso criterio adottato.

  • Contenuto:
    • conti sinottici che comprendono solo valori
    • conti analitico-descrittivi che comprendono valori e dati quantitativi e qualitativi.
  • Forma: a seconda della forma abbiamo:
    • conti a sezioni divise: i valori che si devono mettere in Dare si mettono nella sezione di sinistra, mentre quelli in Avere si mettono nella sezione destra. A seconda di dove si inseriscono le descrizioni poi questi conti possono essere a sezioni separate contrapposte oppure a sezioni accostate.

 

Esempio di conto a sezioni divise e contrapposte

Esempio di conto a sezioni separate e contrapposte

 

      • conti a forma scalare: i valori Dare e Avere sono rilevati in un’unica colonna con segno opposto (Dare positivo e Avere negativo).

     

    Esempio di conto a forma scalare o ad una sezione

    Esempio di conto a forma scalare o ad una sezione

     

  • Funzionamento:
    • conti unifase o unilaterali riportano solo i valori in Dare o solo i valori in Avere;
    • conti bifase o bilaterali accolgono entrambi i valori, Dare e Avere.

 

La terminologia dei conti contabili

Nella pratica in riferimento ai conti viene usata una terminologia appropriata.

  • Aprire o accendere un conto significa farlo funzionare per la prima volta o meglio iscriverci il primo valore, che viene detto consistenza iniziale;
  • tenere un conto significa registrarvi tutte le variazioni che si verificano in un determinato periodo;
  • addebitare un conto significa iscrivere un valore nella sezione Dare;
  • accreditare un conto significa iscrivere un valore nella sezione Avere.

Il saldo del conto rappresenta la somma algebrica tra il totale dei valori in Dare e il totale dei valori in Avere. Il saldo va scritto nella sezione dove il totale è minore in modo tale che le due sezioni risultino in pareggio, come vuole il metodo della partita doppia. In questo modo il conto risulta spento o chiuso.

 

Il piano dei conti nella contabilità generale

L’insieme di tutti i conti tenuti dall’azienda è detto piano dei conti. La struttura del piano dipende dal tipo di impresa, dalla sua forma giuridica e anche da quanto l’azienda voglia che le informazioni siano più analitiche o meno. Il piano dei conti viene strutturato su più livelli, detti gruppi e sottogruppi; molti conti vengono suddivisi poi in un certo numero di sottoconti ( ad esempio il conto Fornitori, si può dividere in C/ Fornitori Italia e C/Fornitori Esteri; a sua volta il conto Fornitori Italia può essere ulteriormente suddiviso in altri sottoconti ciascuno per ogni fornitore trattato). La struttura del piano dei conti è molto importante perché permette di raggruppare le scritture contabili, in modo tale da avere un quadro omogeneo e sintetico dell’attività economica e patrimoniale dell’azienda.

 

 

Sistemi di scritture nella contabilità generale

Le scritture contabili sono annotazioni sistematiche di tutte quelle operazioni aziendali che comportano una variazione economica o finanziaria. Possono essere:

  • scritture cronologiche: rilevano i fatti aziendali in ordine di tempo;
  • scritture elementari: rilevano un singolo aspetto della gestione e sono distinta da quelle dette complesse che riguardano un oggetto complesso, come ad esempio il reddito o il patrimonio, e si riferiscono a tutta la gestione amministrativa dell’azienda;
  • scritture obbligatorie: sono quelle che richiedono il Codice Civile e altre leggi fiscali.

Le scritture contabili devono essere redatte seguendo determinate regole ossia un metodo delle scritture.

Il sistema delle scritture, invece, è un insieme di scritture che tendono alla determinazione di un oggetto complesso. Questi sistemi sono i seguenti:

  • Sistema Patrimoniale: è costituito da un insieme di scritture contabili che hanno il fine di analizzare la composizione del patrimonio e come si evolve nel tempo. Questo sistema, elaborato da Fabio Besta nei primi anni del 900, è stato il punto di partenza dal quale si sono poi sviluppati successivi sistemi che ne hanno determinato l’abbandono dell’uso.
  • Sistema del reddito: è l’insieme delle scritture che hanno come obiettivo la determinazione del reddito sia dal punto di vista numerico (rilevazioni di cassa, debiti e crediti di funzionamento), sia dal punto di vista economico (rilevazione dei costi e dei ricavi). Questo sistema, elaborato da Gino Zappa, è tuttora in uso.
  • Sistema del capitale e del risultato economico: è un insieme di scritture che hanno come fondamentale obiettivo la determinazione del reddito di esercizio e del capitale che ne ha consentito la produzione. Si basa sulla considerazione che debiti e crediti di funzionamento (considerati valori numerari) sono nettamente separati dai debiti e crediti di finanziamento (considerati valori economici). In questo sistema infatti i crediti di finanziamento sono considerati come dei costi, perché danno luogo ad un’uscita di liquidità, mentre i debiti di finanziamento sono equiparati a ricavi, perché determinano un’entrata di liquidità. Questo metodo, elaborato da Aldo Amaduzzi, è quello attualmente più utilizzato in contabilità generale dalle aziende.

 

La partita doppia: il metodo di scrittura contabile

La contabilità generale si avvale del metodo della partita doppia per la tenuta delle scritture contabili. Con la partita doppia in pratica ogni rilevazione viene osservata da un duplice aspetto:

  • variazione numeraria o originaria: corrisponde all’aspetto finanziario ossia alla movimentazione finanziaria (quindi entrate e uscite di cassa o banca, i crediti o debiti);
  • variazione economica o derivata: corrisponde all’aspetto economico ovvero al motivo che è stato causa della movimentazione finanziaria (quindi costi e ricavi).

Pertanto le scritture contabili rilevano il primo aspetto in una sezione di una serie di conti e il secondo aspetto nella sezione opposta di un’altra serie di conti: il Dare e l’Avere. Se un’operazione viene immessa nel Dare di un conto, contemporaneamente la stessa operazione determina una registrazione di pari importo in Avere in un altro conto.

Il metodo della partita doppia si basa su tre regole fondamentali:

  1. Funzionamento antitetico delle sezioni dei conti: i conti sono composti da due sezioni, Dare e Avere, nelle quali vengono annotate variazioni di segno opposto.
  2. Duplicità dell’aspetto di osservazione: ogni fatto aziendale deve essere osservato da un duplice aspetto, quello originario e quello derivato. Avremo quindi conti accesi all’aspetto originario (conti finanziari) e conti accesi all’aspetto derivato (conti economici).
  3. Funzionamento antitetico delle classi di conti: i conti appartengono a due classi differenti che funzionano in modo opposto.

Quindi in parole più semplici, nella partita doppia:

  1. ogni fatto aziendale viene annotato due volte
  2. in due conti diversi
  3. nelle sezioni opposte di questi due conti

 

Contabilità generale: il metodo della partita doppia

Contabilità generale: il metodo della partita doppia

 

Da queste tre regole fondamentali della partita doppia, discendono i seguenti tre corollari:

  1. la somma degli importi in Dare di tutti i conti è uguale alla somma degli importi in Avere di tutti i conti;
  2. la domma dei saldi in Dare di tutti i conti è uguale alla somma dei saldi in Avere di tutti i conti;
  3. la somma algebrica dei saldi in una parte qualsiasi dei conti del mastro è uguale e di segno opposto alla somma algebrica dei saldi della restante parte dei conti.

 

Un documento indispensabile della contabilità generale: la Prima Nota

Alla base della contabilità generale c’è sicuramente la Prima Nota. Si tratta in pratica di una scrittura elementare nella quale vengono annotate le operazioni aziendali in ordine cronologico. Su queste scritture si basa la redazione di uno dei libri obbligatori per legge, il libro giornale. La prima nota non è obbligatoria e non esistono delle regole precise di compilazione, pertanto ogni azienda la adatta alle proprie esigenze.

Per un maggiore approfondimento dell’argomento si consiglia di leggere il nostro articolo di blog dedicato: Prima Nota: cos’è e come si compila.

 

Contabilità generale: quali sono gli obblighi contabili e fiscali?

Il Codice Civile impone degli obblighi relativi alle scritture contabili. Vediamoli qui di seguito.

 

ARTICOLO CODICE CIVILEDESCRIZIONE OBBLIGO
Articolo 2214

Libri obbligatori e altre scritture contabili

L’imprenditore deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Altre scritture contabili necessarie per la natura dell’attività svolta e la dimensione dell’impresa.

La conservazione di tutti i documenti come lettere, fatture, telegrammi, eccetera.

Articolo 2215

Modalità di tenuta delle scritture

Prima di mettere in uso i libri contabili devono essere numerati progressivamente in ogni pagina; per quelli per i quali è previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del registro delle imprese o da un notaio. Il libro giornale e il libro degli inventari non sono soggetti a bollatura né a vidimazione.
Articolo 2216

Contenuto e vidimazione del libro giornale

Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa.
Articolo 2217

Redazione dell’inventario

L’inventario va redatto all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima.

L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite

Articolo 2219

Tenuta della contabilità

Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

 

I libri e le scritture contabili obbligatori

Oltre alle norme contenute nel Codice Civile, fra le leggi fiscali che impongono degli obblighi va citata sicuramente il DPR 600/1973 (Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi), che dispone che le società, gli enti e gli imprenditori commerciali debbano tenere determinate scritture obbligatorie.

 

SCRITTURE CONTABILI OBBLIGATORIEDESCRIZIONE 
LIBRO GIORNALESi tratta di un documento nel quale si riportano in ordine cronologico tutte le registrazioni dei movimenti contabili che si verificano nel corso dell’esercizio. Per ogni registrazione bisogna specificare il nome, la descrizione e gli importi (Dare e Avere).

Il suo obiettivo è la rappresentazione dei fatti amministrativi in funzione del tempo e stabilire un collegamento fra i conti.

LIBRO DEGLI INVENTARIVa redatto indicando le attività e le passività dell’impresa, quelle dell’imprenditore estranee all’impresa e il bilancio.
LIBRO MASTRORaccoglie in ordine sistematico tutti i conti con le relative scritture in Dare e Avere.  In realtà questo libro non è obbligatorio per legge, ma nella prassi è fondamentale ai fini di una buona tenuta della contabilità.
REGISTRI IVARientrano i registri IVA acquisti, vendite, il registro dei corrispettivi e altri registri obbligatori per la tipologia di attività o operazioni eseguite dal contribuente.
MASTRI DI CONTOSono le scritture sistematiche e analitiche che raggruppano tutti i movimenti in base alla cove contabile
SCRITTURE AUSILIARIE DI MAGAZZINORilevano le entrate e le uscite dei beni (materie prime, semilavorati, prodotti finiti, eccetera) per quantità.
REGISTRO DEI BENI AMMORTIZZABILISi tratta di un registro nel quale l’impresa deve registrare tutte le immobilizzazioni materiali e immateriali soggette a deprezzamento. Il documento fornisce tutte le informazioni relative agli ammortamenti in corso. Questo registro non è soggetto a vidimazione.

 

Scritture contabili necessarie per il bilancio di esercizio

Per redigere il bilancio di esercizio occorre tenere le seguenti scritture contabili.

  • Scritture di costituzione: quando si costituisce un’azienda ci sono una serie rilevante di formalità da assolvere e occorre accendere vari conti, che dipendono dalla forma giuridica scelta dall’impresa (azienda individuale, società di persone o società di capitali). In generale bisognerà:
    • aprire in Dare tutti i conti accesi ai valori dell’attivo corrispondenti ai beni apportati o ai crediti sottoscritti dai soci rispetto al capitale;
    • rilevare in Avere l’accensione di un valore economico di capitale.

 

  • Scritture di gestione o scritture di esercizio: sono le scritture che rilevano tutte le operazioni di gestione esterna dell’impresa (acquisti, vendite, pagamenti, riscossioni, eccetera);

 

  • Scritture di chiusura: sono le scritture che vengono fatte alla fine di esercizio per determinare il reddito di esercizio. Sono sostanzialmente tre categorie:
    • Scritture di assestamento: completano, integrano e rettificano i valori contabili per determinare il reddito e il patrimonio di funzionamento. Si distinguono a loro volta in scritture di completamento, di integrazione e di rettifica.
    • Scritture di epilogo: consentono di riepilogare tutti i componenti di reddito, positivi e negativi, al Conto Economico in modo da determinare il reddito dell’esercizio;
    • Scritture di chiusura: a fine esercizio si devono chiudere tutti i conti patrimoniali che sono rimasti aperti dopo le scritture di epilogo (conti finanziari, economici di patrimonio netto, economici di reddito accesi ai costi e ricavi pluriennali e quelli accesi ai costi e ricavi sospesi).

 

  • Scritture di riapertura: all’inizio dell’esercizio successivo la prima operazione contabile che deve essere fatta consiste nel ricostruire i valori degli elementi patrimoniali che al termine del precedente esercizio erano stati oggetto di chiusura. Questi sono i conti finanziari, i conti economici di capitale e i conti economici di reddito accesi a costi e ricavi che non sono di competenza dell’esercizio appena chiuso.

 

Contabilità generale: le scritture contabili

Contabilità generale: le scritture contabili

 

Contabilità generale e analitica: quale differenza?

Mentre la contabilità generale elabora la rilevazione dei fatti amministrativi per fornire informazioni all’esterno (tramite la redazione del bilancio di esercizio), la contabilità analitica analizza i fatti interni all’azienda con lo scopo principale di determinare i costi dei prodotti, stabilire prezzi di vendita, verificare la loro remuneratività, controllare l’economicità e l’efficienza della gestione, attraverso l’analisi degli scostamenti tra obiettivi e realizzazioni. Questo tipo di contabilità, detta anche industriale, ha come scopo la determinazione di costi, ricavi e risultati suddivisi per segmento aziendale (centri di costo e/o commesse) per un uso esclusivamente interno destinato al management  come supporto per la scelta delle strategie e la valutazione economica dei vari progetti.

La contabilità generale classifica i costi per natura ossia in base alla tipologia produttiva che ha generato il costo (materie prime, manodopera, cessioni, vendite, eccetera), la contabilità analitica classifica le voci rilevate in base alla loro destinazione ossia le attribuisce ad una specifica area (che può essere un’area organizzativa, un prodotto, una linea di prodotti, una commessa e così via). Pertanto si può dire che i dati della contabilità generale sono oggettivi e documentati, quelli della contabilità interna potrebbero (in molti casi) essere stimati o presunti, allocati (ad esempio) sulla base di percentuali di incidenza.

Inoltre i dati gestiti dalla contabilità generale sono dati di sintesi che confluiscono in conti che rilevano le variazioni monetarie e/o finanziarie dell’azienda. Quelli gestiti dalla contabilità interna sono dati analitici discreti o stimati, che permettono di valutare i costi per singolo prodotto/servizio o segmento aziendale.

Tabella: Sistema Amministrativo Integrato

 CONTABILITÀ GENERALE (CoGe)CONTABILITÀ ANALITICA (CoA)
OBBLIGOObbligatoria per leggeFacoltativa
SCOPODeterminare il bilancio d’esercizio (Annuale)Determinare la redditività dei centri di costo e delle commesse (Infrannuale)
OGGETTOVariazioni patrimoniali ed economiche, dove i costi sono classificati “per natura” (ad esempio: acquisto di materie prime, costo del personale, ammortamenti)Variazioni economiche, dove i costi sono classificati “per destinazione” (ogni volta che una risorsa viene consumata, il sistema di contabilità analitica ne associa il costo relativo a all’unità organizzativa e/o al prodotto che ne è responsabile)
METODOPartita Doppia (Sistema del Reddito)A discrezione dell’azienda (Uno dei metodi più utilizzato è il Sistema Duplice Misto, dove la contabilità analitica è sviluppata extracontabilmente ma collegata alla CO.GE.)
OUTPUTFornisce informazioni sintetiche sull’andamento dell’azienda ai soggetti esterniPermette di capire quali prodotti e quali unità organizzative sono responsabili dei risultati dell’impresa
DESTINATARISoggetti Esterni (clienti, fornitori, finanziatori della società, azionisti, Stato, comunità sociale…)Soggetti Interni, Management (a supporto delle decisioni strategiche)

 

 

Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 600/1973



 

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