Cos’è un sistema ERP e come ottimizza la gestione dell’azienda

Software Gestionale ERP cosa è e come funziona

Un software gestionale ERP è un software in grado di gestire, in modo integrato, tutti i processi aziendali. L’acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning ossia, in italiano, pianificazione delle risorse d’impresa, a rappresentare proprio la visione del sistema nella sua interezza.

In un mercato sempre più globale, per le aziende è importante dotarsi di un’organizzazione interfunzionale, in cui la gestione integrata dei processi diventa sinonimo di efficienza e competitività. Perché ciò possa accadere con successo, è indispensabile che i dati e le informazioni siano condivisibili velocemente all’interno dell’azienda e pertanto è indispensabile una completa integrazione gestionale, assicurata proprio da un sistema ERP.

Vediamo insieme una sintesi su come funziona il mondo ERP e quali caratteristiche deve avere.

 

Cos’è un sistema ERP

Un sistema ERP è un sistema gestionale esteso e integrato. In altre parole:

è un insieme di applicazioni software integrate fra loro, che gestiscono in modo coordinato molteplici attività aziendali, condividendo le stesse informazioni e lo stesso sistema di database .

Un Enterprise Resource Planning deve quindi inglobare in sé tutta l’azienda e le sue funzioni, quali: finanza, amministrazione e contabilità, magazzino, marketing, vendite, distribuzione, produzione, acquisti, gestione del personale e degli asset, pianificazione, eccetera. Tramite l’integrazione di tutte le attività aziendali in un unico sistema, si rivela così utile e indispensabile a supportare il management nelle decisioni e nelle strategie di marketing, aiutandolo ad individuare quali sono i processi che creano valore e quali no, quali migliorare, ridurre o eliminare.

Come funziona un gestionale ERP

La logica che sta alla base di un qualsiasi sistema ERP è la raccolta centralizzata dei dati che provengono da ciascun reparto dell’azienda, che vengono organizzate in un repository strutturato. Tutte le informazioni sono così raccolte in un database condiviso, aggiornate in tempo reale, immediatamente disponibili ed elaborabili nei diversi processi aziendali.

Gli ERP si basano, in generale, su un’architettura client-server, in cui si crea una rete dove tutti i clients dell’azienda si collegano e fanno confluire le loro informazioni su un unico server, che interfaccia il database management systems. La relazionalità del database conferisce all’azienda una potenza elaborativa quasi illimitata.

Il sistema ERP è quindi un sistema modulare dove ogni modulo rappresenta una funzione specifica dell’azienda, e allo stesso tempo aperto, in quanto deve essere anche in grado di interfacciarsi con sistemi diversi ed eterogenei tra di loro.

 

Software gestionale e sistema ERP: quale differenza?

Che differenza c’è tra un software gestionale e un sistema ERP?

La differenza principale consiste nell’integrazione funzionale tra i processi e nella potenza di elaborazione complessiva offerta dal sistema: mentre un software gestionale si dedica ad un numero minore di funzionalità (lasciando lavorare alcuni processi in modo indipendente), con il sistema ERP viene creata l’interconnessione tra tutti i settori automatizzati. Per questo motivo, i sistemi ERP sono soluzioni applicative estese sviluppate a progetto,  implementate solitamente in aziende di medio-grandi dimensioni.

I software gestionali sono invece tipicamente pensati per rispondere alle esigenze di PMI e piccole aziende: in questo ambito, si parla spesso di acquisto a pacchetti “preconfezionati”, dove la variabile è data non solo dalla gamma funzionale ma anche dalla adattabilità alle diverse esigenze della singola azienda, grazie alla possibilità di parametrizzare tabelle, anagrafiche, documenti, moduli, eccetera.

Anche nell’ambito del software gestionale si parla di modularità e scalabilità, tuttavia la gamma funzionale è solitamente meno estesa rispetto a quella di un ERP. Per rispondere poi a esigenze gestionali molto specifiche, l’integrazione funzionale può avvenire (nelle soluzioni gestionali più evolute) interfacciando applicazioni esterne con una logica di “best of breed function“.  Un sistema si definisce best of breed quando è il miglior sistema nella sua nicchia o categoria di riferimento: spesso, le aziende utilizzano questa soluzione per soddisfare requisiti particolari, scegliendo software molto specifici sviluppati da fornitori diversi. Trattandosi di sistemi di nicchia, in alcuni contesti possono funzionare anche meglio di un sistema integrato, tuttavia la manutenzione di sistemi separati potrebbe – su grandi volumi – creare problemi di manutenzione e integrazione.

Il sistema ERP è invece un sistema esteso e integrato per definizione, dove ogni funzione è implementata in modo nativo: per questo, quando si parla di ERP non si parla di “pacchetti” ma di progetti software, che partono dall’analisi delle esigenze aziendali nel loro complesso, seguendo una visione puntata all’integrazione di tutti i processi e non solo alle singole funzionalità.

La soluzione migliore dipende dalla dimensione dell’azienda: la scelta di una PMI si orienterà su software gestionali dedicati alle singole funzionalità, i cui costi saranno sicuramente più contenuti, mentre la scelta di un’azienda più articolata e multi-sede tenderà in automatico verso un sistema ERP.

 

Sistema ERP: quali caratteristiche ricercare

Oggi sul mercato c’è un’offerta di software veramente molto vasta, e spesso il termine ERP viene contestualizzato in modo diverso rispetto a quella che è la definizione classica (che sopra abbiamo visto). In particolare in Italia, dove anche l’uso nel linguaggio comune delle definizioni di “Piccola Azienda” o di “Media Azienda” è inserito in un contesto locale molto diverso e peculiare del nostro paese, rispetto al contento Europeo o Americano.

Per quanto riguarda l’Europa, la definizione di micro, piccole e medie imprese è, nello specifico, contenuta nella Raccomandazione 2003/361/CE con cui la Commissione Europea ha stabilito i parametri per la determinazione della dimensione aziendale delle imprese ai fini della concessione di aiuti alle attività produttive:

TipoOccupatiFatturatoTotale di bilancio
Micro Impresa<10< 2 mil.oppure< 2 mil.
Piccola Impresa<50<10 mil.oppure<10 mi.
Media Impresa<250< 50 mil.oppure< 43 mil.

 

Considerando che la dimensione media delle imprese italiane rimane sostanzialmente sotto i 4 addetti (Fonte. R.it), in questo contesto locale si sposta anche la definizione commerciale che le software house danno ai loro software, indicando spesso il termine ERP le soluzioni software gestionali più evolute.

Nello scegliere come orientarsi fra le numerose proposte presenti sul mercato, occorre in ogni caso tenere presente che un sistema ERP deve avere soprattutto tre caratteristiche essenziali:

  • massima flessibilità di utilizzo
  • grande capacità di automatizzazione dei flussi aziendali
  • disponibilità delle informazioni in tempo reale

Da un punto di vista più strutturale, è importante che il sistema sia anche in grado di adattarsi ad eventuali cambiamenti organizzativi che possono verificarsi nel tempo. Solitamente, infatti, un’azienda decide di passare dall’uso di un software gestionale ad un sistema ERP a seguito di eventi aziendali oppure per una scelta strategica.

Nel primo caso, gli eventi determinanti possono essere interni, come ad esempio caos nella gestione del business, una disordinata o addirittura mancante organizzazione dei flussi aziendali, l’introduzione di produzioni molto complesse che comportano la gestione di molti materiali o molteplici fasi lavorative. Ci sono poi cause esterne, come ad esempio una fusione, l’acquisizione di nuovi rami aziendali. Quando, invece, il cambiamento è determinato da una scelta strategica, questa solitamente avviene a seguito di un processo di ristrutturazione organizzativa, alla base della quale c’è l’ottimizzazione dei processi (Business Process Reengineering – BPR).

 

I vantaggi di un sistema ERP

Implementare un sistema gestionale ERP nella propria azienda, in base alle proprie esigenze, apporta sicuramente molti vantaggi. Vediamo i più significativi.

  • Miglioramento dell’efficienza operativa, con conseguente riduzione dei costi e un aumento del controllo sulla gestione aziendale.
  • Maggiore funzionalità nei flussi aziendali di processo: ogni attività viene progettata per rendere minimo il numero di operazioni da fare e la sua durata.
  • Abbassamento del tasso di rischio: con una maggiore integrità dei dati e dei controlli finanziari si ottiene un margine di rischio molto più basso.
  • Migliore efficienza del management aziendale: il poter disporre in tempo reale, in modo completo e facilmente accessibile tutti i dati e le informazioni permette alla direzione aziendale di pianificare le migliori strategie per perseguire gli obiettivi a budget.
  • Maggiore condivisione tra utenti dei dati relativi ai processi operativi: disponibili in un sistema condiviso che permette agli utenti di accedere alle informazioni che servono per le operazioni quotidiane (contratti, preventivi, ordini, giacenze, eccetera), permettendo risparmio di tempo, maggiore soddisfazione e indipendenza nel portare a termine la propria attività.
  • Unicità dei dati: per le aziende con più sedi operative o per le multinazionali avere un sistema unico ed integrato permette una gestione delle informazioni unificata e medesima per tutte le sedi.
  • Riduzione dei costi operativi: il miglioramento dell’efficienza gestionale porta alla definizione di processi aziendali più mirati, definiti e veloci con relativi risparmi di tempo e costi.
  • Migliore gestione delle risorse umane: il personale viene inserito nei vari reparti e può essere dedicato a più mansioni; inoltre può essere valutato sulla base di risultati certi e misurabili.

 

 

Come scegliere un sistema ERP

La scelta di un sistema ERP deve essere dettato da una visione strategica a medio e lungo termine, considerando i futuri sviluppi dimensionali dell’azienda: è chiaro che sostenere un investimento maggiore per l’acquisto di un sistema ERP, rispetto ad una soluzione meno costosa, significa acquisire un alto numero di funzionalità. E questo potrebbe sembrare anche eccessivo al momento dell’acquisto, ma rappresenta, in realtà, un’investimento per la futura crescita dell’azienda.

Implementare un sistema ERP è una scelta importante che comporta costi di software, sviluppo e soprattutto formazione del personale interno: l’apporto del sistema deve quindi compensare queste voci di costo, producendo un aumento di efficienza e un’ottimizzazione produttiva tale da rendere conveniente il passaggio.

 

Pertanto, nel momento in cui si vanno a confrontare le diverse soluzioni software, bisogna considerare non solo il costo, ma anche le opportunità di sviluppo e gli eventuali investimenti, che si dovrebbero sostenere in futuro, per equiparare le funzionalità del sistema specifico a quelle che il sistema ERP già contiene, qualora lo sviluppo dimensionale dell’azienda lo richieda.

 

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