Archiviazione elettronica

Si definisce “archiviazione elettronica” l’archiviazione di uno o più documenti in formato elettronico su un supporto informatico che può essere un Hard Disk, una chiave USB, un Server o un Cloud, come Dropbox o Google Drive, eccetera. L’archiviazione elettronica ha come obiettivo quello di ordinare e organizzare i documenti per poterli reperire più velocemente: non va confusa con la conservazione sostitutiva che è un processo disciplinato a norma di legge.

Che cos’è l’archiviazione elettronica

L’Archiviazione elettronica è un processo aziendale del tutto affine all’archiviazione cartacea, con la differenza che il documento viene archiviato su un supporto digitale. L’archiviazione elettronica può riguardare documenti informatici o documenti analogici dematerializzati (es. l’immagine di un contratto cartaceo acquisita con uno scanner), e può essere strutturata in modo differente a seconda delle esigenze aziendali e del tipo di documenti da organizzare.

Archiviazione elettronica e Conservazione sostitutiva

Nell’uso comune spesso questi due termini vengono usati come sinonimi, tuttavia non lo sono. L’archiviazione elettronica di per se non è un processo sottoposto a normativa di legge, come invece lo è la Conservazione sostitutiva o Conservazione digitale che è un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettronico al fine di garantirne la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Per saperne di più sulle differenze, leggi l’articolo CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: COS’È