Conservazione elettronica
Si definisce “conservazione elettronica” un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettronico al fine di garantirne la validità legale (“conservazione a norma“). La conservazione elettronica è l’unico modo di conservare legalmente i documenti in formato digitale, ed è obbligatoriamente prevista per determinati documenti aziendali. Viene chiamata anche “conservazione sostitutiva” o “conservazione digitale” in base alla tipologia di documento oggetto di archiviazione, o come generica estensione d’uso nel linguaggio parlato.
Cos’è la conservazione elettronica
La conservazione elettronica è un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che stabilisce le regole, i requisiti, i ruoli e le responsabilità dell’intero processo. Consente alle aziende di conservare a norma di legge tutti i documenti elettronici attribuendogli valore legale, fiscale e tributario.
In proposito, possiamo individuare 3 sfere di significati:
- Conservazione Elettronica
- Processo informatico di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti conservati, assicurandone il valore giuridico, l'integrità e l'autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo.
- Conservazione Sostitutiva
- Conservazione elettronica della copia informatica di un documento analogico. Il documento analogico viene dematerializzato, "sostituito" da una copia elettronica e quindi conservato.
- Conservazione Digitale
- Conservazione elettronica di un documento informatico. Il documento conservato nasce già in formato digitale, ovvero in un formato immateriale (come ad esempio l'email o la Fattura elettronicaSi definisce "fattura elettronica" una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una leggi tutto...).
Nell’uso comune, questi 3 termini vengono usati come sinonimi anche se in realtà hanno significati differenti: il termine “conservazione sostitutiva” risulta il più usato, non solo in riferimento alla possibilità di sostituire i documenti cartacei con rispettivi documenti in formato digitale.
Differenza tra conservazione elettronica e archiviazione elettronica
La conservazione elettronica non va confusa con l’archiviazione elettronica dei documenti: quest’ultima prevede una semplice memorizzazione su un dispositivo elettronico (USB, DVD, CD, dischi esterni, ecc.), mentre la conservazione è una procedura legale e disciplinata che consente al termine del processo la totale distruzione della copia cartacea del documento.
Come si fa la conservazione elettronica
Conservare i documenti elettronici significa archiviarli con modalità digitali, seguendo un processo che rende legali gli stessi documenti conservati, garantendone integrità e autenticità nel tempo.
Il processo di conservazione parte da uno o più documenti elettronici, che inizialmente vengono firmati digitalmente uno ad uno: quindi, sul gruppo di documenti (detto pacchetto di versamentoSi definisce "versamento" una delle forme di riscossione delle imposte dirette insieme con la ritenuta diretta e l’iscrizione a leggi tutto...) viene apposta un’impronta informatica ovvero una sequenza numerica (detta chiave di hash) che rappresenta univocamente la sequenza di documenti elettronici in esame. Anche l’impronta informatica viene firmata digitalmente, trasformandosi così nel pacchetto di archiviazione che sarà conservato: infine viene apposta la marca temporale sul pacchetto di archiviazione.
Infografica – Processo per la conservazione a norma dei documenti informatici
Conservazione digitale delle fatture elettroniche
Le fatture sono documenti da portare in conservazione, e devono essere conservate per almeno 10 anni. Secondo la normativa italiana le fatture elettroniche devono essere conservate entro il 3° mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditiSi definisce "dichiarazione dei redditi" l’atto con cui il contribuente dichiara la propria situazione reddituale. Costituisce l leggi tutto....
Il processo di conservazione delle fatture elettroniche parte dalla firma digitaleSi definisce "firma digitale" o firma elettronica qualificata (FEQ) una firma elettronica forte con piena validità legale, che ut leggi tutto... del file XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati leggi tutto..., cui segue il processo di indicizzazione dei dati più importanti del documento (date, numeri, partite IVAL'IVA (acronimo di Imposta sul Valore Aggiunto) è un'imposta indiretta sui consumi che grava sul consumatore finale. Viene applic leggi tutto..., codici clienti, prodotti, eccetera) per consentire una ricerca veloce di informazioni in momenti successivi. Quindi, si crea il lotto di conservazione che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’impostaSi definisce "imposta" un tributo o prestazione in denaro dovuta dai cittadini allo Stato o altro Ente Pubblico per il sostegno leggi tutto..., sul quale il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.
Relativamente al formato va detto che l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che la conservazione a norma è valida anche per formati diversi da XML comunque previsti dalla normativa (PDF, JPEG, TXT). Questi formati sono ritenuti idonei alla conservazione elettronica delle fatture al pari dei file originali (formato XML).