Conservazione sostitutiva o Conservazione digitale
Si definisce “conservazione sostitutiva” nell’ambito della gestione documentale, un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettronico al fine di garantirne la validità legale sia a livello fiscale e civile.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che ne stabilisce le regole, i requisiti, i ruoli e le responsabilità dell’intero processo. Consente alle aziende di sostituire i documenti cartacei con documenti in formato digitale dal valore legale, fiscale e tributario.
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: COS’È
Conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica
La conservazione sostitutiva non va confusa con l’archiviazione elettronica dei documenti: quest’ultima prevede una semplice memorizzazione su un dispositivo elettronico (USB, DVD, CD, dischi esterni, ecc.), mentre la conservazione sostitutiva è una procedura legale e disciplinata che consente al termine del processo la totale distruzione della copia cartacea del documento.
Come si fa la conservazione sostitutiva
Conservare i documenti elettronici significa archiviarli con modalità digitali, seguendo un processo che rende legali gli stessi documenti conservati, garantendone integrità e autenticità nel tempo.
Il processo di conservazione sostitutiva parte da uno o più documenti elettronici, che inizialmente vengono firmati digitalmente uno ad uno: quindi, sul gruppo di documenti (detto pacchetto di versamento) viene apposta un’impronta informatica ovvero una sequenza numerica (detta chiave di hash) che rappresenta univocamente la sequenza di documenti elettronici in esame. Anche l’impronta informatica viene firmata digitalmente, trasformandosi così nel pacchetto di archiviazione che sarà conservato: infine viene apposta la marca temporale sul pacchetto di archiviazione.
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: INFOGRAFICA
Conservazione sostitutiva obbligatoria
La conservazione sostitutiva è l’unico modo di conservare legalmente i documenti in formato digitale: è prevista per la maggior parte dei documenti aziendali, a parte per alcune tipologie.
Per saperne di più: LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Le fatture sono documenti da portare in conservazione, e devono essere conservate per almeno 10 anni. Secondo la normativa italiana le fatture elettroniche devono essere conservate entro il 3° mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi.
Il processo di conservazione delle fatture elettroniche parte dalla firma digitale del file XML, cui segue il processo di indicizzazione dei dati più importanti del documento (date, numeri, partite IVA, codici clienti, prodotti, eccetera) per consentire una ricerca veloce di informazioni in momenti successivi. Quindi, si crea il lotto di conservazione che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’imposta, sul quale il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.
Relativamente al formato va detto che l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che la conservazione a norma è valida anche per formati diversi da XML comunque previsti dalla normativa (PDF, JPEG, TXT). Questi formati sono ritenuti idonei alla conservazione sostitutiva delle fatture al pari dei file originali (formato XML).
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Altri approfondimenti
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: GLOSSARIO E DEFINIZIONI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA
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