Conservazione sostitutiva (o digitale)
Si definisce “conservazione sostitutiva” (o conservazione digitale) nell’ambito della gestione documentale, un insieme di regole per effettuare l’archiviazione dei documenti in formato elettronico al fine di garantirne la validità legale sia a livello fiscale e civile. Nell’uso comune, viene indicata anche con il termine di Conservazione Elettronica.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CADIl Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) è un documento che raccoglie tutte le norme relative alla digitalizzazione della Pu...), che ne stabilisce le regole, i requisiti, i ruoli e le responsabilità dell’intero processo. Consente alle aziende di sostituire i documenti cartacei con documenti in formato digitale dal valore legale, fiscale e tributario.
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: COS’È
Conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica
La conservazione sostitutiva non va confusa con l’archiviazione elettronicaSi definisce "archiviazione elettronica" l'archiviazione di uno o più documenti in formato elettronico su un supporto informatico... dei documenti: quest’ultima prevede una semplice memorizzazione su un dispositivo elettronico (USB, DVD, CD, dischi esterni, ecc.), mentre la conservazione sostitutiva è una procedura legale e disciplinata che consente al termine del processo la totale distruzione della copia cartacea del documentoSi definisce “documento” qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato, pertan....
Come si fa la conservazione sostitutiva
Conservare i documenti elettronici significa archiviarli con modalità digitali, seguendo un processo che rende legali gli stessi documenti conservati, garantendone integrità e autenticità nel tempo.
Il processo di conservazione sostitutiva parte da uno o più documenti elettronici, che inizialmente vengono firmati digitalmente uno ad uno: quindi, sul gruppo di documenti (detto pacchetto di versamentoSi definisce "versamento" una delle forme di riscossione delle imposte dirette insieme con la ritenuta diretta e l’iscrizione a ...) viene apposta un’impronta informaticaSi definisce "impronta informatica" una sequenza alfanumerica - ovvero una sequenza di lettere (a,b,c,d,e,f) e numeri (da zero a 9... ovvero una sequenza numerica (detta chiave di hashL'impronta hash è un particolare tipo di impronta informatica (ovvero una sequenza di lettere e cifre che identificano in modo un...) che rappresenta univocamente la sequenza di documenti elettronici in esame. Anche l’impronta informatica viene firmata digitalmente, trasformandosi così nel pacchetto di archiviazione che sarà conservato: infine viene apposta la marca temporaleSi definisce "marca temporale" il risultato di una particolare procedura informatica che permette di associare con certezza e vali... sul pacchetto di archiviazione.
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: INFOGRAFICA
Conservazione sostitutiva obbligatoria
La conservazione sostitutiva è l’unico modo di conservare legalmente i documenti in formato digitale: è prevista per la maggior parte dei documenti aziendali, a parte per alcune tipologie.
Per saperne di più: LINEE GUIDA SULLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Le fatture sono documenti da portare in conservazione, e devono essere conservate per almeno 10 anni. Secondo la normativa italiana le fatture elettroniche devono essere conservate entro il 3° mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditiSi definisce "dichiarazione dei redditi" l’atto con cui il contribuente dichiara la propria situazione reddituale. Costituisce l....
Il processo di conservazione delle fatture elettroniche parte dalla firma digitaleSi definisce "firma digitale" o firma elettronica qualificata (FEQ) una firma elettronica forte con piena validità legale, che ut... del file XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati ..., cui segue il processo di indicizzazione dei dati più importanti del documento (date, numeri, partite IVAL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga..., codici clienti, prodotti, eccetera) per consentire una ricerca veloce di informazioni in momenti successivi. Quindi, si crea il lotto di conservazione che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’impostaSi definisce "imposta" un tributo o prestazione in denaro dovuta dai cittadini allo Stato o altro Ente Pubblico per il sostegno ..., sul quale il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.
Relativamente al formato va detto che l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che la conservazione a norma è valida anche per formati diversi da XML comunque previsti dalla normativa (PDF, JPEG, TXT). Questi formati sono ritenuti idonei alla conservazione sostitutiva delle fatture al pari dei file originali (formato XML).
Per saperne di più: CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Altri approfondimenti
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: GLOSSARIO E DEFINIZIONI
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: NORMATIVA
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