Fattura elettronica

Si definisce “fattura elettronica” una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una fattura cartacea, ma si presenta in una forma di documento elettronico immutabile e non alterabile che ne attesta la data di emissione, la provenienza e l’integrità del contenuto. Solitamente emessa in formato xml, viene prodotta dal processo strutturato di fatturazione elettronica secondo un insieme di norme tecniche che possono variare in ciascuna nazione e che ne regolano l’emissione, la firma elettronica qualificata, l’invio, la tenuta e la conservazione.

 

Chi deve emettere la Fattura Elettronica

L’Italia è stato il primo paese europeo a introdurre l’obbligo normativo della fattura elettronica tra privati: mentre per le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione l’obbligo era già vigente dal 2014, la fatturazione elettronica verso i privati (fattura B2B e B2C) è diventata obbligatoria dal 1° gennaio 2019.  Da allora, la fattura elettronica deve essere emessa esclusivamente in formato digitale perché ne venga assicurata “l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura” dalla sua emissione fino alla sua conservazione, come esplicitamente detto nel D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3.

Tutti i soggetti IVA residenti o stabiliti in Italia sono obbligati dal 2019 a emettere la Fattura Elettronica sia che si tratti di fattura verso un altro operatore IVA (B2B), sia che si emetta una fattura verso un consumatore (B2C).

Chi non deve emettere Fattura Elettronica

Alcuni soggetti non sono ancora obbligati ad emettere la Fattura Elettronica e continuano quindi a fare solo quella cartacea. Questi sono:

  • gli operatori obbligati all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria (TS);
  • i soggetti non residenti in Italia, comunitari ed extra-comunitari;
  • i soggetti IVA che hanno regimi agevolati, come il regime forfettario e il regime dei minimi;
  • i piccoli produttori agricoli.

 

Come emettere una Fattura Elettronica

Per emettere la fattura elettronica è necessario avere un software specifico in grado di creare la fattura nel formato XML standard indicato dall’Agenzia delle Entrate. Quest’ultima mette a disposizione dei contribuenti tre modalità di emissione della fattura elettronica:

  • il portale Fatture e Corrispettivi offre una procedura web per l’emissione e l’invio delle fatture;
  • un software da scaricare sul computer che permette la predisposizione della fattura; per l’invio della fattura al SdI si può utilizzare la funzione Trasmissione del portale Fatture e Corrispettivi oppure inviare il file XML tramite PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”. Questo software è scaricabile dal sito dell’Agenzia nell’area tematica relativa alla fatturazione elettronica.
  • l’app Fatturae, gestibile sia da tablet che da smartphone, che permette sia la predisposizione della fattura che la trasmissione al SdI. Si scarica dagli store per Android o per IOS e si accede con le stesse credenziali con cui ci si connette al portale Fatture e Corrispettivi.

Queste alternative offerte dall’Agenzia sono rivolte ai soggetti che solitamente non hanno grandi numeri di fatture da emettere. Per le aziende o i professionisti che invece emettono molte fatture è consigliabile utilizzare i software di fatturazione elettronica creati dalle software house private e che solitamente sono in grado di integrarsi con i software di contabilità.

Qualsiasi strumento si decida di utilizzare per l’emissione, è chiaro che la Fattura Elettronica deve essere compilata digitalmente, in modo tale da creare un file XML; una volta creato il file occorre apporgli la firma digitale obbligatoriamente se questa è destinata a Enti Pubblici (FatturaPA), non è invece obbligatoria, se è destinata ad un operatore economico (B2B) o un consumatore  (B2C). Dopo questo passaggio occorre inviare il file creato al Sistema di Interscambio, affinché lo controlli e, se è tutto ok, lo consegni al giusto destinatario. Affinché la consegna vada a buon fine è necessario che l’emittente inserisca nell’apposito campo del file XML l’indirizzo telematico del destinatario, che può essere:

  • il Codice Destinatario o la PEC se si tratta di una fattura B2B o B2C;
  • il Codice Unico Univoco se si tratta di una FatturaPA.

L’ultimo passaggio riguarda poi la conservazione elettronica obbligatoria per almeno 10 anni.

 

Quando emettere la Fattura Elettronica

Secondo l’articolo 6 del DPR 633/72, la fattura deve essere emessa nel momento in cui si effettua l’operazione. Questo termine ovviamente non varia se parliamo di Fattura Elettronica. Il momento dell’effettuazione dell’operazione è pari: alla consegna o alla spedizione per la cessione di beni mobili; al momento in cui si stipula il contratto per la cessione di beni immobili; al momento in cui viene pagato il servizio per la prestazione dei servizi.

Per evitare di subire le sanzioni per tardiva emissione della Fattura Elettronica, questa va emessa entro e non oltre i 12 giorni successivi all’effettuazione dell’operazione. Ci sono poi deroghe alla regola, perché oltre alla fattura immediata (che ricadrebbe nei casi sopra esposti), ci sono alcune eccezioni tra cui il più comune è sicuramente la fattura differita, che viene emessa entro il giorno 15 del mese successivo all’effettuazione dell’operazione.

Per saperne di più:
FATTURAZIONE: SANZIONI PER IL RITARDO E LA MANCATA EMISSIONE O REGISTRAZIONE
FATTURA DIFFERITA: COS’È E COME SI EMETTE

 

Come fare una Fattura Elettronica

È possibile emettere una fattura elettronica utilizzando varie modalità:

  • tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi: qui è possibile creare una fattura elettronica oppure anche importare i file XML creati con un altro software; oltre all’emissione il portale provvede anche alla trasmissione verso SdI e alla conservazione digitale; il servizio è completamente gratuito;
  • tramite l‘app dell’Agenzia delle Entrate Fatturae: è un’app scaricabile sullo smartphone, sul tablet e anche sul pc completamente gratuita che permette di predisporre e inviare il documento commerciale, oltre a potere importare il file elettronico creato con altro software;
  • tramite un software di fatturazione elettronica: in commercio ci sono software che sono dedicati esclusivamente alla fatturazione elettronica e software gestionali che integrano questa funzione insieme ad altre per la gestione dell’azienda, come ad esempio la gestione del magazzino, delle vendite e degli acquisti, eccetera.

 

Come ricevere una Fattura Elettronica

Per potersi abilitare alla ricezione delle fatture elettroniche occorre registrare il proprio indirizzo telematico a cui si desidera far recapitare i documenti. Per farlo, il soggetto IVA o un suo intermediario delegato deve entrare nel sito dedicato alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi, e selezionare l’area “Servizi Disponibili”: da qui si clicca sulla sezione “Fatturazione Elettronica” dove è presente la voce “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche”. La schermata è questa:

 

Fatture e corrispettivi inserimento codice destinatario

Fatture e corrispettivi inserimento codice destinatario

 

Come si vede dalla schermata, qui il soggetto può scegliere di abbinare alla sua partita IVA il suo indirizzo telematico che può essere il Codice Destinatario oppure la PEC: nel canale registrato riceverà tutte le sue fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo telematico che il fornitore inserirà in fattura. Quando, infatti, si esegue questa registrazione il SdI ignora l’indirizzo inserito nella fattura e consegna, invece, all’indirizzo telematico registrato e abbinato alla partita IVA che trova nel documento.

Indirizzi telematici: il codice destinatario, il codice univoco e la PEC

Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico di 7 cifre che si ottiene dopo che si è accreditato un canale telematico per la ricezione delle fatture destinate a privati (solitamente questi canali sono forniti dalle software house, nel caso di DATALOG lo fornisce tramite il software Datalog HUB).

Il Codice Unico Univoco è un codice alfanumerico di 6 cifre che identifica il preciso Ente Pubblico a cui inviare una FatturaPA.

La Posta Elettronica Certificata, invece, è una casella postale che permette di inviare e ricevere mail a cui viene dato un valore identico a quello che hanno le raccomandate con ricevuta di ritorno.

Generazione del QRCode

Dopo aver registrato il proprio indirizzo telematico, il portale Fatture e Corrispettivi permette la generazione di un QRCode che potrà essere memorizzato sullo smartphone, sul tablet, sul pc o stampato in PDF o sul bigliettino da visita. Questo codice conterrà il numero di partita Iva, i dati anagrafici e l’indirizzo telematico registrato.

 

Per saperne di più:

FATTURA ELETTRONICA: COS’È E COME SI ACCREDITA IL CANALE TELEMATICO FTP O WEB-SERVICE

 

Dove trovare le Fatture Elettroniche nel sito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate fornisce un servizio gratuito relativo alla fatturazione elettronica: il portale Fatture e Corrispettivi offre infatti la possibilità di generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche. Tutte le fatture attive e passive che transitano sul SdI sono quindi consultabili e scaricabili da questo sito. Come fare? L’accesso è molto semplice e può essere effettuato con due modalità:

  • direttamente dal sito Fatture e Corrispettivi, inserendo le proprie credenziali;
  • sempre online nella sezione “La mia Scrivania” a cui si arriva dal sito dedicato ai servizi telematici online dell’Agenzia delle Entrate: nel menù Consultazioni, è presente la voce Servizi per, si clicca su Fatture e Corrispettivi. In riferimento a quest’ultima modalità, occorre dire che questa sezione non coincide con il cassetto fiscale, come spesso nel gergo comune si dice. Il cassetto fiscale fa accedere ad una serie di servizi di consultazione.

Se si accede alla sezione “La mia scrivania” la schermata si presenta in questo modo:

Home servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate

Home Servizi Telematici dell’Agenzia delle Entrate – La mia scrivania

 

Per saperne di più:
CASSETTO FISCALE AGENZIA DELLE ENTRATE: COS’È E COME FUNZIONA
LE FATTURE ELETTRONICHE SI TROVANO NEL CASSETTO FISCALE?
SEZIONE BLOG SULLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
https://www.datalog.it/fatturazione-elettronica/

Come annullare una Fattura Elettronica

Una Fattura Elettronica si considera emessa quando viene inviata al SdI e questi non rileva errori: da questo momento in poi la fattura non è più modificabile, né tanto meno annullabile. Pertanto, per poter effettuare delle correzioni su una Fattura Elettronica emessa, è necessario ricorrere alle note di variazione: si emette una nota di variazione di credito o di debito con la causale che fa riferimento alla fattura e si provvede a fare la correzione dovuta. Anche la nota di variazione deve essere in formato elettronico e deve essere inviata al Sistema di Interscambio come fosse una vera e propria Fattura Elettronica.

 

Il SdI e le notifiche inviate per la Fattura Elettronica

Il Sistema di Interscambio quando riceve il file della Fattura Elettronica effettua una serie di controlli formali per garantire il giusto recapito del documento al giusto destinatario. In questo processo, sia che vada bene, sia che rilevi errori, il sistema inoltra anche dei messaggi. Vediamo quali:

  • notifica di scarto: è il messaggio che viene inviato quando i controlli non vanno a buon fine; in questo caso la fattura si considera non emessa;
  • ricevuta di consegna: è il messaggio che viene inviato al soggetto che ha trasmesso il file XML per avvisarlo che il file è stato correttamente recapitato al destinatario;
  • notifica di mancata consegna: è il messaggio che il SdI invia al trasmittente per avvisarlo che il recapito del destinatario non è raggiungibile; in questo caso il soggetto che emette la fattura dovrà avvisare che la fattura è presente nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

 

Fattura Elettronica: la mancata consegna

Nel caso in cui il Sistema di Interscambio non sia riuscito a consegnare la fattura al suo destinatario, invia una notifica di mancata consegna (MC) all’emittente, contenente anche il messaggio che il documento è stato messo a disposizione del cliente ossia si trova nella sua area riservata di Fatture e Corrispettivi. Solitamente i casi che determinano una mancata consegna sono:

  • un codice destinatario errato;
  • un codice destinatario generico “0000000” e senza l’indicazione della PEC;
  • un codice destinatario generico “0000000” e con una PEC sbagliata.

Altre volte può capitare che il sistema ricevente sia temporaneamente non attivo:  ad esempio una PEC piena o disattivata oppure canale telematico non funzionante. Per le fatture B2B o B2C il SDI effettua un massimo di 6 tentativi di trasmissione ogni 12 ore (per non più di tre giorni consecutivi). Per le FatturePA, invece, vengono fatti tentativi di consegna nei successivi 10 giorni.

Cosa fare in caso di mancata consegna della Fattura Elettronica?

Quando l’emittente della Fattura Elettronica riceve dal SdI una notifica di mancata consegna, la prima cosa da fare è avvisare (via telefono, via mail o di persona) il destinatario che la fattura non è stata consegnata con la relativa motivazione. La fattura sarà comunque disponibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Questo perché il SdI rileva il numero di partita IVA del destinatario e la mette a disposizione nel portale.

 

Fattura Elettronica scartata: le cause e cosa fare

Come abbiamo detto più volte, il Sistema di Interscambio quando riceve il file XML della Fattura Elettronica fa una serie di controlli formali che potrebbero generare errori in fase di elaborazione e per evitare possibili contenziosi tra le parti. Tra i vari controlli per esempio c’è la verifica del nome corretto del file, della dimensione, dell’aliquota IVA, eccetera. Se rileva qualche errore, il SdI ha tempo 5 giorni per scartare la fattura e inviare relativa notifica al trasmittente, indicando anche il codice errore che ha generato lo scarto.

Quando si riceve la notifica di scarto si può agire in uno dei seguenti modi:

  • correzione degli errori segnalati nella notifica e riemissione della stessa fattura con stesso numero e stessa data: ha tempo al massimo 5 consecutivi giorni dalla notifica di scarto ricevuta;
  • emissione di una nuova fattura con nuova data e nuova numerazione: in questo caso occorre inserire il riferimento alla fattura scartata, che, se registrata in contabilità, va stornata;
  • emissione di una nuova fattura con nuova data e numerazione speciale: in questo caso viene dato un numero speciale che sta ad indicare che è una rettifica della precedente fattura scartata (es. n/R o n/S)

 

Conservazione digitale della Fattura Elettronica

Per legge è obbligatorio conservare le fatture e altri documenti per minimo 10 anni. Con la fatturazione elettronica questo processo è diventato digitale dovendo conservare file XML. Le modalità di conservazione sono fondamentalmente due. Vediamole nel particolare.

Conservazione digitale tramite Fatture e Corrispettivi

L’Agenzia delle Entrate fornisce un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche attive e passive. Basta andare sul portale Fatture e Corrispettivi e cercare la voce “Conservazione“ nel box “Fatturazione Elettronica“. Al servizio possono accedere, oltre all’utente stesso, anche i suoi intermediari delegati e autorizzati. Per poter usufruire di questo servizio occorre prima aderire alla convenzione presente sul portale stesso. Il servizio va rinnovato ogni 3 anni e garantisce la conservazione delle fatture per 15 anni.

Conservazione digitale tramite un software gestionale

Il modo più completo e veloce per effettuare la conservazione delle fatture elettroniche e di altri documenti è sicuramente un software che può essere dedicato a questa funzione oppure integrato con il software di fatturazione elettronica o, nella scelta più completa, con un software gestionale. Con questa modalità la conservazione viene effettuata automaticamente, senza che l’utente debba far nulla.

Nel caso in cui si abbia un programma di fatturazione elettronica che non comprende il servizio di conservazione digitale, è possibile gestire questo processo con un software diverso. Datalog offre ad esempio il servizio di Datalog HUB che permette di gestire il processo in modo molto semplice e immediato grazie al collegamento diretto con il portale Fatture e Corrispettivi.

Per saperne di più sul tema consulta la sezione del nostro blog dedicata fattura elettronica.