Fattura elettronica PA

Si definisce “fattura PA” una fattura elettronica utilizzata per gli scambi commerciali con gli Enti della Pubblica Amministrazione; la fattura PA è l’unica tipologia di fattura che gli enti pubblici italiani sono autorizzati ad accettare.

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è diventata obbligatoria con la Legge 244 del 2007 (legge Finanziaria 2008), che ha decretato che “l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle  fatture emesse nei rapporti con le  amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica“.

 

Cos’è la fattura PA

La fattura PA è una fattura emessa nel formato digitale, transita dal Sistema di Interscambio e ha le seguenti caratteristiche:

  • il formato deve essere un file XML (eXtensible Markup Language), secondo le regole tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate;
  • deve essere firmata digitalmente a garanzia di autenticità e integrità del contenuto;
  • deve contenere il codice identificativo dell’ufficio destinatario.

 

Come generare una Fattura elettronica PA

Il soggetto IVA che deve operare con un ente pubblico può generare le proprie FatturePA tramite un software di fatturazione elettronica oppure può decidere di affidarsi ad un intermediario (solitamente un commercialista) che gestisce il processo di fatturazione. La generazione di una fattura elettronica destinata ad un ente pubblico è possibile anche tramite i seguenti canali:

  • Fatture e Corrispettivi: è il portale dell’Agenzia delle Entrate che permette la creazione e l’invio delle fatture elettroniche (sia PA che B2B e B2C); si possono anche importare i file XML generati esternamente;
  • App Fatturae: è la versione app del portale Fatture e Corrispettivi dedicata ai device come smartphone e tablet, ma si può utilizzare anche sul pc; consente di generare e inviare le fatture e importare quelle create da altri software.

 

Come si trasmette la Fattura elettronica PA al SdI

La FatturaPA può essere trasmessa tramite sistemi non accreditati o sistemi accreditati presso il SdI. I primi sono i seguenti:

  • Posta Elettronica Certificata (PEC): quando si vuole utilizzare questo canale di trasmissione i file FatturaPA vanno inviati come allegato del messaggio PEC all’indirizzo mail sdi01@pec.fatturapa.it. La mail non deve superare la dimensione di 30 megabytes. I messaggi prodotti dal SdI verranno inviati nella stessa mail PEC da cui si è effettuata la trasmissione.
  • Fatture e Corrispettivi e App Fatturae: tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate e la relativa app è possibile trasmettere i file XML al Sistema di Interscambio. Con questo metodo il file inviato non deve superare la dimensione di 5 megabytes.

Gli altri sistemi devono prima accreditarsi presso il Sistema di Interscambio tramite l’applicazione Accreditare il canale, disponibile nella sezione Strumenti del sito FatturaPa. Questi canali sono i seguenti:

  • Servizio SDICoop-Trasmissione: si tratta dei servizi di cooperazione applicativa (web-services).
  • Servizio SDIFTP: è un servizio che trasferisce i dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol).
  • Servizio SPCoop – Trasmissione: è un sistema che utilizza i servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

Il Codice Destinatario nella Fattura elettronica PA

Quando si predispone la FatturaPA uno dei dati essenziali da inserire è sicuramente il codice univoco destinatario ossia quel codice alfanumerico di 6 cifre con il quale il Sistema di Interscambio identifica l’ente pubblico destinatario della fattura elettronica. Questo codice, detto anche codice IPA, viene rilasciato in automatico a seguito dell’avvio della procedura di accreditamento che si fa sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. La procedura è obbligatoria per:

  • le amministrazioni pubbliche (istituti e scuole di ogni ordine e grado, istituzioni educative, aziende e Amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, Regioni, Province, Comuni, istituzioni universitarie, Camere di commercio, eccetera);
  • gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale inseriti nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione;
  • i gestori di pubblici servizi.

 

Come trovare il codice univoco di un Ente Pubblico

Per sapere quale codice univoco inserire nella FatturaPA e recapitarla al corretto ente pubblico occorre richiederlo all’ente stesso oppure si può recuperare dalla sezione Consultazione del sito IPA. Basta immettere i dati che si conoscono e si recupera l’informazione.

 

Come aprire la FatturaPA?

Se il processo di fatturazione elettronica viene gestito da un software, aprire la FatturaPA sarà semplicissimo perché il software importa in automatico i file XML ricevuti e poi li mostra a video in un formato leggibile. Se, al contrario, non si dispone di nessuna applicazione per le fatture elettroniche, è possibile utilizzare:

  • Portale Fatture e Corrispettivi: nella sezione “Consultazione“ si possono visualizzare e scaricare tutte le fatture elettroniche relative al soggetto (fatture emesse, ricevute o messe a disposizione).
  • Software AssoInvoice: questo software è gratuito ed è stato elaborato da Assosoftware; basta andare sul sito dedicato e fare il download del file di installazione.

 

I messaggio del SdI per la FatturaPA

Quando il Sistema di Interscambio riceve un file XML, esegue dei controlli per verificarne la correttezza e, se è tutto corretto, inoltra la FatturaPA all’Ente Pubblico individuato dal codice univoco presente in fattura; come ultimo step inoltra i dati alla Ragioneria di Stato. In tutto questo processo invia e riceve dei messaggi.

  • Notifica di scarto: il sistema invia questo messaggio al trasmittente quando il file XML ricevuto non è conforme alle regole tecniche; in questo caso la fattura si considera non emessa.
  • Ricevuta di consegna: il sistema invia questo messaggio al trasmittente per notificargli che la fattura è stata regolarmente recapitata al destinatario.
  • Notifica di mancata consegna: il sistema invia questo messaggio al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA.
  • File dei metadati: il sistema invia questo file al destinatario, insieme al file FatturaPA. In questo file sono contenute le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da parte del soggetto ricevente.
  • Notifica di esito committente: questo è un messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni.
  • Notifica di esito: il sistema invia questo messaggio al trasmittente per avvisarlo della notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura.
  • Scarto esito committente: il sistema invia questo messaggio al destinatario per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
  • Notifica di decorrenza termini: il sistema invia questo messaggio sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito.
  • Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: il sistema invia messaggio al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione).

 

La mancata consegna della Fattura elettronica PA

Nel caso in cui la FatturaPA non venga consegnata, il SdI invia una notifica di mancata consegna al fornitore trasmittente. Il Sistema di Interscambio contatta l’Ente Pubblico destinatario e sollecita una veloce risoluzione del malfunzionamento. Nei successivi 10 giorni tenta nuovamente la consegna della fattura: se va a buon fine in questo arco di tempo, il SdI notificherà al fornitore la ricevuta di consegna. Se, invece, passati i 10 giorni dei tentativi di ritrasmissione, l’esito è comunque negativo, invierà al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito. Questa attestazione contiene il file fattura originale e il file notifica di mancata consegna sottoscritto elettronicamente e permette al fornitore di inviare telematicamente la fattura all’amministrazione destinataria, utilizzando canali (es. mail, PEC) a lui noti senza ulteriori passaggi attraverso il SdI.

 

FatturaPA: quando può essere rifiutata

Gli enti della Pubblica Amministrazione possono rifiutare le fatture elettroniche solo ed esclusivamente per le cause previste dal Regolamento contenuto nel Decreto MEF 24.6.2020 n. 132, emanato per garantire maggiormente tutte le aziende che lavorano con la PA che troppe volte non ricevono il pagamento delle proprie fatture per futili e ingiustificati motivi. Vediamo insieme quali sono le cause previste dal decreto ministeriale.

  1. La FatturaPA si riferisce a un’operazione che non è stata effettuata in favore dell’ente destinatario della fattura stessa.
  2. Nella FatturaPA non è stato inserito o è stato inserito in modo errato il codice CIG (Codice Identificativo della Gara) o il codice CUP (Codice Unico di Progetto) quando è obbligatorio il riferimento di questi dati in fattura: il codice CIG va messo quando il fornitore ha un contratto pubblico a seguito della vittoria di una gara di appalto; il codice CUP identifica un progetto specifico di investimento pubblico. Quando la fattura fa riferimento a queste tipologie di contratti (derivanti da una gara di appalto vinta o da un progetto di investimento, ad esempio un bando) vanno obbligatoriamente inseriti in tutte le fatture elettroniche che il fornitore emetterà a seguito di operazioni giustificate da queste operazioni.
  3. La FatturaPA non riporta l’indicazione del codice di repertorio oppure la riporta in modo errato: questo caso interessa la vendita di dispositivi medici i quali hanno un codice di repertorio ossia un numero di registrazione che viene dato al dispositivo medico e inserito nella Banca dati e Repertorio Dispositivi Medici. Nelle fatture elettroniche in cui i fornitori vendono questi dispositivi va inserito obbligatoriamente questo codice nel campo CodiceArticolo.
  4. La FatturaPA non riporta l’indicazione corretta dei dati relativi al codice di Autorizzazione all’immissione in commercio (AIC): in pratica nelle fatture elettroniche che i fornitori emettono verso enti del Servizio sanitario nazionale per acquisti di prodotti farmaceutici è obbligatorio inserire le informazioni relative a questo codice che identifica in modo univoco la singola confezione farmaceutica venduta in Italia, anche in base al numero di compresse/unità, alla percentuale di principio attivo, alla via di somministrazione, ecc.
  5. Nella FatturaPA emessa nei confronti delle Regioni ed Enti locali, non viene riportata o è riportata erroneamente l’indicazione di numero e data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa: quando un ente pubblico accantona delle somme precise destinate ad una determinata spesa, il dirigente emana una determinazione ossia un atto in cui stabilisce tutti i particolari relativi a questo accantonamento; questo atto riporta una data e un numero che devono essere inseriti nella fatture elettroniche che i fornitori emettono a seguito di questo atto.

 

Cosa fare se la FatturaPA viene rifiutata

Quando il SdI consegna una FatturaPA all’ente pubblico destinatario, questi può accettare o rifiutare la fattura inviando al SdI un messaggio di esito di accettazione o rifiuto. In ogni caso se entro i 15 giorni dalla consegna della fattura elettronica l’ente non invia alcun messaggio, la fattura si considera accettata. Quando la PA non accetta la fattura elettronica, deve restituire al SdI una notifica di esito committente in cui spiega, obbligatoriamente,  la motivazione di scarto e cosa deve fare il fornitore per correggere la fattura stessa.

Il trasmittente, ricevuta questa notifica, può scegliere tra le due opzioni:

  1. correggere e inviare nuovamente la fattura: in questo caso si può emettere una fattura con lo stesso numero e stessa data perché quando una FatturaPA, passa i controlli del SdI, ma viene rifiutata con notifica di non accettazione dall’Ente destinatario, il documento si considera non emesso, al pari di una fattura scartata dal Sistema di Interscambio (vedi Specifiche delle regole tecniche di cui all’Allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013 per la trasmissione delle fatture elettroniche tramite Sistema di Interscambio” – versione 1.8.1 del  01/10/2020 – paragrafo Verifiche di unicità della fattura);
  2. emettere una nota di credito per la fattura rifiutata e già registrata. Dopo l’emissione della nota di credito potrà emettere e trasmettere una nuova fattura.

 

La conservazione elettronica della FatturaPA

Come per tutte le fatture elettroniche, anche la FatturaPA è soggetta all’obbligo di conservazione digitale per minimo 10 anni. Questa si può effettuare in due modi. Vediamoli insieme.

Conservazione digitale tramite Fatture e Corrispettivi

L’Agenzia delle Entrate fornisce un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche attive e passive. Basta andare sul portale Fatture e Corrispettivi e cercare la voce “Conservazione“ nel box “Fatturazione Elettronica“. Al servizio possono accedere, oltre all’utente stesso, anche i suoi intermediari delegati e autorizzati. Per poter usufruire di questo servizio occorre prima aderire alla convenzione presente sul portale stesso. Il servizio va rinnovato ogni 3 anni e garantisce la conservazione delle fatture per 15 anni.

Conservazione digitale tramite un software gestionale

Il modo più completo e veloce per effettuare la conservazione delle fatture elettroniche e di altri documenti è sicuramente un software che può essere dedicato a questa funzione oppure integrato con il software di fatturazione elettronica o, nella scelta più completa, con un software gestionale. Con questa modalità la conservazione viene effettuata automaticamente, senza che l’utente debba far nulla.

Nel caso in cui si abbia un programma di fatturazione elettronica che non comprende il servizio di conservazione digitale, è possibile gestire questo processo con un software diverso. Datalog offre ad esempio il servizio di Datalog HUB che permette di gestire il processo in modo molto semplice e immediato grazie al collegamento diretto con il portale Fatture e Corrispettivi.

 

Per saperne di più:
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