Obblighi contabili

Si definisce “obbligo contabile” l’istituzione dei libri e dei registri contabili prevista dalla disciplina civilistica, dalle leggi in materia di lavoro e dalla normativa fiscale. Si articola in modo differente a seconda delle dimensioni e della forma giuridica dell’azienda. In particolare, il codice civile impone di comunicare periodicamente le posizione economiche, finanziarie e patrimoniali mediante il bilancio di esercizio e sulla base di corrette scritture contabili, mentre per la normativa fiscale il risultato di periodo costituisce la base di partenza per la determinazione dell’imponibile fiscale e per il pagamento dell’IVA (imposta sul valore aggiunto), effettuato sulla base di operazione rilavate in modo idoneo.

 

Gli obblighi di natura contabile

La vigente disciplina civilistica non impone in modo esplicito  l’obbligo di tenere un preciso sistema di contabilità generale, tuttavia ciò può essere desunto in maniera implicita analizzando i diversi disposti normativi.

L’art. 2214 del codice civile di fatto impone la redazione del libro giornale e l’obbligo di tenere annotazioni cronologiche dei fatti amministrativi dell’impresa, pur non richiedendo un’impostazione delle stesse con criteri di tipo sistematico. Suggerisce inoltre la tenuta di apposite rilevazioni in linea con la natura e le dimensioni dell’impresa, che nella pratica si rappresentano con la tenuta di appositi conti di mastro.

L’art. 2217 del codice civile stabilisce che l’inventario debba necessariamente chiudersi e completarsi con la trascrizione dello stato patrimoniale e del conto profitti e perdite: ciò impone, in concreto, l’onere di realizzare un sistema contabile aziendale più o meno sofisticato, tramite il quale desumere le informazioni e i dati in modo sistematico, formare dei conti aziendali e pervenire alla redazione del bilancio.

L’art. 2219 del codice civile impone i vincoli operativi per la tenuta delle scritture contabili al fine di evitare qualsiasi incertezza nell’anali delle annotazioni, sottolineando l’importanza di seguire metodologie procedurali specifiche nell’impostazione e della tenuta del sistema di gestione contabile.

 

Libri contabili obbligatori

Le regole contabili, le disposizioni civilistiche e quelle fiscali determinano la necessità di utilizzare una serie di libri contabili allo scopo di:

  • determinare correttamente il risultato di periodo e il capitale di funzionamento e di provvedere alla determinazione di un bilancio economicamente corretto;
  • assolvere agli obblighi tributari e consentire l’accertamento da parte degli uffici competenti sulla regolarità delle operazioni effettuate;
  • regolare i rapporti tra terzi, anche in riferimento alle reciproche posizioni di credito e di debito

 

SCRITTURE CONTABILI E CODICE CIVILE (aspetti generali)
Art. 2214 – Libri contabili e altre scritture contabili

L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.

Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.

Le disposizioni di questo paragrafo non si applicano ai piccoli imprenditori.

Art. 2215 – Libro giornale e libro degli inventari

Il libro giornale e il libro degli inventari, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati  in ogni foglio dell’Ufficio del registro delle imprese o da un notaio secondo le disposizioni delle legge speciali.

L’ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell’ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono.

Art. 2215 bis – Documentazione informatica

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.

Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni.

Art. 2216 – Contenuto del libro giornale

Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa.

Art. 2217 – Redazione dell’inventario

L’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa [2196] e successivamente ogni anno, e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima.

L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, il quale deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite. Nelle valutazioni di bilancio l’imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni, in quanto applicabili.

L’inventario deve essere sottoscritto dall’imprenditore entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte dirette.

Art. 2218 – Bollatura facoltativa

L’imprenditore può far bollare nei modi indicati nell’articolo 2215 gli altri libri da lui tenuti.

Art. 2219 – Tenuta della contabilità

Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.

Art. 2220 – Conservazione delle scritture contabili

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

Art. 2302 – Scritture contabili

Gli amministratori devono tenere i libri e le altre scritture contabili prescritti dall’articolo 2214.

Art. 2312 – Cancellazione della società

Approvato il bilancio finale di liquidazione, i liquidatori devono chiedere la cancellazione(1) della società dal registro delle imprese.

Dalla cancellazione della società i creditori sociali che non sono stati soddisfatti possano far valere i loro crediti nei confronti dei soci e, se il mancato pagamento è dipeso da colpa dei liquidatori, anche nei confronti di questi.

Le scritture contabili ed i documenti che non spettano ai singoli soci sono depositati presso la persona designata dalla maggioranza.

Le scritture contabili e i documenti devono essere conservati per dieci anni a decorrere dalla cancellazione della società dal registro delle imprese.