Prima nota

Si definisce “prima nota” un registro nel quale vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l’indicazione dei dati occorrenti per lo sviluppo di un successivo processo di rilevazione aziendale.

 

Cos’è la prima nota

La prima nota è la prima annotazione di tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari che aziende e professionisti effettuano nell’ambito della propria attività. Contiene dati qualitativi e quantitativi che troveranno successivamente destinazione sui libri contabili ufficiali (come ad esempio il libro giornale).  Le annotazioni vengono fatte in modo ordinato e sistematico, rispettando il sistema contabile in uso dall’azienda.

Nella Prima Nota vengono quindi registrate tutte le scritture contabili: Fatture attive e passive, Corrispettivi giornalieri, Incassi e Pagamenti, Retribuzioni, Spese sostenute (ad esempio il pagamento dell’affitto e del condominio, bolli, eccetera), Prelievi e versamenti di denaro contante, Operazioni bancarie come i bonifici, i pagamenti con carta di credito o di debito, Pagamento imposte e tasse (F24, F23, eccetera), etc…

 

Come redigere la prima nota?

La prima nota assolve al compito di predisporre e ordinare nel modo più conveniente possibile i dati: dalla prima nota si desumono i valori che danno misura all’operazione contabile e che andranno poi riportati su  libri, registri e documenti per avere la possibilità di valutare in termini quantitativi l’andamento della gestione. Per questo motivo, i dati principali di ogni movimento annotato saranno:

  • la data dell’operazione contabile
  • la tipologia di movimento: se si tratta di un’entrata o di un’uscita, oppure di un costo o un ricavo
  • l’importo del movimento e il segno (Dare Avere)
  • l’aliquota Iva (se presente)
  • una breve descrizione che aiuti subito a risalire alla causa che ha generato il movimento
  • il saldo contabile progressivo aggiornato

Le annotazioni possono essere fatte su un modulo cartaceo, su Excel o con un software contabile.

Modelli cartacei

In commercio si vendono dei formulari cartacei già predisposti per le annotazioni in prima nota: si tratta di documenti in cui sono presenti delle tabelle già disegnate dove poter registrare giorno per giorno le singole operazioni. Solitamente si vendono presso le cartolerie o negozi che vendono materiali per uffici, che offrono modulistiche diverse a seconda del tipo di movimenti da rilevare: ad esempio, Prima Nota Cassa, Prima Nota Corrispettivi, Prima Nota Dare Avere. La tenuta della prima nota con i moduli cartacei può essere utilizzata per le piccole attività che non hanno molte operazioni da monitorare perché con questo metodo il saldo progressivo e la somma delle colonne non avviene in automatico, ma occorre effettuarlo a mano con l’aiuto di una calcolatrice.

 

Modello in Excel

Tramite un foglio di Excel è possibile predisporre delle tabelle organizzate per righe e colonne dove registrare le operazioni di prima nota, con il  calcolo automatico del saldo e le somme delle colonne Dare Avere.

Software di contabilità

Il software di contabilità è pensato per gestire più rapidamente tutte le scritture contabili, partendo proprio dalla prima nota contabile. In questo modo, la maggior parte delle attività vengono automatizzate: è la soluzione migliore per quelle aziende, grandi o piccole, che vogliono avere sempre sotto controllo la contabilità e conoscere in real time la situazione contabile aggiornata.

 

Prima nota e partita doppia

La registrazione dei movimenti in prima nota segue le regole della partita doppia. Annotare le scritture contabili in partita doppia significa andare a valorizzare le due sezioni Dare e Avere con gli stessi importi, per ottenere un saldo pari a zero. Facciamo un esempio di prima nota relativa alle seguenti operazioni:

  1. in data 2 maggio, l’azienda effettua un bonifico per il pagamento anticipato semestrale del canone di affitto (affitto passivo) del capannone che utilizza per l’attività pari a € 20.000;
  2. il 4 maggio acquista un macchinario di produzione con un costo pari a € 40.000 + IVA al 22%, con pagamento a 30 giorni (si apre un debito vs. fornitori);
  3. il 7 maggio acquista materiali vari per un totale di € 25.000 + IVA 20% con pagamento a 30 giorni (si apre un altro debito vs. fornitori)
  4. il 22 maggio effettua una vendita di prodotti pari a € 120.000 + IVA 10%, con incasso a 30 giorni (si apre un credito vs clienti);
  5. il 28 maggio paga gli stipendi dei dipendenti tramite bonifico bancario pari a € 37.000: le retribuzioni lorde sono pari a € 50.000, gli oneri sociali sono di € 15.500, di cui € 2.000 a carico dei lavoratori e le ritenute Irpef, a carico dei lavoratori, a 11.000 €.

Il risultato in prima nota in partita doppia sarà:

Prima nota con partita doppia: esempio

Prima nota in partita doppia: esempio

 

Prima nota e libro giornale: quali differenze?

Il libro giornale è un documento fiscale obbligatorio e valido legalmente. Il Ministero delle Finanze si è espresso in merito alla validità della prima nota in una risoluzione (n. 9/101 del 9.08.79) sostenendo che questo documento “diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”.

 

Per saperne di più:

PRIMA NOTA CON IL SOFTWARE CONTABILE: COS’È E COME SI COMPILA