Prima nota
Si definisce “prima nota” un registro nel quale vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l’indicazione dei dati occorrenti per lo sviluppo di un successivo processo di rilevazione aziendale.
| LA PRIMA NOTA | IN BREVE |
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| Cos'è | Annotazione ordinata e sistematica di tutti i movimenti contabili |
| Chi deve farla | Le aziende che tengono i registri contabiliSi definiscono "libri contabili" (o registri contabili) i documenti nei quali vengono tenute le scritture contabili. Il codice civ... |
| È obbligatoria? | No, ma è necessaria per lo sviluppo contabile successivo |
| Cosa si registra | Quali scritture contabiliSi definiscono "scritture contabili" l'insieme dei documenti che descrivono la situazione patrimoniale e il risultato economico de... registrare in prima nota?
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| Come si registra | La registrazione dei movimenti in prima nota segue le regole della partita doppiaSi definisce "partita doppia" un metodo di scrittura contabile che registra ogni operazione aziendale su almeno due serie di conti....
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| Dove si tiene | Un tempo di teneva su moduli cartacei, poi sostituiti da file Excel. Oggi si tiene con appositi software di contabilità. |
Tenere correttamente la prima nota prepara l'elaborazione delle scritture contabili più complesse e obbligatorie per legge (es. libro giornale, Libro Mastro e il Bilancio); secondo una risoluzione del MEF (n. 9/101 del 9.08.79) “diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresaSi definisce "impresa" l'attività economica svolta dall’imprenditore, ovvero l’attività professionale organizzata per produr...”.
Cos’è la prima nota
La prima nota è la prima annotazione di tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari che aziende e professionisti effettuano nell’ambito della propria attività. Contiene dati qualitativi e quantitativi che troveranno successivamente destinazione sui libri contabili ufficiali (come ad esempio il libro giornale). Le annotazioni vengono fatte in modo ordinato e sistematico, rispettando il sistema contabile in uso dall’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur....
Nella Prima Nota vengono quindi registrate tutte le scritture contabili: Fatture attive e passive, Corrispettivi giornalieri, Incassi e Pagamenti, Retribuzioni, Spese sostenute (ad esempio il pagamento dell’affitto e del condominio, bolli, eccetera), Prelievi e versamenti di denaro contante, Operazioni bancarie come i bonifici, i pagamenti con carta di credito o di debito, Pagamento imposte e tasse (F24, F23, eccetera), etc…
Come redigere la prima nota?
La prima nota assolve al compito di predisporre e ordinare nel modo più conveniente possibile i dati: dalla prima nota si desumono i valori che danno misura all’operazione contabile e che andranno poi riportati su libri, registri e documenti per avere la possibilità di valutare in termini quantitativi l’andamento della gestione. Per questo motivo, i dati principali di ogni movimento annotato saranno:
- la data dell’operazione contabile
- la tipologia di movimento: se si tratta di un’entrata o di un’uscita, oppure di un costoSi definisce "costo" tutti gli oneri che l’impresa sostiene per procurarsi le merci, i servizi e i fattori produttivi necessari ... o un ricavo
- l’importo del movimento e il segno (Dare Avere)
- l’aliquotaSi definisce "aliquota" la percentuale da applicare alla base imponibile per determinare l’imposta. L’aliquota è proporzional... IvaL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga... (se presente)
- una breve descrizione che aiuti subito a risalire alla causa che ha generato il movimento
- il saldo contabile progressivo aggiornato
Le annotazioni possono essere fatte su un modulo cartaceo, su Excel o con un software contabile.
Modelli cartacei
In commercio si vendono dei formulari cartacei già predisposti per le annotazioni in prima nota: si tratta di documenti in cui sono presenti delle tabelle già disegnate dove poter registrare giorno per giorno le singole operazioni. Solitamente si vendono presso le cartolerie o negozi che vendono materiali per uffici, che offrono modulistiche diverse a seconda del tipo di movimenti da rilevare: ad esempio, Prima Nota Cassa, Prima Nota Corrispettivi, Prima Nota Dare Avere. La tenuta della prima nota con i moduli cartacei può essere utilizzata per le piccole attività che non hanno molte operazioni da monitorare perché con questo metodo il saldo progressivo e la somma delle colonne non avviene in automatico, ma occorre effettuarlo a mano con l’aiuto di una calcolatrice.
Modello in Excel
Tramite un foglio di Excel è possibile predisporre delle tabelle organizzate per righe e colonne dove registrare le operazioni di prima nota, con il calcolo automatico del saldo e le somme delle colonne Dare Avere.
Software di contabilità
Il software di contabilità è pensato per gestire più rapidamente tutte le scritture contabili, partendo proprio dalla prima nota contabile. In questo modo, la maggior parte delle attività vengono automatizzate: è la soluzione migliore per quelle aziende, grandi o piccole, che vogliono avere sempre sotto controllo la contabilitàSi definisce "contabilità" quella parte della ragioneria che si occupa della registrazione e del controllo dei fatti economici e ... e conoscere in real time la situazione contabile aggiornata.
Prima nota e partita doppia
La registrazione dei movimenti in prima nota segue le regole della partita doppia. Annotare le scritture contabili in partita doppia significa andare a valorizzare le due sezioni Dare e AvereSi definiscono "Dare e Avere" (in contabilità) le due sezioni contrapposte utilizzate per la registrazione contabile con il metod... con gli stessi importi, per ottenere un saldo pari a zero. Facciamo un esempio di prima nota relativa alle seguenti operazioni:
- in data 2 maggio, l’azienda effettua un bonifico per il pagamento anticipato semestrale del canone di affitto (affitto passivo) del capannone che utilizza per l’attività pari a € 20.000;
- il 4 maggio acquista un macchinario di produzioneSi definisce "produzione" (in economia) la trasformazione di materie prime o componenti in prodotti finiti, attraverso l'impiego d... con un costo pari a € 40.000 + IVA al 22%, con pagamento a 30 giorni (si apre un debito vs. fornitori);
- il 7 maggio acquista materiali vari per un totale di € 25.000 + IVA 20% con pagamento a 30 giorni (si apre un altro debito vs. fornitori)
- il 22 maggio effettua una vendita di prodotti pari a € 120.000 + IVA 10%, con incasso a 30 giorni (si apre un credito vs clienti);
- il 28 maggio paga gli stipendi dei dipendenti tramite bonifico bancario pari a € 37.000: le retribuzioni lorde sono pari a € 50.000, gli oneri sociali sono di € 15.500, di cui € 2.000 a carico dei lavoratori e le ritenute Irpef, a carico dei lavoratori, a 11.000 €.
Il risultato in prima nota in partita doppia sarà:
Prima nota in partita doppia: esempio
Prima nota e libro giornale: quali differenze?
Il libro giornale è un documentoSi definisce “documento” qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato, pertan... fiscale obbligatorio e valido legalmente. Il Ministero delle Finanze si è espresso in merito alla validità della prima nota in una risoluzione (n. 9/101 del 9.08.79) sostenendo che questo documento “diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”.
Per saperne di più:
PRIMA NOTA CON IL SOFTWARE CONTABILE: COS’È E COME SI COMPILA