Gli errori della Fattura Elettronica: come correggerli?

Fatturazione Elettronica: cosa fare in caso di errori

Da quando la fatturazione elettronica B2B è diventata obbligatoria per quasi tutti i titolari di partita IVA, capita di incappare in file XML contenenti uno o più errori. Cosa fare e come comportarsi in questi casi?

Vediamo di seguito una lista degli errori più comuni e come correggerli .

Errori fattura elettronica

Una fattura si considera emessa quando il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. In base alle informazioni contenute nel file e in base alla sua struttura, il sistema riconosce in automatico se si tratta di una Fattura PA (destinata alla Pubblica Amministrazione) oppure di una Fattura tra Privati (destinata ad un soggetto privato). Sostanzialmente possiamo individuare due tipologie di errori legati alla e-fattura: quelli immediatamente intercettati dal SdI e quelli che vengono rilevati in seguito dal destinatario o anche dall’emittente stesso. Se ci si avvale di un software gestionale per la fatturazione elettronica molti di questi errori possono essere evitati.


 

 

Errori fattura elettronica rilevati dal SdI

Se il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio con degli errori formali o di valore è SDI stesso che scarta la fattura, inviando al mittente la Ricevuta di Scarto contenente i codici di errore rilevati. Il soggetto emittente ha tempo 5 giorni per correggere gli errori segnalati nella ricevuta e rinviarla al sistema nuovamente con lo stesso numero e stessa data.

I codici di errori più comuni rilevati dal SdI sono i seguenti.

 

Nomenclatura e unicità del file XML

Uno dei primi controlli che il sistema fa è quello di verificare il nome del file XML per evitare che vengano inviati file che abbiano la stessa nomenclatura di un file già trasmesso. Il file deve rispondere alle specifiche indicate nei documenti pubblicati dall’Agenzia delle Entrate e se rileva errori lo rifiuta indicando quanto segue:

  • Codice errore 00001 Nome file non valido: se il nome file è non conforme alle regole.
  • Codice errore 00002 Nome file duplicato: se esiste già un file XML con lo stesso nome

 

Dimensione del file XML

Le dimensioni non devono superare determinati limiti imposti dal sistema: ad esempio, se viene trasmesso tramite PEC il file non deve superare i 30 megabytes. Se il file XML della fattura elettronica supera i limiti previsti, la ricevuta contiene il codice di scarto 00003.

 

Integrità della fattura e autenticità del certificato di firma

Il documento ricevuto viene verificato nella sua integrità ossia viene verificato che non sia stata fatta alcuna modifica dopo aver apposto la firma digitale. Se il controllo dovesse dare esito negativo, il codice di scarto è 00102 File non integro. Viene poi fatta una verifica sulla validità del certificato di firma: in particolare il sistema verifica che il certificato sia ancora valido, che non sia scaduto, che non sia stato revocato o non sia affidabile. I relativi codici di errore sono:

  • Codice errore 00100 Certificato di firma scaduto
  • Codice errore 00101 Certificato di firma revocato
  • Codice errore 00104 CA (Certification Authority) non affidabile
  • Codice errore 00107 Certificato non valido

 

File e formato XML

Questa verifica ha per oggetto il file e il suo formato che devono essere come indicato nelle specifiche tecniche. Nel caso si rilevino errori in questa parte i codici di scarto sono i seguenti:

  • Codice errore 00103: se la firma digitale apposta manca del riferimento temporale.
  • Codice errore 00105: se il riferimento temporale della firma digitale apposta non è coerente.
  • Codice errore 00106: se il file è vuoto o corrotto
  • Codice errore 00200: se il file non è conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformità)
  • Codice errore 00201: se si riscontrano più di 50 errori di formato

 

Contenuto del file XML

Anche il contenuto del file XML è oggetto di verifiche da parte del SdI. In particolare il sistema controlla la coerenza dei dati. Molti sono i codici di scarto tra questi ne citiamo i più comuni:

  • Codice errore 00400: è presente un’aliquota IVA pari a zero e non è indicata la natura del documento. In questo caso l’impostazione dell’IVA non è corretta
  • Codice errore 00401: è presente un’aliquota IVA diversa da zero ed è indicata la natura del documento. In questo caso l’impostazione dell’IVA non è corretta
  • Codice errore 00417: in questo caso non è valorizzato almeno uno dei campi relativi al codice fiscale o alla partita IVA
  • Codice errore 00424: quanto l’IVA non è indicata in modo percentuale
  • Codice errore 00426: se il codice destinatario è pari a “0000000” e la PEC non viene indicata

 

Validità del contenuto della fattura elettronica

Il Sistema di Interscambio, oltre ad effettuare verifiche di tipo tecnico, effettua verifiche di valorizzazione e validità di alcuni dati contenuti nella fattura elettronica che sono ritenuti necessari per il recapito definitivo del documento contabile al destinatario. In particolare viene controllato:

I codici di errore che possono essere segnalati in questi casi sono ad esempio:

  • Codice errore 00304: se il codice fiscale non è valido
  • Codice errore 00311: se il codice destinatario non è valido
  • Codice errore 00313: se il codice destinatario non è attivo

 

Unicità della fattura

Il SdI effettua anche una verifica per intercettare e impedire che una fattura già trasmessa venga ritrasmessa. In questo caso i dati messi a confronto sono l’identificativo dell’emittente, l’anno di fatturazione e il numero della fattura. Se si rileva la presenza di un documento con gli stessi dati viene scartata con i seguenti codici di errore:

  • Codice errore 00404: se si tratta di una fattura duplicata.
  • Codice errore 00409: se si tratta di una fattura duplicata nel lotto.

 


 

 

Errori fattura elettronica rilevati dall’emittente o dal destinatario

Se l’errore si rileva dopo che il processo di invio della fattura elettronica è andato a buon fine, non resta altro che emettere una nota di variazione (credito o debito), in quanto una fattura elettronica inviata e non scartata dallo SdI viene considerata emessa e quindi non più modificabile.

Spesso si preferisce emettere una nota di accredito totale dell’intera fattura e procedere ad emetterne una nuova. Ci sono tuttavia dei casi in cui è meglio non emettere alcuna nota di accredito, come ad esempio nel caso di IBAN errato, indirizzo PEC o Codice Destinatario errati, dati facoltativi non corrispondenti a quelli del cliente. In questi casi è meglio avvisare subito il destinatario della fattura e accordarsi sul da farsi, conservando tutta la relativa documentazione.

 

Controllo Fatture PA

Per le fatture verso la Pubblica Amministrazione il processo è diverso, in quanto, anche se il SdI non scarta la fattura e la recapita all’ente destinatario, quest’ultimo può rifiutare la fattura stessa. I casi possono quindi essere due:

Notifica di esito negativo
Se l’emittente di una fatturaPA riceve una notifica di esito negativo da parte dell’ufficio pubblico, tramite SdI, dovrà procedere alla correzione dell’errore e al successivo invio della fattura corretta, con lo stesso numero e data.
FatturaPA rifiutata dopo l’accettazione
Quando l’ufficio pubblico accerta che la fattura ricevuta contiene un errore dovrà contattare direttamente il trasmittente richiedendo l’emissione di nota di credito.


 

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