Fattura Elettronica B2B: le domande frequenti (FAQ)

FAQ Fatturazione Elettronica

Dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica per le fatture B2B e B2C: questo significa che qualsiasi documento di vendita, emesso da un’azienda o da un professionista (ovvero da un soggetto con Partita IVA) e che rappresenta una “fattura” avrà validità solo se generato in un particolare formato elettronico (xml) e inviato tramite un sistema di certificazione dell’Agenzia delle Entrate (detto Sistema di Interscambio, SdI).

Ma cosa significa esattamente? Cosa cambia per le aziende italiane?
Molti sono i dubbi e le domande in merito: vediamo di rispondere a quelle più frequenti.

Argomenti trattati

FATTURAZIONE ELETTRONICA OBBLIGATORIA

Domande generali sulla Fatturazione Elettronica Obbligatoria

 

Che cos’è la fattura elettronica?

Domanda: Che cos’è la fattura elettronica?

Risposta: la fattura elettronica è un documento di vendita generato in formato digitale, su file xml (eXtensible Markup Language) ovvero un formato strutturato che permette di riconoscere il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo. Il file xml deve corrispondere a determinate specifiche tecniche, espressamente previste dall’Agenzia delle Entrate.

 

Domanda: Qual è il processo della fattura elettronica?

Risposta: la fattura elettronica deve essere emessa, trasmessa e conservata seguendo esclusivamente un processo digitale. Il documento deve essere emesso in formato xml (pertanto deve essere redatto necessariamente utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone) e viene poi inviato al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo sistema recapita la fattura elettronica al destinatario (dopo aver verificato che il file xml sia formalmente corretto). Per legge la fattura elettronica deve essere poi conservata digitalmente per minimo 10 anni.

 

Domanda: Che differenza c’è tra Fattura PA, Fattura B2B e Fattura B2C?

Risposta: si tratta di tre tipologie di fatture elettroniche che differiscono tra di loro per il diverso destinatario. In particolare, nella Fattura PA il destinatario è un ente pubblico (un comune, una scuola, un ospedale, eccetera), nella Fattura B2B il destinatario è un soggetto titolare di Partita IVA (un’azienda, un negozio, un professionista, eccetera) e nella Fattura B2C il destinatario è una persona fisica senza Partita IVA (consumatore finale). Si parla di Fatturazione Elettronica tra Privati in riferimento al B2B e B2C. Il processo di fatturazione elettronica verso la PA (Pubblica Amministrazione) ha alcune differenze tecniche rispetto ai privati.

 

Che cos’è la fatturazione elettronica obbligatoria?

Domanda: Che cos’è la fatturazione elettronica obbligatoria?

Risposta: la fatturazione elettronica obbligatoria è un sistema che permette di gestire l’intero ciclo di vita delle fatture elettroniche basandosi interamente su un processo digitale: dalla loro emissione fino alla loro conservazione a norma per 10 anni.

 

Domanda: Qual è la normativa di riferimento per la fatturazione elettronica B2B?

Risposta: la prima norma che ha introdotto, in maniera facoltativa, la fatturazione elettronica tra privati (B2B) in Italia è stata il D.Lgs. n.127/2015. Successivamente, la Legge di Bilancio 2018 (Legge n. 205 del 27 dicembre 2017) ne ha ufficialmente definito l’obbligatorietà.

 

Che differenza c’è tra la fattura cartacea e quella elettronica?

Domanda: Che differenza c’è tra la fattura cartacea e quella elettronica? Ovvero, cosa cambia per le aziende nella fase di emissione e ricezione della fattura in formato elettronico?

Risposta: la fattura cartacea è un documento di vendita che può essere stampato su carta e inviato via posta al destinatario, oppure generato su file (ad esempio un pdf, un excel, eccetera) e inviato tramite email. Per essere considerato fattura, deve contenere alcuni requisiti richiesti dalla legge italiana. La fattura elettronica, invece, è un documento digitale che può essere emesso solamente in un formato xml standard e inviato tramite il Sistema d’Interscambio (SdI). Se non si segue tale processo, la fattura si considera non emessa e non potrà avere alcun valore né fiscale né legale.

 

Che cos’è il QR-Code?

Domanda: Che cos’è il QrCode?

Risposta: il QR-Code è un codice a barre bidimensionale che potrà essere mostrato ai fornitori per consentire loro di acquisire in automatico i propri dati identificativi IVA e il relativo indirizzo telematico. E’ leggibile dai dispositivi elettronici (smartphone, tablet, pc) e si genera dopo aver registrato il proprio indirizzo telematico sul sito dell’Agenzia delle Entrate cliccando sull’apposita voce “Generazione QR-Code“.

 

Chi è obbligato e chi no a emettere la fattura elettronica?

Domanda: Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica? E chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica?

Risposta: dal 1° gennaio 2019 tutti i soggetti che hanno una Partita IVA devono emettere e ricevere le fatture esclusivamente in formato elettronico, con alcune eccezioni. Sono infatti esonerati dall’obbligo di emissione della fattura elettronica i soggetti che usufruiscono del regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014) o del regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011). Questi soggetti dovranno tuttavia attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche. Inoltre non c’è obbligo di fattura elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di soggetti non residenti in Italia, comunitari ed extra comunitari (eccetto il Tax Free, che prevede l’obbligo anticipato già al 01/09/2018)

 

Per le operazioni transfrontaliere è obbligatoria la fattura elettronica?

Domanda: Per i soggetti (impresa o persona fisica) non residenti in Italia, bisogna comunque emettere fattura elettronica?

Risposta: l’obbligo della fatturazione elettronica non riguarderà le operazioni transfrontaliere ossia tutte quelle operazioni di cessione beni e/o servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio italiano. In ogni caso, gli operatori IVA che ricevono o trasmettono fatture per questo tipo di operazioni devono inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati di queste transazioni (il c.d. esterometro), a meno che non sia stata emessa una bolletta doganale o sia stata emessa o ricevuta una fattura elettronica. La trasmissione di questi dati deve avvenire tramite file xml, come da specifiche tecniche illustrate dall’Agenzia stessa nell’Allegato del Provvedimento nr 89757. Qualora si emetta una fattura elettronica a fronte di un’operazione transfrontaliera, occorre inserire nel campo “Codice Destinatario” il codice “XXXXXXX”. Nel campo “identificativo fiscale IVA” va inserita la partita IVA comunitaria; se si tratta di soggetti extra UE va inserito il seguente codice: “OO 99999999999”.

 

Se viene inviata al cliente una fattura in forma diversa da quella dell’xml cosa succede?

Domanda: Se viene inviata una fattura in forma diversa da quella dell’xml cosa succede?

Risposta: dal 1° gennaio 2019 tutte le transazioni tra privati soggetti IVA devono essere nel formato elettronico xml, altrimenti si considerano non emesse e non valide né fiscalmente né legalmente. In questi casi sono previste delle sanzioni (art. 6 DLgs. 471/1997) a carico del fornitore (sanzione che va dal 90% al 180% dell’IVA, per ogni fattura), oltre a non permettere la detrazione dell’IVA a carico del cliente.

 

Che cos’è la delega ad uno o più intermediario?

Domanda: Che cos’è la delega ad uno o più intermediario per la gestione della fatturazione elettronica? Quali servizi relativi alla fatturazione elettronica sono delegabili?

Risposta: il legislatore italiano ha previsto la possibilità che i servizi relativi all’emissione e alla ricezione delle fatture elettroniche possano essere delegati ad uno o più intermediari (fino ad un massimo di 4). Sono delegabili:

  • consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici
  • consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA
  • registrazione dell’indirizzo telematico
  • fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche
  • accreditamento e censimento dispositivi

 
Domanda: Come si conferisce la delega all’intermediario?

Risposta: la delega ad uno o più intermediari può essere conferita dal cedente (ossia colui che emette la fattura) o dal cessionario (ossia colui che la deve ricevere) utilizzando una delle due modalità alternative:

  • tramite la propria aria riservata dei servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel
  • presentando l’apposito modulo di delega presso un qualsiasi Ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate

Ogni delega può essere revocata in qualsiasi momento.

 

EMISSIONE FATTURA ELETTRONICA

Domande generali sull’emissione della fattura elettronica

 

Come si emette una fattura elettronica?

Domanda: Come si emette una fattura elettronica?

Risposta: poiché la fattura elettronica deve essere emessa nel solo formato digitale xml, la sua emissione deve avvenire tramite un’applicazione informatica che consenta di produrre questo tipo di file. E’ possibile utilizzare SOFTWARE ONLINE o SOFTWARE GESTIONALI messi a disposizione da aziende private, oppure le applicazioni messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

 

Domanda: Come si emette una fattura elettronica utilizzando l’Agenzia delle Entrate?

Risposta: l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione tre tipi di strumenti per poter emettere una fattura elettronica:

Portale web
si tratta di una procedura web all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/). Per accedervi occorre avere la partita IVA e le credenziali di accesso (SPID, CNS o utenza Fisconline/Entratel)
Software stand alone
nella sezione “software” del sito web dell’Agenzia delle Entrate, si può scaricare il file per installare il programma “Compilazione Fattura Elettronica (FEL18)” che consente la predisposizione della fattura in formato xml. La sua funzionalità si limita alla creazione del file, dopodiché occorre spedirlo al Sistema di Interscambio
App Fatturae
è un’app che può essere utilizzata solo da ditte individuali e lavoratori autonomi; non può essere utilizzata da società. Permette l’emissione e la trasmissione delle fatture al SdI. Inoltre permette di importare, visualizzare e inviare una fattura predisposta con un software diverso dall’app. Si collega in automatico poi con la sezione “Fatture e Corrispettivi“. Per accedervi occorre scaricare l’app e avere le credenziali di accesso (utenza Fisconline o Entratel)

Per approfondire scarica la guida Guida Fattura Elettronica gratis dell’Agenzia delle Entrate

Domanda: Come si emette una fattura elettronica con un software ?

Risposta: se si dispone di un software di fatturazione, l’emissione della fattura si effettua richiamando il destinatario dall’Anagrafica Clienti, compilando poi la fattura con i servizi/beni venduti, utilizzando l’Anagrafica Beni/Servizi. Si completa poi la fattura in tutte le parti mancanti (ad esempio sconti, tipologia di pagamento, eccetera) e si genera così la fattura. Con un semplice click il software genera il file xml, mentre la spedizione al Sistema di Interscambio viene fatta da sistemi di HUB integrati.

 
Domanda: Come si emette una fattura elettronica con un software in cloud?

Risposta: i SOFTWARE DI FATTURAZIONE IN CLOUD sono delle piattaforme che, tramite un portale web, permettono all’utente di emettere le proprie fatture in formato xml. Sono dotate di un’interfaccia semplificata e una dashboard dalla quale è possibile sia predisporre la propria fattura sia inviarla al SdI tramite un sistema di HUB.

 

Domanda: Come si emette una fattura elettronica con un software gestionale?

Risposta: se si dispone di un SOFTWARE GESTIONALE l’emissione della fattura si effettua all’interno del sistema, con le modalità tipiche del software in uso, che dovrà essere aggiornato per produrre automaticamente il file xml nel formato ministeriale richiesto. Poi, con un semplice click il software potrà integrarsi all’HUB d’invio per spedire la fattura al Sistema di Interscambio.

 

E’ possibile allegare uno o più file alla fattura elettronica?

Domanda: E’ possibile allegare uno o più file alla fattura elettronica?

Risposta: il formato xml della fattura elettronica prevede la possibilità allegare uno o più file di formato qualsiasi (Pdf, Jpeg, Doc, Txt, XML, TIFF, eccetera). L’esigenza può nascere dal fatto che i dati contenuti nel file allegato non trovano collocazione nei campi del tracciato xml oppure, pur potendo trovare collocazione nei campi del file, si ritiene più utile o conveniente trasmetterli attraverso un altro file. Ovviamente, se l’allegato contiene uno o più dati già presenti nel tracciato xml, questi ultimi saranno gli unici a essere ufficialmente validi.

 

La fattura B2C deve obbligatoriamente essere emessa in formato elettronico?

Domanda: La fattura B2C deve obbligatoriamente essere emessa in formato elettronico?

Risposta: quando un consumatore finale senza Partita IVA chiede fattura, il venditore è obbligato ad emettere la fattura elettronica e a rilasciare anche una copia cartacea e/o su pdf per email all’acquirente. In ogni caso il destinatario della fattura saprà di avere a disposizione, nel proprio Cassetto Fiscale (sul sito dell’Agenzia delle Entrate), la fattura elettronica emessa dal venditore.

 

Qual è la data di emissione di una fattura elettronica?

Domanda: Qual è la data di emissione di una fattura elettronica?

Risposta: in generale una fattura, che sia cartacea o che sia elettronica, si considera emessa una volta “consegnata, spedita, trasmessa o messa a disposizione del cessionario e committente” (comma 1, art. 21, DPR n. 633/1972).
Per la fattura elettronica la data di emissione è la data riportata nella fattura nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file xml, che deve corrispondere con la data di effettuazione dell’operazione (vendita bene o servizio); è la data che determina l’esigibilità dell’IVA. Dal 1° luglio 2019 i soggetti passivi di IVA avranno 10 giorni per l’emissione della fattura dall’effettuazione dell’operazione (DL.119/2018).

 

Come funzioneranno le fatture differite con la fatturazione elettronica?

Domanda: Come funzioneranno le fatture differite con la fatturazione elettronica?

Risposta: l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che restano valide le regole che permettono di predisporre la fattura differita entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, nel rispetto delle disposizioni previste dall’art.21 c.4 lett. a) del DPR 633/72. Questo chiarimento permetterà al cedente di disporre di maggior tempo per preparare e trasmettere poi la fattura elettronica; resta pero’ sempre l’obbligo, in capo al venditore, di rilasciare al cliente, al momento dell’operazione, un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta.

 

Come funzioneranno le autofatture con la fatturazione elettronica?

Domanda: Come funzioneranno le autofatture con la fatturazione elettronica?

Risposta: per le autofatture valgono le stesse regole di generazione, trasmissione e ricezione che valgono per le fatture elettroniche. L’autofattura, essendo una fattura a tutti gli effetti, dovrà essere prodotta in formato xml e veicolata attraverso il Sistema di Interscambio.

 

Una fattura scartata dal Sistema di Interscambio si considera comunque emessa?

Domanda: Una fattura scartata dal Sistema di Interscambio si considera comunque emessa?

Risposta: se una fattura trasmessa al Sistema di Interscambio non supera i controlli propedeutici che questo fa su tutti i file ricevuti, viene scartata e si considera non emessa.

 

Con quale data e numerazione va ritrasmessa una fattura scartata dal Sistema di Interscambio?

Domanda: Con quale data e numerazione va ritrasmessa una fattura scartata dal Sistema di Interscambio?

Risposta: quando una fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio occorre ritrasmetterla entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di scarto. Per quanto riguarda la data e la numerazione della fattura la situazione ideale sarebbe ritrasmettere la fattura con la stessa data e la stessa numerazione. Se ciò non fosse possibile, occorre seguire una delle due modalità:

  • nuova fattura con nuovo numero e data: dopo aver stornato la fattura scartata, bisogna inserirne una nuova con un nuovo numero di protocollo e una nuova data. In questo documento, pero’, occorre far riferimento alla precedente fattura scartata; in tal modo si attesta la tempestività della correzione e ritrasmissione della fattura e non si inficia il periodo di liquidazione dell’imposta
  • fattura con rettifica: si segue lo stesso procedimento di sopra ossia storno del precedente movimento contabile, inserimento e emissione di nuova fattura. Il nuovo documento riporta la stessa numerazione della precedente, ma con un elemento rettificativo che faccia capire che si tratta di un documento scartato e rettificato (ad esempio numerazioni come “1/R” o “1/S”). Queste fatture devono essere inserite in un apposito registro sezionale

In ogni caso è importante che ci sia comunque un legame con quella inizialmente trasmessa: solo in questo modo si può attestare che il documento fa riferimento ad un cessione avvenuta in una determinata data.

 

Si può rifiutare una fattura elettronica?

Domanda: Se una fattura viene rifiutata dal destinatario, si deve considerare non emessa e quindi l’emittente deve stornarla? Oppure no?

Risposta: le Pubbliche Amministrazioni possono rifiutare una fattura elettronica, ma i Privati no. Questo significa che mentre una PA può rispondere al SdI con una notifica di rifiuto e la fattura elettronica assume il significato di “fattura non emessa”, il soggetto Privato non può: la fattura elettronica B2B (o B2C) che ha superato i controlli del SdI ed è stata regolarmente consegnata, si considera comunque fiscalmente emessa. L’eventuale fattura B2B rifiutata dal destinatario dovrà essere stornata con una nota di credito (o una rettifica interna a seconda delle situazioni) e si dovrà procedere eventualmente ad emettere una nuova fattura elettronica.

 

RICEVIMENTO FATTURA ELETTRONICA

Domande generali sulla ricezione della fattura elettronica

 

Come si riceve una fattura elettronica?

Domanda: Come si riceve una fattura elettronica?

Risposta: la ricezione della fattura elettronica può avviene secondo due modalità: tramite intermediario (con CODICE DESTINATARIO) oppure tramite PEC. E’ possibile anche registrare sul sito dell’Agenzia delle Entrate il proprio indirizzo telematico preferenziale.

 

Come viene recapitata una fattura elettronica?

Domanda: Come viene recapitata una fattura elettronica al giusto destinatario?

Risposta: è sempre il Sistema di Interscambio che si occupa di recapitare la fattura al giusto destinatario. Una volta effettuati tutti i controlli necessari alla validità del file xml, il Sistema di Interscambio recapiterà il file all’indirizzo telematico corretto indicato nella fattura o preventivamente registrato dal destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

 

Qual è la data di ricezione di una fattura elettronica?

Domanda: Qual è la data di ricezione di una fattura elettronica?

Risposta: la data di ricezione è la data in cui SdI consegna la fattura al destinatario; nei casi di notifica di mancata consegna, coincide con la data di messa a disposizione del file nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi“. La data di ricezione è la data a cui si farà riferimento ai fini della detrazione dell’IVA.

 

Che cos’è l’indirizzo telematico?

Domanda: Che cos’è l’indirizzo telematico?

Risposta: l’indirizzo telematico è il canale che si desidera utilizzare per la ricezione delle fatture elettroniche; è possibile utilizzare il Codice Destinatario di un intermediario oppure un indirizzo di posta elettronica certificato (PEC). L’indirizzo telematico può anche essere impostato sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, nell’apposita area denominata “Registra l’indirizzo telematico dove ricevere le fatture“.

 

Si può scegliere la PEC per ricevere le fatture elettroniche?

Domanda: Si può scegliere la PEC come esclusivo canale di ricezione delle fatture elettroniche?

Risposta: assolutamente si. Per ricevere le fatture elettroniche esclusivamente tramite PEC, è necessario fornire l’indirizzo della propria casella di posta certificata o ai fornitori oppure si può registrare la propria PEC come indirizzo telematico predefinito nel sito dell’Agenzia delle Entrate. Il fornitore dovrà inserire nella fattura elettronica la PEC del committente (cliente) e (sempre) il codice destinatario “0000000”, quindi invierà il file xml al Sistema di Interscambio (SdI) che si occuperà di recapitare il documento alla PEC del destinatario.

 

Che cos’è il Codice Destinatario?

Domanda: Che cos’è il Codice Destinatario o Codice Univoco?

Risposta: il Codice Destinatario (con la FatturaPA era detto Codice Univoco e identificava il codice univoco dell’ufficio pubblico destinatario della fattura elettronica) è un codice da inserire nella fattura elettronica per recapitare il documento al giusto destinatario. Si tratta di un codice alfanumerico di 7 caratteri univoco, rilasciato dall’Agenzia delle Entrate, che individua il destinatario delle fatture oppure il suo intermediario. E’ un dato che nella fattura va sempre valorizzato (con il codice dell’intermediario oppure inserendo “0000000” se si vuole recapitare la fattura alla PEC del destinatario), altrimenti la fattura viene scartata dal Sistema di Interscambio.

 

Come si ottiene il Codice Destinatario?

Domanda: Come si ottiene il Codice Destinatario?

Risposta: il Codice Destinatario si ottiene a seguito dell’accreditamento di un canale telematico FTP o Web-Service. Dal sito www.fatturapa.gov.it, si va nella sezione “Strumenti” e poi nella sezione “Gestire il canale“. All’interno di questa sezione, l’utente dovrà caricare la richiesta di accreditamento originariamente presentata. Possono accreditare il canale solamente soggetti che presentano determinati requisiti (tipo le software house). Gli altri soggetti possono chiedere il Codice Destinatario di un proprio intermediario.

 

Che cos’è un canale telematico di tipo FTP o Web-Service?

Domanda: Che cos’è un canale telematico di tipo FTP o Web-Service?

Risposta: il canale telematico di tipo FTP o Web-Service sono canali di trasmissione e/o ricezione delle fatture elettroniche. Con il Servizio FTP l’azienda o il suo intermediario deve esporre un proprio FTP Server e comunicare le relative credenziali d’accesso per essere raggiunto dal client FTP dell’Agenzia delle Entrate. Tale modalità prevede la possibilità di trasmettere i file, preventivamente crittografati, attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi, all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti assicurando la qualificazione del canale. Il Servizio Web-Service è un sistema software in grado di garantire l’interoperabilità tra sistemi che si trovano sulla stessa rete. In pratica il SdI mette a disposizione, su rete Internet, un servizio web, che è richiamabile da un sistema informatico o da una applicazione, che consente di trasmettere i file come allegati di un messaggio SOAP.

 

SISTEMA DI INTERSCAMBIO

Domande generali sul Sistema di Interscambio.

Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Domanda: Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Risposta: il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, istituito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, che è utilizzato da tempo per la trasmissione delle fatture elettroniche per le Amministrazioni Pubbliche e che è stato adattato anche per gestire le fatture B2B e B2C. Tutte le fatture elettroniche devono transitare da questa piattaforma che si occupa di ricevere i file xml, effettuare una serie di controlli, recapitare le fatture al corretto destinatario e conservare le fatture transitate. Certifica la validità dei file e dà esito dei relativi controlli sui file, tramite le notifiche.

 

Come ci si registra sul Sistema di Interscambio?

Domanda: Come ci si registra sul Sistema di Interscambio?

Risposta: in realtà non ci si registra sul Sistema di Interscambio, ma ci si registra sul sito dell’Agenzia delle Entrate richiedendo le credenziali di accesso. In particolare occorre avere uno dei seguenti accessi:
>> Pin Agenzia Entrate: Fisconline/Entratel
>> Carta Nazionale dei Servizi (CNS)
>> Pin di identità digitale (SPIN)

 

Come funziona il Sistema di Interscambio?

Domanda: Come funziona il Sistema di Interscambio?

Risposta: il Sistema di Interscambio funziona come un “postino” intelligente: riceve i file delle fatture elettroniche, li verifica e, se è tutto corretto, li recapita al giusto destinatario. Tutte le fatture elettroniche devono passare da questo sistema ed essere certificate nella loro coerenza e validità, sia legale che fiscale.

 

Che tipo di controlli effettua sui file xml il Sistema di Interscambio?

Domanda: Che tipo di controlli effettua sui file xml il Sistema di Interscambio?

Risposta: il Sistema di Interscambio, per ogni file ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al soggetto destinatario. In particolare le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare:

  • nomenclatura ed unicità del file trasmesso: conformità del nome file e controllo invio file con lo stesso nome;
  • dimensioni del file: il file non deve eccedere le dimensioni ammesse per il canale di trasmissione utilizzato;
  • integrità del documento: per garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma;
  • autenticità del certificato di firma: per garantire la validità del certificato di firma utilizzato;
  • conformità del formato fattura: per garantire che il contenuto del documento sia rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche;
  • coerenza del contenuto della fattura: per garantire la coerenza del contenuto degli elementi informativi, come previsto dalle regole tecniche (ad esempio la data successiva alla data di ricezione, campo Partita IVA o Codice Fiscale non valorizzato, campo Codice Destinatario non valorizzato, calcolo dell’imponibile secondo le specifiche tecniche non corretto, eccetera);
  • validità del contenuto della fattura: per accertare la presenza e la validità dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario e per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili (ad esempio se il Codice Fiscale è valido, se il Codice Destinatario è attivo o non valido, eccetera);
  • unicità della fattura: per intercettare ed impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata;
  • recapitabilità della fattura: per garantire che la fattura abbia tutti i dati corretti per la giusta recapitabilità al destinatario.

 

Quali notifiche invia il Sistema di Interscambio?

Domanda: Quali notifiche invia il Sistema di Interscambio?

Risposta: il Sistema di Interscambio invia una serie di notifiche a seconda dello step o dei problemi rilevati in fase di controllo. In particolare, per la Fatturazione tra Privati, le notifiche sono:

  • Ricevuta di consegna (RC): è la ricevuta inviata dal SdI al soggetto trasmittente per comunicare l’avvenuta consegna del file al destinatario
  • Notifica di scarto (NS): è la notifica inviata dal SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui non sia stato superato uno o più controlli tra quelli effettuati dal SdI sul file ricevuto
  • Notifica di mancata consegna (MC): è la notifica inviata dal SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui fallisca l’operazione di consegna del file al destinatario
  • File dei metadati (MT): è il file inviato dal SdI al soggetto ricevente insieme al file fattura e contenente i dati principali di riferimento del file utili per l’elaborazione, ivi compreso l’identificativo del SdI.

 

Quanti giorni si hanno per ritrasmettere una fattura scartata dal Sistema di Interscambio?

Domanda: Quanti giorni si hanno per ritrasmettere una fattura scartata dal Sistema di Interscambio?

Risposta: se una fattura non ha passato i controlli del Sistema di Interscambio viene scartata e inviata al trasmittente la notifica di scarto che contiene i codici di errore ossia la motivazione che ha comportato il blocco del processo. In tal caso il trasmittente ha 5 giorni lavorativi dalla ricezione della notifica di scarto per correggere l’errore e ritrasmettere la fattura al SdI senza incorrere in alcuna sanzione.

 

CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Domande frequenti sulla conservazione delle fatture elettroniche

 

Che cos’è la conservazione delle fatture elettroniche?

Domanda: Che cos’è la conservazione delle fatture elettroniche?

Risposta: la conservazione delle fatture elettroniche è un processo digitale, regolato dalla legge, con il quale i formati elettronici dei documenti vengono “archiviati”, in modo tale da mantenere la loro integrità e validità legale nel tempo.

 

Che differenza c’è tra conservazione elettronica, digitale e sostitutiva delle fatture?

Domanda: Che differenza c’è tra conservazione digitale, elettronica e sostitutiva delle fatture?

Risposta: i tre termini hanno significato diverso e precisamente:

  • Conservazione Elettronica: è il processo di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti informatici conservati, assicurandone il valore giuridico, l’integrità e l’autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo
  • Conservazione Digitale: è la conservazione elettronica di un documento nativo in formato digitale. Il documento nasce quindi già in un formato che è immateriale: ne sono un esempio pratico proprio la PEC oppure la Fattura elettronica
  • Conservazione Sostitutiva: è la conservazione elettronica della copia informatica di un documento originariamente analogico. Il documento analogico viene dapprima dematerializzato quindi viene conservato elettronicamente

 

Per quanto tempo bisogna conservare le fatture secondo la legge italiana?

Domanda: Per quanto tempo bisogna conservare le fatture secondo la legge italiana?

Risposta: la conservazione delle fatture elettroniche deve essere fatta per almeno 10 anni.

 

Come si effettua la conservazione delle fatture elettroniche?

Domanda: Come si effettua la conservazione delle fatture elettroniche?

Risposta: la conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata da un software di gestione documentale: in tal caso è automatica. L’archiviazione ha come oggetto sia i file in formato xml che anche in altri formati ammessi dalla legge (ad esempio pdf, jpg o txt). Anche l’Agenzia delle Entrate offre un servizio di conservazione delle fatture elettroniche nel solo formato xml. Per ottenere tale servizio occorre stipulare un accordo di servizio on line, disponibile nel sito dell’Agenzia.

 

Si può delegare la conservazione delle fatture elettroniche ad un intermediario?

Domanda: Si può delegare la conservazione delle fatture elettroniche ad un intermediario?

Risposta: la conservazione delle fatture elettroniche può essere delegata ad un terzo che fa da intermediario (ad esempio una software house).

 

ALTRE DOMANDE SULLA FATTURA ELETTRONICA

Domande generiche sulla fatturazione elettronica

 

Come si può visualizzare una fattura elettronica senza un software?

Domanda: Come si può visualizzare una fattura elettronica senza un software?

Risposta: il Sistema di Interscambio mette a disposizione un foglio di stile (stylesheet) per la visualizzazione della fattura. In pratica occorre scaricare il foglio di stile e salvarlo nella cartella dove si salveranno anche i file delle fatture in formato xml. Fatto ciò, cliccando sui file xml, questi verranno interpretati dal foglio di stile e rappresentati in un formato leggibile. Sul sito FatturaPA è disponibile una sezione dove è possibile visualizzare sia il contenuto del file Fattura che del file messaggio (ricevuta, notifica, attestazione).

 

Come vanno trattate le fatture passive emesse nel 2018, ma ricevute nel 2019, non in formato xml, ma cartacee o via email?

Domanda: Come vanno trattate le fatture passive emesse nel 2018, ma ricevute nel 2019, non in formato xml, ma cartacee o via email?

Risposta: l’obbligo della fatturazione elettronica parte dal 1° gennaio 2019. Da questa data tutte le fatture emesse devono essere nel formato prescritto dall’Agenzia delle Entrate (xml). Se la fattura è stata emessa nel 2018 in modalità cartacea o pdf, doc, eccetera, ed è stata ricevuta dal cessionario/committente nel 2019, la stessa non sarà soggetta all’obbligo della fatturazione elettronica. Resta pero’ valido l’obbligo della conservazione sostitutiva

 

Con l’obbligo della fattura elettronica occorrerà fare ugualmente lo spesometro?

Domanda: Con l’obbligo della fattura elettronica occorrerà fare ugualmente lo spesometro?

Risposta: con l’obbligo della fatturazione elettronica, da gennaio 2019 si prevede l’abolizione di questa comunicazione polivalente, in quanto l’Agenzia delle Entrate avrà già a disposizione tutti i dati delle fatture, che dovranno obbligatoriamente transitare dal Sistema di Interscambio. E’ previsto solo il Mini Spesometro valido solo per le operazioni transfrontaliere ossia per le operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato italiano.

 

 

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