Fattura Elettronica: come evitare gli errori nel ciclo attivo

Fattura Elettronica prevenire gli errori

Con la partenza della fatturazione elettronica tra privati, non sono poche le difficoltà che si incontrano giorno per giorno. Con un minimo di attenzione, però, possiamo prevenire gli errori più comuni ed evitare così che la nostra fattura sia scartata dal Sistema di Interscambio.

Vediamo insieme quali sono i consigli degli esperti in materia.

Il Codice Destinatario va sempre valorizzato

Nel file XML occorre obbligatoriamente indicare non solo a chi spedire la fattura elettronica, ma anche in quale “luogo virtuale” farla arrivare. Come sicuramente già sappiamo, possiamo impostare un nostro indirizzo telematico prevalente sul quale ricevere tutte le fatture elettroniche: il Codice Destinatario oppure la PEC.

Secondo le regole tecniche emanate dall’Agenzia delle Entrate, mentre il campo PEC può essere anche non valorizzato nel file, quindi rimanere vuoto, il campo Codice Destinatario deve essere sempre valorizzato. A questo proposito attenzione: il codice è alfanumerico quindi deve contenere lettere maiuscole e numeri.

Fatta questa premessa, quindi, se si conosce il Codice Destinatario del proprio cliente si dovrà inserire questo valore, altrimenti abbiamo i due seguenti casi:

  • conosco solo la PEC del destinatario: si valorizzerà il campo della PEC con l’indirizzo di posta certificata che conosciamo e nel campo Codice Destinatario si inserirà il codice convenzionale “0000000”;
  • non conosco né PEC né Codice Destinatario: occorre valorizzare il campo del Codice Destinatario con i 7 zeri (“0000000”); il campo PEC può restare vuoto.

 

Attenzione ai caratteri speciali

Tutti i caratteri speciali vanno aboliti: nel file XML, infatti, non sono permessi caratteri diversi da quelli standard. Per fare un esempio la & che spesso si trova nella denominazione di un’azienda deve essere sostituita con la “E”. Anche caratteri come @,$,”, eccetera non sono supportati dal file XML.

Alcuni software di fatturazione elettronica sono già predisposti per fare dei controlli e sostituire questi caratteri o eliminarli. Se non si disponesse di questo controllo preventivo, bisognerà farlo in fase di predisposizione della fattura elettronica.

Le motivazioni di scarto: meglio conoscerle in anticipo

Meglio conoscere in anticipo gli errori più importanti e frequenti che determinano lo scarto del file XML da parte del Sistema di Interscambio. A tal proposito ci viene incontro l’Allegato specifiche tecniche provvedimento 89757 del 30 aprile AdE.

Vediamo insieme quali sono i principali controlli.

Nomenclatura e unicità del file
Il Sistema di Interscambio scarta il file che non abbia una denominazione conforme alle regole stabilite o che sia stato già trasmesso.
Dimensione del file
I file trasmessi non devono superare determinate dimensioni legate alla tipologia di canale utilizzato per la trasmissione.
Coerenza del contenuto
Il Sistema di Interscambio controlla che i dati siano coerenti tra di loro e con le regole imposte. Ad esempio: se indico che la Natura del mio file è di tipo N6-Reverse Change, devo sapere che l’aliquota IVA in emissione può essere solo pari a 0. Se dovessi inserire un valore diverso da 0, la fattura sarebbe in automatico scartata per incompatibilità di quanto dichiarato.
Altro esempio: non posso inserire nella data di emissione una data successiva a quella dell’invio.
Ancora: se inserisco un’aliquota pari a 0 e il valore di imposta è diverso da 0 o viceversa. In tal caso i dati non sono coerenti fra loro.
Validità del contenuto dei dati di fattura
Il controllo viene fatto soprattutto sui codici fiscali e le partite IVA, incrociando i dati rilevati nel file con quelli presenti nell’anagrafe tributaria.

 

Software di fatturazione elettronica: perché non approfondirne la conoscenza?

Se ci siamo dotati di un software che ci aiuta ad emettere e ricevere le fatture elettroniche, meglio conoscerlo a fondo e conoscerne ogni potenzialità.

I software di questo tipo non sono dei semplici excel o word che ci compilano la fattura e basta: hanno sicuramente tante funzionalità da scoprire e conoscere. Meglio quindi investire del tempo che verrà sicuramente recuperato con la quotidiana operatività del suo utilizzo.

Molti software, ad esempio, permettono la visualizzazione in anteprima del file XML e questo è già un grosso vantaggio perché si può fare una veloce lettura dei campi che si conoscono e verificarne il corretto contenuto.

 

Il file XML: meglio imparare a capire cos’è

Al momento attuale l’unico formato ammesso per la fattura elettronica è il file XML.

Nel provvedimento già citato di aprile del 2018, l’Agenzia delle Entrate ne ha precisato la struttura a seconda della tipologia di documento che vogliamo emettere (fattura ordinaria, fattura semplificata, eccetera).
Provare a capire com’è strutturato questo file è già un buon passo verso una maggiore consapevolezza di cosa e come debba essere inserito nel file stesso.

 

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