Fattura Elettronica: come evitare gli errori nel ciclo passivo

Fattura Elettronica evitare errori nel ciclo passivo

Con le nuove procedure legate all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati capita spesso di incorrere in errori o intoppi, non solo nella fase di emissione , ma anche nel ciclo passivo.

Per non perdere tempo ed evitare di andare nel panico, basta prima di tutto mantenere la calma e poi, importantissimo, è conoscere il più possibile tutti i passaggi e le eventuali difficoltà che si possono verificare in fase di ricevimento delle fatture dai proprio fornitori.

In questo articolo vediamo quali accorgimenti adottare per limitare gli errori e gli impedimenti che potrebbero rallentare il processo amministrativo. Conoscerli ed evitarli permette di sfruttare appieno i vantaggi della rivoluzione digitale in corso.

 

Fattura elettronica e processi amministrativi

Non è la fattura elettronica che si deve adeguare ai processi amministrativi consolidati da anni nelle aziende e negli uffici, bensì il contrario. La fattura elettronica, con il suo formato standard e il transito obbligatorio sul Sistema di Interscambio, rivoluziona per forza queste procedure che andranno riviste e adeguate al nuovo ciclo di vita della fattura stessa.

E’ necessario, quindi, che le aziende rivedano i processi organizzativi relativi alla ricezione, contabilizzazione e conservazione delle fatture, intervenendo su due livelli: da un lato con la formazione del personale addetto, e dall’altro con il potenziamento del proprio sistema gestionale.

In questa fase, gli strumenti informatici sono essenziali per rendere i processi più veloci, sicuri e azzerare il margine di errore. Ad esempio, con un software di fatturazione elettronica è possibile acquisire le fatture passive e aggiornare in automatico lo scadenzario fornitori, con gli importi da pagare, le relative scadenza e gli IBAN. Allo stesso modo, sulle fatture attive si possono generare file SEPA per rendere più semplici i pagamenti e così via.

 

Quando il portale “Fatture e Corrispettivi” non è accessibile, cosa fare?

Non sono poche le segnalazioni in cui molti utenti dicono che non si riesce ad accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate. Che fare in questo caso? Anzitutto non farsi prendere dalla rabbia. La prima cosa che si può provare a fare, che spesso è risultata anche risolutiva, è tornare alla pagina precedente del browser che si sta utilizzando e provare a far ricaricare la pagina del sito.

Per essere sicuri che il problema non dipenda dal proprio pc, si può procedere dapprima cancellando la cronologia del proprio browser. Se questa operazione non dovesse risolvere il problema e la pagina del sito risulta ancora non raggiungibile, potrebbe essere in manutenzione per nuove implementazioni: in questo caso, lasciate passare un pò di tempo prima di riprovare a rientrare. Appena l’intervento manutentivo sarà terminato, il sito sarà nuovamente accessibile.

In ogni caso è bene tenere a mente questo: il portale “Fatture e Corrispettivi” non è il Sistema di Interscambio. Nessun panico le tue fatture spedite non andranno in nessun modo perse.

 

Verificare la corretta ricezione delle fatture

Il ciclo passivo della fatturazione è strettamente legato al tema della detraibilità dell’IVA: con la fattura elettronica, se non ricevo correttamente il file XML, non posso procedere alla registrazione e alla successiva detrazione dell’imposta sul valore aggiunto.

Proprio per questo motivo, è importantissimo controllare sempre che le fatture da ricevere siano state effettivamente ricevute e con quale data di ricezione. Come poterlo fare correttamente?

Per le fatture ricevute correttamente, nel nostro canale telematico prescelto, la data di ricezione ci viene indicata dal nostro sistema informatico gestionale o, in mancanza, la possiamo recuperare dal file XML dei metadati, consegnato sempre insieme al file fattura. In alternativa, possiamo utilizzare la sezione “Fatture ricevute” del portale “Fatture e Corrispettivi” e verificare qui la data di ricezione.

Per le fatture che non siamo riusciti a ricevere correttamente (ad esempio, la nostra PEC era piena e non siamo riusciti a scaricare il file XML oppure il nostro fornitore ha sbagliato a inserire il codice destinatario, eccetera), si può utilizzare sempre la sezione Fatture passive messe a disposizione del portale: in tal caso la data di ricezione della fattura sarà uguale alla data di presa visione della fattura stessa e questa sarà poi visibile solo nella sezione “Fatture ricevute“. Ricordiamo che questo è proprio il caso preciso che determina una notifica di mancata consegna (MC) al fornitore che ha emesso la fattura.

 

La registrazione delle fatture deve avvenire solo dopo l’effettiva ricezione

Una fattura passiva va registrata solo ed esclusivamente quando si è ricevuto correttamente il relativo file XML: registrare in anticipo la copia cortesia, ricevuta via mail dal fornitore, non vale a nulla e può creare solo problemi nelle procedure amministrative di contabilizzazione.

La copia cartacea da sola non ha alcun valore né fiscale, né legale e può riferirsi a:

  • una fattura già inviata al Sistema di Interscambio
  • una fattura che deve essere ancora trasmessa al Sistema di Interscambio, purché venga fatto nel periodo di liquidazione dell’IVA (mensile o trimestrale)

 

Utilizzare la PEC quando si ha un volume di affari basso

Utilizzare la PEC come indirizzo telematico prevalente. comporta l’uso di una certa manualità che può spesso far incorrere in errore. E’ per questo motivo che sarebbe auspicabile utilizzarla solo quando il numero di e-fatture ricevute è contenuto.

Prima di tutto bisogna considerare che ricevere un file fattura XML non è la stessa cosa che ricevere un file word o un file pdf, file visualizzabili subito con un click. Quando arriva una fattura elettronica alla PEC, nel messaggio arrivano due allegati: uno è il file XML di metadati (c.d. “notifica dei metadati del file fattura”) e l’altro è il file XML della fattura. Occorre quindi scaricare i due file e caricarli su un apposito software gestionale oppure, nel caso in cui non lo si possieda, ricorrere ad un visualizzatore.

Inoltre, il file fattura va poi contabilizzato (ad esempio va inviato al proprio commercialista) e poi va conservato a norma. E’ ovvio che il sistema della PEC comporta diversi passaggi nella gestione del processo: è vero che di immediata comprensione di utilizzo rispetto ad un software di fatturazione elettronica, ma comporta un dispendio di tempo e rischio di errore sicuramente più elevati (ad esempio: questo file l’ho caricato? l’ho già inviata al commercialista? e così via).

 

Vuoi saperne di più?

Vuoi ricevere maggiori informazioni?
Contattaci subito: siamo a tua completa disposizione!