Fattura Elettronica: come si integra in un software gestionale

Fattura Elettronica: come si integra nel software gestionale

Come si sono adeguati i software gestionali alla fatturazione elettronica? Che tipo di integrazioni hanno dovuto prevedere le software house per “incorporare” i documenti nel formato standard XML definito dall’Agenzia delle Entrate?

Abbiamo cercato di rispondere a questi interrogativi, partendo dai concetti base di che cos’è e cosa fa un software gestionale e illustrando, poi, gli adeguamenti più importanti in materia di fattura elettronica.

 

Cos’è un software gestionale?

Un software gestionale è un programma informatico in grado di gestire, in maniera automatizzata, uno o più processi aziendali.

Se, ad esempio, un’azienda dispone di un software gestionale per la gestione del magazzino, molto probabilmente questo programma sarà in grado di gestire elettronicamente i flussi legati alla movimentazione del magazzino (quindi carichi, scarichi, resi, giacenze, inventario, eccetera). Lo stesso possiamo dire, ad esempio, per la contabilità: vendite, acquisti, fatture, note di credito, prima nota eccetera, tutto sarà automatizzato nel software e disponibile con un semplice click.

 

Cosa fa in generale un software gestionale?

Un software gestionale può essere molto semplice e, quindi, gestire operazioni basiche, oppure può essere molto articolato e gestire più funzionalità aziendali, arrivando a generare reportistiche complesse sull’andamento dell’azienda, offrendo strumenti essenziali nelle decisioni più strategiche.

Generalmente la versione più semplice di un software gestionale è quella che gestisce la contabilità, il magazzino, le vendite e gli ordini. Più grande è l’azienda e maggiore diventa l’esigenza di avere un gestionale più completo: in questo caso si possono avere software che comprendono la gestione dell’intero ciclo attivo e passivo, il controllo di gestione, la produzione, fino ad arrivare all’elaborazione di analisi dei dati.

Per le aziende di grandi dimensioni esistono versioni di software gestionali che automatizzano tutti i processi aziendali: questi sono i cosiddetti software gestionali ERP. Questi programmi permettono una gestione più complessa, multiaziendale, con sedi operative diverse, e possono includere anche soluzioni di tipo verticale per soddisfare necessità più particolari, anche all’interno delle diverse aree amministrative, finanziarie, contabili, gestionali e strategiche dell’azienda.

 

La fattura elettronica e il software gestionale

Prima della fattura elettronica obbligatoria, ogni software gestiva un proprio output di fatturazione: dal layout al contenuto (rispettando sempre l’obbligatorietà di alcuni dati che, per legge, devono essere riportati nel documento contabile). Una volta creata la fattura questa veniva, poi, spedita al destinatario per vie diverse: dalla mail, alla posta o anche via fax.

Dal 1 gennaio 2019 la fattura è diventata elettronica e obbligatoria per tutti i titolari di Partita IVA, ad esclusione degli esentati, come ad esempio i regimi forfettari e i regimi dei minimi. Non solo. Il legislatore italiano ha introdotto due vincoli fondamentali, che ne hanno cambiato la gestione del flusso:

  • da un lato, ha imposto un formato standard uguale per tutti, XML (eXtensible Markup Language);
  • dall’altro, ha stabilito che tutte le fatture elettroniche devono essere inviate al Sistema di Interscambio (SdI), che provvede a verificarne la correttezza e a recapitarle al giusto destinatario.

Questi importanti cambiamenti hanno imposto delle modifiche, da parte delle software house, ai propri gestionali e in alcuni casi hanno portato le stesse a crearne di nuovi completamente dedicati, per adeguarsi alle direttive dell’Agenzia delle Entrate.

 

Come si integra la fattura elettronica nel software gestionale?

Per i software gestionali già esistenti, che gestivano la normale contabilità, si è trattato di un adeguamento dei programmi alle novità apportate dalla fatturazione elettronica.

Per capire meglio questo aspetto, vediamo alcuni esempi sul software King e su come il programma DATALOG  ha adeguato il processo gestionale legato alla fattura elettronica, considerando le diverse tipologie di aziende: dalla PMI alla gestione di aziende di grande dimensioni, con più sedi operative, depositi, multivaluta, eccetera.

Fatturazione elettronica e dati gestionali

Prima di vedere come viene emessa una fattura elettronica nel software gestionale, occorre fare alcune operazioni preliminari di impostazione di tabelle e dati, affinché il file XML sia conforme a quanto prescritto dall’Agenzia delle Entrate e non si vada incontro ad uno scarto della fattura. Il primo passo sarà, quindi, settare il programma gestionale per impostare i dati obbligatori da riportare in fattura.

Abilitare la fattura B2B nel flusso gestionale

Per poter gestire correttamente il flusso della fatturazione elettronica all’interno del software gestionale, sarà necessario abilitarne la gestione, indicando chi è la il trasmittente e chi firma i documenti elettronici, in quanto questi due soggetti potrebbero anche essere diversi.

Software KING Fatturazione Elettronica Tabella Abilitazione B2B

Software KING Fatturazione Elettronica: Tabella Abilitazione B2B

Il flusso gestionale dovrà infatti adattarsi alle diverse casistiche: ci possono infatti essere differenti scelte in tema di firma e trasmissione del documento. Schematizzando, possiamo individuare 3 casi.

Il primo caso è quello dove l’azienda, che emette le fatture elettroniche, le trasmette direttamente al SDI utilizzando essa stessa un servizio messo a disposizione da un intermediario (come ad esempio Datalog HUB, che si occupa di gestire in automatico la firma, l’invio e anche la ricezione dei documenti).

In alternativa, l’azienda potrebbe incaricare un soggetto esterno di trasmettere le fatture XML al SDI: in questo caso, dovrà specificare nel gestionale i dati dell’intermediario esterno, indicandone denominazione, nazione, codice fiscale, indirizzo. Infine, l’azienda potrebbe affidare ad un soggetto esterno la firma digitale dei documenti: anche in questo caso, andranno indicati tutti i dati relativi al soggetto che firma digitalmente i documenti.

Ogni gestionale offrirà livelli di funzioni e di automazione differenti: ad esempio, tra le impostazioni del programma KING, è possibile anche specificare la cartella nella quale i file XML saranno depositati già pronti per essere spediti dal Datalog HUB in modo completamente automatico.

Il flag Abilita standard Assosoftware per fatturazione serve per quelle aziende che hanno aderito al formato XML “adattato” appunto da AssoSoftware, relativamente ai contenuti facoltativi. Il tracciato AssoSoftware prevede una serie di informazioni aggiuntive, rispetto al tracciato dell’Agenzia delle Entrate, da inserire nel corpo della fattura per arricchirne il contenuto base. Queste informazioni fanno riferimento a tabelle condivise tra tutte le software house che vi hanno aderito, per garantire la perfetta integrazione dei dati all’interno dei sistemi gestionali.

Stampa della fattura B2B dal gestionale

Il file XML, come sappiamo, deve contenere alcuni dati obbligatori, altrimenti il Sistema di Interscambio scarta la fattura. L’Agenzia delle Entrate, però, ha dato la possibilità di integrare questi dati obbligatori con dei dati facoltativi che, nel formato XML, sono detti “AltriDatiGestionali“. In fase di emissione fatture elettroniche si può decidere di inserire nella fattura questi dati facoltativi, sia nella testata del documento, sia per ogni riga articolo/servizio.

Ad esempio, in testata si può mettere il riferimento al contratto stipulato, la causale del documento che si sta emettendo, i dati della fattura principale a cui il documento si riferisce, la fase dello stato di avanzamento lavori, lo sconto per il pagamento anticipato, eccetera. Nelle righe di fattura (articoli o servizi) si possono inserire ulteriori dati come ad esempio il riferimento all’ordine di acquisto, al contratto, alla convenzione, il codice identificativo amministrativo, il codice della tipologia del codice articolo (ad esempio EAN, SSC, TARIC, CPV, eccetera) e altro.

Sempre nella fase di impostazione della generazione delle fatture elettroniche, si può decidere se stampare queste informazioni aggiuntive nel file PDF, che viene generato in automatico per ogni file XML. In KING questo campo si chiama “Stampa dettagliata Fattura” e la stampa sarebbe di questo tipo:

Software KING Fatturazione Elettronica Stampa dettaglio righe articolo

Software KING Fatturazione Elettronica: Stampa dettaglio righe articolo

L’immagine di esempio fa vedere la stampa dei dettagli inseriti per una singola riga articolo.

Modalità di Pagamento del gestionale per la fattura B2B

Nel tracciato XML divulgato dall’Agenzia delle Entrate, tra i dati obbligatori, pena lo scarto della fattura da parte del Sistema di Interscambio, occorre indicare la modalità di pagamento ossia il codice che identifica come il cliente pagherà la fattura.

Questo significa che nel software gestionale, è necessario associare per ciascuna tipologia di pagamento previsto, l’esatto codice definito dall’Agenzia delle Entrate. Pertanto sarà necessario andare a gestire la tabella delle condizioni di pagamento, impostando, per ogni voce, il corrispondente codice di Modalità di Pagamento per la fattura B2B. L’Agenzia ha indicato nelle specifiche tecniche 22 codici di pagamento (contanti, assegno, vaglia bancario, bollettino bancario, carta di pagamento, RID, MAV, eccetera).

Ad esempio nel gestionale KING, ecco la Tabella Condizioni di Pagamento, dove è possibile associare ad ogni tipologia di pagamento caricato nel sistema, il relativo codice di Modalità di Pagamento, previsto dall’Agenzia delle Entrate (MP01, MP02, MP03, eccetera):

Software KING Fatturazione Elettronica Tabella Condizioni di Pagamento

Software KING Fatturazione Elettronica: Tabella Condizioni di Pagamento

 

E-fattura con aliquota IVA pari a 0: impostazione della Natura del documento

Sempre tra i dati obbligatori, quando dobbiamo emettere una fattura senza l’indicazione dell’IVA oppure dobbiamo riportare righe con un’aliquota IVA pari a 0, nel file XML occorre indicare la cosiddetta Natura, ossia quel codice che spiega perché il fornitore non riporta il valore dell’imposta sul valore aggiunto in fattura. Nel gestionale, quindi, bisogna impostare questo codice per tutte le voci relative all’IVA che indicano una qualsiasi esenzione.

Ad esempio in KING, bisogna richiamare la Tabella Codici IVA, selezionare le voci che hanno IVA = 0 e indicare il corrispondente valore Natura (N01, N02, N03, eccetera):

Software KING Fatturazione Elettronica Tabella Codici IVA

Software KING Fatturazione Elettronica: Tabella Codici IVA

 

Aggiornamento Anagrafiche Clienti

Come già detto in un precedente articolo, per poter generare correttamente il file XML, bisogna indicare, per tutti i clienti, il canale telematico preferenziale: il Codice Destinatario oppure la PEC.  Questi dati si potranno inserire nelle Schede Clienti. Nel gestionale KING, oltre a poter gestire direttamente l’anagrafica del singolo cliente, è disponibile una funzionalità di aggiornamento massivo dalla voce di menù Manutenzione Anagrafica Clienti per Fattura Elettronica. Vediamole entrambe.

Per quanto riguarda l’Anagrafica Clienti la schermata è la seguente:

Software KING Fatturazione Elettronica Anagrafica Clienti

Software KING Fatturazione Elettronica: Anagrafica Clienti

Per ogni cliente gestito va indicato, in modo alternativo, il Codice HUB B2B oppure la PEC: qualora non si conosca neanche uno dei due dati, occorre inserire nel campo “Codice HUB B2B” il codice destinatario con i 7 zeri (0000000).

Per semplificare l’aggiornamento e il controllo delle anagrafiche, è presente anche una gestione massiva, richiamabile dalla funzione Manutenzione Anagrafica Clienti per Fatturazione Elettronica, che permette di richiamare a video tutti i clienti per i quali non è stato impostato il dato obbligatorio (tutti quelli che hanno, quindi, i campi Codice HUB e PEC vuoti nella propria anagrafica).

Software KING Fatturazione Elettronica Manutenzione massiva Anagrafica Clienti

Software KING Fatturazione Elettronica: Aggiornamento veloce dell’Anagrafica Clienti

 

Qui si può indicare il dato mancante riga per riga, compilando il campo HUB o PEC, oppure si può assegnare il codice 0000000 a tutti i clienti.

Software KING Fatturazione Elettronica Manutenzione massiva Anagrafica Clienti

Software KING Fatturazione Elettronica: Manutenzione massiva Anagrafica Clienti

Ricordiamo, infatti, che nel file XML il campo relativo al Codice Destinatario deve essere sempre valorizzato, altrimenti la fattura viene scartata. Pertanto è una vera comodità poter indicare il codice convenzionale di 7 zeri per tutti i clienti che non hanno dato alcuna indicazione in merito!

Emissione della fattura elettronica

A livello di processo, per l’emissione della fattura elettronica nulla è cambiato: da un ordine cliente, si genera la relativa fattura accompagnatoria o, successivamente al DDT, la fattura di vendita. Se, invece, si tratta di vendita di servizi si dovrà emettere una parcella. L’importante è aver impostato correttamente tutti i dati obbligatori richiesti dalle specifiche tecniche. Prima di passare alla generazione del file XML, possiamo inserire alcuni dati facoltativi nella fattura B2B, che nel formato XML sono denominati “AltriDatiGestionali“.

L’inserimento di dati aggiuntivi è molto utile perché permette l’indicazione, nel documento elettronico, di opportune informazioni pattuite tra le due parti coinvolte. Come voluto dalla stessa Agenzia, è possibile inserire più blocchi di “AltriDatiGestionali”, anche per ciascuna riga di fattura (non esiste, infatti, un limite fissato del numero di blocchi che si possono inserire, solo esiste il limite relativo alla dimensione massima di tutta la fattura che, in generale, non può essere superiore ai 5 MB). Sempre richiamando l’esempio del gestionale KING, in fase di generazione di una e-fattura, possiamo aggiungere ulteriori dati, sia nella testata del documento sia in ogni riga articolo. Facciamo un esempio per capire meglio.

Su una fattura, cliccando sulla voce Testata documento, possiamo immettere informazioni che possono servire al cliente. Tanto per citare qualche esempio, possiamo indicare se la fattura che stiamo emettendo è un acconto oppure una nota di debito; possiamo scrivere la causale del documento ossia perché stiamo emettendo questo documento; possiamo inserire i dati della fattura principale a cui il documento fa riferimento; la fase dello stato di avanzamento lavori a cui la fattura si riferisce; lo sconto per il pagamento anticipato e la penalità per il ritardo nel pagamento e così via.

Software KING Fatturazione Elettronica Emissione Documenti inserimento dati in Testata

Software KING Fatturazione Elettronica: Emissione Documenti

Lo stesso si può fare per ogni singola riga articolo/servizio. Possiamo, ad esempio, inserire il riferimento all’ordine di acquisto, al contratto, alla convenzione, richiamare i riferimenti di eventuali fatture collegate, i dati del ddt. E ancora: per la vendita di consulenze, possiamo definire la data di inizio e fine della prestazione, il codice identificativo amministrativo, il codice della tipologia del codice articolo (ad esempio EAN, SSC, TARIC, CPV, eccetera).

Software KING Fatturazione Elettronica Emissione Documenti inserimento dati nelle singole righe

Software KING Fatturazione Elettronica: Emissione Documenti

I dati facoltativi sono modificabili, sia in testata che in dettaglio riga, anche dopo la contabilizzazione della fattura.

 

Generazione del file XML

Quando la fattura è caricata e completa, bisogna generare il file XML, da trasmettere poi al SDI: il Sistema di Interscambio, infatti, accetta solo questo formato di file. La generazione è un passaggio puramente tecnico: è il software che deve trasformare la fattura, così come l’abbiamo compilata, in sede di generazione fatture, nel corrispondente file XML.

Su KING è stata creata una funzione dedicata a questo processo, che si chiama Generazione Fatture Elettroniche. Entrando nella maschera si può richiedere i documenti in base al codice cliente, all’intervallo di date, alla nazionalità e così via. Se non si definisce nessun tipo di filtro, il programma estrae tutte le fatture che non sono state inviate, comprese quelle per le quali è stato già generato il file XML (le righe evidenziate in verde). La schermata è la seguente:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML_Dati a Video

Scorrendo verso destra vengono mostrati altri dati relativi ai documenti visualizzati:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML_Altri Dati a Video

Nella griglia sono riportati i dati identificativi dei documenti ossia il tipo documento, la data, il numero, la denominazione, la nazionalità, il tipo di canale telematico a cui spedire la fattura, la valuta, l’importo totale del documento, l’amministratore, il numero degli allegati, il flag dell’eventuale stampa e la data in cui è stato generato il file XML.

C’è anche il campo dedicato all’inserimento degli Allegati. Secondo la direttiva dell’Agenzia delle Entrate, infatti, ad integrazione del file fattura, è possibile inserire altri file. Questi file possono essere di qualsiasi formato (JPEG, PDF, DOC, XLS, eccetera) e se ne possono inserire quanti si vuole; l’unico limite è sempre quello della dimensione massima del file XML da inviare (in generale non deve superare i 5 MB). Nel gestionale KING basta cliccare sulla voce “Allegati” in questa tabella e compare una finestra dove è possibile selezionare i file da inserire.

Le righe evidenziate in verde indicano i documenti per i quali i file XML è stato già generato. Nell’esempio riportato in schermata, solo per un documento non è stato generato il file per il Sistema di Interscambio. Per produrre il file XML basta cliccare sul tasto Genera File XML. La maggior parte dei gestionali effettuano, a questo step, alcuni controlli preliminari che, se non vanno a buon fine, impediscono la generazione del file XML. In KING, se i controlli non vanno a buon fine, viene generato un file log dove è possibile visualizzare la tipologia di errore per poter provvedere alla relativa correzione.
Vediamo un esempio:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML Errori rilevati

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML Errori rilevati

 

Compare il tasto “LOG” da cliccare per andare a visualizzare gli errori rilevati dal sistema:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML tasto LOG

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML tasto LOG

 

Questo è un esempio di file LOG che ci indica quali dati incoerenti ha trovato il software:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML file di log

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML file di log

Nell’esempio riportato, sono stati rilevati un paio di errori: il primo riguarda l’assoggettamento IVA del cliente (essendo un cliente estero l’IVA è a 0 e quindi occorre impostare la natura del documento); il secondo riguarda la condizione di pagamento associata a questo cliente, per la quale non è stato impostato il codice di fatturazione elettronica ADE, nella relativa tabella. Andiamo quindi a correggere questi errori e riproviamo a generare il file XML. Il sistema crea con successo il file:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione file XML

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione file XML

A questo punto il file XML è stato generato e viene salvato nella cartella che abbiamo precedentemente impostato come cartella di deposito del file XML pronti per essere spediti al Sistema di Interscambio. Del file XML è possibile produrre una versione PDF del file XML. Riportiamo un esempio di fattura emessa con KING.

Invio del file XML

L’invio delle fatture elettroniche può avvenire in diversi modi. In generale dipende dal volume di affari o, meglio, dal numero di fatture che si producono ogni anno. Per una piccola azienda o un professionista con un giro di affari minimo, il cui numero di fatture annuali non è elevato, questi file possono essere spediti anche alla PEC del Sistema di Interscambio (per il primo invio è sdi01@pec.fatturapa.it e successivamente il SDI fornisce un indirizzo PEC apposito).

Quando il numero di fatture annuali aumenta, conviene affidarsi ad una piattaforma Hub dove fare recapitare i propri file XML sia in uscita che in entrata. L’Hub può essere gestito da un intermediario (ad esempio, il commercialista), oppure direttamente dall’azienda (tramite il proprio Datalog Hub) e provvedere all’invio e alla ricezione delle fatture elettroniche, e dei messaggi SDI.  Grazie a questo sistema, con semplice click il software spedisce i file XML generati e acquisisce le fatture elettroniche passive.

 

Ricezione della fattura elettronica

Le fatture elettroniche possono essere ricevute tramite PEC, oppure tramite un intermediario accreditato, che può essere il proprio commercialista, oppure tramite un abbonamento ad un servizio Hub. In ogni caso tutte le fatture, emesse e ricevute, saranno sempre disponibili nella propria area web riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi.

Ricezione con Posta Elettronica Certificata

Come per l’emissione, si può gestire la ricezione tramite PEC, qualora il flusso annuale di fatture elettroniche da ricevere sia di pochi documenti. Per attivare questa modalità di ricezione in automatico, basterà andare nella propria area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate e registrare, come canale telematico preferenziale, la propria casella PEC. Altrimenti occorrerà fornire questa mail ai propri fornitori. In questo caso, nella casella di posta certificata arriverà il file XML, con il suo file Metadati (MT), da scaricare sul proprio computer. Per la visualizzazione di un file XML, si può ricorrere ad un tool apposito oppure lo si può convertire nel formato PDF.

Ricezione con Intermediario Accreditato o un servizio Hub

Quando il numero di fatture elettroniche da gestire in un anno diventa considerevole, occorre affidarsi ad un sistema automatizzato. In questo caso ci si affida all’intermediazione di un commercialista oppure si acquista un abbonamento ad un servizio Hub. Il processo è sostanzialmente lo stesso: occorre registrare come indirizzo telematico preferenziale, il codice destinatario dell’intermediario scelto, nell’area riservata del portale ADE, oppure bisognerà fornirlo direttamente ai propri fornitori.

Come si gestisce l’importazione automatica delle fatture elettroniche nel proprio gestionale? Focalizziamo la nostra attenzione appunto su questo quesito. Al fine di effettuare l’importazione (sia automatica che manuale) delle fatture, è necessario impostare una cartella predefinita dove verranno depositati i file XML.

Tornando all’esempio di KING, nelle impostazioni di procedura troviamo una tabella dal nome “Importazione Fatture Elettroniche” dove andare a definire questo percorso di salvataggio dei file.

Software KING Fatturazione Elettronica Tabella Importazione File XML B2B

Software KING Fatturazione Elettronica: Tabella Importazione File XML B2B

 

Il programma permette anche di attivare un controllo sulla presenza del file dei Metadati: importando anche questo file, si ottengono ulteriori informazioni relativi al documento elettronico, come la chiave di Hash e l’Identificativo SDI della fattura.

Adesso il gestionale è in grado di acquisire le nuove fatture arrivate. Nel programma di contabilità è possibile acquisire le fatture direttamente dall’Hub oppure manualmente dalla cartella predefinita. In KING, ad esempio, per l’importazione delle fatture elettroniche, occorre richiamare la funzione Generazione Movimenti Contabili. Qui è disponibile il collegamento automatico allo scarico delle fatture arrivate sull’Hub di riferimento oppure il pulsante “Estrai” per caricare i file XML presenti sulla cartella:

Software KING Fatturazione Elettronica Generazione Movimenti Contabili

Software KING Fatturazione Elettronica: Generazione Movimenti Contabili

 

La contabilizzazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute

La contabilizzazione delle fatture, sia in entrata che in uscita, avviene quando si registrano in prima nota i relativi movimenti contabili. Nella Generazione dei Movimenti Contabili verrà esposto l’elenco delle fatture da contabilizzare. Quando la fattura ha tutti i dati corretti si può procedere con la sua contabilizzazione. Basterà selezionarla e generare il movimento in Prima Nota. Ritornando all’esempio di KING, la schermata sarà simile a questa:

Software KING Fatturazione Elettronica Genera Prima Nota

Software KING Fatturazione Elettronica: Genera Prima Nota

Con la generazione del movimento contabile, la fattura è contabilizzata.

 

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