Fattura elettronica conto terzi: come funziona?

Fatturazione elettronica conto terzi

Solitamente la fattura è un documento fiscale emesso dall’azienda o dal professionista che cede un bene o un servizio, ma ci possono essere casi in cui questo documento viene emesso da un soggetto terzo per conto del prestatore, ovvero per conto dell’azienda o del professionista che deve emettere la fattura stessa.

In questo articolo vediamo come funziona la fatturazione elettronica per conto terzi.

Che cos’è la fatturazione conto terzi

La fatturazione conto terzi permette all’azienda o al professionista di delegare il processo di fatturazione a un terzo, che può essere un outsourcer oppure può essere il cliente destinatario stesso della fattura.

Nella prassi amministrativa si è sempre utilizzata la fatturazione conto terzi: il decreto legislativo nr. 52 nel 2004 ne ha definito le regole specificando, tra le alte cose, che in tutti questi casi il documento dovrà riportare un’apposita annotazione che la fattura è stata compilata dal cliente o da un terzo per conto del cedente o prestatore.

La scelta di delegare una fatturazione in conto terzi può essere fatta liberamente dall’azienda (o dal professionista): solo nel caso in cui il soggetto delegato all’emissione del documento fiscale (il cliente o il terzo intermediario) ha sede in un Paese con il quale non ci sono accordi o strumenti per la gestione reciproca in tema di IVA, l’azienda deve preventivamente comunicare all’Amministrazione finanziaria di essere in possesso di determinati requisiti a garanzia della propria affidabilità.  In particolare, in questa ultima ipotesi, l’Agenzia delle Entrate richiede che l’azienda abbia iniziato l’attività da almeno cinque anni e che non abbia ricevuto (sempre nel corso dei cinque anni precedenti) atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali IVA, a garanzia della propria affidabilità.

 

Come funziona la fatturazione elettronica conto terzi

Con l’avvento dell’obbligo della fatturazione elettronica le aziende hanno dovuto adeguarsi ai nuovi processi: la fattura elettronica, come già sappiamo, è un documento che ha validità solo quando viene processato dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso in cui l’emissione della fatturazione elettronica avvenga per conto terzi, occorrerà valorizzare il campo “Soggetto emittente” del file XML (campo 1.6) con il valore TZ (terzo), che sta appunto a significare che il soggetto che ha emesso la fattura è diverso dal cedente/prestatore. Tutti gli altri dati del documento XML non subiscono variazioni e il dato relativo al <CedentePrestatore> riporta i dati dell’azienda o del professionista che ha affidato la fatturazione in conto terzi.

Esempi tipici di fatturazione elettronica in outsourcing si hanno quando l’azienda o il professionista affidano la fatturazione al commercialista oppure nel caso delle vendite online dove la piattaforma di e-commerce emette le fatture per conto dei venditori affiliati (esempio Amazon). Un esempio ricorrente di fatture elettroniche emesse dal cliente, invece, riguarda le cooperative che emettono fattura per conto dei propri soci e sono, in questo modo, nello stesso tempo emittenti delegati e destinatari della transazione fatturata.

 

 

La fattura elettronica emessa in outsourcing

Come sopra detto, esempi di fatturazione elettronica in outsourcing sono quelli in cui l’azienda o il professionista affida la fatturazione al commercialista oppure il caso delle vendite online tramite marketplace. In questi contesti, l’emittente della fattura elettronica sarà l’outsourcer (nell’esempio, il commercialista oppure Amazon) ma il cedente/prestatore continua ad avere responsabilità amministrativa e fiscale del documento.

Per attivare un flusso di fatturazione in outsourcing, tra i due soggetti deve essere stipulato un accordo tramite il quale l’azienda autorizza l’outsourcer alla gestione del processo di fatturazione conto terzi con particolare attenzione alla gestione della privacy . Ulteriori ed espliciti accordi vanno poi dettagliati nel caso in cui si affidi in outsourcing anche la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche (tipicamente effettuata nel caso del commercialista).

L’azienda o il professionista che ricorrono alla fatturazione elettronica in outsourcing, avranno sempre a disposizione le fatture emesse dal terzo nella propria area riservata del sito “Fatture e Corrispettivi“: nell’apposita sezione il contribuente potrà consultare i documenti emessi e scaricare i file nel formato XML o nel formato PDF.

 

Esempio di Fattura elettronica emessa dal commercialista

Molte micro e piccole aziende hanno deciso di delegare l’intero processo di fatturazione elettronica al commercialista: in pratica il professionista si occuperà di tutto il ciclo della fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione sostitutiva. In questa ipotesi, spesso lo studio condivide uno spazio web dove il cliente può consultare le proprie fatture attive e passive. In alternativa, il professionista dovrà inviare una copia della fattura emessa (analogica o informatica) per conto del proprio cliente al cliente stesso.

 

Esempio di Fattura elettronica emessa da Amazon

Amazon, come molte altre piattaforme di vendita online, è un marketplace che permette a diverse aziende (vendor) di  creare una vetrina dei prodotti e venderli direttamente online: su questo sito, oltre ai prodotti venduti direttamente da Amazon, si trovano infatti moltissimi articoli proposti da venditori terzi che si occupano direttamente di tutto il processo logistico (dropshipping).

Per facilitare l’utente, Amazon dà la possibilità ai vendor di attivare il servizio di fatturazione conto terzi direttamente dalla propria piattaforma: in questo modo, Amazon metterà a disposizione del cliente il documento fiscale direttamente nella sua area riservata, agevolandogli lo scarico.

Per attivare il servizio di fatturazione conto terzi, il vendor stipula con Amazon un preciso accordo denominato Amazon Tax Calculation Service. Ovviamente, l’azienda potrà emettere fatture anche tramite altri canali, pertanto contabilmente dovrà tenere almeno due protocolli di fatturazione diversi uno per la fatturazione elettronica diretta e uno per la fatturazione elettronica conto terzi.

 

 

La fattura elettronica emessa dal cliente stesso

Le cooperative ricorrono spesso alla fatturazione conto terzi, in quanto loro stesse emettono fattura per conto dei propri soci, rivestendo contemporaneamente il ruolo di emittente e destinatario del documento fiscale. A questo proposito l’Agenzia delle Entrate ha specificato che la cooperativa può emettere fattura per ogni suo socio, purché utilizzi una distinta numerazione per ciascun conferente. Seguendo questa modalità di emissione le fatture emesse dalla cooperativa per conto del socio saranno progressive per ogni singolo socio e si differenzieranno dalle fatture che il socio stesso emette verso i propri clienti, con una numerazione progressiva diversa.

Per la compilazione della fattura elettronica, la cooperativa può mettere nel campo del codice destinatario il proprio codice. Per far avere al proprio socio la copia della fattura deve inviargli il duplicato del file XML oppure una copia PDF. In ogni caso il socio può consultare o scaricare le sue fatture elettroniche nell’area riservata del sito “Fatture e Corrispettivi“.

Un altro esempio la fattura viene emessa dal cliente riguarda le emissioni di fatture per gli agenti da parte delle ditte mandanti: in pratica è l’azienda che fattura a se stessa l’attività dell’agente monomandatario. Altro caso molto frequente è poi quello delle società di gruppo dove una delle imprese si fa carico di gestire l’attività amministrativa per conto delle altre società, compresa l’emissione delle fatture elettroniche.

Fonti Articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DLGS 52/2004