Fattura Elettronica: cos’è un HUB? A cosa serve?

Fattura Elettronica il ruolo dell'Hub

Come fa un software gestionale a trasmettere i file XML al Sistema di Interscambio nel nuovo processo della fatturazione elettronica? Che tipo di programma interviene per effettuare questo smistamento?

Per comunicare con i sistemi esterni, un software gestionale deve interfacciarsi con un altro sistema in grado di fare proprio questo, definito hub: vediamo, nello specifico, come funziona un servizio hub addetto alla ricezione e trasmissione delle fatture elettroniche.

 

Cos’è un Hub?

Dal punto di vista puramente informatico, un hub è un connettore che mette in comunicazione fra loro computer, server e provider, costruendo una o molteplici reti. Oggi, per rispondere alle diverse esigenze gestionali delle aziende, le software house hanno quindi sviluppato delle piattaforme evolute in grado di far comunicare sistemi diversi, chiamate appunto hub.

Nell’ambito della fatturazione elettronica, il ruolo di un hub è quello di dare all’azienda un servizio di gestione e smistamento dei documenti elettronici in entrata e in uscita, fornendo all’utente anche una serie di servizi che gli permettono di monitorare tutti i processi documentali in corso.

In questo modo, l’hub centralizza e gestisce l’invio e la ricezione dei documenti elettronici in modo automatico; in particolare, è in grado di trasmettere i documenti che vanno inviati all’esterno al giusto destinatario, e di raccogliere i documenti ricevuti, renderli disponibili all’utente tramite un’interfaccia tipicamente web.

 

L’Hub nel processo della fatturazione elettronica

Come si comporta una piattaforma Hub nello smistamento delle fatture elettroniche?

Nella fatturazione elettronica, l’hub diventa quel servizio addetto a smistare, in entrata e in uscita, i file XML, sia le fatture sia i relativi messaggi che il Sistema di Interscambio invia (notifiche di scarto, notifiche di consegna, eccetera) durante tutto il processo.

Datalog ha sviluppato la piattaforma proprietaria DatalogHub in grado di interfacciarsi automaticamente sia con il gestionale KING sia con altri software gestionali (di terze parti).

L’invio della fattura elettronica

Il processo di invio delle fatture elettroniche, tramite una piattaforma hub, si può descrivere in questo modo:

  • il software gestionale genera i file XML e li deposita in una cartella apposita;
  • la sincronizzazione tra il gestionale e l’hub  è pianificata in automatico e permette la sincronizzazione della cartella dei file XML con il servizio hub di spedizione/ricezione file XML);
  • l’hub riceve così i file e provvede ad apporre la firma digitale sui documenti;
  • a questo punto le fatture sono pronte per essere inviate al SDI.

Questo processo può essere rappresentato in questo modo, facendo riferimento alle funzionalità di DatalogHub:

DatalogHub Processo di Invio Fatture Elettroniche

DatalogHub Processo di Invio Fatture Elettroniche

L’utente, solitamente, accede all’hub tramite una schermata web o un cruscotto, per il monitoraggio dei flussi.
Ritornando al nostro esempio, la schermata home di DatalogHub si presenta così:

DatalogHub Dashboard

DatalogHub Dashboard

 

Le funzionalità più importanti del servizio hub di fatturazione elettronica sono appunto quelle rappresentate dalla sezione delle Fatture Elettroniche Emesse e quella delle Fatture Elettroniche Ricevute.

Nella sezione delle Fatture Elettroniche Emesse, è possibile visualizzare tutte le fatture elettroniche per un determinato periodo. Solitamente in questa schermata è disponibile l’impostazione di alcuni filtri. In DatalogHub, ad esempio, si può filtrare per anno, società, stato di lavorazione delle fatture, tipo di documento, fatture B2B, PA o entrambe. In base ai filtri impostati, il cruscotto visualizzerà un determinato elenco di fatture elettroniche. Vediamo una schermata di DatalogHub senza impostazioni di filtri:

DatalogHub Fatture Elettroniche Emesse

DatalogHub Fatture Elettroniche Emesse

 

Per ogni fattura elettronica in elenco, sono immediatamente visualizzabili i seguenti dati:

  • lo stato di avanzamento, identificato da un colore (in fondo alla schermata è disponibile la legenda degli stati)
  • la data di invio al SDI
  • l’ID assegnato al documento dal Sistema di Interscambio
  • la Società emittente
  • l’anno di riferimento
  • il numero del documento
  • la data del documento
  • il tipo di documento (TD01, TD02, eccetera)
  • il cliente destinatario
  • il tipo di fattura elettronica (B2B o PA)
  • un’icona per visualizzare l’anteprima della fattura nel formato AssoSoftware
  • tre puntini dai quali si accede ad un riepilogo dei dati essenziali della fattura con la possibilità di scaricare il modello AssoSoftware, il modello Ministeriale oppure il PDF; sono qui disponibili tutti i messaggi inviati per tale documento dal SDI.

In questo modo l’utente può, in ogni momento, monitorare lo stato in cui la fattura si trova. In particolare il programma di DatalogHub prevede questo tipo di legenda in riferimento allo stato e al tipo di documento:

DatalogHub Leggenda Stato Avanzamento e Tipo Documento

DatalogHub Leggenda Stato Avanzamento e Tipo Documento

 

Oltre a questo, il programma riceve tutte le notifiche SDI e, in caso di mancata consegna al destinatario (notifica MC), invia al cliente il formato in PDF della fattura non ricevuta. Tutte le fatture inviate sono pubblicate sul portale.

La ricezione della fattura elettronica

Il processo di ricezione delle fatture elettroniche, con una piattaforma hub, segue la logica appena illustrata, nel processo inverso di ricevimento dei documenti. In pratica il Sistema di Interscambio recapita la fattura, insieme al file dei MetaDati, nell’hub. I documenti sono scaricabili direttamente dall’hub oppure sono acquisibili, tramite il software di sincronizzazione, direttamente nel programma gestionale.

Con DatalogHub i flussi che si generano, nel processo di ricezione, sono così rappresentabili:

DatalogHub Processo di Ricezione Fatture Elettroniche

DatalogHub Processo di Ricezione Fatture Elettroniche

 

In pratica SDI invia la fattura a DatalogHub. Il servizio accetta la fattura, che viene messa a disposizione nel portale web. Da qui può essere scaricata e registrata.

La schermata delle Fatture Elettroniche Ricevute su DatalogHub si presenta così:

DatalogHub Fatture Elettroniche Ricevute

DatalogHub Fatture Elettroniche Ricevute

Come per le fatture elettroniche emesse, anche per quelle ricevute c’è la possibilità di filtrarne la visualizzazione e i campi sono i medesimi.

 

La conservazione delle fatture elettroniche

Un servizio di hub offre spesso, oltre alle funzionalità sopra descritte, anche il servizio di conservazione elettronica delle stesse. Tutto ciò che transita dall’hub verrà conservato elettronicamente a norma di legge per almeno 10 anni.



 

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