Fattura Elettronica e modalità di conservazione

Fattura elettronica e conservazione sostitutiva

Dal 1° gennaio 2019 diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica fra privati (fatture B2B) e con essa la conservazione digitale delle fatture elettroniche: sarà necessario attivarsi per implementare, nella propria azienda/studio, un sistema che ne assicuri la corretta procedura.

Cerchiamo di capire meglio cosa significa la conservazione digitale delle fatture e facciamo alcune considerazioni su quale possa essere la miglior scelta strategica, in base alla tipologia di attività che si gestisce.

 

Cos’è la conservazione digitale delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche è un processo digitale, regolato dalla legge, con il quale i formati elettronici dei documenti vengono “archiviati“, in modo tale da mantenere la loro integrità e validità legale nel tempo. Questo procedimento di conservazione permette di ottenere notevoli vantaggi di risparmio di tempo, spazio e costi.

E non solo. Con la digitalizzazione, conservazione e indicizzazione i documenti sono immediatamente fruibili e consultabili, senza dover cercare tra i faldoni impolverati di un archivio cartaceo. La legge italiana prescrive un obbligo di conservare le fatture elettroniche e altri documenti contabili per minimo 10 anni.

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica, è importante fare una distinzione tra i termini “conservazione digitale” e “conservazione sostitutiva”; più nello specifico:

  • Conservazione Elettronica
  • Processo di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti informatici conservati, assicurandone il valore giuridico, l’integrità e l’autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo.
  • Conservazione Sostitutiva
  • Conservazione elettronica della copia informatica di un documento originariamente analogico. Il documento analogico viene dapprima dematerializzato quindi viene conservato elettronicamente.
  • Conservazione Digitale
  • Conservazione elettronica di un documento nativo in formato digitale. Il documento nasce quindi già in un formato che è immateriale: ne sono un esempio pratico proprio la PEC oppure la Fattura elettronica.

 

Con la Circolare 13/E del 2 luglio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha confermato che la conservazione delle fatture elettroniche può avvenire anche in un formato diverso dall’xml, come già sostenuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale. In pratica è ammessa la conservazione delle fatture nei formati pdf, jpg o txt, purché ne sia garantita l’inalterabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità.

 

Fatture elettroniche: modalità di conservazione

Per conservare le fatture elettroniche si può ricorrere ad un software di gestione documentale: la conservazione avviene in automatico, eseguendo l’apposita procedura che archivia il documento nel formato xml e in altri formati ammessi dalla legge (ad esempio pdf, jpg o txt).

Qualora si volesse archiviare anche eventuali fatture cartacee, occorre:

  • creare una copia digitale della fattura cartacea (ad esempio un file pdf da scannerizzazione del documento)
  • inserire la firma digitale
  • indicizzare la fattura per renderla subito rintracciabile nel sistema di gestione documentale
  • inglobare il documento nell’apposito lotto di conservazione (cioè un insieme di fatture elettroniche emesse nello stesso spazio temporale)
  • chiudere il lotto, inserendo la marca temporale e la firma digitale del Responsabile della conservazione

A questo punto la copia cartacea può essere eliminata.

Anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di conservazione delle fatture elettroniche, nel formato xml: è gratuito ed è usufruibile dopo aver sottoscritto un accordo di servizio standard e non negoziabile, che si trova nell’area riservata del sito web. Può essere delegato anche ad un intermediario (una software house, uno studio commercialista, ecc.).

 

Alcune considerazioni sul servizio dell’Agenzia delle Entrate

La conservazione digitale del Sistema di Interscambio è limitata alle sole fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute: non comprende quindi fatture elettroniche in formato diverso da xml come pure altri documenti (ad esempio libro giornale, registri IVA, documenti di trasporto). Scegliere questo servizio potrebbe dar luogo a un problema di frammentazione dell’archivio fiscale: per le aziende che già effettuano conservazione sostitutiva dei documenti contabili significherebbe avere archivi differenti e in posti diversi.

C’è inoltre un altro aspetto molto importante da considerare: le leggi sull’IVA impongono che ci sia sempre la documentazione che lega la fattura attiva ed il registro IVA. Nel caso delle fatture elettroniche, questo legame viene assicurato associando i dati annotati nel registro IVA alla fattura elettronica, “solidificando” le informazioni nel sistema di conservazione in modo immodificabile. Se si dovesse optare per la sottoscrizione del servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, questo legame non verrebbe più gestito, in quanto, su tale sistema, è archiviabile solo la fattura elettronica xml. Utilizzando invece software di fatturazione elettronica integrato al proprio sistema gestionale è possibile conservare, oltre che il formato xml, anche i dati relazionali tra fatture e registro IVA.

Allo stato attuale il caricamento lotti (file di fatture riferibili allo stesso periodo o stesso cliente) sul sistema avviene manualmente tramite l’upload disponibile nella relativa area. Se si ha un flusso di fatture molto elevato questa attività potrebbe costituire una perdita di tempo considerevole.

Da ultimo non bisogna dimenticare che scegliendo di usufruire del servizio dell’Agenzia delle Entrate significa “affidare” i documenti fiscalmente validi all’ente che, in caso di procedimento giudiziario, costituirebbe la controparte.

 

Conservazione digitale: quale scegliere?

In conclusione potremmo sicuramente affermare che la scelta strategica di sottoscrivere la conservazione delle fatture elettroniche con l’Agenzia delle Entrate è consigliabile solo a quelle attività che hanno un giro d’affari limitato, con un numero di fatture annuo emesse e ricevute davvero minimo e una gestione contabile poco strutturata e automatizzata.

Per aziende che abbiano un’attività più consistente sarebbe consigliabile integrare il processo di conservazione elettronica nel proprio gestionale amministrativo-contabile, facendo un passo avanti verso la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine.

 

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