Fattura Elettronica e sistema di interscambio: cosa fare in caso di notifica di scarto

Fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio

Nel processo di Fatturazione elettronica, dopo che il fornitore invia il file xml al Sistema di Interscambio, questi sottopone il file ad una serie di controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario e, se non conforme allo standard accettato, la fattura viene scartata. Che fare, quindi, in questo caso?

Dal 1 gennaio 2019 le fatture tra privati (B2B) dovranno essere emesse obbligatoriamente tutte in formato elettronico e inviate al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che provvederà poi a recapitare il documento amministrativo al cessionario/acquirente corretto.

E’ bene arrivare a questo “appuntamento” preparati su ogni aspetto. Per questo, di seguito parleremo delle notifiche di scarto del SdI ed in particolare:

Sistema di Interscambio: quale ruolo nel processo di fatturazione elettronica?

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, istituito dalla Legge Finanziaria del 2008, che stabiliva l’obbligatorietà della fattura elettronica per tutti i fornitori delle Pubbliche Amministrazione (Fattura PA).

Il Sistema di Interscambio ha il ruolo di “snodo” tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica: presidia il processo di ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche.

In particolare, il Sistema di Interscambio:

  • fornisce i servizi di accreditamento al sistema
  • riceve le fatture trasmesse in formato elettronico
  • valida e gestisce i flussi delle fatture
  • effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura)
  • indirizza le fatture al giusto destinatario
  • notifica l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta
  • invia alla Ragioneria Generale di Stato (RGS) i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica
  • fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI

Il formato “accettato” in ingresso consente al Sistema di Interscambio di trattare le informazioni ai fini dei controlli previsti, dell’inoltro delle fatture ai destinatari e dell’estrapolazione delle informazioni utili al monitoraggio della finanza pubblica.

Per maggiori informazioni relative alle specifiche tecniche di una fattura elettronica si rimanda ad un altro articolo.

 

Le notifiche di scarto: cosa fare

Quando il Sistema di Interscambio riceve un file, effettua dei controlli propedeutici all’inoltro verso il destinatario, al fine di minimizzare i rischi di errore in fase di elaborazione e fungere da filtro verso il soggetto ricevente per prevenire, da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso, e per accelerare, dall’altro, eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo fatturazione-pagamento.

In particolare le tipologie di controllo che vengono effettuate verificano i seguenti dati:

Nomenclatura e unicità del file trasmesso
il file deve riportare il codice del paese, l’identificativo univoco del soggetto trasmittente, la tipologia file e il progressivo univoco del file
Dimensioni del file
a seconda di come avviene la trasmissione del file, questo deve avere una dimensione massima (ad esempio se viene trasmesso tramite PEC il file non deve superare i 30 megabytes)
Verifica dell’integrità del documento se firmato digitalmente
nel caso in cui il file sia firmato, la verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma
Verifica dell’autenticità del certificato di firma
nel caso in cui il file sia firmato, la verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica: il certificato non deve risultare scaduto, revocato o sospeso
Conformità del formato fattura
la verifica viene effettuata per garantire che il contenuto del documento sia rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche
Coerenza sul contenuto della fattura
la verifica viene effettuata sui dati presenti in fattura: vengono verificati sia i dati identificativi dei soggetti, sia i dati riportati nella fattura (quindi aliquota IVA, imponibile, correttezza dei calcoli, ecc.)
Validità del contenuto della fattura
la verifica viene effettuata per accertare la presenza e la validità dei dati necessari al corretto inoltro del documento al destinatario e per prevenire situazioni di dati errati e/o non elaborabili; in particolare viene effettuato un controllo sull’esistenza del codice destinatario (se diverso dal valore di default “0000000”) e sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA relative ai soggetti trasmittente, cedente/prestatore, cessionario/committente, rappresentante fiscale, attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe tributaria
Unicità della fattura
la verifica viene eseguita al fine di intercettare ed impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata

Se il file ricevuto non passa tutti questi controlli, il Sistema di Interscambio genera verso il soggetto trasmittente, entro 5 giorni, una “ricevuta di scarto” del file che viene inoltrata sullo stesso canale di invio del file stesso.
Tale messaggio di scarto contiene il codice di errore che consente al trasmittente di procedere alla correzione del file e al successivo re-inoltro della fattura.

Un esempio di notifica di scarto:

Fattura elettronica esempio notifica di scarto

Fattura elettronica esempio notifica di scarto


Fonte immagine: FatturaPA

L’elenco dei codici di errori sono contenuti nell’appendice 1 del documento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulle specifiche tecniche allegato al provvedimento nr 89757/2018 del 30 aprile 2018.

Nel caso in cui, invece, il superamento dei controlli è positivo, il SdI restituisce al soggetto trasmittente, al momento della consegna, una ricevuta in cui viene specificato il buon esito del processo sia di controllo che di recapito o messa a disposizione del file.

 

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