Fattura Elettronica: la gestione degli allegati nel file XML

Fattura Elettronica gli allegati al file xml

Adeguarsi alle procedure standardizzate della fatturazione elettronica tra privati, non è semplice. Si è passati dall’avere ampia libertà nel compilare una fattura (usando un proprio software gestionale, word, excel o altri programmi simili) ad un formato standard strutturato, molto tecnico e preciso: il file XML.

Si può comunque recuperare un po’ della “libertà persa” grazie agli allegati che è possibile inserire nel file XML stesso. In questo articolo vediamo dove, come e cosa è possibile allegare nel file della fattura elettronica.

Dove si inseriscono nel file XML gli allegati?

Il file della fattura elettronica è fatto sostanzialmente da due blocchi: l’header o testa e il body o corpo.

» Header: in questa sezione si inseriscono i dati di trasmissione (ad esempio il codice destinatario), i dati del fornitore e quelli del cliente.

» Body: qui, oltre ad inserire i dati generali (ad esempio la causale, i dati di trasporto), si inseriscono i dati dei beni o servizi, i dati sui veicoli e i dati di pagamento; in questa sezione si possono inserire anche gli allegati ovvero tutti i file che si vuole, fino a raggiungere un massimo di dimensione (il cui limite è determinato dal tipo di canale di trasmissione che si usa).

In particolare la struttura del file XML, nella sezione degli allegati, è uno schema di questo tipo, dove i campi con le linee tratteggiate sono facoltativi:

File XML fattura elettronica allegati

File XML fattura elettronica allegati

Fonte immagine: Allegato A Specifiche tecniche provvedimento 89757 del 30 aprile 2018 Agenzia delle Entrate

Nel file XML, quindi, è obbligatorio inserire il nome del file allegato e, ovviamente, il documento da inserire.
Facoltativo , invece, è inserire: l’indicazione di quale algoritmo di compressione del file si è utilizzato, il formato e la descrizione dell’allegato alla fattura.

 

Come si inseriscono gli allegati nel file fattura?

Se si possiede un software di fatturazione elettronica, sicuramente ci sarà la funzione che permette di allegare altri documenti al file XML: basta conoscerne il funzionamento per farlo.

Se, invece, dovessimo utilizzare il sito dell’Agenzia delle Entrate, dal link di “Fatture e Corrispettivi” si accede, con le proprie credenziali, al sito e si va nella sezione “Fatturazione elettronica“. Si prosegue poi con la “Generazione“: in questa sezione si compilano tutti i dati obbligatori e quelli facoltativi. Nel menù a destra sono disponibili le varie sezioni da compilare fra cui la sezione Allegato. Cliccando su allegato il sistema dà la possibilità di inserire uno o più documenti da inoltrare con la fattura stessa.

Una volta inserito il file si prosegue, come nella norma, con la verifica dei dati e la trasmissione della fattura al destinatario.

 

Cosa si può allegare al file XML della efattura?

E’ lecito, a questo punto, chiedersi: ma cosa possiamo allegare al file della fattura elettronica?

Prima di tutto c’è da dire che si possono allegare n file alla fattura elettronica, purché non si superi il limite massimo consentito dal canale telematico scelto per la trasmissione (ad esempio con “Fatture e Corrispettivi” il file fatture più gli allegati non possono superare la dimensione massima di 5 megabyte).

Alla fattura si possono allegare formati diversi: pdf, word, excel, jpeg, eccetera.
A livello di contenuto, gli allegati possono essere: la copia di cortesia della fattura, i DDT, il contratto commerciale, mail varie stampate in pdf, scontrini, contratti di lavoro e tutto ciò che si ritiene necessario inviare al destinatario per completare il documento fiscale della fattura.

 

Come si possono visualizzare gli allegati al file XML?

In ultimo, cerchiamo di capire come visualizzare i file allegati alla fattura elettronica.

Se si possiede un software gestionale di fatturazione elettronica, sicuramente lo fa in automatico: basta capirne la relativa funzione.

Se non siamo dotati di software di questo genere, il tool migliore che si può utilizzare è AssoInvoice, creato appositamente da Assosoftware. Basta cliccare su questo link e seguire tutte le indicazioni del sito. Una volta installato il programma sul proprio pc, gli allegati di un file XML potranno essere scaricati e salvati in un apposita cartella.



 

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