Fattura Elettronica PA: cos’è e come si emette

Guida alla Fattura elettronica: cos'è e come funziona

La Fatturazione elettronica è quel processo digitale che genera e gestisce l’intero ciclo di vita delle fatture elettroniche: dalla loro emissione/ricezione fino alla loro conservazione a norma per 10 anni.

Occorre fare una distinzione:

  • FatturePA: ossia le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione
  • Fatture B2B e B2C: ossia le fatture tra privati e quelle per i consumatori finali

In Italia si è resa obbligatoria la fattura elettronica nel settore pubblico: dal 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, successivamente estesa a tutte le altre amministrazioni pubbliche dal 31 marzo 2015. Ciò significa che la Pubblica Amministrazione non può più accettare fatture cartacee.

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventa obbligatoria per tutti i soggetti passivi di IVA (Legge di Bilancio 2018).

In questo articolo svilupperemo i seguenti argomenti:

Cos’è una FatturaPA

La FatturaPA non è un semplice documento informatico, ma è un documento elettronico strutturato secondo un linguaggio ben definito e standard: il “tracciato XML FatturaPA“.

Questo documento informatico deve avere due caratteristiche imprescindibili: autenticità e integrità. A tale fine, la normativa vigente richiede che:

  • sia apposta la firma digitale di chi emette la fattura
  • debba essere trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI)
  • venga trasmessa solo se presente il codice identificativo unico dell’ufficio pubblico destinatario

Il Sistema di Interscambio SDI

Il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia delle Entrate ed è un sistema informatico che garantisce:

  • la ricezione delle fatture come file elettronici con le dovute caratteristiche delle FatturePA
  • il controllo sui file ricevuti
  • l’inoltro della fattura all’Amministrazione destinataria
  • la trasmissione delle notifiche relative alle attività svolte sia alla Pubblica Amministrazione che al fornitore;

Inoltre il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF), tramite lo SDI, effettua un monitoraggio della Finanza Pubblica.

Come si emette una fattura elettronica per la PA

Un’impresa privata o un lavoratore autonomo che debba fatturare ad un ente pubblico può dotarsi di un proprio software di fatturazione elettronica oppure può rivolgersi ad un intermediario che si occupi della compilazione, trasmissione e conservazione della fatture elettroniche.

In ogni caso, chi compila la fattura deve necessariamente inserirvi il codice ufficio della PA (IPA) destinatario della fattura. Tale codice permetterà quindi al Sistema di Interscambio di indirizzare la fattura elettronica alla giusta PA.

Il Sistema di Interscambio gestisce tre tipologie di file. In particolare:

file FatturaPA
è un file XML firmato digitalmente che può contenere una singola fattura o un lotto di fatture.
file archivio
è un file compresso (solo formato zip) che contiene una o più FatturaPA. In questo caso il sistema elabora l’archivio controllando e inoltrando i singoli file al destinatario. Il file archivio non è firmato digitalmente, ma lo devono essere i singoli file in esso contenuti.
file messaggio
è un file XML che contiene appunto un messaggio che può essere: una notifica di scarto, un file dei metadati, una ricevuta di consegna, una notifica di mancata consegna, una notifica di esito committente, una notifica di esito, uno scarto esito committente, una notifica di decorrenza termini, un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

Possono quindi essere trasmesse allo SDI singoli file o file compressi.

Dopo aver preparato il file da inviare, questo deve essere nominato in modo preciso altrimenti il sistema non lo accetta. Più precisamente il nome file deve contenere:

    • il Codice Paese Identificativo va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code
    •  l’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero).
    • il progressivo univoco del file rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da “A” a “Z” e da “0” a “9”.

Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore (“_”), codice ASCII 95.

L’estensione del file assume il valore .xml oppure .xml.p7m. La differenza è data dal diverso sistema di firma digitale adottato: se si adotta il sistema di firma XAdES-BES il formato sarà .xml, se si adotta il sistema di firma  CAdES-BES il formato sarà .xml.p7m.

Esempi di nomi file FatturaPA:

      • ITAAABBB99T99X999W_00001.xml
      • IT99999999999_00002.xml.p7m
      • FR12345678910_00003.xml

Il Sistema di Interscambio, ricevuto un file archivio, elabora e trasmette all’Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti. Una volta preparato il file, appositamente firmato e nominato secondo le regole sopra descritte, è pronto per essere inviato allo SDI.

Il sistema prevede cinque diversi canali di trasmissione per l’invio del file:

Posta Elettronica Certificata (PEC)
i file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC e vanno inviati all’indirizzo mail sdi01@pec.fatturapa.it. Il messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dallo SDI relativi al proprio invio.
Invio via web
lo SDI ha messo a disposizione sul sito FatturaPa un’applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio tramite un’interfaccia web. E’ necessario avere le credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Il file inviato non deve superare la dimensione di 5 megabytes. Il trasmittente potrà poi visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l’applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti del sito FatturaPa
Servizio SDICoop-Trasmissione
è un servizio è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services). Per usufruirne occorre accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti del sito FatturaPa/div>
Servizio SDIFTP
è un servizio è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol). Il relativo utilizzo presuppone una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruirne è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti del sito FatturaPa
Servizio SPCoop – Trasmissione
è un servizio disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Per usufruirne è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione Accreditare il canale disponibile nella sezione Strumenti del sito FatturaPa

Dopo aver inviato il file occorre poi monitorare la sezione dei messaggi per verificarne il buon esito.

Le amministrazioni pubbliche devono:

  • comunicare ai fornitori i codici identificativi degli uffici destinatari di fatturazione elettronica
  • ricevere le fatture elettroniche provenienti dallo SDI ed effettuare le verifiche amministrative interne
  • inviare allo SDI la notifica di accettazione o rifiuto della fattura entro 15 giorni dalla data di ricezione secondo le modalità riportate nelle Specifiche tecniche SDI;
  • conservare le fatture secondo le modalità previste dalla normativa vigente.

Ecco qui una rappresentazione del flusso delle fatture elettroniche verso la PA tramite lo SDI:

FatturaPA flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio

FatturaPA flusso di fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio – Fonte FatturaPA.gov

 

A partire dal 1° luglio 2017, per effetto del decreto 50/2017, è partito lo split payment professionisti che sarebbe quel meccanismo che prevede per chi vende un bene o un servizio l’emissione della fattura, applicando normalmente l’Iva, ma l’imposta non viene pagata dal cliente/committente direttamente all’erario. Il decreto estende lo split payment anche ai liberi professionisti, agenti e intermediari, ossia, a tutti i soggetti applicano la ritenuta alla fonte.

 

Software per la fatturazione elettronica

Il processo di gestione della fatturazione elettronica è piuttosto complesso: per questo, sul mercato sono disponibili software adeguati sviluppati per organizzare e semplificare tutte le attività.

Il software di Fatturazione Elettronica Datalog crea automaticamente la fattura elettronica nel formato previsto XML, ed prevede che tutte le operazioni più complesse siano effettuate da Datalog tramite il servizio Datalog HUB: apposizione della firma elettronica qualificata, invio tramite il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate e conservazione sostitutiva.



 

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