Cosa fare quando la Fattura Elettronica viene scartata

fattura scartata

Con la fatturazione elettronica tutte le fatture XML devono essere processate dal Sistema di Interscambio. Quando l’Agenzia delle Entrate riceve una fattura elettronica in XML , effettua una serie di controlli formali e sostanziali:  se non vengono rilevati errori, lo SdI provvede a recapitare la fattura al destinatario indicato nella fattura stessa; qualora uno o più controlli non vadano a buon la fattura viene scartata e si considera non emessa. In questo articolo cerchiamo di capire quando una fattura viene scartata, cosa fare per poterla correggere e inviarla e quali sanzioni amministrative sono previste in caso di mancato o ritardato invio.

 

Quando una fattura elettronica viene scartata

Quando viene scartata una fattura elettronica? Il Sistema di Interscambio ha al massimo 5 giorni dalla data di ricezione del file XML per effettuare le dovute operazioni di controllo e consegna della fattura. I controlli che vengono effettuati sono propedeutici all’inoltro della fattura al corretto destinatario e mirano sostanzialmente a:

  • rendere minimi i rischi di errore in fase di elaborazione dei file;
  • filtrare gli errori verso il destinatario per evitare, da un lato, possibili conteziosi tra le parti e, dall’altro, dispendiose attività di rettifica sui documenti inviati per poter favorire un ciclo veloce di fatturazione-pagamento.

 

Perché una fattura elettronica viene scartata: i motivi

I controlli che il Sistema dell’Agenzia delle Entrate effettua riguardano aspetti per lo più formali e di coerenza dei dati, come da specifiche tecniche.

 

MOTIVODESCRIZIONECASI/ESEMPI
Nomenclatura e Unicità del fileVerifica che il nome del file sia conforme alla specifiche tecniche e che non sia stato già inviato
Dimensioni del fileIl file ricevuto non deve superare le dimensioni massime per il rispettivo canale di trasmissione
  • File supera le dimensioni
Integrità del documentoSe il file è firmato, il controllo verifica che il documento non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.
  • File con firma non valida
Autenticità del certificato di firmaSe il file è firmato, la verifica ha il fine di garantire la
validità del certificato di firma.
  • Certificato di firma scaduto
  • Certificato di firma revocato
  • Certificato di firma non valido
  • Certificato di firma qualificata non affidabile
Conformità del formato fatturaIl contenuto del documento deve essere conforme alle specifiche tecniche indicate dall’Agenzia.
  • Firma digitale apposta manca del riferimento temporale
  • Il riferimento temporale della firma digitale apposta non è
    coerente
  • File / archivio vuoto o corrotto
  • File non conferme al formato: ad esempio se sono stati inseriti caratteri speciali come la & (e commerciale), “” (virgolette),  (apostrofo), < (minore), > (maggiore). Inoltre potrebbe essere stata inviata una versione obsoleta del tracciato XML.
Coerenza del contenuto della fatturaViene verificato che gli elementi contenuti nel documento siano coerenti fra loro e siano rispondenti alle specifiche tecniche.
  • Aliquota IVA = 0 e Natura non riportata
  • Natura indicata e aliquota IVA diversa da 0
  • Data fattura successiva alla data di ricezione
  • Mancanza del Codice Fiscale o Partita IVA del destinatario
  • Valori non corretti nei campi Imposta, Importo Imponibile, Prezzo Totale
  • Aliquota IVA non indicata in %
  • Numero fattura senza caratteri numerici
  • Codice Destinatario errato (es. maggiore di 6 carattere)
  • Presenza di Ritenuta e mancata indicazione dei parametri relativi a tipo ritenuta
  • Presenza del Contributo Previdenziale e aliquota IVA pari a 0 e mancanza dell’indicazione della Natura
  • Nel caso di Autofattura (TD21) il mittente è diverso dal destinatario
Validità del contenutoViene verificato che siano presenti e validi i  dati necessari relativi al destinatario e viene verificato che non ci siano situazioni di dati errati e/o non elaborabili
  • Partita IVA del mittente non corretta
  • Codice Destinatario non valido o non attivo
  • Codice Fiscale e Partita IVA dell’emittente non coerenti
  • Codice fiscale del cedente prestatore non presente al gruppo IVA.
  • Partita IVA presente in fattura corrispondente a una partita IVA cessata da oltre 5 anni
  • Indirizzo PEC contenente un valore non ammesso
Unicità della fatturaLa verifica mira a intercettare ed impedire l’inoltro di una fattura già trasmessa e elaborata.
  • Fattura duplicata
  • Fattura duplicata nel lotto

 

Quando vengono rilevati uno o più errori, ciascuno avente un codice identificativo, il Sistema ha tempo 5 giorni per inviare al mittente la notifica o ricevuta di scarto.

 

 

Cosa significa “notifica di scarto”?

Quando il soggetto emittente di una fattura elettronica inoltrata al SdI riceve una notifica di scarto significa che la fattura (o il  lotto di fatture elettroniche) non è stata regolarmente processata, in quanto si sono rilevati uno o più errori.

La notifica di scarto è in pratica un messaggio che il Sistema inoltra allo stesso canale da cui ha ricevuto i file errati (PEC o canale FTP o Web Service): nel testo vengono riportati i codici di errore che hanno determinato il mancato invio al destinatario. Riportiamo un esempio qui sotto:

 

Fattura elettronica esempio notifica di scarto

Fatturazione elettronica: Esempio di una notifica di scarto

 

Oltre ad inviarla al mittente, la ricevuta di scarto viene sempre messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate nell’area Consultazione Consultazione → Monitoraggio dei file trasmessi del portale web Fatture e Corrispettivi.

Come correggere una fattura elettronica scartata

Nella notifica di scarto sono sempre indicati i codici di errore che il SdI ha rilevato nel file XML non processato, pertanto viene sempre chiarito cosa si deve correggere per inoltrare correttamente la fattura. Nell’esempio riportato sopra il codice di errore è 00100 – Certificato di firma scaduto: bisognerà sicuramente rinnovare il certificato della firma digitale.

Una volta corretto l’errore o gli errori rilevati si possono presentare le seguenti alternative.

 

ALTERNATIVACONDIZIONE
Invio della stessa fattura scartata

con uguale data e numerazione

Dopo aver corretto gli errori segnalati, si rinvia la fattura al massimo entro 5 giorni di calendario dalla ricezione della notifica di scarto.
Emissione di una nuova fattura

con nuova data e nuova numerazione

La nuova numerazione e la nuova data devono essere coerenti con i documenti che nel frattempo (dall’emissione della fattura scartata) sono stati emessi e inoltrati al SdI.

Dalla nuova fattura deve risultare un collegamento alla precedente fattura scartata da SdI, già stornata in contabilità interna, in modo tale da attestare la tempestività della fattura emessa ex novo rispetto all’operazione che documenta.

Emissione di una nuova fattura

con nuova data e numerazione speciale

La numerazione deve richiamare, nel rispetto della sua progressività, il fatto che si tratta di un documento di rettifica della precedente fattura scartata dal
SdI.L’Agenzia delle Entrate riporta gli esempio quali “n/R” o “n/S” , numerazioni che  identificano le fatture, inserite in un apposito registro sezionale, emesse in data successiva al posto di quella scartata. Per fare un esempio: se per un contribuente il SdI scarta la fattura nr 5/2021 emessa il 3/01/2021, questa potrà essere sostituita dalla fattura nr 5/R emessa il 20/02/2021 che verrà annotata nell’apposito registro sezionale.

 

Come e quando rinviare una fattura elettronica

Per non incorrere in sanzioni e non ricadere nel caso di emissione tardiva della fattura elettronica, la fattura va sempre emessa entro e non oltre i 12 giorni successivi all’effettuazione dell’operazione. Nel caso in cui la fattura elettronica sia stata emessa regolarmente e venga poi scartata occorre rinviarla entro 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto: in questo modo non si incorrerà nelle sanzioni previste. Attenzione: i 5 giorni si considerano consecutivi pertanto nel conteggio vengono considerati anche quelli festivi.

Qualora per motivi vari venga emessa oltre il 12° giorno, saranno applicate le relative sanzioni.

Fattura Elettronica scartata: sanzioni

Se una fattura elettronica viene emessa oltre il 12° giorno dall’effettuazione dell’operazione, la legge prevede l’applicazione di sanzioni amministrative. È l’articolo 6 del decreto legislativo nr 471/1997 a stabilire le sanzioni per la mancata o tardiva emissione di fatture. In particolare prevede sanzioni:

  • fra il 90 e il 180 per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro;
  • da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.

Se la tardiva o mancata emissione riguarda le fatture con operazioni non imponibili, esenti, non soggette a IVA o soggette a inversione contabile la pena amministrativa va da un minimo di 5% ad un massimo di 10% del valore omesso o non registrato. Se gli importi omessi o non registrati non concorrono alla determinazione del reddito la sanzione amministrativa va da un minimo di 250 euro a un massimo di 2.000 euro.

 

Fonti articolo
Agenzia delle Entrate Circolare nr13 di luglio 2018
AGENZIA DELLE ENTRATE | Allegato specifiche tecniche fatturazione elettronica v. 1.6.2
GAZZETTA UFFICIALE | DLgs 471/1998

 



 

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