Fatturazione Elettronica obbligatoria: come funziona dall’emissione alla conservazione

Il ciclo di vita della fattura elettronica

Tempi di fibrillazione questi: mancano poco più di due mesi al 1° gennaio 2019 e, quindi, alla partenza della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati (B2B). Ma come funziona realmente tutto il processo legato alla fattura elettronica? O meglio: come si emette, si trasmette, si riceve e si conserva la fattura elettronica? E il Sistema di Interscambio che ruolo ha in questo flusso?

Proviamo a dare le risposte a tutte queste domande.

 

Come si emette una fattura elettronica

In Italia le fatture elettroniche sono obbligatorie già dal 2014 per tutti quei soggetti con partita IVA che vendono prodotti e/o servizi alla Pubblica Amministrazione (Fattura PA). Con la Legge di Bilancio 2018, il Governo italiano ha sancito l’obbligatorietà di questo documento digitale per tutte le transazioni che dal 2019 verranno effettuate tra soggetti privati con partita IVA. L’Agenzia delle Entrate ha adeguato il sistema informatico utilizzato per il settore pubblico: pertanto anche le fatture B2B passeranno dal Sistema di Interscambio.

Ma come si emette una fattura elettronica?

La fattura elettronica è un file in formato .xml (eXtensible Markup Language), che deve contenere determinate specifiche tecniche, espressamente richieste dall’Agenzia delle Entrate. Per emettere una fattura in questo formato si può ricorrere ad una delle seguenti soluzioni:

Software di Fatturazione Elettronica
è una delle soluzioni più semplici in quanto completamente integrato nella propria gestione aziendale: si tratta di acquistare un’estensione del proprio gestionale oppure un software apposito per gestire tutto il ciclo delle fatture elettroniche. Sul mercato esistono offerte diversificate a seconda delle esigenze.
Applicazioni on line di enti pubblici
ad esempio, le applicazioni messe a disposizione dalle Camere di Commercio: per accedervi bisogna essere una piccola o media impresa, avere l’iscrizione presso la Camera di Commercio della Provincia di pertinenza e avere le credenziali di accesso
Portale web dell’Agenzia delle Entrate
si tratta di una procedura web all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate. Per accedervi occorre avere la partita IVA e le credenziali di accesso (SPID, CNS o utenza Fisconline/Entratel)
Software stand alone dell’Agenzia delle Entrate
nella sezione “software” del sito web dell’Agenzia delle Entrate, si può scaricare il file per installare il programma “Compilazione Fattura Elettronica (FEL18)” che consente la predisposizione della fattura in formato xml. La sua funzionalità si limita alla creazione del file, dopodiché occorre spedirlo al Sistema di Interscambio
App Fatturae
è l’app dell’Agenzia delle Entrate e può essere utilizzata solo da ditte individuali e lavoratori autonomi; non può essere utilizzata da società. Permette l’emissione e la trasmissione delle fatture al SdI. Inoltre permette di importare, visualizzare e inviare una fattura predisposta con un software diverso dall’app. Si collega in automatico poi con la sezione “Fatture e Corrispettivi“. Per accedervi occorre scaricare l’app e avere le credenziali di accesso (utenza Fisconline o Entratel)

 

Come si trasmette la fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio dal cedente stesso oppure da un suo intermediario (ad esempio dal proprio commercialista). La trasmissione dei file xml può avvenire utilizzando una delle seguenti modalità:

Servizio PEC
in questo caso il soggetto trasmette i file tramite posta elettronica certificata, in grado di certificare data e ora dell’invio e assicurare la ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse. Il messaggio, con relativi allegati, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se il processo di invio della mail e relativa ricezione va a buon fine, al mittente vengono recapitate due ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta PEC e una di avvenuta consegna da parte di quest’ultimo al SdI. Questo pero’ non ne garantisce la correttezza e quindi l’emissione della fattura elettronica
Servizio Web-Service (SdICoop)
il SdI mette a disposizione, su rete Internet, un servizio web, che è richiamabile da un sistema informatico o da una applicazione, che consente di trasmettere i file come allegati di un messaggio SOAP. La dimensione massima del file allegato al messaggio deve essere di 5 megabytes. Con questa modalità è possibile la trasmissione di un solo file (fattura singola piuttosto che lotto di fatture piuttosto che archivio di fatture) alla volta
Servizio FTP (SdIFtp)
si tratta di un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP: in pratica l’azienda o il suo intermediario deve esporre un proprio FTP Server e comunicare le relative credenziali d’accesso per essere raggiunto dal client FTP dell’Agenzia delle Entrate. Tale modalità prevede la possibilità di trasmettere i file, preventivamente crittografati, attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi, all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti assicurando la qualificazione del canale. La dimensione massima del supporto contenente i file deve essere di 150 megabytes
Sito “FatturaPA” e App “FatturAE”
tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, FatturaPA, l’invio dei file avviene utilizzando un sistema di trasmissione per via telematica oppure si utilizza l’interfaccia web di fruizione dei servizi “Fatture e corrispettivi”. In alternativa è possibile utilizzare l’App. Il file fattura o il file compresso contenente più file fattura (in ogni caso la dimensione del file da trasmettere non può eccedere il limite di 5 megabytes), possono essere trasmessi mediante upload. Per utilizzare il sito è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate; per utilizzare l’App sono necessarie le credenziali Entratel o Fisconline

I canali Web-Service e FTP vengono utilizzati da aziende che intendono creare un canale telematico dedicato e sempre attivo tra i loro server e il SdI, quindi devono avere un alto grado di informatizzazione e un numero rilevante di file fatture elettroniche da inviare e ricevere. Per poterne usufruirne occorre avviare la procedura di accreditamento del canale stesso ossia stipulare un Accordo di servizio con il SdI, tramite modulo online.

 

E il Sistema di Interscambio? Cos’è e come funziona?

Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, istituito dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, che è utilizzato da tempo per la trasmissione delle fatture elettroniche per le Amministrazioni Pubbliche e che è stato adattato anche per gestire le fatture B2B.

Ha un ruolo davvero centrale in tutto il processo di trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, in quanto:

  • riceve i file xml
  • effettua una serie di controlli
  • recapita le fatture al giusto destinatario

Tutto deve passare da qui!

Il SdI, infatti, per ogni file che riceve esegue una serie di controlli, prima di inoltrare la fattura al destinatario. Questa attività di controllo, da un lato, è necessaria al fine di rendere minimi i rischi di errore e, dall’altra, è uno strumento di filtro per chi riceve: accelera gli interventi di rettifica e previene eventuali contenziosi.

Se un file non dovesse passare i controlli, il SdI, entro 5 giorni, scarta la fattura, recapitando al trasmittente una “ricevuta di scarto“: in questo caso la fattura si considera non emessa.
Se, invece, i controlli dovessero essere tutti positivi, il SdI recapiterà la fattura al destinatario corretto o al suo intermediario; in tal caso al trasmittente verrà inviata una “ricevuta di consegna” con l’indicazione della data di consegna della fattura.
Tutte le ricevute inviate dal SdI sono nel formato xml.

 

Come si riceve una fattura elettronica

Il Sistema di Interscambio recapita la fattura elettronica tramite uno dei seguenti canali:

  • Indirizzo telematico registrato: sul sito dell’Agenzia delle Entrate occorre registrare tale indirizzo dove verranno recapitate tutte le fatture elettroniche. La scelta è alternativa tra:
    • Codice Destinatario: è un codice numerico di 7 cifre
    • Indirizzo PEC
  • Servizio Web-Service o FTP: come per la trasmissione, anche per la ricezione delle fatture occorre accreditare il canale

Una volta inserita la modalità di ricezione delle fatture, si potrà passare alla generazione del QR-Code: un codice a barre bidimensionale con il quale si potrà far acquisire ai propri fornitori le informazioni anagrafiche IVA e il relativo indirizzo telematico.

 

Conservazione digitale delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche è un processo digitale, regolato dalla legge, con il quale i formati elettronici dei documenti vengono “archiviati“, in modo tale da mantenere la loro integrità e validità legale nel tempo. Si ottengono così notevoli vantaggi di risparmio di tempo, spazio e costi.

E non solo. Con la digitalizzazione, conservazione e indicizzazione i documenti sono immediatamente fruibili e consultabili. La legge italiana prescrive un obbligo di conservare le fatture elettroniche e altri documenti contabili per minimo 10 anni.

Con l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica, è importante fare una distinzione tra i termini “conservazione elettronica“, “conservazione sostitutiva” e “conservazione digitale“; più nello specifico:

  • Conservazione Elettronica
  • Processo di archiviazione che rende statici e immodificabili i documenti informatici conservati, assicurandone il valore giuridico, l’integrità e l’autenticità, l’accesso e la leggibilità nel tempo.
  • Conservazione Sostitutiva
  • Conservazione elettronica della copia informatica di un documento originariamente analogico. Il documento analogico viene dapprima dematerializzato quindi viene conservato elettronicamente.
  • Conservazione Digitale
  • Conservazione elettronica di un documento nativo in formato digitale. Il documento nasce quindi già in un formato che è immateriale: ne sono un esempio pratico proprio la PEC oppure la Fattura elettronica.

 

La conservazione delle fatture può avvenire tramite appositi software oppure possono essere un’integrazione del proprio software gestionale di fatturazione.
In alternativa l’Agenzia delle Entrate offre un servizio online gratuito per la conservazione, aderendo all’apposito accordo tramite modulo da compilare sul sito stesso.

 

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