Quale soluzione utilizzare con il commercialista per la fatturazione elettronica?

Fatturazione Elettronica e Commercialista: come inviare le fatture

La fatturazione elettronica ha sicuramente cambiato il modo di gestire la contabilità non solo all’interno delle stesse aziende, ma anche in rapporto con il proprio commercialista, rendendo il processo molto più efficiente e veloce. Con l’e-fattura le società non sono più costrette a portare pile di fogli stampati: tutto è stato sostituito con file elettronici in formato XML. Non solo: l’importazione dei dati ricevuti da parte dei commercialisti è automatica, fluida ed efficiente, riducendo l’errore di imputazione praticamente a zero.

E’ quindi chiaro che il rapporto azienda-commercialista si è evoluto: ma in che modo avviene lo scambio di documenti ai tempi della fatturazione elettronica? Bisogna ancora inviare i propri documenti di fatturazione al commercialista in formato cartaceo?

 

Le fatture elettroniche per professioni, micro-aziende e commercialista

La maggior parte dei professionisti e delle micro aziende che si sono dovuti adeguare al flusso della fatturazione elettronica hanno adottato lo stesso software utilizzato dal commercialista. Si tratta di moduli software però specifici per la sola fatturazione, solitamente fruibili su piattaforme web, che permettono all’azienda di emettere e ricevere le fatture e che a loro volta danno piena accessibilità anche al commercialista, che potrà accedere ma anche riceve i dati di fatturazione direttamente nel proprio sistema contabile.

 

Gestionale con fatture elettroniche e il commercialista

Nel caso in cui l’azienda utilizzi già un proprio software gestionale con fatturazione elettronica, o comunque decida di utilizzare software alternativi e diversi dalla scelta consigliata dal commercialista, può comunque instaurare un flusso automatico che permetterà ad azienda e studio di dialogare e scambiarsi i dati in formato elettronico.  In altre parole, sarà sempre possibile per lo studio ricevere e/o scaricare le fatture in formato elettronico. Diverse sono le modalità possibili:

Invio File XML
con questa modalità l’azienda fa un salvataggio di tutte le fatture in una cartella che viene poi zippata e inviata al commercialista. Il commercialista una volta che la riceve, estrae i file e li registra in automatico nel proprio  gestionale di studio. Alcuni gestionali hanno delle funzioni che creano periodicamente (ad esempio, una volta a settimana) il file .zip e lo inviano per email in automatico al commercialista.
Accesso al gestionale
alcuni gestionali forniscono una login dedicata per il commercialista, così che possa accede e scaricare tutte le fatture in autonomia. Con questa modalità il commercialista può anche verificare se le fatture sono state correttamente impostate, registrate e può facilmente accedere ad eventuali allegati per controllare direttamente ulteriori informazioni relativi ai vari documenti presenti.
Fatture e Corrispettivi
sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate vengono memorizzate tutte le fatture che si ricevono e che si inviano; dare l’accesso al proprio commercialista significa permettergli di entrare in questa area riservata e scaricare in completa autonomia tutti i file XML presenti.
Sincronizzazione evoluta
lo scarico e la sincronizzazione dei dati da Fatture e Corrispettivi può avvenire anche in automatico grazie a sistemi di connessione più evoluti, pensati per aiutare il commercialista ad allineare tutti i dati contabili.

 

Fatture non elettroniche e documenti ancora cartacei

Nel caso in cui il commercialista effettui anche la tenuta della contabilità per conto del cliente, ci sono alcuni documenti che non rientrano nel flusso elettronico e per i quali deve essere fornita una copia cartacea. Tra questi:

  • Fatture ricevute da fornitori Esteri (Intra CEE ed Extra CEE)
  • Fatture ricevute da minimi e forfettari
  • Fatture ricevute da San Marino
  • Fatture mediche (come il medico del lavoro)
  • Documenti diversi da fatture (ricevute fiscali, note spese, etc..)
  • Bolle Doganali

Per questi documenti è ancora necessario consegnare una copia cartacea al proprio commercialista: in alcuni casi, questa copia può essere digitalizzata in un file pdf (ad esempio, se ricevuta dal fornitore già in formato .pdf oppure se acquisita da scanner). In altri casi, però, se il documento originale è solo cartaceo (come ad esempio una ricevuta di un ristorante estero), considerato che deve essere protocollato e conservato, andrà consegnato al commercialista la copia cartacea del documento in originale.

 

Conclusioni

Con la digitalizzazione dei documenti e dei processi, avviata ormai già da tempo, il rapporto tra azienda e commercialista si è notevolmente evoluto e ha migliorato la vita da entrambi i fronti: la comunicazione di circolari e informazioni è immediata e più efficace, mentre l’invio di dati e documenti digitali ufficiali assicura un notevole risparmio di tempo e maggiore sicurezza rispetto ad errori e ritardi nelle consegne. Il rapporto tra lo studio di consulenza e la società deve essere sempre considerato come un rapporto di squadra fatto di fiducia e collaborazione: questi due presupposti sono la base per facilitare il lavoro di entrambi i soggetti.



 

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