Firma digitale: come e quando farla

La firma digitale garantisce l’integrità e l’autenticità delle informazioni presenti e sottoscritte su un documento informatico. Diventa necessaria quando tale documento deve assumere una valenza giuridica e/o fiscale: in base alle tipologia di documenti, la procedura di firma può inoltre essere fatta sul singolo oppure su più documenti simultaneamente.

Per inserire una firma digitale, sarà necessario aver acquistato il kit per la firma digitale presso uno degli enti certificati.

Vediamo insieme come e quando firmare digitalmente un documento; parleremo di:

Come si fa la firma digitale di uno o più documenti

La procedura da seguire per apporre la firma digitale è diversa a seconda che si debba firmare un solo documento o una serie di documenti. Vediamo come si firma in entrambi i casi.
 

La firma digitale di un singolo documento

Inserire la firma digitale è un’operazione di una semplicità estrema. Se si utilizza una smart card basterà inserirla nell’apposito lettore, se si utilizza un Token USB basterà collegarlo al computer nella relativa porta. Si avvierà così l’applicazione della firma digitale. A questo punto occorrerà selezionare il singolo documento che si vuole sottoscrivere e inserire poi il PIN di protezione.  Per coloro che dispongono di più certificati, occorrerà selezionare il tipo di certificato che si vuole usare e il software genererà, applicandola, la firma digitale.

A seconda delle esigenze è possibile infatti avere diversi certificati. Per esempio: un soggetto potrebbe avere la necessità di firmare digitalmente in qualità di cittadino normale, come amministratore delegato di una società e come componente di una commissione. In questo caso il titolare della firma digitale, in fase di sottoscrizione di un documento elettronico, sceglierà il giusto certificato in base alla natura del documento da sottoscrivere.

Quando il documento informatico viene firmato digitalmente, al nome originale del file viene aggiunta l’estensione p7m. Per esempio: il file datalog.pdf verrà denominato datalog.pdf.p7m dopo l’apposizione della firma digitale. Con tale estensione il file sarà leggibile da altre applicazioni.

La firma digitale di molteplici documenti

Talvolta potrebbe essere necessario sottoscrivere più documenti. In tal caso procedere con la firma documento per documento sarebbe una perdita di tempo inutile anche perché i software di firma digitale richiedono la digitazione di un PIN di sblocco per ogni sottoscrizione.

La legge ammette in questi casi l’utilizzo di procedure automatiche per la sottoscrizione di più documenti purché si rispettino le indicazioni che il legislatore ha fornito:

Esistono a tal fine dei software che permettono la digitazione del PIN una sola volta a fronte della sottoscrizione di più documenti, garantendo comunque una chiara informativa circa la natura ed il numero dei documenti che verranno automaticamente sottoscritti.

Quando firmare digitalmente un documento elettronico

Un documento informatico firmato digitalmente contiene in sé una triplice garanzia:

• l’autenticità perché garantisce l’identità di chi sottoscrive
• l’integrità dei dati contenuti nel documento firmato
• la non ripudiabilità del documento da parte del sottoscrittore

Per tale motivo, si dovrà ricorrere alla firma digitale per tutti quegli atti e documenti che devono avere una valenza giuridica e/o fiscale.

La firma digitale è infatti utilizzata per tutti gli adempimenti verso le amministrazioni pubbliche che richiedono la sottoscrizione di una volontà: denunce, dichiarazioni di cambi di residenza, di domicilio, richieste di contributi, di esenzioni a pagamenti a causa del reddito o di altre condizioni particolari, ricorsi, eccetera.

Fra privati si può utilizzare nella sottoscrizione di contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara e altro ancora.

La firma digitale, inoltre, trova già da tempo applicazione nel protocollo informatico, nella procedura di archiviazione documentale, nel mandato informatico di pagamento, nei servizi camerali, nelle procedure telematiche d’acquisto, eccetera.

Alcuni Comuni che partecipano alla sperimentazione della Carta d’Identità Elettronica hanno dotato i propri cittadini di entrambi gli strumenti (CIE o CNS e Firma Digitale) e sviluppato dei servizi in rete tramite i quali i cittadini possono farsi identificare in rete (CIE/CNS), accedere quindi ai propri dati personali nel pieno rispetto delle norme sulla privacy e sottoscrivere (firma digitale) dichiarazioni, denunce, ricorsi.

Vuoi saperne di più?