Gestione commesse cantieri

Gestione Commesse Cantieri

La gestione economica di un cantiere (edile, impiantistico, navale, eccetera) viene supportata generalmente da software che gestiscono il controllo dei costi e dei ricavi per commessa, caratterizzati da un sistema di controllo e una contabilità analitica personalizzata, adatta proprio a questo particolare tipo di attività.

Grazie a questi sistemi, si è in grado di imputare correttamente costi e ricavi sul cantiere e determinare in modo preciso la redditività del lavoro svolto. Tenere sempre sotto controllo tutti gli aspetti amministrativi e contabili di un cantiere significa, infatti, avere la possibilità di verificarne costantemente la rimuneratività. Per fare ciò, diventa importante la gestione economica di tutte le lavorazioni che fanno parte della commessa, come ad esempio le ore del personale impiegato, la corretta imputazione delle quote di ammortamento macchinari utilizzati, il costo delle materie prime, il costo delle sub-applatatrici e così via.

Il sistema di controllo ha alla base un software performante con il quale è possibile conoscere sempre i costi e i ricavi effettivi delle commesse, per verificarne la redditività. In questo articolo approfondiremo in particolare l’aspetto legato alla contabilità del cantiere.

 

Gestione commesse cantieri: la contabilità

Il processo legato alla creazione di una commessa cantiere parte dalla valutazione del progetto: è questa la cosiddetta fase di progettazione, nella quale si fa uno studio di fattibilità, si valutano le risorse necessarie a compiere l’opera nei tempi richiesti, si stende un programma di lavori e di approvvigionamenti risorse e si decide la miglior offerta proponibile al cliente/ente istituzionale. Quando poi il progetto viene approvato (o la società vince l’appalto, se si parla di un cantiere pubblico), e all’impresa viene affidata la costruzione dell’infrastruttura, l’azienda apre nel suo gestionale le relative commesse (eventualmente collegate ai preventivi caricati a sistema).

La gestione per commessa consente di imputare in modo preciso e corretto i costi (diretti e indiretti) impiegati per le lavorazioni. La contabilità analitica, necessaria per la gestione dei cantieri, considera la commessa come un vero e proprio centro di costo. Questo tipo di gestione permette di attribuire al cantiere tutte le spese generali, i rapportini del personale impiegato nel cantiere, le bolle e i Ddt per i materiali necessarie, le fatture di acquisto e così via: ogni documento/movimento che comporti una movimentazione di risorse materiali, immateriali o umane impiegate per lo svolgimento dei lavori.

Sostanzialmente la contabilità del cantiere deve rilevare tutte le movimentazioni che l’impresa effettua giorno per giorno. Per la costruzione di un cantiere, infatti, quotidianamente vengono utilizzati materiali da magazzino o direttamente da fornitori, si utilizzano i macchinari, si utilizza la manodopera, si possono subappaltare parti del lavoro e altro. Occorre conoscere in ogni momento sia le quantità fisiche che di valore di questi flussi di merci per effettuare il controllo sui costi rispetto a quanto messo a preventivo nella fase di progettazione. Di seguito vediamo le parti più rilevanti di tutto questo processo gestionale: la rilevazione dei costi materiali e risorse umane, il controllo di gestione e la consuntivazione.

 

Movimentazione merci e manodopera

Una delle fasi più importanti nella gestione commesse cantieri è quella relativa alla rilevazione delle movimentazioni merci e all’allocazione delle risorse umane, nelle loro quantità e nella loro valorizzazione. Tutte le spese che vengono sostenute per portare a termine il cantiere (acquisti delle materie prime da fornitore, prelievo merce da magazzino centrale o periferico, ore uomo, eccetera) devono essere registrate e imputate, come costi, alla commessa: in questo modo si terranno conto di tutti i costi sostenuti per la realizzazione dell’opera che, insieme ai ricavi, determineranno il margine realizzato per il lavoro in corso o consegnato.

Il software di gestione cantieri deve quindi essere in grado di gestire la movimentazione verso i cantieri aperti e di calcolare la progressione dei costi sostenuti per tenere sempre sotto controllo la redditività. Con riferimento alla movimentazione degli articoli, è possibile gestire la movimentazione di materiali, l’addebito di costi derivanti da società esterne e l’inserimento delle ore lavorate dal personale interno. In particolare, gli articoli che vengono utilizzati per un cantiere possono essere raggruppati in tre tipologie:

Materiali
in questa categoria rientrano tutti i movimenti di merce occorrente per il cantiere/impianto sia presente in magazzino, sia acquistata da fornitore, i trasferimenti di materiale tra commesse, i resi tra commesse.
Costi
sono relativi ai costi diretti da imputare alla commessa (ad esempio i costi derivanti dai lavori di imprese esterne).
Manodopera
anche la manodopera può essere rilevata (ad esempio a ore) e movimentata su cantieri differenti. Per semplicità di gestione, è possibile creare articoli che rappresentano la categoria di mestranza, cui è collegato il relativo costo.
King Commesse Cantieri Anagrafica Articoli

Software King Commesse Cantieri Anagrafica Articoli. In King per ogni articolo, nell’anagrafica articoli, si definisce a quale di queste categorie appartiene ogni articolo: materiale, ore o costi.

 

Ogni movimentazione relativa alla commessa viene individuata tramite una casuale di magazzino: queste devono prevedere tutte le possibili casistiche verso o dal cantiere. Ad esempio:

King Commesse Cantieri Causali di Movimentazione Articoli

 

La movimentazione degli articoli verso il cantiere può essere effettuata in vari modi:

    • DDT verso il cantiere (individuato in automatico dal codice della commessa): la movimentazione di magazzino dà luogo ad un movimento di scarico dal deposito principale e un movimento di carico verso il cantiere.
    • Ricevimento ordine a fornitore con carico diretto su commessa: viene generato in automatico un movimento di carico del relativo materiale sul deposito di sede e un contemporaneo movimento di scarico dal deposito di sede verso il cantiere.
    • Movimentazione commesse: tramite questa funzione si possono fare tutte le movimentazioni previste per la commessa. Basta inserire il codice della commessa e la causa di movimentazione e il movimento viene generato (ad esempio si può caricare un articolo sulla commessa facendo contemporaneamente scarico da magazzino di sede e carico su archivio dei consumi commessa). Per creare un movimento si inserisce il codice della commessa e la causale di movimentazione.

 

Rilevazione costi manodopera per cantiere

Uno dei costi che maggiormente incide sulla redditività di una commessa cantiere o impiantistica è sicuramente la manodopera ossia le ore lavorate da operai e personale che partecipano alla gestione del progetto. Importante, quindi, diventa la giusta imputazione, per ogni addetto al cantiere/impianto, del tempo dedicato alla commessa relativa. Il software gestionale, in questo caso, assume notevole importanza perché, tramite la corretta imputazione delle ore alla commessa cantiere, si ottiene il reale costo della manodopera impiegata per la consegna dei lavori.

Per la rilevazione di questi costi, l’azienda può decidere due modalità diverse:

  • Imputazione dei costi direttamente in commessa
  • Imputazione dei costi prima nel Foglio Manodopera, che verranno riportati direttamente in commessa

L’imputazione dei costi di manodopera direttamente in commessa può avvenire tramite una procedura veloce, inserendo in Movimentazione Commesse direttamente le ore lavorate come se fossero articoli di magazzino (senza ovviamente generare alcuna movimentazione reale, visto che non si tratta di merci materiali). In questo modo, l’imputazione del costo sul cantiere avviene in modo molto rapido.

In alternativa, è possibile inserire le ore di manodopera nel Foglio Manodopera, che permetterà sia di acquisire i dati di costo per la commessa sia di elaborare, contemporaneamente, il foglio presenze per l’ufficio paghe. In questa sede, laddove necessario è possibile inserire anche i rimborsi spese (ad esempio le spese di viaggio o altro) che possono essere personalizzabili in base alla funzione ricoperta dall’operaio (ad esempio un capo cantiere potrebbe avere un rimborso chilometrico maggiore).

King Commesse Cantieri Compilazione Foglio Manodopera

Software King Commesse Cantieri Compilazione Foglio Manodopera. Esempio di schermata per compilare un foglio di manodopera: per ogni operaio si compila il relativo rapportino inserendo i Dati Giornalieri. King permette di gestire i costi del personale in modo molto semplice e veloce.

    Tra i dati da inserire c’è la Commessa: in questo modo si imputano le ore lavorate sulla giusta commessa.

    King Commesse Cantieri Compilazione Rapportino

    Software King Commesse Cantieri Compilazione Rapportino

    Oltre all’imputazione della commessa, nella tabella delle causali di manodopera andranno inserite le causali relative alle ore lavoro: questo per poter poi produrre la stampa del foglio presenze. Per le causali che prevedono il lavoro sulle commesse si deve attivare l’apposito flag in modo tale che durante la compilazione venga richiesta in modo obbligatorio la commessa.

     

    Consuntivazione e redditività nella gestione commesse cantieri

    Una fase estremamente importante per la gestione commesse cantieri riguarda la consuntivazione dei costi e, conseguentemente, la determinazione della redditività della commessa del cantiere stesso. Il confronto dei costi sostenuti (sia materiali che di risorse umane), con i ricavi derivanti dalla registrazione delle fatture, permette di valutare se quel lavoro è in attivo o in passivo e di apportare, in corso d’opera, le correzioni per poter rientrare nei margini di rimuneratività previsti in fase progettuale.

    Quando si parla di consuntivazione dei costi, si fa riferimento anche alla valutazione dei costi effettivi con i costi presunti per individuare le aree che presentano scostamenti rispetto ai dati preventivati. È estremamente importante, quindi, poter disporre di un software in grado di calcolare in automatico e a richiesta i dati consuntivi, analizzarne i margini di commessa, in base allo stato di avanzamento dei lavori (SAL), determinanti per poter emettere le fatture attive.

    King Commesse Cantieri Gestione Imprese Esterne

    Software King Commesse Cantieri Gestione Imprese Esterne. Con King, oltre alla registrazione e attribuzione dei vari costi alla commessa destinataria, è possibile anche procedere alla consuntivazione dei costi sostenuti nei confronti delle imprese subappaltatrici, grazie a questa funzione. Gli importi riportati in questa schermata sono quelli realmente fatturati dai fornitori.

      Oltre ai costi per i materiali, la consuntivazione riguarda anche le ore della manodopera impiegata nel cantiere. Sono, a questo proposito, disponibili delle stampe che mostrano i dati consuntivi per commessa. Si possono stampare i dati per tipologia ore (ordinarie e straordinarie), oppure per tipologia di manodopera (specializzata, tecnica, eccetera) con la relativa descrizione del lavoro effettuato. La stampa poi può contenere i totali delle ore rilevate o anche la valorizzazione:

      King Commesse Cantieri Stampa Movimenti Manodopera non valorizzati

      Software King Commesse Cantieri Stampa Movimenti Manodopera non valorizzati

       

      King Commesse Cantieri Stampa Movimenti Manodopera valorizzati

      Software King Commesse Cantieri Stampa Movimenti Manodopera valorizzati

       

      Il controllo di gestione per commessa cantieri

      I cantieri sono un’attività non facilmente pianificabile, in quanto ci sono elementi che rendono l’andamento dei lavori fortemente incerto. Si pensi ad esempio al clima: un cantiere edile è prevalentemente influenzato dalle condizioni climatiche che, se avverse, possono bloccare per un tempo imprecisato i lavori.

      Diventa, quindi, molto difficile pianificare i tempi di lavorazione. Eventuali posticipazioni dei lavori e del termine della consegna dell’opera, provocano un grande rischio per l’impresa. La durata del ciclo produttivo così incerta si riflette sull’aspetto economico e finanziario del lavoro, comportando allungamenti dei tempi anche per le liquidazioni periodiche legate allo stato avanzamento lavori (SAL), secondo gli accordi economici fra le due parti. Il controllo di gestione, quindi, si rende assolutamente indispensabile in questo campo proprio perché permette di programmare, pianificare e controllare tutte le attività dal momento della pianificazione fino alla consegna dei lavori.

      Fondamentalmente possiamo dire che il controllo di gestione di un’impresa che gestisce cantieri si articola in alcuni passaggi fondamentali:

      Rilevare i costi primi
      l’impresa deve sempre avere sotto controllo la situazione economica della commessa in atto; deve quindi avere un sistema in grado di registrare quotidianamente bolle, fatture, rapportini; deve verificare sempre la corrispondenza tra DDT e fatture.
      Gestione ordini e dei fornitori
      in base alla pianificazione e programmazione dei lavori, occorre determinare il fabbisogno delle merci da approvvigionare, considerando il proprio magazzino e gli eventuali ordini a fornitore da effettuare; in caso di ordini a fornitore occorre tenere sempre sotto controllo le quantità da ordinare, i costi delle merci.
      Preventivi e Consuntivi
      il controllo di gestione deve sempre tener presente il confronto tra quanto messo a preventivo e quanto, di volta in volta, consuntivato, per avere sempre sotto controllo gli scostamenti rilevati, effettuare le correzioni e le proiezioni delle attività a finire. In questa fase diventa importantissimo disporre di un sistema in grado di attribuire in modo costante i reali costi sostenuti per tutte le lavorazioni.
      Verificare i tempi di produzione
      la programmazione delle varie attività deve essere tenuta presente in fase di progettazione, ma poi, nel corso di svolgimento dei lavori, deve essere costantemente monitorata. I tempi di realizzo dei lavori sono alla base dei SAL e quindi determinano anche le entrate dell’azienda stessa. In base a questo tipo di controllo si è in grado sempre di ripianificare le attività da portare a termine.

      I software gestionali offrono varie funzionalità per il controllo di gestione. Oltre alla gestione dei budget di commessa e dei rapportini delle ore lavoro, è possibile effettuare le stampe di controllo.

      King Commesse Cantieri Stampa Riepilogo Situazione Commessa

      Software King Commesse Cantieri Stampa Riepilogo Situazione Commessa senza dettagli. In King si può procedere a fare un riepilogo commesse generando una stampa che riepiloghi la situazione generale valorizzata, distinguendo i costi sostenuti fino alla data impostata, per le tre tipologie di articoli (merci, costi e manodopera). La stampa si può ottenere per totali oppure con i dettagli delle varie voci.

       

      Altro strumento molto prezioso per il controllo di gestione è la stampa che confronta i costi rilevati dalle movimentazioni commesse con i ricavi ottenuti dalle registrazioni delle fatture relative alla commessa selezionata.

      King Commesse Cantieri Stampa Confronto Costi/Ricavi per Commessa

      Software King Commesse Cantieri Stampa Confronto Costi/Ricavi per Commessa

        A questi controlli poi si aggiungono ulteriori stampe che permettono, per ciascuna commessa, di analizzare i materiali per commessa (ad esempio la visualizzazione di un inventario dei materiali movimentati per la commessa, con l’eventuale valorizzazione delle giacenze in base a precisi parametri impostati dall’utente stesso), di analizzare i costi e la manodopera. In riferimento al cantiere e ai lavori subappaltati, sono disponibili stampe (riepilogative, sintetiche o dettagliate) che mostrano la situazione generale dei costi del cantiere:

        King Commesse Cantieri Stampa Sintetica Analisi Cantiere

        Software King Commesse Cantieri Stampa Sintetica Analisi Cantiere



         

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