Gestione commesse per la produzione di eventi e servizi

Gestione Commesse per la produzione di eventi e servizi

Per “gestione commesse” s’intende l’elaborazione di informazioni e reportistiche particolari, che hanno come obiettivo l’analisi della redditività aziendale per singolo progetto (o commessa appunto).

Ogni volta che un cliente commissiona un progetto, l’azienda crea una o più commesse e organizza risorse umane, materiali e finanziarie da destinare all’esecuzione di quel progetto nei tempi e nelle modalità concordate.

In questo articolo cerchiamo di chiarire cosa significa lavorare per commessa in particolare legata alla gestione per la produzione di eventi e servizi.

 

Produzione per commessa: prodotti e servizi

Le aziende che lavorano su commessa sviluppano un progetto personalizzato in seguito al ricevimento di uno specifico ordine cliente, dove vengono definite le caratteristiche del prodotto/servizio e gli accordi commerciali economico-temporali. La produzione della commessa viene quindi fatta in modo esclusivo, per realizzare il prodotto personalizzato oppure un servizio specifico, oggetto dell’ordine.

Non tutte le aziende (in particolare quelle manifatturiere) gestiscono commesse personalizzate, in quanto la gestione della produzione per commessa comporta un livello di complessità gestionale molto più alto rispetto a un processo standardizzato.

Le aziende che producono per magazzino solitamente tendono a standardizzare la produzione seguendo delle specifiche tecniche predefinite: in questi casi, si parla di produzioni in serie dove l’obiettivo è strutturare un metodo di produzione più efficiente possibile in base alle risorse umane necessarie, alle materie prime, alle scorte e ai tempi di produzione. Queste stesse aziende, per produrre su commessa, devono invece di volta in volta variare le specifiche tecniche in base alla richiesta del cliente, e di conseguenza anche il ciclo produttivo: per questo motivo, quando si lavora su commessa il ciclo produttivo deve essere più flessibile di modo da potersi ri-adattare in modo efficiente.

Le aziende che producono eventi e servizi lavorano invece sempre per commessa: agenzie di pubblicità e pubbliche relazioni, sviluppo software, servizi finanziari, allestitori fieristici, mobilieri, impiantisti, etc… proprio per la tipologia di bene offerto e per l’elevata partecipazione del cliente alla definizione del prodotto, sviluppano un progetto personalizzato per ogni ordine ricevuto. Per questa tipologia di aziende, si rende quindi sempre necessario avviare il processo di vendita con l’apertura di una commessa che rappresenta il progetto, sul quale spesso il cliente richiede altre personalizzazioni anche in corso d’opera.

Per controllare l’evoluzione del progetto, nelle aziende di servizi viene solitamente nominato un responsabile di progetto (project manager o PM) che è colui che ha la responsabilità di portare a termine la commessa in modo corretto. Il PM supervisionerà quindi a tutte le fasi operative e al controllo di gestione, affinché la commessa venga sviluppata con un criterio economico sostenibile e a margine attivo.

 

Gestione delle commesse su servizi

Per la gestione delle commesse nelle aziende di servizi, sono necessarie diverse attività di coordinamento e controllo: nei prossimi paragrafi, andiamo ad approfondire le fasi e i principali aspetti gestionali che riguardano questa tipologia di aziende.

La gestione della commessa è preceduta dalla fase di raccolta delle richieste del cliente (Business Requirements), alla quale poi segue uno studio interno e la stesura del progetto (Analisi di Business ed eventuale Analisi Tecnica). Una volta approvato dal punto di vista tecnico e manageriale, il progetto viene commutato in offerta da presentare al cliente. Solitamente segue una normale trattativa fino all’approvazione del preventivo (originario o modificato).

La redazione del preventivo d’offerta e la determinazione del prezzo di vendita del progetto (pricing di commessa) è una fase estremamente importante e delicata, affinché la commessa sia sufficientemente profittevole per l’azienda. Serve una giusta valutazione e una corretta valorizzazione di tutte le attività da svolgere per raggiungere l’obiettivo, inclusi i costi interni e i costi esterni. Sarà questo calcolo a determinarne la redditività della commessa che verrà generata.

Infografica workflow documentale: flusso tipico della gestione per commessa servizi

Infografica workflow documentale: flusso tipico della gestione per commessa servizi

 

La preventivazione della commessa

Nel valorizzare le voci del preventivo è bene tener presente anche quegli elementi di natura variabile che possono, nel tempo, influire in senso positivo o negativo, nel costo delle risorse da impiegare (si pensi ad esempio ai tassi di cambio per l’acquisto di materie prime da altro paese, al tasso di inflazione, eccetera). Di solito, nel ciclo di vita di una commessa, vengono generati tre tipi di preventivi, in tempi diversi:

  • Preventivo iniziale d’offerta
  • Preventivo esecutivo o Budget di commessa
  • Preventivo aggiornato o Forecast

La stesura del preventivo iniziale può contenere il livello di dettaglio che si desidera. Esistono in commercio software gestionali appositi in grado di aiutare l’azienda fin da questa prima fase. Una gestione automatizzata parte quindi dal preventivo, che riporta il dettaglio delle attività previste e proposte al cliente, che può essere variato di volta in volta con la possibilità di conservare interamente le revisioni in un archivio storico.

King Gestione Commesse caricamento preventivo

Software King Gestione Commesse: Caricamento Preventivo. Il modulo “Contract” è strutturato per gestire la commessa in ogni sua fase: il preventivo, l’evasione del preventivo, i consuntivi e l’analisi di redditività, il timesheet, tutto corredato da una serie di funzioni di utilità. Nel programma il flusso informativo comincia proprio con il caricamento del preventivo, dopo aver impostato tutti i parametri necessari.

Una volta confermato il preventivo, lo stesso genera la commessa che diventa la base per la fatturazione automatica senza dover ricorrere a trascrizioni manuali. Il software solitamente include diverse stampe di controllo, e anche la possibilità di generare diverse sintesi del progetto; ad esempio, una stampa con solo le righe valorizzate (tipicamente usata dal reparto commerciale) e un’altra stampa con il dettaglio delle attività (più utile al PM).

Software King Gestione Commesse stampa preventivo

Software King Gestione Commesse: Stampa Preventivo

 

Il controllo di gestione per commessa

Quando un’impresa avvia una nuova commessa vengono preventivati i materiali occorrenti, le risorse impiegate e vengono stimati i tempi per portare a termine il lavoro concordato con il cliente. La commessa, per tutto il suo ciclo di vita, verrà continuamente monitorata, misurata, valutata ed eventualmente rettificata grazie al controllo di gestione. In corso d’opera, infatti, sarà necessario valutare con attenzione e tempestività:

» l’utilizzo delle risorse umane e dei materiali
» gli stati di avanzamento dei lavori
» il margine di profitto
» i dati rilevati con quelli previsti.

Se, necessario, sarà opportuno applicare aggiustamenti nel corso dello svolgimento del progetto, dovuti a nuove richieste del cliente oppure necessari per riportare il margine della commessa in attivo. Proprio perché ogni produzione per commessa equivale a una produzione che viene effettuata per la prima volta, nella fase di sviluppo è necessario applicare un controllo di tipo feed-forward ovvero rivolto al futuro, e non solo di tipo feed-back (che confronta quanto è stato realizzato con quanto è stato programmato).

A livello operativo, una volta accettato il preventivo, il software genera quindi direttamente l’ordine confermato e la commessa. L’inserimento della commessa permette così di procedere con l’emissione di ordini e fatture (gestibili in momenti diversi, a seconda delle fasi di avanzamento del progetto) e l’elaborazione di report e statistiche per l’analisi dei dati e il controllo di gestione.

Il budget di commessa

Uno dei documenti necessari al controllo di gestione della commessa è senza dubbio il budget di commessa (detto anche preventivo esecutivo), che l’azienda redige a lavoro commissionato. Questo documento viene costruito sulla base della valutazione preventiva dei costi e dei ricavi messi nel preventivo di offerta: si fissano, quindi, gli obiettivi da raggiungere (il piano di utilizzo delle risorse, il margine della commessa, gli stati avanzamento lavori e il confronto con i dati di previsione). Successivamente, questo budget verrà di volta in volta aggiornato con il forecast e il controllo di gestione verrà effettuato facendo un’analisi dei dati tra preventivo e dati consutivati.

Il forecast di commessa

Il controllo feed-forward si fa confrontando il preventivo con il forescat, una sorta di pre-consuntivo composto in parte da dati consuntivati e in parte da dati di preventivo (anche aggiornati in base all’andamento dei lavori in corso). Si tratta, quindi, di un controllo di gestione che mette insieme la rilevazione consuntiva, il preventivo iniziale e le proiezione future. Questo tipo di controllo si rende necessario nella lavorazione su commessa perché spesso durante lo svolgimento dei lavori si rilevano scostamenti importanti rispetto al budget previsto, sia nell’impiego di risorse umane, sia per i tempi di realizzazione, sia per la necessità di aggiungere ulteriori attività non previste.

Il preventivo aggiornato o forecast è il preventivo che di step in step viene aggiornato. Come già detto sopra, viene fatto inserendo i costi già consuntivati fino alla data in cui viene elaborato e i costi che bisognerà sostenere per la chiusura totale della commessa. Grazie a questa continua riformulazione delle previsioni, durante il ciclo di vita della commessa, questo documento è di grande importanza ai fini del controllo di gestione sulla singola commessa: più ci si avvicina alla conclusione della commessa, più i dati contenuti saranno certi, grazie all’aumento della presenza della parte di costi consuntivi e della maggiore attendibilità delle stime sui costi “a finire”.

 

Fatturazione per commessa e gestione delle scadenze attive

La fatturazione della commessa segue gli accordi commerciali presi con il cliente: già in fase di preventivazione, si definiscono le fasi di avanzamento e di fatturazione, sulla base di una pianificazione teorica e un timing di consegna. L’effettiva esecuzione dei lavori viene poi determinata analizzando lo stato di avanzamento reale della commessa, validato da documenti e consuntivi.

Come visto sopra, per poter gestire in modo corretto tutte le attività correlate all’evasione della commessa, il software di gestione solitamente prevede dall’origine l’inserimento di diverse righe di dettaglio, in base alle esigenze dell’azienda e alla tipologia di attività inserite nella commessa stessa. In ogni commessa relativa ai servizi, infatti, è possibile gestire tipologie di righe diverse. Vediamo quali:

Merci
sono righe relative a merci fisiche. Per queste si possono emettere ordini a fornitori, per la merce necessaria e/o da approvvigionare, e anche ordini a cliente che potrà poi essere gestito con le classiche funzioni di ciclo attivo (eventuale generazione DdT e Fattura o direttamente in Fattura Accompagnatoria).
Servizi
i servizi possono essere trattatati in suddivisione scadenze, che permette di suddividere le singole righe di commessa in più importi, oppure in emissione fatture clienti, per estrarre in automatico, in base alle date di scadenza definite in suddivisione scadenze, gli importi da fatturare.
Diritti di agenzia
sono righe tipiche delle agenzie di pubblicità relative ai diritti di agenzia per le uscite pubblicitarie sugli organi di informazione, calcolate in percentuale.

Ogni riga di commessa può essere processata ed evasa in modo differente, generando flussi diversi a seconda della tipologia di attività collegata. Schematizzando abbiamo il seguente processo:

Software King Gestione Commesse Flusso Fatturazione

Software King Gestione Commesse Flusso relativo alla fatturazione per ogni tipologia di riga di commessa.

 

Solitamente il contratto tra le parti riporta le scadenze dei pagamenti per l’emissione delle fatture al committente, in base alla definizione di criteri concordati (questi possono essere il tempo, il completamento di parti del servizio consegnabili al cliente e così via). In base a questi accordi, lo scadenzario della fatture cliente può essere confermato o modificato in corso d’opera, intervenendo sugli importi e sulle scadenze delle fatture attive da emettere verso il cliente, in modo completamente libero e sulla base dell’effettiva evoluzione del progetto.

King Gestione Commesse Suddivisione Scadenze Righe

King Gestione Commesse Suddivisione Scadenze Righe. In King tutti i documenti generati dalla commessa mantengono il legame con il documento di origine: i collegamenti vengono mantenuti su ogni riga del documento originale, di modo che ogni singolo dettaglio della fattura/ordine generato possa essere rapportata e confrontata con la riga di dettaglio della commessa di origine. Questo consente la realizzazione di stampe di controllo sull’effettiva redditività legata alla singola attività.

 

Rilevazione dei costi del personale sulle commesse: il timesheet

Per determinare la redditività di una commessa occorre valorizzare tutti i costi sostenuti: non solo delle merci necessarie, ma anche del personale impiegato per lo svolgimento del lavoro. La gestione della commessa, quindi, può essere integrata dal cosiddetto timesheet ossia dalla rilevazione delle ore lavoro (rapportino) dedicate alle varie attività.

Il timesheet è un modulo che viene utilizzato per determinare a quale commessa ogni lavoratore deve imputare il tempo lavorato giorno dopo giorno: uno stesso lavoratore può imputare ore su commesse differenti nell’arco di una giornata intera. Grazie a questo strumento, l’azienda è sempre in grado di monitorare la ripartizione del personale sulle commesse e fare una comparazione costante con le ore preventivate, sostenute e da sostenere fino alla consegna dei lavori.

Questo documento può essere compilato su un foglio excel o, per chi ha in dotazione un software che gestisce le commesse, tramite un’interfaccia guidata, gestibile anche online. In questa ipotesi, ogni risorsa (dipendente/collaboratore) avrà un suo codice di accesso e una scheda anagrafica con tutti i dati relativi i costi orari (ordinari, straordinari, d’incidenza…).

Software King Gestione Commesse Timesheet

Software King Gestione Commesse Timesheet. Con il modulo “Contract” è possibile, per ciascun dipendente/collaboratore caricare i dati anagrafici, il costo e la tariffa oraria. Importante è la parametrizzazione iniziale, dove vengono inseriti tutti gli utenti che partecipano ad una commessa con i loro dati anagrafici, i dati tariffari orari e quelli straordinari. Il timesheet è rappresentato dalla Gestione Rapportini: qui ogni utente inserisce i dati relativi alle proprie ore di lavoro. In particolare, si possono indicare le ore ordinarie e straordinarie, il codice cliente sul quale si è lavorato, il codice della commessa, l’attività svolta con i relativi dettagli, le spese sostenute (ad esempio i chilometri percorsi, i buoni pasto, eccetera). Nella schermata che segue si può visualizzare un rapportino compilato che prevede anche il rimborso di spese sostenute dal lavoratore.

 

Oltre alle ore lavorate, potrebbe essere necessario inserire anche spese accessorie, da rimborsare al lavoratore.

King Gestione Commesse Rapportini inserimento spese da rimborsare

King Gestione Commesse Rapportini inserimento spese da rimborsare

Caricando un rapportino completo, si avrà così un totale delle ore lavorate e delle spese sostenute.

Software King Gestione Commesse Rapportino completo

Software King Gestione Commesse Rapportino completo con le spese totali

 

Attribuzione dei costi dei fornitori per commessa

Ai fini di un corretto controllo di gestione della commessa, è molto importante poter attribuire i costi sostenuti da fornitori esterni alla commessa stessa. Questo significa che, ogni volta che si fa un ordine fornitore, il relativo costo può essere imputato per intero o in parte all’attività cui si riferisce, su una o più commesse. Per fare ciò, è necessario quindi poter imputare la giusta proporzione del costo alla singola riga di dettaglio della commessa durante le diverse fasi del ciclo passivo.

King Gestione Commesse Emissione Ordini a Fornitori

Software King Gestione Commesse Emissione Ordini a Fornitori. In King Contract è presente una funzione particolare che permette di estrarre dalle commesse le righe da associare ai fornitori per emettere i relativi ordini. Per una riga di commessa è possibile inserire più codici fornitore, generando così più ordini. Una volta selezionate le righe interessate e assegnati i fornitori, confermando vengono emessi gli ordini per i fornitori selezionati.

 

Consuntivazione e redditività delle commesse

La consuntivazione delle commesse consente di verificare il risultato operativo della commessa valutando la differenza tra ricavi e costi e, quindi, la redditività complessiva. Fare un consuntivo prima della fine dei lavori legati ad una commessa dà anche l’opportunità di verificare la differenza tra i costi presunti ed i costi effettivi, per rilevare i settori dove (ad esempio) il costo effettivo è stato superiore al costo presunto, quindi capire quali sono le spese critiche che potrebbero aver determinato una riduzione del guadagno.

Affinché il consuntivo di una commessa sia il più preciso possibile, occorre quindi registrare ogni singolo costo e ogni fattura tramite la contabilità analitica: tutti i costi e tutti i ricavi vengono imputati ad una precisa commessa o, addirittura, ad una precisa riga di commessa. In tal modo sarà il software a determinare se su una commessa si sta realizzando un profitto o meno.

King Gestione Commesse Consuntivazione Rapportini

Software King Gestione Commesse Consuntivazione Rapportini. In King Contract sono disponibili varie funzioni che aiutano l’azienda a consuntivare una commessa. Una di queste, molto importante, è la Consuntivazione Rapportini ossia la determinazione dei costi impiegati per una commessa a livello di risorse umane.

 

Si può effettuare poi la stampa del consuntivo:

King Gestione Commesse Consuntivazione Rapportini Stampa

Software King Gestione Commesse Consuntivazione Rapportini Stampa

 

Un’altra funzione di stampa è quella relativa alla stampa Consuntivo Generale che consente di ottenere una dettagliata analisi dei costi e ricavi con il calcolo del margine contributivo lordo dell’intera commessa oppure delle singole righe.

Software King Gestione Commesse Stampa Consuntivo Riepilogo per Commessa

Software King Gestione Commesse Stampa Consuntivo Riepilogo per Commessa.

In generale, le stampe consuntive possono essere personalizzate in modo molto specifico sulla base della tipologia di attività.

Software King Gestione Commesse Stampa Consuntivo Dettaglio per Commessa

Software King Gestione Commesse Stampa Consuntivo Dettaglio per Commessa.



 

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