Fatturazione Elettronica e software gestionale

Il vantaggio di gestire le fatture elettroniche con un software

La fatturazione elettronica sarà obbligatoria dal 1° gennaio 2019 anche per gli scambi tra privati. Un’innovazione molto importante nel processo di digitalizzazione italiano che porterà, con il tempo, una maggiore semplificazione fiscale e una riduzione dei relativi adempimenti.

Ma come arrivare preparati al meglio a questa linea di partenza?
Conviene dotarsi di un software che gestisca la fatturazione elettronica in modo automatico?

Sicuramente gestire la fattura elettronica con un software integrato al sistema gestionale offre enormi vantaggi, come il rendere semplice e veloce l’intero processo.

Come funziona il software per la fatturazione elettronica

La fattura elettronica è un documento digitale che permette la totale sostituzione di quello cartaceo. E’ un file, quindi, strutturato secondo un linguaggio informatico standard, il cui ciclo di vita si conclude con la conservazione, esclusivamente in formato digitale.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Gestire la fatturazione con un software di fatturazione elettronica significa dotarsi di un sistema che permette sia di emettere direttamente le proprie fatture di vendita (fatturazione attiva) nel formato richiesto, sia di ricevere le fatture di acquisto da parte dei fornitori (fatturazione passiva) in contabilità, che di gestire in modo più automatico tutti gli adempimenti connessi (trasmissione a SdI, firma digitale e conservazione).

A tal fine, esistono diverse soluzioni in commercio e, di solito, il sistema di fatturazione elettronica è integrato nel software gestionale, così da inserirsi nel flusso quotidiano e semplificare tutto il processo di gestione rendendolo automatico e riducendo al minimo le operazioni manuali.

Come emettere la fattura elettronica con un software di fatturazione

Schematicamente possiamo riassumere il ciclo della fatturazione attiva in questo modo:

Ciclo fatturazione attiva

Ciclo fatturazione attiva

Di seguito vediamo, tramite l’ausilio di schermate del software di fatturazione elettronica Datalog, come emettere una fattura elettronica con un software di fatturazione elettronica.

Il flusso gestionale parte dall’inserimento, nell’anagrafica clienti, del nuovo cliente: nominativo o denominazione sociale, indirizzo di fatturazione, codice fiscale/partita IVA, modalità di pagamento concordate, eccetera. Per emettere quindi una fattura di vendita (attiva), basterà entrare nella funzione di emissione fatture, richiamare a video il suo codice e il software gestionale provvederà a riempire tutti i dati del cliente necessari per la fattura. Per completare bisognerà poi inserire a video i prodotti/servizi venduti, il loro valore unitario, la quantità acquistata e il codice IVA corrispondente. In automatico poi il software calcolerà il valore totale della fattura.

Inseriti tutti i dati necessari, fatto un controllo amministrativo/contabile, si può confermare l’ emissione della fattura. Durante una giornata (o comunque periodicamente, in base al volume di affari dell’azienda) vengono generate un certo numero di fatture clienti, che possono essere estratte, consultate ed elaborate in blocco, così da renderne più veloce la gestione.

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: Stampa Fatture in PDF

Software Fatturazione Elettronica Datalog: Stampa Fatture in PDF

Grazie ad una schermata riepilogativa, si possono così estrarre e visualizzare tutte le fatture emesse e non ancora ‘stampate’: da quì, per ognuna di esse si potrà generare il file PDF (tasto in basso “Genera PDF”) e anche generare direttamente il file xml con un semplice click (tasto in basso “Genera XML”).

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: generazione file xml da inviare

Software Fatturazione Elettronica Datalog: generazione file xml da inviare

Tutti i file xml che vengono man mano generati e non ancora spediti, vengono in pratica “depositati” in una cartella predefinita (nel caso della nostra immagine qui sotto è la cartella temp del disco C):

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml da inviare

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml da inviare

I file sono già pronti per essere spediti al Sistema di Interscambio che provvederà a processarli e farli arrivare al destinatario. L’invio al SdI può avvenire o allegando i file e inviandoli alla PEC SdI (sdi01@pec.fatturapa.it) oppure tramite una funzione automatica di invio apposita prevista nel software stesso.

Come registrare la fattura elettronica con un software di contabilità

Il ciclo passivo della fatturazione elettronica è davvero molto semplice.
Schematicamente può essere così rappresentato:

Software per fatturazione elettronica: Ciclo fatturazione passiva

Ciclo fatturazione passiva

Anche la ricezione delle fatture elettroniche dai propri fornitori può essere gestita utilizzando un software di contabilità. Come già precedentemente detto, i file xml si possono riceve o come allegati alla propria PEC oppure tramite funzione apposita del software che acquisisce i file direttamente dal Sistema di Interscambio.

Una volta acquisiti i file xml, tramite apposita funzione di controllo amministrativo, per ogni documento, è possibile visualizzare il file PDF, il formato XML e il report (ossia lo schema ministeriale con cui deve essere redatto il file xml e dal quale si deducono tutte le informazioni presenti nella fattura):

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml formato pdf

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml formato pdf

 

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml formato report

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file xml formato report

 

Dopo aver verificato le fatture ricevute si passa all’acquisizione e alla generazione del movimento contabile, acquisendo l’articolo in prima nota:

Software per Fatturazione Elettronica Datalog: Acquisizione Fattura in Prima Nota

Software Fatturazione Elettronica Datalog: Acquisizione Fattura in Prima Nota

 

I vantaggi di un software per la fatturazione elettronica

Gestire l’intero ciclo della fatturazione elettronica con un software gestionale rende il processo molto più semplice e veloce: bastano davvero pochi click per emettere o acquisire le fatture elettroniche.

Ma quali vantaggi realmente porta il dotarsi di un gestionale per la fatturazione elettronica?

Vediamoli insieme:

Digitalizzazione dei processi aziendali
il processo di digitalizzazione aziendale ormai è in corso da anni anche nel nostro paese. Il futuro è la scomparsa dei documenti cartacei (dematerializzazione) a favore di quelli informatici/digitali. Adeguarsi in tempo significa non arrivare in ritardo
Risparmio di tempo
con la fatturazione elettronica non si dovrà più sprecare tempo a stampare, imbustare e inviare la fattura al destinatario, come non si dovrà più perdere tempo per la trascrizione manuale sul proprio sistema delle fatture ricevute
Archivio digitale
i documenti contabili saranno tutti archiviati e conservati in formato digitale con un notevole risparmio di tempo, spazio e denaro
Semplicità e velocità
fatturare elettronicamente rende il processo più veloce e semplice, perché la compilazione manuale del documento è ridotta al minimo; i software sono poi davvero molto semplici nel loro utilizzo
Maggiore sicurezza
i documento vengono controllati e monitorati dal SdI, che implica, quindi, una sicurezza di invio e ricezione, come pure di conformità agli standard normativi
Fruibilità dei documenti
in pochissimi passaggi si potranno ricercare documenti utilizzando delle semplici parole chiave (ad esempio il nominativo del cliente o il codice prodotto) senza impazzire nella ricerca fra documenti cartacei
Movimenti sempre tracciabili
i documenti digitali sono sempre tracciabili, sia nella fase di invio, sia nella fase di ricezione, pertanto si può seguire il loro iter in qualsiasi momento
Controlli fiscali veloci
nel caso in cui dovesse esserci un controllo fiscale da parte dell’autorità competente, sarà facilissimo e veloce reperire tutti i documenti richiesti grazie alla conservazione sostitutiva degli stessi

 

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