Fatturazione Elettronica e software gestionale

La fatturazione elettronica sarà obbligatoria dal 1° gennaio 2019 anche per gli scambi tra privati. Un’innovazione molto importante nel processo di digitalizzazione italiano che porterà, con il tempo, una maggiore semplificazione fiscale e una riduzione dei relativi adempimenti.

Ma come arrivare preparati al meglio a questa linea di partenza?
Conviene dotarsi di un software che gestisca la fatturazione elettronicaSi definisce "fatturazione elettronica" quel processo strutturato per emettere la fattura elettronica secondo la normativa vigente... in modo automatico?

Sicuramente gestire la fattura elettronicaSi definisce "fattura elettronica" una fattura in formato digitale che contiene le stesse informazioni normalmente presenti su una... con un software integrato al sistema gestionale offre enormi vantaggi, come il rendere semplice e veloce l’intero processo.

Come funziona il software per la fatturazione elettronica

La fatturaSi definisce "fattura" il documento fiscale obbligatorio che deve essere emesso dal venditore (soggetto IVA, cedente / prestatore)... elettronica è un documento digitaleCon il termine 'documento digitale' (o nel linguaggio comune 'documento elettronico', con concretezza numerica) s'intende qualsias... che permette la totale sostituzione di quello cartaceo. È un file, quindi, strutturato secondo un linguaggio informatico standard, il cui ciclo di vita si conclude con la conservazione, esclusivamente in formato digitale.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati ... (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documentoSi definisce “documento” qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato, pertan..., verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Gestire la fatturazione con un software di fatturazione elettronica significa dotarsi di un sistema che permette sia di emettere direttamente le proprie fatture di vendita (fatturazione attiva) nel formato richiesto, sia di ricevere le fatture di acquisto da parte dei fornitori (fatturazione passiva) in contabilitàSi definisce "contabilità" quella parte della ragioneria che si occupa della registrazione e del controllo dei fatti economici e ..., che di gestire in modo più automatico tutti gli adempimenti connessi (trasmissione a SdI, firma digitaleSi definisce "firma digitale" o firma elettronica qualificata (FEQ) una firma elettronica forte con piena validità legale, che ut... e conservazione).

A tal fine, esistono diverse soluzioni in commercio e, di solito, il sistema di fatturazione elettronica è integrato nel software gestionale, così da inserirsi nel flusso quotidiano e semplificare tutto il processo di gestione rendendolo automatico e riducendo al minimo le operazioni manuali.

Come emettere la fattura elettronica con un software di fatturazione

Schematicamente possiamo riassumere il ciclo della fatturazione attiva in questo modo:

Ciclo fatturazione attiva

Di seguito vediamo, tramite l’ausilio di schermate del software di fatturazione elettronica Datalog, come emettere una fattura elettronica con un software di fatturazione elettronica.

Il flusso gestionale parte dall’inserimento, nell’anagrafica clienti, del nuovo cliente: nominativo o denominazione sociale, indirizzo di fatturazione, codice fiscaleSi definisce "codice fiscale" quel codice (alfa)numerico univoco che identifica una persona fisica o una persona giuridica residen.../partita IVAL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga..., modalità di pagamento concordate, eccetera. Per emettere quindi una fattura di vendita (attiva), basterà entrare nella funzione di emissione fatture, richiamare a video il suo codice e il software gestionale provvederà a riempire tutti i dati del cliente necessari per la fattura. Per completare bisognerà poi inserire a video i prodotti/servizi venduti, il loro valore unitario, la quantità acquistata e il codice IVA corrispondente. In automatico poi il software calcolerà il valore totale della fattura.

Inseriti tutti i dati necessari, fatto un controllo amministrativo/contabile, si può confermare l’ emissione della fattura. Durante una giornata (o comunque periodicamente, in base al volume di affari dell’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur...) vengono generate un certo numero di fatture clienti, che possono essere estratte, consultate ed elaborate in blocco, così da renderne più veloce la gestione.

Software Fatturazione Elettronica Datalog: Stampa Fatture in PDF

Grazie ad una schermata riepilogativa, si possono così estrarre e visualizzare tutte le fatture emesse e non ancora ‘stampate’: da quì, per ognuna di esse si potrà generare il file PDF (tasto in basso “Genera PDF”) e anche generare direttamente il file XML con un semplice click (tasto in basso “Genera XML”).

Software Fatturazione Elettronica Datalog: generazione file XML da inviare

Tutti i file XML che vengono man mano generati e non ancora spediti, vengono in pratica “depositati” in una cartella predefinita (nel caso della nostra immagine qui sotto è la cartella temp del disco C):

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file XML da inviare

I file sono già pronti per essere spediti al Sistema di InterscambioSi definisce "Sistema di Interscambio" o SdI il sistema informatico dedicato alla trasmissione delle fatture elettroniche. Tramit... che provvederà a processarli e farli arrivare al destinatario. L’invio al SdI può avvenire o allegando i file e inviandoli alla PECSi definisce "PEC" (acronimo di Posta Elettronica Certificata) un particolare sistema di posta elettronica che consente di inviare... SdI (sdi01@pec.fatturapa.it) oppure tramite una funzione automatica di invio apposita prevista nel software stesso.

Come registrare la fattura elettronica con un software di contabilità

Il ciclo passivo della fatturazione elettronica è davvero molto semplice.
Schematicamente può essere così rappresentato:

Ciclo fatturazione passiva

Anche la ricezione delle fatture elettroniche dai propri fornitori può essere gestita utilizzando un software di contabilità. Come già precedentemente detto, i file XML si possono riceve o come allegati alla propria PEC oppure tramite funzione apposita del software che acquisisce i file direttamente dal Sistema di Interscambio.

Una volta acquisiti i file XML, tramite apposita funzione di controllo amministrativo, per ogni documento, è possibile visualizzare il file PDF, il formato XML e il report (ossia lo schema ministeriale con cui deve essere redatto il file XML e dal quale si deducono tutte le informazioni presenti nella fattura):

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file XML formato pdf

Software Fatturazione Elettronica Datalog: verifica file XML formato report

Dopo aver verificato le fatture ricevute si passa all’acquisizione e alla generazione del movimento contabile, acquisendo l’articolo in prima notaSi definisce "prima nota" un registro nel quale vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l'indicazione...:

Software Fatturazione Elettronica Datalog: Acquisizione Fattura in Prima Nota

I vantaggi di un software per la fatturazione elettronica

Gestire l’intero ciclo della fatturazione elettronica con un software gestionale rende il processo molto più semplice e veloce: bastano davvero pochi click per emettere o acquisire le fatture elettroniche.

Ma quali vantaggi realmente porta il dotarsi di un gestionale per la fatturazione elettronica?

Vediamoli insieme:

Vuoi saperne di più?