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Il responsabile della conservazione sostitutiva

Responsabile della conservazione sostitutiva

Sia nelle Pubbliche Amministrazioni che nelle aziende private, l’intero processo della conservazione sostitutiva sarà presidiato dal Responsabile della Conservazione, figura centrale dell’intero sistema, che si occuperà di sovraintendere ogni tappa della procedura. Sarà inoltre necessario redigere un manuale che riporta regole, responsabilità, tempi e ogni altro aspetto relativo all’intero processo.

 

Il ruolo del responsabile della conservazione

Nel processo di conservazione sostitutiva, il responsabile assume un ruolo di grande importanza, sia che la conservazione sia gestita in house sia che sia gestita in outsourcing.

In particolare il suo ruolo prevede le seguenti attività:

  • definizione delle caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare
  • gestione del processo di conservazione con la relativa garanzia che questo sia nel tempo conforme alla normativa vigente
  • generazione del rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione
  • produzione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione
  • monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
  • effettuazione della verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi
  • adozione di misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; anche in caso di obsolescenza dei formati adotta analoghe misure
  • esecuzione della duplicazione o copia dei documenti informatici in conformità a quanto scritto nel manuale di conservazione
  • attuazione delle misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
  • assicurazione della presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite
  • garanzia agli organismi competenti, previsti dalle norme vigenti, dell’assistenza e delle risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
  • esecuzione, nel caso di amministrazioni statali, del versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, secondo quanto previsto dalle norme vigenti
  • predisposizione del manuale di conservazione e del suo periodico aggiornamento in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti

Nelle Amministrazioni Pubbliche solitamente il ruolo di Responsabile della conservazione viene ricoperto dal Responsabile della gestione documentale o comunque da un dirigente.



 

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