Importazione automatica estratto conto bancario nel software contabile

L’importazione automatica degli estratti conto bancari con il software contabile semplifica e automatizza la gestione dei movimenti contabili di banca. Si tratta di una funzionalità molto valida che velocizza tantissimo le operazioni di caricamento e quadratura dell’estratto contoSi definisce "estratto conto" un documento che elenca nel dettaglio tutte le operazioni finanziarie effettuate su un conto in un c leggi tutto... bancario sia per l’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur leggi tutto... sia per lo studio del commercialista, perché, grazie a queste funzionalità, tutta la gestione dei movimenti bancari viene acquisita direttamente nella propria contabilitàSi definisce "contabilità" quella parte della ragioneria che si occupa della registrazione e del controllo dei fatti economici e leggi tutto....

Vediamo perché e come funziona.

L’importazione dei movimenti bancari dall’estratto conto su file

L’importazione degli estratti conto bancari è una funzione che hanno alcuni softwareIl termine "software" (da soft = leggero e ware = componente) indica un programma informatico in grado di eseguire una sequenza di leggi tutto... gestionali, molto utile sia per l’azienda sia per lo studio commercialista: velocizzando tantissimo l’inserimento nella prima notaSi definisce "prima nota" un registro nel quale vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l'indicazione leggi tutto... contabile dei movimenti e delle quadrature, sono proprio questi ultimi a ricavarne i massimi benefici. Si pensi infatti ad uno studio commercialista che deve ogni mese gestire decine di contabilità differenti, e in questo modo può azzerare i tempi di caricamento dei dati.

Per importare i movimenti bancari, sarà necessario avere innanzitutto l’estratto conto bancario su file, ad esempio in formato Excel o csv o ancora altri formati. Ogni software gestionale avrà la possibilità di importare diversi formati: a prescindere dal formato o dal soggetto che la utilizza (azienda e commercialista), questa funzione dà grandi benefici perché consente di generare i movimenti contabili di Prima Nota direttamente dal file bancario rendendo così immediata la quadratura tra saldoSi definisce "saldo" il debito d’imposta residuo, dovuto per l’anno a cui si riferisce la dichiarazione; il suo ammontare è p leggi tutto... contabile e saldo bancario.

Vantaggi dell’importazione automatica dei movimenti bancari

I software contabili per commercialisti e i software gestionali per aziende che sono in grado di acquisire automaticamente i movimenti bancari, generando direttamente la prima nota contabile, offrono notevoli vantaggi.

• Semplificazione: la registrazione contabile viene decisamente semplificata e velocizzata. Non occorre inserire manualmente i movimenti in prima nota, ma con un click vengono automaticamente contabilizzati.
• Riconciliazione bancariaSi definisce "riconciliazione bancaria" quell'attività di gestione aziendale che consiste nel verificare la corrispondenza tra co leggi tutto... istantanea: la quadratura dei movimenti bancari con la prima nota è praticamente automatica.
• Tempo risparmiato: l’importazione automatica dei movimenti bancari nel proprio gestionale consente di risparmiare il tempo del caricamento e registrazione manuale dei diversi movimenti.
• Abbinamento degli incassi e pagamenti immediato: gli incassi e i pagamenti sono immediatamente abbinati alle fatture già registrate in prima nota.

Ma nella pratica, come viene effettuata l’importazione automatica degli estratti conto bancari?

 

Come funziona l’importazione automatica dei movimenti bancari in prima nota

Ogni software ha delle modalità operative proprie: per vedere come svolgere questa funzionalità, facciamo un esempio con il nostro software KING. Nel nostro software, la funzione di importazione si effettua accedendo al menù della contabilità generale: dal menù Contabilità si accede alla sezione “Caricamento estratto conto bancario“.

 

Si sceglie la banca, dalla quale abbiamo scaricato il file della banca, e il formato del file da gestire (già preimpostato oppure definibile sul momento).

Una volta importato il file dei movimenti bancari, il software mostra a video tutte le voci contenute nel file importato. Con questa operazione, il software contabile è in grado di accorpare le voci che fanno riferimento alla stessa causale bancaria, in modo tale da evidenziare subito a video un riepilogo e un dettaglio dei movimenti per causale selezionata.

Ogni riga può essere gestita assegnando velocemente una causale contabile (ad esempio pagamento fatturaSi definisce "fattura" il documento fiscale obbligatorio che deve essere emesso dal venditore (soggetto IVA, cedente / prestatore) leggi tutto..., commissione bancaria, eccetera) ed eventualmente un conto cui attribuire il relativo movimento (selezionabile dal Piano dei ContiSi definisce "piano dei conti" l'insieme dei conti aziendali che costituiscono il sistema contabile. Si tratta di un elenco diviso leggi tutto...). La maschera è studiata in modo da avere tutti i dati a disposizione e sottomano, e permette di aggiornare simultaneamente le informazioni nelle diverse griglie. In particolare, permette di:

• verificare velocemente se ci sono movimenti doppi;
• ripartire una riga su più conti contabili;
• collegare gli incassi e\o i diversi pagamenti direttamente alle partite gestite nella contabilità, così da effettuare rapidamente una quadratura dei dati e contemporaneamente aggiornare lo scadenzario;
• inserire in automatico eventuali sconti e abbuoni.

 

Questo applicativo comprende una serie di funzioni avanzate che velocizzano l’operatività e migliorano nettamente la gestione dell’acquisizione dei movimenti bancari nel proprio sistema contabile. Ad esempio, in corrispondenza di ciascuna riga si può scegliere di effettuare la riconciliazione bancaria, dopo aver fatto le dovute verifiche:

È possibile anche fare la riconciliazione bancaria a movimenti contabili che nel file bancario corrispondono ad una sola voce accorpata, ma che a livello contabile bisogna invece scomporre su più conti in Prima Nota. Il caso più esemplificativo è quello relativo ai pagamenti F24 che viene accorpato in un’unica voce solitamente dalle banche, ma che l’azienda ha interesse ad evidenziare nelle singole voci di dettaglio che lo compongono.

Come in ogni software applicativo, la modalità operativa è quella che fa la differenza: l’utente deve potersi muovere sui dati in modo estremamente confortevole. Quando tutte le righe sono state gestite, è possibile importare i dati direttamente in Prima Nota semplicemente cliccando su GENERA MOVIMENTI CONTABILI.

Quando poi viene caricato un estratto conto bancario il sistema avvisa sempre l’utente se è stato già riconciliato, tramite la voce “Stato”:

 

 

Per ogni estratto conto gestito a sistema, sarà possibile visualizzarne lo stato di avanzamento lavori:

 

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