La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Con l’avvento della fatturazione elettronica, le aziende sono tenute alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. La normativa italiana (Dpr n. 633/1972) obbliga alla conservazione sostitutiva sia l’emittente del documento elettronico che colui lo riceve: pertanto, l’obbligo di conservare le fatture vale sia per quelle emesse che per quelle ricevute. Le fatture elettroniche devono essere conservate entro il 3° mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

Cosa significa conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Il processo di conservazione è una procedura tecnica regolamentata dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) per l’archiviazione dei documenti elettronici, che impone determinati requisiti affinché il documento conservato sia considerato “a norma” ovvero per far sì che la fattura elettronica assuma valore legale nel tempo.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche non si limita quindi ad una semplice memorizzazione dei file delle fatture su un hard disk o un dispositivo elettronico (come avviene invece quando si parla di archiviazione elettronica semplice), ma significa attuare un processo tecnico preciso che ha come obiettivo quello di garantire la veridicità e la protezione dei documenti informatici nel tempo. Grazie a questo processo, si ha la sicurezza di attribuire ai documenti conservati valore legale e di poterli in qualsiasi momento rintracciare, leggere e stampare.

 

Conservazione sostitutiva “a norma”

Per considerarsi a norma la procedura di conservazione deve garantire che i documenti elettronici archiviati abbiamo i seguenti requisiti:

Autenticità
Integrità
Affidabilità
Leggibilità
Reperibilità

Ovvero che il documento conservato sia quello originale, completo e inalterato, senza alcuna modifica successiva. Il documento informatico deve essere reperibile e disponibile per la consultazione, e le informazioni in esso contenute sono leggibili e fruibili in qualsiasi momento.

Da un punto di vista tecnico, per garantire queste proprietà e portare in conservazione una fattura elettronica è necessario effettuare i seguenti step:

  • File XML: partire dal file XML che rappresenta la fattura elettronica. (*)
  • Firma digitale: il file della e-fattura deve essere firmato digitalmente.
  • Indicizzazione: ogni file va indicizzato nei suoi dati più importanti (date, numeri, partite IVA, codici clienti, prodotti, eccetera) per permettere la ricerca veloce di informazioni in momenti successivi;
  • Lotto di conservazione: va creato un lotto che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’imposta.
  • Archiviazione lotto di conservazione: per ogni lotto il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.

(*) In riferimento alla tipologia di file da conservare, va detto che l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che la conservazione a norma è valida anche se vengono conservate copie digitali delle fatture in altri formati previsti dalla normativa (PDF, JPEG, TXT). Questi formati sono ritenuti idonei alla conservazione sostitutiva delle fatture al pari dei file originali (formato XML).

 

Conservazione sostitutiva di fatture elettroniche in PDF, JPEG e TXT

L’Agenzia delle Entrate dà la possibilità di portare in conservazione anche fatture in formato PDF, JPEG o TXT senza dover necessariamente conservare il file XML, a condizione che il contenuto dei documenti sia identico, ovvero che il documento conservato in pdf, jpeg o txt sia l’esatta copia informatica dell’originale (che resterà sempre e comunque il file XML trasmesso allo SdI).

Al fine di dare l’esatta corrispondenza tra il file XML e gli altri formati eventualmente conservati, è necessario portare in conservazione anche tutti gli esiti e le ricevute che vengono inviate dallo SdI (relativamente alla presa in carica del file e la consegna al destinatario) nelle quali è presente l’impronta del documento informatico ovvero la chiave di hash (calcolata con l’algoritmo SHA-256) che caratterizza univocamente ogni fattura transitata dallo SdI.

La conformità normativa della copia del file XML è garantita dalle regole imposte dall’Art. 23bis del Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005 e successive modifiche) che al comma 2 prevede espressamente che «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 (dello stesso Cad), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta ferma, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico».

 

Come fare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata esclusivamente tramite software. Molti programmi di fatturazione elettronica prevedono l’integrazione con un software che effettua la conservazione automatica delle fatture elettroniche. In alternativa ci si può affidare ad operatori privati appositamente certificati oppure al servizio gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate.

 

Conservazione delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione

Con l’obbligo della fattura elettronica, molte software house hanno implementato programmi di fatturazione elettronica che integrano direttamente la conservazione sostitutiva sia delle fatture che delle notifiche ricevute dal SdI.

In questo modo, la conservazione delle fatture viene fatta in automatico senza alcun intervento da parte dell’utente. Occorre semplicemente fare una delega alla sofware house che rivestirà il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, mentre resta sempre valida la figura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva all’interno di ciascuna azienda.

Tutti i sistemi DATALOG integrano il servizio di conservazione: il programma effettua in automatico l’archiviazione del pacchetto di conservazione, seguendo gli step tecnici sopra illustrati. Dalla voce “Conservazione” del menù principale è possibile accedere rapidamente a tutte le fatture conservate, consultabili in qualsiasi momento in modo veloce e immediato.

 

Conservazione sostitutiva e-fatture dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un servizio di conservazione elettronica a norma di tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente transitate dal Sistema di Interscambio (SdI). Questo servizio è accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi” nella sezione “Fatturazione Elettronica” dove è presente il box “Conservazione“. La funzione di conservazione è fruibile oltre che dal contribuente stesso, anche da terzi ufficialmente delegati secondo precise modalità previste dall’agenzia stessa.

Per poter usufruire di questo servizio occorre fare esplicita adesione della funzione tramite la sottoscrizione della convenzione di servizio. Dopo aver accettato i termini del servizio, tutte le fatture elettroniche relative del soggetto contribuente saranno automaticamente inviate in conservazione. Le fatture elettroniche vengono conservate per 15 anni dalla data di attivazione del servizio, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa (export). Il servizio però deve essere rinnovato ogni 3 anni.

Anche se ci si dota di un software di fatturazione elettronica completo di conservazione, è consigliabile attivare sempre il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia, perché non comporta alcuna spesa e perché il Sistema d’Interscambio sarà sempre e comunque considerato la fonte ufficiale in caso di controlli.

 

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e di altri documenti

Oltre alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, la legge impone di conservare anche altri documenti (ad esempio i registri IVA e i registri contabili, i documenti di trasporto e così via). L’azienda può decidere di archiviare i suoi documenti con un unico software di conservazione sostitutiva.

Questi software aiutano l’azienda a dematerializzare i documenti e, nello stesso tempo, conservano gli stessi con validità ai fini legali, secondo un procedimento guidato: scelta dei documenti che si vuole mandare in conservazione, apposizione della firma digitale, preparazione del pacchetto di versamento sul quale viene apposta un’altra firma digitale e la marca temporale, e generazione del pacchetto di archiviazione finale.

Per la conservazione sostitutiva, DATALOG propone il software ARCHIVIA che permette una gestione molto semplice e rapida del processo di conservazione: inoltre, il risultato del processo verrà memorizzato su un dispositivo esterno (ad esempio, un DVD) sul quale i dati saranno immediatamente consultabili e stampabili (caratteristica importante che pochi software hanno).

 

Fonti Articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPRE 633/1972
AGID | DL 82/2005
GAZZETTA UFFICIALE | DMEF 24/01/2004



 

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