La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Archiviazione e Conservazione sostitutiva

Con l’avvento della fatturazione elettronica, le aziende sono tenute alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. La normativa italiana (Dpr n. 633/1972) obbliga alla conservazione sostitutiva sia l’emittente del documento elettronico che colui lo riceve: pertanto, l’obbligo di conservare le fatture vale sia per quelle emesse che per quelle ricevute. Le fatture elettroniche devono essere conservate entro il 3° mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?

Cosa significa conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

Il processo di conservazione è una procedura tecnica regolamentata dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) per l’archiviazione dei documenti elettronici, che impone determinati requisiti affinché il documento conservato sia considerato “a norma” ovvero per far sì che la fattura elettronica assuma valore legale nel tempo.

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche non si limita quindi ad una semplice memorizzazione dei file delle fatture su un hard disk o un dispositivo elettronico (come avviene invece quando si parla di archiviazione elettronica semplice), ma significa attuare un processo tecnico preciso che ha come obiettivo quello di garantire la veridicità e la protezione dei documenti informatici nel tempo. Grazie a questo processo, si ha la sicurezza di attribuire ai documenti conservati valore legale e di poterli in qualsiasi momento rintracciare, leggere e stampare.

 

Conservazione sostitutiva “a norma”

Per considerarsi a norma la procedura di conservazione deve garantire che i documenti elettronici archiviati abbiamo i seguenti requisiti:

Autenticità
Integrità
Affidabilità
Leggibilità
Reperibilità

Ovvero che il documento conservato sia quello originale, completo e inalterato, senza alcuna modifica successiva. Il documento informatico deve essere reperibile e disponibile per la consultazione, e le informazioni in esso contenute sono leggibili e fruibili in qualsiasi momento.
 

Tempistica della conservazione delle fatture elettroniche

La conservazione delle fatture elettroniche a norma deve essere completata, per l’anno d’imposta di riferimento, entro i tre mesi successivi alla data delle dichiarazione dei redditi del soggetto contribuente. Come da normativa (DM del 17 giugno 2014), “il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione“.

Inoltre le fatture elettroniche (come quelle cartacee) devono essere obbligatoriamente conservate per almeno 10 anni (articolo 2220 del Codice Civile).

 

Chi deve conservare le fatture elettroniche

La normativa italiana impone che la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche venga effettuata sia da chi emette, sia da chi riceve (art. 39 del DPR n. 633/1972). Pertanto un soggetto passivo dovrà portare in conservazione sia le fatture attive che quelle passive.
 

I 5 passaggi per la conservazione di una fattura elettronica

Da un punto di vista tecnico, per garantire il rispetto della normativa e portare in conservazione una fattura elettronica è necessario effettuare i seguenti 5 step:

  1. File XML: partire dal file XML che rappresenta la fattura elettronica. (*)
  2. Firma digitale: il file della e-fattura deve essere firmato digitalmente.
  3. Indicizzazione: ogni file va indicizzato nei suoi dati più importanti (date, numeri, partite IVA, codici clienti, prodotti, eccetera) per permettere la ricerca veloce di informazioni in momenti successivi;
  4. Lotto di conservazione: va creato un lotto che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’imposta.
  5. Archiviazione lotto di conservazione: per ogni lotto il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.

(*) In riferimento alla tipologia di file da conservare, va detto che l’Agenzia delle Entrate ha dichiarato che la conservazione a norma è valida anche se vengono conservate copie digitali delle fatture in altri formati previsti dalla normativa (PDF, JPEG, TXT). Questi formati sono ritenuti idonei alla conservazione sostitutiva delle fatture al pari dei file originali (formato XML).

 

Conservazione sostitutiva di fatture elettroniche in PDF, JPEG e TXT

L’Agenzia delle Entrate dà la possibilità di portare in conservazione anche fatture in formato PDF, JPEG o TXT senza dover necessariamente conservare il file XML, a condizione che il contenuto dei documenti sia identico, ovvero che il documento conservato in pdf, jpeg o txt sia l’esatta copia informatica dell’originale (che resterà sempre e comunque il file XML trasmesso allo SdI).

Al fine di dare l’esatta corrispondenza tra il file XML e gli altri formati eventualmente conservati, è necessario portare in conservazione anche tutti gli esiti e le ricevute che vengono inviate dallo SdI (relativamente alla presa in carica del file e la consegna al destinatario) nelle quali è presente l’impronta del documento informatico ovvero la chiave di hash (calcolata con l’algoritmo SHA-256) che caratterizza univocamente ogni fattura transitata dallo SdI.

La conformità normativa della copia del file XML è garantita dalle regole imposte dall’Art. 23bis del Codice dell’amministrazione digitale (Dlgs 82/2005 e successive modifiche) che al comma 2 prevede espressamente che «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’art. 71 (dello stesso Cad), hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutte le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta ferma, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico».

 

Conservazione delle fatture elettroniche con un software di fatturazione

La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata esclusivamente tramite software. Con l’obbligo della fattura elettronica, molte software house hanno implementato programmi di fatturazione elettronica che integrano direttamente la conservazione sostitutiva sia delle fatture che delle notifiche ricevute dal SdI.

In questo modo, la conservazione delle fatture viene fatta in automatico senza alcun intervento da parte dell’utente. Occorre semplicemente fare una delega alla sofware house che rivestirà il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, mentre resta sempre valida la figura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva all’interno di ciascuna azienda.
 


 

Tutti i sistemi DATALOG integrano il servizio di conservazione: il programma effettua in automatico l’archiviazione del pacchetto di conservazione, seguendo gli step tecnici sopra illustrati. Dalla voce “Conservazione” del menù principale è possibile accedere rapidamente a tutte le fatture conservate, consultabili in qualsiasi momento in modo veloce e immediato.

 

Qualora si disponga di un gestionale di fatturazione elettronica che non comprende il servizio di conservazione sostitutiva, è possibile gestire questo processo con un software diverso. Datalog offre ad esempio il servizio di Datalog HUB che permette di gestire il processo in modo molto semplice e immediato grazie al collegamento diretto con Fatture e Corrispettivi.
 

Conservazione sostitutiva e-fatture dell’Agenzia delle Entrate

Quando il numero di fatture elettroniche gestite in un anno è davvero esiguo, in alternativa al software, ci si può affidare al servizio gratuito di conservazione elettronica a norma, fornito dall’Agenzia delle Entrate : tutte le fatture emesse e ricevute transitate dal Sistema di Interscambio (SdI). Questo servizio è accessibile dal portale “Fatture e Corrispettivi” nella sezione “Fatturazione Elettronica” dove è presente il box “Conservazione“. La funzione di conservazione è fruibile oltre che dal contribuente stesso, anche da terzi ufficialmente delegati secondo precise modalità previste dall’agenzia stessa.

Come aderire al servizio di conservazione delle fatture elettroniche?

Per poter usufruire di questo servizio occorre obbligatoriamente aderire alla Convenzione presente nel portale Fatture e Corrispettivi. Prima di accedere al servizio, infatti, il portale presenta la seguente schermata:

 

Agenzia Entrate servizio conservazione fatture elettroniche convenzione

Agenzia Entrate adesione alla Convenzione per il servizio di conservazione fatture elettroniche 

 

La convenzione ha durata di 3 anni e allo scadere deve essere rinnovata: il contribuente verrà avvisato prima della scadenza dal servizio stesso. Se il rinnovo viene fatto dopo la scadenza, le fatture emesse e ricevute nel periodo non coperto dalla convezione, dovranno essere portate in conservazione manualmente tramite l’upload presente nel sito stesso.

Dopo aver accettato i termini del servizio, tutte le fatture elettroniche relative del soggetto contribuente saranno automaticamente inviate in conservazione. Le fatture elettroniche vengono conservate per 15 anni dalla data di attivazione del servizio, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa (export).

Anche se ci si dota di un software di fatturazione elettronica completo di conservazione, è consigliabile attivare sempre il servizio di conservazione offerto dall’Agenzia, perché non comporta alcuna spesa e perché il Sistema d’Interscambio sarà sempre e comunque considerato la fonte ufficiale in caso di controlli.

 

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e di altri documenti

Oltre alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, la legge impone di conservare anche altri documenti (ad esempio i registri IVA e i registri contabili, i documenti di trasporto e così via). L’azienda può decidere di archiviare i suoi documenti con un unico software di conservazione sostitutiva.

Questi software aiutano l’azienda a dematerializzare i documenti e, nello stesso tempo, conservano gli stessi con validità ai fini legali, secondo un procedimento guidato: scelta dei documenti che si vuole mandare in conservazione, apposizione della firma digitale, preparazione del pacchetto di versamento sul quale viene apposta un’altra firma digitale e la marca temporale, e generazione del pacchetto di archiviazione finale.

Per la conservazione sostitutiva, DATALOG propone il software ARCHIVIA che permette una gestione molto semplice e rapida del processo di conservazione: inoltre, il risultato del processo verrà memorizzato su un dispositivo esterno (ad esempio, un DVD) sul quale i dati saranno immediatamente consultabili e stampabili (caratteristica importante che pochi software hanno).

 

Conservazione delle fatture elettroniche: i vantaggi

Oltre che per gli aspetti normativi, conservare digitalmente le fatture elettroniche apporta all’azienda alcuni vantaggi. Vediamo i più importanti.

 

Riduzione di carta e disponibilità di spazi fisici, con conseguente riduzione di costiLa digitalizzazione documentale di un’azienda, compresa la conservazione digitale delle fatture elettroniche, permette un grandissimo risparmio di carta (vantaggio anche ecologico) con conseguente liberazione di spazi fisici solitamente adibiti all’archiviazione cartacea (scaffali, faldoni, stampanti, eccetera). Il tutto permette ovviamente anche un gran risparmio di spese da parte dell’azienda.
Tracciabilità dei documenti di processoLa fattura elettronica è uno dei documenti fondamentali utilizzato sia nel processo di vendita della merce e dei servizi, sia nel processo di approvvigionamento. La tracciabilità dei processi di ciclo attivo e passivo è estremamente importante per l’azienda, qualora si presentasse la necessità di ricercare velocemente i documenti inerenti (quindi anche le fatture) e tutte le informazioni contenute, con grandissimo vantaggio di poter collegare i documenti tra loro, utilizzando sistemi di digitalizzazione e conservazione digitale.
Controlli fiscali veloci e sempliciCon la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è molto più facile e veloce cercare e consultare documenti che vengono richieste per eventuali controlli da parte del Fisco.
 Maggiore sicurezza e affidabilitàCon la digitalizzazione della conservazione delle fatture elettroniche i documenti sono sempre velocemente consultabili (con pochissimi click si richiama la fattura conservata) e viene garantita la massima sicurezza e affidabilità contro possibili danni, perdite o danneggiamenti.

 

Fonti Articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 633/1972
AGID | DL 82/2005
GAZZETTA UFFICIALE | DMEF 24/01/2004
GAZZETTA UFFICIALE | DMEF 17/06/2014

 



 

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