La fattura proforma: cos’è e quando si può utilizzare

Fattura proforma cos'è

La fattura proforma è una pre-fattura, un documento senza valore fiscale che anticipa la fattura vera e propria.  Viene utilizzata per mettere a conoscenza il cliente dei servizi o beni che saranno oggetto della successiva fatturazione, così che l’acquirente possa verificare preventivamente la correttezza dei dati e, se necessario, richiedere le dovute correzioni.

Nella prassi comune, viene utilizzata per lo più dai professionisti (in questo caso, detta anche “avviso di parcella“) e dalle aziende che effettuano import/export. In questo articolo cerchiamo di capire meglio cos’è, come emettere una fattura proforma e come viene utilizzata.

Cos’è la fattura proforma

La fattura proforma è un documento, come dice il nome stesso, “per la forma”: non è una fattura di vendita vera e propria, ma viene emessa quando il venditore vuole preventivamente informare il cliente delle prestazioni o dei beni, per i quali successivamente emetterà una fattura definitiva.

Questo documento non ha valore ai fini fiscali e offre a chi la emette il vantaggio di verificare con il cliente dati e importi, quindi fare fare le dovute correzioni, aggiunte o modifiche necessarie prima di emettere il documento definitivo, quindi senza dover fare alcun movimento contabile. Inoltre, viene utilizzata anche per richiedere il pagamento delle prestazioni sempre prima di emettere la fattura fiscale, posticipando così il pagamento dell’IVA all’effettivo incasso (anche laddove non si aderisca al regime dell’Iva per cassa).

Proprio per questo motivo, questa tipologia di fattura è molto utilizzata dai professionisti (avvocati, medici, eccetera) ed è equiparabile ad una nota spese che viene mandata al cliente con il riepilogo degli importi dovuti. I professionisti la chiamano anche ‘avviso di parcella‘ e la utilizzano proprio per richiedere il pagamento al cliente: una volta ricevuto il pagamento, emettono la fattura di vendita.

 

Come compilare una fattura proforma

La fattura proforma, non avendo alcuna validità fiscale, non deve rispondere a precisi requisiti formali e può avere il layout che si preferisce. In ogni caso è buona norma compilarla come se fosse una fattura vera e propria. L’importante è apporre la dicitura “Fattura Proforma nell’intestazione o comunque in alto nel documento. Si può anche numerare o mettere un codice di riferimento, che non avrà nulla a che vedere con la numerazione delle fatture attive emesse. Dopo la descrizione dei servizi o beni venduti, in calce, occorre mettere la seguente frase:

Il presente documento non costituisce in maniera assoluta fattura ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 e quindi non genera esigibilità di imposta per il prestatore. Trattasi di documento emesso in relazione al pagamento di corrispettivi di operazioni assoggettate ad imposta sul valore aggiunto (art.6, comma 2, del D.P.R. 642/72). Contestualmente al pagamento, verrà emessa regolare fattura con evidenziazione dell’IVA.

 

Facsimile fattura proforma

Ecco un esempio di fattura proforma :

Modello Fattura Excel Proforma

Modello Fattura Excel Proforma

 

Scarica qui l’esempio di Modello Fattura in Excel Proforma, che potrai modificare immettendo tutti i tuoi dati.

 

Fattura proforma per esportazione di omaggi

La fattura proforma è un documento molto utilizzato nelle esportazioni al di fuori dell’Unione Europea, per vendite di merce in generale, ma anche per spedire merce come omaggio, campione, regalo, riparazione o altro. In quest’ultimo caso, occorre accompagnare i beni con una fattura proforma o lista valorizzata che funge da documento di esportazione per lo sdoganamento. Per le esportazioni extra UE, come ad esempio in Svizzera, la merce deve, infatti, passare per due dogane: quella italiana e poi quella del paese destinatario. Diventa quindi necessario e obbligatorio dichiarare:

  • quali beni contiene la spedizione
  • il motivo per cui si spedisce
  • il soggetto destinatario
  • il valore della merce contenuta nella spedizione

Quando viene usata per la vendita, questo tipo di fattura, in genere, deve contenere la descrizione, la quantità, il valore, i dettagli di spedizione e le spese dei prodotti o servizi che verranno acquistati. Fornisce all’acquirente un prezzo di vendita preciso, la stima di eventuali commissioni e/o tasse applicabili.

Per la vendita prodotti e/o servizi destinata ai clienti esteri, il documento è  solitamente redatto in lingua inglese (proforma invoice):

Modello Fattura Excel Proforma estero

Modello Fattura Excel Proforma inglese

 

 

Scarica qui l’esempio di Modello Fattura in Excel Proforma in inglese, che potrai modificare immettendo tutti i tuoi dati.

 

Fattura proforma e fattura differita

La fattura proforma o avviso di parcella è usata spesso per rinviare il momento dell’emissione della fattura vera e propria. A questo proposito la stessa Agenzia delle Entrate ha chiarito che “è possibile emettere fatture differite per le prestazioni di servizi: un documento come la c.d. “fattura proforma”, contenente la descrizione dell’operazione, la data di effettuazione e gli identificativi delle parti contraenti, può certamente essere idoneo a supportare il differimento dell’emissione della fattura elettronica.“. In questo modo si supera il limite dei 12 giorni per l’emissione della fattura immediata. Non solo: se si abbina l’uso della fattura proforma alla fattura elettronica differita si ottiene un tempo di rinvio dell’emissione della fattura decisamente più lungo.

Per capire meglio possiamo fare un esempio: se un’azienda di servizi emette la fattura proforma il 2 giugno e incassa il compenso il 14 dello stesso mese, potrà emettere una fattura differita entro il 15 luglio (ossia il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione). In questo modo, utilizzando la fattura proforma, registrerà l’IVA nel mese di luglio, ottenendo un differimento di un mese.



 

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