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Linee guida sulla conservazione sostitutiva dei documenti informatici

Conservazione sostitutiva tipologie documenti

Nell’ambito della gestione dei documenti aziendali, oggi il processo di conservazione sostitutiva, applicato inizialmente alle fatture elettroniche in ambito di Amministrazione Pubblica, è un processo che può essere esteso a tutte le tipologie di documenti aziendali del settore sia pubblico sia privato.

In base alla tipologia di documento da conservare, può essere attuato una volta all’anno o con cadenza più frequente, eccetto per alcune tipologie di documenti (per i quali non è prevista la dematerializzazione). Nel seguito, vediamo meglio le tipologie di documenti coinvolti e i formati di conservazione digitale previsti dalla normativa, analizzando i seguenti punti:

Documento analogico e documento digitale

In generale, con il termine “documento” s’intende qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato. Il concetto di documento si allontana dall’essere unicamente qualcosa di leggibile sotto forma di parola scritta, ma è qualsiasi rappresentazione di atti, fatti e dati che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo.

“Un oggetto diventa quindi «documento» nel momento in cui assume un significato per chi lo osserva.”

Un documento può essere

ANALOGICO
(con concretezza fisica)
Il documento è materializzato su supporti cartacei o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici, etc..
DIGITALE
(o nel linguaggio comune elettronico, con concretezza numerica)
La rappresentazione dell’oggetto può essere un testo, immagine o filmato memorizzato in modo permanente su un determinato tipo di supporto (CD, hard disk… ) tramite un’elaborazione elettronica (tipicamente, a codifica con un linguaggio convenzionale in bit).

Il documento informatico

I documenti informatici sono documenti che nascono direttamente in formato digitale: una email, un documento word, … La differenza sostanziale tra documento analogico e quello informatico sta nel fatto che per la lettura del documento analogico non è necessaria alcuna elaborazione informatica.

Sul sito dell’AGID (Agenda Digitale Italiana) puoi trovare un’intera sezione dedicata al tema del documento informatico.

Conservazione sostitutiva del documento informatico

Documento Informatico: pilastro essenziale per la digitalizzazione dell’azione amministrativa – Fonte AGID

Mentre daa questo link puoi scaricare direttamente il documento pdf con tutte le Linee Guida sulla conservazione Sostitutiva redatte dall’AgID.

Conservazione e tipologie di documenti aziendali

Per i documenti analogici e documenti informatici, la conservazione sostitutiva è l’unico modo di conservare legalmente i documenti in formato digitale. E’ prevista per la maggior parte dei documenti aziendali, a parte per alcune tipologie.

Documenti oggetto di dematerializzazione

Secondo la normativa, possono essere oggetto di conservazione sostitutiva e quindi dematerializzati i seguenti documenti aziendali:

Documenti dematerializzabili
  • Libro giornale e il libro degli inventari, libro dei cespiti;
  • Registro dei corrispettivi, mastri, registro di carico e scarico;
  • Registri Iva (delle vendite, degli acquisti, riepilogativo, corrispettivi);
  • Registro dei beni ammortizzabili;
  • Fatture, le ricevute, gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto e documenti simili;
  • Scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette;
  • Dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP;
  • Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, lettere, fax, sollecito di pagamento, estratti conto, avvisi, verbali CdA e Collegio Sindacale, Libri Sociali, etc.;
  • Libro unico del lavoro;
  • Modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C);
  • Bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale (articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425 c.c.) e nota integrativa(articolo 2427 c.c.);
  • Contratti (proposte, inviti a proporre, accettazioni);
  • Solleciti di pagamento, estratti conto, avvisi;
  • Lettere e fax in genere;
  • Distinte meccanografiche di fatturazione (bollette);
  • Cedolini paga;
  • Modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i modelli F23 ed F24);
  • Inoltre, possono ricomprendersi tra i libri e registri rilevanti ai fini tributari anche i libri sociali elencati nell’articolo 2421 c.c., ossia il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti.
  • La relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.) e la relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei revisori contabili (articolo 209 comma 3 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge devono essere allegate al bilancio d’esercizio.

E’ bene precisare che la dematerializzazione di un documento analogico potrà avvenire quindi solo quando il processo di conservazione sostitutiva sarà concluso con successo.

Documenti che non possono essere dematerializzati

Non possono essere oggetto di dematerializzazione i seguenti documenti:

Documenti non dematerializzabili
  • Scritture e Documenti rilevanti ai fini Tributari nel Settore Doganale, delle Accise e delle Imposte di Consumo Competenti L’Agenzia delle Dogane (ES: le bollette all’importazione e all’esportazione sui cui viene apposto il visto doganale, i documenti di accompagnamento (DAA, DAS) necessari per la circolazione dei beni soggetti ad accisa);
  • Bolle Doganali;
  • Fatture con Accise (alcolici, carburante, etc.);
  • In caso di Fatture con Accise o Imposte di Consumo, queste devono essere riportate su un apposito sezionale IVA separato, al fine di non confluire nello stesso numeratore delle altre Fatture;
  • Scheda carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impresso timbri a secco o firme autografe.

 

Formati di conservazione dei documenti digitali

Vari sono i formati utilizzabili per la conservazione dei documenti digitali. Tra questi i più diffusi sono:

PDF e PDF/A

Il PDF è un formato nato per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell’ambiente di elaborazione del documento. Può contenere: testo formattato, immagini, grafica vettoriale, filmati. Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES. Questo formato è stato modificato in sotto-formati tra cui il PDF/A. Il PDF/A è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali. Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo:

  • o assenza di collegamenti esterni,
  • assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.,
  • assenza di contenuti crittografati.

Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo.

TIFF
Si tratta di un formato immagine raster, in versione non compressa o compressa senza perdita di informazione. Viene utilizzato spesso per la conversione in digitale di documenti cartacei.
JPEG
E’ il formato più usato per salvare le fotografie ed è quello più diffuso su World Wide Web. Recentemente è stato creato dalla casa produttrice il formato JPEG 2000 con estensione .jp2 (ISO/IEC 15444-1) che può utilizzare la compressione senza perdita di informazione. Il formato JPEG 2000 consente, inoltre, di associare metadati ad un’immagine.
Office Open XML (OOXML)
Solitamente abbreviato in OOXML, è un formato di file, sviluppato da Microsoft, basato sul linguaggio XML per la creazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e database (estensioni .docx, .xlsx, .pptx). E’ dotato di caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo, tra queste l’embedding dei font, la presenza di indicazioni di presentazione del documento, la possibilità di applicare al documento la firma digitale XML.
Open Document Format (ODF)
E’ un formato standard aperto, basato sul linguaggio XML, per documenti corrispondenti a testo, fogli elettronici, grafici e presentazioni. E’ molto utilizzato da OpenOffice.org, da una ampia serie di altri prodotti disponibili sulle principali piattaforme: Windows, Linux. Mac. È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative e da diversi governi ed ha una “penetrazione” di mercato che cresce giorno per giorno.
XML
Su questo formato si basano numerosi linguaggi standard utilizzati nei più diversi ambiti applicativi, come immagini vettoriali, comunicazione di dati finanziari, commercio elettronico e per lo scambio dei messaggi tra Web Service.
TXT
Oltre a XML, è universalmente utilizzato il formato TXT. Ai fini della conservazione nell’uso di tale formato, è importante specificare la codifica del carattere (Character Encoding) adottata.
Formati Messaggi di posta elettronica

Altre fonti e riferimenti relativi ai formati di file pdf li trovate in questo documento dell’AgID sui formati dei file per documenti digitali in conservazione sostitutiva (scarica il pdf cliccando quì)

 

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