Nota di debito: cos’è e quando emetterla

Nota di debito

In sede di fatturazione può capitare di dover emettere la così detta nota di debito o nota di addebito ovvero un documento contabile che va a integrare una precedente fattura, necessario quando ci si accorge di aver fatturato al cliente un importo minore rispetto a quanto effettivamente dovuto.

È una nota di variazione in aumento che si emette laddove risulti necessario; ad esempio, il cliente ha ordinato e ricevuto 10 pezzi, ma in fattura sono riportati solo 8. In casi come questo, il venditore dovrà obbligatoriamente emettere un documento contabile, secondo la Legge IVA (articolo 26 del D.P.R. 633/72), per l’adempimento fiscale al pagamento dell’IVA.

In questo articolo vediamo di approfondire la gestione della nota di debito.

 

Cos’è la nota di debito

La nota di debito è un documento contabile che viene emesso ad integrazione di una fattura già emessa quando l’importo dovuto dal cliente è maggiore di quello fatturato dal fornitore. Va emessa obbligatoriamente perché, aumentando l’imponibile, aumenta anche l’IVA dovuta all’Erario, pertanto la sua omissione è passibile di sanzioni in caso di accertamento fiscale.

Differenza tra nota di credito e nota di debito

Sia la nota di debito che quella di credito rientrano nelle note di variazioni ad una fattura emessa ossia rettificano gli importi precedentemente fatturati ad un cliente, ma costituiscono operazioni inverse:

  • la nota di debito costituisce una variazione in aumento del valore fatturato al cliente; modificando in aumento il valore di imponibile e IVA, è obbligatorio emetterla (art. 26 del DPR n. 633/72);
  • la nota di credito, al contrario, attesta una variazione in diminuzione del valore fatturato al cliente, che va a stornare totalmente o parzialmente la fattura già emessa. Dal punto di vista fiscale l’emissione di questa variazione può essere facoltativa perché la sua mancata emissione non comporta evasione fiscale.

 

Differenza tra nota di addebito e fattura

Nota di debito e fattura hanno in comune il fatto che comportano un debito del cliente verso il fornitore. La differenza sostanziale è che mentre la fattura attesta una vendita di beni o servizi al termine della cessione o della prestazione, la nota di debito viene emessa ad integrazione in aumento di una precedente fattura.

 

Quando si emette la nota di debito

La nota di debito deve essere emessa quando ci si accorge di aver fatturato un importo minore rispetto a quanto effettivamente dovuto. I motivi che possono causare questo aumento di valore possono essere vari; tra i più frequenti abbiamo:

  • errori logistici che si verificano quando vengono consegnati più prodotti rispetto a quelli ordinati e il cliente accetta la consegna;
  • errori amministrativi come ad esempio quando in fattura viene riportato un prezzo errato dei prodotti o servizi oppure viene sbagliata l’aliquota IVA oppure vengono applicati sconti sbagliati;
  • in caso di necessità di storno totale o parziale di una nota di credito erroneamente emessa;
  • in caso in cui è necessario addebitare al cliente spese extra come le spese di spedizione

In caso di fatturazione elettronica, la nota di debito va emessa solo se la fattura elettronica è regolarmente emessa ossia è stata inviata al Sistema di Interscambio e correttamente consegnata al destinatario; in caso contrario la fattura non si considera emessa e quindi si può procedere alla correzione della stessa.

Per quanto riguarda i tempi di emissione, la nota di debito va emessa appena ci si accorge dell’errore o della necessità di integrare la fattura già inviata. Se viene emessa oltre il termine di liquidazione periodica relativa alla fattura emessa, sono previste delle sanzioni per omessa fatturazione. In questo caso sarà necessario ricorrere il più presto possibile per pagare meno interessi al ravvedimento operoso.

 

Nota di variazione in aumento emessa per solo IVA

Nel caso in cui si dovesse emettere una nota di debito solo per correggere l’importo dell’IVA, nel compilare la variazione, occorre inserire l’importo imponibile con l’IVA non corretta in negativo (come storno) e l’importo imponibile con l’IVA corretta come nota di addebito per correzione IVA.

Facciamo un esempio: il venditore ha inviato 100 prodotti dal valore unitario di 20 euro con IVA al 10%; in seguito si accorge che l’IVA corretta doveva essere al 22% e emette quindi una nota di variazione solo per correggere l’importo dell’IVA. Il calcolo dell’importo da inserire nella nota di debito è il seguente:

Descrizione operazioneQ.tàPrezzo per unitàTot. ImponibileIVATotale IVA
Nota di debito per errata IVA10020,002.000,0022%440,00
Storno importo già fatturato (rif. fattura nr… del …)100– 20,00– 2.000,0010%– 200,00

In questo caso avremo quindi la nota di debito riporterà un imponibile a 0 e una variazione di IVA pari a 240,00 euro (440,00 – 200,00).

 

Come si compila la nota di debito

La compilazione di una nota di debito è molto simile a quella della fattura, solo che vanno inseriti anche altri riferimenti:

  • identificazione del documento (quindi Nota di debito)
  • data del documento
  • il numero progressivo
  • riferimento al numero e data della fattura precedentemente emessa
  • il motivo per cui viene emessa
  • dati del soggetto emittente
  • dati del soggetto destinatario
  • importo imponibile da integrare
  • importo IVA da integrare

 

Come si emette una nota di debito elettronica

Se il soggetto IVA che deve emettere una nota di debito utilizza la fatturazione elettronica, anche la nota di debito deve essere elettronica. Il documento viene emesso come si emette una fattura solo che occorre selezionare come TipoDocumento il codice TD05.

 

Come emettere una nota di debito cartacea: esempio di stampa

Se il soggetto IVA che deve emettere una nota di debito non è tenuto alla fatturazione elettronica, può produrre il documento cartaceo, utilizzando un applicativo di testo o foglio di calcolo e produrre la stampa in PDF. Di seguito riportiamo un esempio di nota di debito creata con Excel dove riportare tutti i dati necessari e il riferimento dei dati della fattura originale;

Esempio PDF di Nota di debito creata con Excel

Esempio PDF di Nota di debito creata con Excel

 

Come si registra la nota di debito

La registrazione della nota di debito deve avvenire come qualunque altro documento contabile. Va registrata nel Libro Giornale e nei Registri IVA riportando sempre il riferimento al numero e alla data della fattura a cui si riferisce.

 

Come si annulla una nota di debito

Nel caso in cui fosse stata emessa una nota di debito errata e occorre annullarla, questa operazione si può fare emettendo una nota di credito dell’importo da stornare.  La nuova nota di variazione deve riportare i riferimento della nota di debito a cui si riferisce (data e numero della nota di credito).

 

 

Nota di debito elettronica

Come detto prima, in caso di fatturazione elettronica, il documento viene emesso come si emette una fattura solo che occorre selezionare come TipoDocumento il codice TD05.

 

 

 

Come si emette dal sito dell’Agenzia delle Entrate

La nota di debito si può emettere anche dal sito Fatture e Corrispettivi esattamente come si fa per l’emissione di una fattura, quindi:

  1. si seleziona l’area Fatturazione elettronica e Conservazione;
  2. nella sezione Generazione si seleziona la creazione di una Fattura Ordinaria;
  3. si procede con l’inserimento dei dati del cliente;
  4. nella sezione Dati Fattura nel campo Tipo Documento si seleziona Nota di debito.
Nota di debito creata in Fatture e Corrispettivi

Nota di debito creata in Fatture e Corrispettivi

 

  1. si compilano poi tutti i campi, così come si fa per la fattura;
  2. si verificano infine i dati compilati e, se è tutto corretto, si invia la nota di credito al Sistema di Interscambio.

 

Come si emette la nota di debito elettronica con un software di fatturazione

Emettere una nota di debito elettronica con un software di fatturazione è molto semplice. Basta generare la nota di debito scegliendo come Tipo Documento la tipologia TD05 – Nota di debito. L’utente dovrà poi compilare i dati relativi alla variazione da effettuare come una qualunque fattura.

 

Nota di debito: esempio compilazione con Fattura DWeb di Datalog

Nota di debito: esempio compilazione con Fattura DWeb Datalog

Una volta compilata si invia al Sistema di Interscambio. Nel caso è possibile anche stampare un PDF come nell’esempio che segue:

 

Esempio PDF di Nota di debito elettronica con software di fatturazione online DWEB

Esempio PDF di Nota di debito elettronica con software di fatturazione online DWEB

 

Fonti articolo
GAZZETTA UFFICIALE | DPR 633/1972



 

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