NSO: cos’è e come funziona

Nodo Smistamento Ordini: cos'è e come funziona

La Legge di Bilancio 2018 ha stabilito, insieme all’obbligatorietà della fatturazione elettronica, anche un’altra novità che riguarda le PA: ovvero che tutti gli ordini di acquisto della pubblica amministrazione dovranno essere effettuati esclusivamente nel formato elettronico, coerentemente con la politica di dematerializzazione dei processi avviata già da qualche anno. Nasce così il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO) che rappresenta la piattaforma digitale che gestirà tutto il sistema degli ordini elettronici per gli enti pubblici.

Il progetto NSO persegue due obiettivi fondamentali: il primo, attinente alle PA, è quello di poter monitorare in tempo reale la spesa pubblica per beni e servizi; il secondo riguarda gli operatori coinvolti ed è quello di rendere più fluido tutto il processo di e-procurement (approvvigionamento), dalla sottoscrizione del contratto al pagamento dei fornitori.

L’NSO costituisce una vera e propria rivoluzione alla stregua della fatturazione elettronica, che nel 2014 è nata come FatturaPA obbligatoria solo per la pubblica amministrazione, e nel 2019 si è estesa anche tra i privati con la fatturazione elettronica obbligatoria B2B e B2C.

In questo articolo cerchiamo di capire come funziona il sistema NSO.

NSO: cos’è

Il Nodo di Smistamento Ordini (NSO) è una piattaforma digitale (simile al Sistema di Interscambio) che servirà gradualmente a trasmettere ed evadere telematicamente gli ordini di beni e servizi tra gli enti della pubblica amministrazione e i loro fornitori.

Diciamo gradualmente perché il sistema sarà a regime in vari step. In realtà il decreto ministeriale del 7 dicembre 2018 aveva fissato la data di partenza al 1° ottobre, ma questa data è stata prorogata dal MEF stesso al 1° febbraio 2020.  Il primo settore a partire con gli ordini elettronici sarà il Servizio Sanitario Nazionale (SSN), che rappresenta uno dei maggiori capitoli della spesa pubblica. Sarà il MEF che con regolamenti, decreti, provvedimenti, eccetera dovrà piano piano estendere questa modalità gestionale di approvvigionamento anche ad altre tipologie di enti della PA.

L’NSO è un sistema che mette in relazione elettronica gli enti pubblici,  i fornitori e gli intermediari (degli uni e degli altri). Gli intermediari, in particolare, avranno un ruolo strategico perché potranno gestire tutte le fasi di trasmissione, ricezione e conservazione dei vari documenti (così come succede già per la fattura elettronica). L’intero progetto fa capo al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato presso il Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF).

In pratica il legislatore ha voluto che, per gli enti pubblici, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione di tutti i documenti che attestano un ordine di acquisto e la sua esecuzione (quindi i documenti di trasporto, gli stati avanzamento dei lavori e altra documentazione inerente) siano nel formato elettronico.

Quando il sistema sarà completamente operativo le amministrazioni pubbliche non potranno procedere alla liquidazione e al successivo pagamento delle forniture se i relativi documenti attestanti l’ordinazione non siano stati validati dall’NSO.

Il progetto NSO farà parte di un sistema integrato, formato da varie infrastrutture indipendenti e fra loro interoperabili, denominato Acquisti Pubblici in Rete (APiR). NSO si integra con gli altri sistemi in questo modo (settore evidenziato):

Sistema Acquisti Pubblici in Rete interfaccia con NSO

Sistema Acquisti Pubblici in Rete interfaccia con NSO – Fonte Immagine: MEF

 

Nodo Smistamento Ordini: come funziona

Il Nodo di smistamento degli ordini si comporta come un vero e proprio postino in grado di gestire gli ordini che il SSN fa ai suoi fornitori, che possono avvalersi anche di intermediari. Oltre a recapitare correttamente gli ordini, NSO verifica che i documenti trasmessi siano corretti e contengano tutte le informazioni necessarie per la successiva fase di fatturazione e pagamento.

L’NSO non si occupa solo dello smistamento degli ordini e relativi messaggi, ma si preoccupa anche di validare i messaggi ricevuti, con la previsione di tutta una serie di codici di errori, com’è successo per il SDI.

Canali di trasmissione ammessi

I canali di trasmissione verso e da NSO sono gli stessi che vengono utilizzati anche per la fatturazione elettronica:

  • la PEC (posta elettronica certificata), in grado di certificare data e ora in cui la comunicazione è inviata o ricevuta e di assicurare l’integrità del contenuto del messaggio; l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui destinare i file è nso@pec.sogei.it.
  • il Servizio SdICoop ossia una cooperazione applicativa su rete Internet ossia un servizio web che consente di trasmettere i file come allegati di un messaggio SOAP; per utilizzare questo canale è necessario sottoscrivere un accordo di servizio con il Sistema di Interscambio. Se si è già stipulato un accordo per le fatture elettroniche, questo è applicabile anche agli ordini elettronici e altri documenti gestiti da NSO.
  • il Servizio FTP ossia un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP: in pratica l’azienda o il suo intermediario deve esporre un proprio FTP Server e comunicare le relative credenziali d’accesso per essere raggiunto dal client FTP dell’Agenzia delle Entrate. Se ci si è accreditati a questo canale per la fatturazione elettronica, non è necessario procedere ai test di interoperabilità.

A questi canali che già conosciamo, per l’NSO se ne aggiunge un quarto che è il PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), che è un’infrastruttura paneuropea, sostenuta dalla Commissione Europea, che  fondamentalmente permette lo scambio di documenti in tutto il processo di e-procurarment. Per l’NSO questo canale si occuperà soltanto della fase di validazione ossia la fase in cui il sistema controlla la correttezza dei massaggi scambiati.

L’immagine che segue riassume i vari canali di comunicazione NSO.

NSO Canali di comunicazione

NSO Canali di comunicazione – Fonte immagine: MEF

 

Tipi di documenti che saranno gestiti da NSO

Nella fase di avvio del nuovo sistema di digitalizzazione degli ordini della PA gli ordini che verranno gestiti saranno ordini semplici. In particolare questa tipologia di ordini può così declinarsi:

Ordine iniziale
ordine che verrà emesso dall’ente pubblico con la descrizione degli articoli o dei servizi, la relativa quantità, l’indicazione di come eseguire la prestazione (per i servizi), eccetera. Questo ordine non contiene riferimenti ad altri ordini.
Ordine di revoca
è in pratica il documento con il quale si revoca un precedente ordine inviato e deve pertanto contenere il riferimento all’ordine che si intende revocare.
Ordine sostitutivo
è un ordine che va a sostituire un ordine già inviato e non ancora evaso; deve quindi contenere il riferimento dell’ordine che si intende sostituire e tutte le linee d’ordine.
Ordine di riscontro
è un ordine con il quale il fornitore può confermare, declinare o sostituire l’ordine ricevuto.

 

Nel momento in cui l’NSO sarà entrato a regime, possiamo ipotizzare che accanto agli ordini semplici, verranno gestiti anche ordini più complessi e completi come gli ordini pre-concordati ossia emessi dal fornitore (flusso inverso). In particolare questi ordini possono essere:
Ordine pre-concordato iniziale
è l’ordine che contiene i beni e/o i servizi che l’ente pubblico intende acquistare per eseguire la prima fornitura. Questo tipo di documento non contiene riferimenti ad altri documenti.
Ordine pre-concordato di revoca
con questo ordine si revoca un ordine pre-concordato precedentemente emesso; è quindi una sorta di cancellazione di un ordine pre-concordato già inviato.
Ordine pre-concordato sostitutivo
è un ordine che sostituisce un ordine pre-concordato già inviato, ma non ancora evaso; deve quindi contenere il riferimento dell’ordine che si intende sostituire e contenere tutte le linee d’ordine.

 

Ai messaggi di ordinazione si integreranno poi quelli di risposta da parte del fornitore ossia quel documento con cui il fornitore accetta, declina o propone dei cambiamenti a un ordine ricevuto dal cliente.

Risposta di ricezione
è la risposta che il fornitore dà per confermare di aver ricevuto l’ordine, ma non lo ha ancora processato. È quindi una semplice comunicazione che non contiene alcuna indicazione in merito a “se e come” il fornitore intenderà evadere l’ordine ricevuto.
Risposta di accettazione
è la risposta con la quale il fornitore informa l’ente che accetta l’ordine così com’è e che procederà ad eseguirlo.
Risposta di diniego
è la comunicazione da parte del fornitore di non poter evadere l’intero ordine così com’è stato ricevuto.
Risposta con modifica
è la risposta del fornitore che informa l’ente che intende evadere l’ordine ricevuto apportando alcune modifiche relative ad esempio alla qualità, alla quantità e al prezzo dei beni e/o dei servizi, nonché al periodo di consegna o esecuzione. A differenza delle altre risposte questo messaggio deve riportare tutte le linee di ordine, sia quelle che si intende evadere, sia quelle che si intende variare.

 

Il processo di business nell’NSO

In base ai documenti sopra descritti si potranno realizzare tre tipologie di processi di business:

  • ordinazione semplice: con un solo documento, l’ordine semplice.
  • ordinazione completa: un processo che coinvolge tre tipi di documenti (l’ordine dell’ente pubblico, la risposta del fornitore e l’ordine di riscontro inviato dal fornitore al cliente).
  • ordinazione pre-concordata: in cui possono essere utilizzati due tipi di documento (l’ordine pre-concordato emesso dal fornitore verso il cliente/ente e l’ordine di riscontro)

Il processo di business che ne deriva può essere sinteticamente riepilogato nell’immagine seguente:

Processo di business per l'ordinazione dei beni e servizio con il NSO

Processo di business per l’ordinazione dei beni e servizio con il NSO – Fonte Immagine: MEF

Con l’ordine semplice e quello completo il flusso è avviato dall’ente pubblico, mentre con l’ordine pre-compilato il flusso è avviato dal fornitore. I processi e i documenti che possono nascere sono questi:

NSO Relazioni tra processi e tipo di documenti

NSO Relazioni tra processi e tipo di documenti – Fonte immagine: MEF

 

NSO: le funzioni fondamentali

Ogni volta che il Nodo di Smistamento degli Ordini riceve un messaggio provvede:

  • a identificarlo rilasciando un Identificativo di transazione (IdT)
  • a verificare che il messaggio sia del formato tecnico richiesto dal sistema e che le informazioni contenute siano correte e coerenti.

Pertanto NSO svolge tre funzioni fondamentali:

  • identificazione: i messaggi vengono identificati in modo univoco (IdT)
  • validazione: verifica della correttezza dei dati presenti nel messaggio
  • trasmissione: i messaggi vengono inoltrati al giusto destinatario (che può essere il fornitore, l’ente pubblico o l’intermediario dell’uno e dell’altro)

NSO: il sistema delle notifiche

Per il sistema delle notifiche, occorre far riferimento al processo di validazione e quello di trasmissione. Per il processo di validazione, abbiamo le seguenti notifiche:

  • Ricevuta di validazione (OV): informa il soggetto trasmittente che il messaggio è stato validato.
  • Notifica di scarto (OS): in questo caso il messaggio non ha superato la validazione.

Per il processo di trasmissione, se il messaggio è stato validato, NSO invia al soggetto che ha trasmesso il messaggio le seguenti notifiche di invio:

  • Ricevuta di consegna (OC): serve a informare chi ha trasmesso il messaggio che il sistema l’ha regolarmente consegnato al destinatario.
  • Mancata consegna (OM): serve a informare il trasmittente che NSO è temporaneamente impossibilitato a recapitare il messaggio al destinatario.
  • Attestazione di avvenuta trasmissione del messaggio con impossibilità di recapito (OA): serve a informare il trasmittente che NSO non è riuscito a recapitare il messaggio al destinatario per cause ad esso non imputabili.

 

Quale formato devono avere i file destinati all’NSO?

Tutti i documenti che gestirà l’NSO dovranno avere il formato UBL XML ossia Universal Business Language XML, che è un formato che deriva dall’XML, ma supera i difetti legati all’interoperabilità che spesso si rilevano con il solo formato XML. Questa tipologia di file è da tempo utilizzata in tantissimi Paesi Europei, come ad esempio la Norvegia, la Svizzera, la Danimarca e la Svezia, per gli scambi commerciali elettronici e anche nell’ambito bancario.

I messaggi sono composti da una Busta di trasmissione, che contiene i dati relativi al destinatario a cui recapitare il file e dal Corpo del messaggio, che contiene tutti i dati relativi all’ordine (le specifiche dei prodotti/servizi, condizioni, prezzi, quantità, eccetera).

Per i documenti di ordine, ordine pre-concordato e ordine di riscontro è possibile inserire allegati, come ad esempio il documento che autorizza il fornitore ad emettere un ordine pre-concordati. Gli allegati non devono superare i limiti di dimensione legati al canale di trasmissione utilizzato e devono essere nel formato PDF.

 

I controlli che fa l’NSO sui messaggi ricevuti

Per ogni messaggio che riceve, il Nodo di Smistamento degli Ordini fa una serie di controlli propedeutici all’inoltro verso il destinatario. Quando questi controlli danno esito negativo, NSO provvede a inviare al soggetto che ha trasmesso il messaggio una notifica di scarto e il processo si interrompe. I controlli che vengono effettuati sui messaggi riguardano:

  • nomenclatura: tutti i messaggi devono avere un nome ben preciso secondo quanto disposto nelle regole tecniche per l’NSO;
  • unicità del messaggio: i documenti sono identificati unicamente da una tripletta di identificazione composta dall’IDT, dall’identificativo del documento (ID) che viene inserito da chi emette il documento e dalla data del documento;
  • dimensione del messaggio;
  • integrità e conformità del formato del file;
  • coerenza e validità del contenuto nel messaggio;
  • unicità del documento.

 

NSO: la procedura di accreditamento dei canali di trasmissione

Poiché NSO si avvale degli stessi canali di trasmissione che sono utilizzati per le fatture elettroniche, per l’invio e la ricezione degli ordini elettronici è possibile utilizzare il canale già accreditato per la fatturazione oppure accreditare un nuovo canale seguendo la procedura a questo link.

Sia per la trasmissione che per la ricezione è possibile di avvalersi di intermediari; in questo caso sarà l’intermediario che dovrà accreditare i propri canali di comunicazione. Se si dovesse decidere di utilizzare per l’invio e per la ricezione dei messaggi la PEC allora non sarà necessario accreditare nessun canale.

 

Cosa cambia nella e-fattura con gli ordini elettronici a NSO

Il decreto del MEF ha prescritto che nelle fatture elettroniche legate agli acquisti degli enti del SSN vengano riportati gli estremi degli ordini elettronici a cui si riferiscono. Ovviamente questa prescrizione entra in vigore per gli ordini emessi dal 1° febbraio 2020 in poi. Nella relativa fattura elettronica va indicata la tripletta di identificazione dell’ordine o degli ordini a cui si riferisce il documento. Nel formato della FatturaPA questa tripletta deve essere così riportata:

  • l’identificativo dell’ordine (IdT) va riportato nel campo <IdDocumento>;
  • la data di emissione dell’ordine va riportata nel campo <Data>
  • l’identificativo del soggetto (EndpointID) che ha emesso l’ordine va riportato nel campo <CodiceCommessaConvenzione> preceduto e seguito dal carattere “#” senza interposizione di spazi (questo per poterlo distinguire da altre informazioni che possono essere presenti in questo campo).

Va precisato che il riferimento all’ordine può essere qualsiasi documento che viene generato nel processo di ordinazione: l’ordine iniziale, la risposta, l’ordine sostitutivo o di riscontro. Questo perché un ordine iniziale dà origine ad una catena di documenti che vengono emessi dopo questo primo documento.

Fonti Articolo:
GAZZETTA UFFICIALE | Legge di Bilancio 2018
GAZZETTA UFFICIALE | Decreto ministeriale del 7 dicembre 2018
RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO | NSO – Regole tecniche (IT) Ver_4_1_1



 

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