Prima Nota: cos’è e come si compila

Fattura Elettronica prevenire gli errori

La Prima Nota è un metodo di registrazione delle scritture contabili indispensabile per una contabilità aziendale sempre aggiornata. Nella Prima Nota vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l’indicazione dei dati occorrenti per lo sviluppo del successivo processo di rilevazione aziendale e la compilazione del libro giornale (registro obbligatorio per legge).

In questo articolo vediamo come si compila la Prima Nota con un software contabile .

 

Che cos’è la prima nota contabile?

La prima nota contabile è la prima annotazione di tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari effettuate quotidianamente da un soggetto IVA nell’ambito della sua attività economica. A differenza del libro giornale, la prima nota contabile non è richiesta dalla legge; tuttavia il suo utilizzo è fortemente consigliato per tenere traccia delle varie operazioni compiute.

Tenere correttamente la prima nota prepara l’elaborazione delle scritture contabili più complesse e obbligatorie per legge (es. libro giornale, Libro Mastro e il Bilancio); secondo una risoluzione del MEF (n. 9/101 del 9.08.79) “diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa”.

 

Come si compila la prima nota contabile?

Le attività più piccole (che per la tenuta contabile completa si rivolgo al commercialista) possono gestirla manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel. Le imprese autonome e gli stessi commercialisti oggi utilizzano specifici software contabili con processi automatizzati e più affidabili, che mettono a disposizione funzioni apposite di prima nota per la rilevazione contabile di base.

Vediamo insieme come si gestisce la prima nota contabile tramite un software gestionale.

 

Prima nota con il software contabile

Tutti i software gestionali che includono la gestione della contabilità, permettono la tenuta di diversi registri contabili.  A tal fine, ogni software utilizza delle funzionalità specifiche per facilitare le registrazioni, e per questo molti software utilizzano funzioni denominate Prima Nota Iva per rilevare i movimenti Iva (come le fatture attive e passive), Prima Nota Diversi a Diversi per registrare altre tipologie di movimenti, e così via.

Sulla base della tipologia di scrittura contabile da inserire, le funzionalità vengono differenziate per rendere più funzionale e veloce l’inserimento dei dati.

Per capire meglio come funziona la prima nota contabile tramite un software di contabilità, di seguito riportiamo degli esempi pratici con delle schermate del software contabile King, che risulta essere particolarmente completo sotto questo profilo. Al fine di automatizzare al massimo l’inserimenti dei dati, offre diverse tipologie di Prima Nota (che nell’uso comune vengono ripresi anche da altri gestionali):

  • Prima Nota IVA: è una prima nota utilizzata per registrare i movimenti che derivano dalle fatture attive e passive, e dalle note di credito e di debito;
  • Prima Nota Diversi a Diversi: è una prima nota utilizzata per registrare tutti i movimenti che non richiedono Iva (ad esempio i giroconti, le operazioni esenti IVA, eccetera);
  • Prima Nota Corrispettivi: è una prima nota utilizzata per registrare gli incassi dovuti a corrispettivi;
  • Prima Nota Movimenti Multipli: è una prima nota utilizzata per registrare una serie di movimenti che hanno tutti il medesimo conto di contropartita, rendendo molto più veloce i tempi di inserimento dei dati. Un esempio tipico è la registrazione dei movimenti dell’estratto conto bancario in cui vengono riepilogate una serie di operazioni eseguite dalla banca, da riportare in Prima Nota.
  • Prima Nota Scritture di Rettifica: è una prima nota utilizzata per registrare le operazioni di rettifica di fine esercizio, inserendo anche movimenti con data di registrazione successiva all’esercizio stesso.

Vediamole più nel dettaglio.

Prima Nota Iva

La Prima Nota Iva è la funzione tipica con la quale ogni software contabile consente di inserire i movimenti derivanti da fatture clienti e forniti, incluse le note di credito e di debito. Ogni software prevede poi l’integrazione di ulteriori funzioni, come ad esempio la gestione delle scadenze dei pagamenti, la generazione automatica di movimenti collegati, etc.

La Prima Nota Iva gestisce in automatico il DARE e AVERE secondo le regole della partita doppia: basta scegliere correttamente le causali contabili da associare al movimento..

 

Esempio di registrazione di una fattura di acquisto

La maschera di inserimento della Prima Nota Iva è ottimizzata per i movimenti Iva: per questo, presenta una serie di campi che guidano l’utente nell’inserimento delle informazioni necessarie per rilevare in modo completo l’evento contabile in esame.

Esempio Prima Nota Iva: registrazione fattura di acquisto

Esempio Prima Nota Iva: registrazione fattura di acquisto

 

Nel caricamento della fattura vanno inseriti i dati identificativi del documento, quali: la causale, nel caso dell’esempio la registrazione di una fattura passiva di acquisto, con i riferimenti al documento (numero fattura, data, intestazione, partita Iva di chi emette la fattura, eccetera), il tipo di pagamento (nell’esempio è una rimessa diretta a vista).

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

 

CONTODAREAVERE
Fornitore Rossi Mario – Fattura n° 22 Partita n° 2020A00002€ 1.200,00
Conto acquisti da fornitore€ 1.000,00
Erario c/to iva acquisti€ 200,00

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per fattura fornitore

 

Esempio di registrazione di una nota di credito

Oltre alle fatture, nella Prima Nota Iva si possono registrare anche le note di credito e di debito; quando si effettua questa operazione basta semplicemente selezionare la causale per cui si carica la nota di credito/debito. Ecco un esempio:

Software Contabilità: Prima Nota Iva caricamento note di credito e debito

Esempio Prima Nota Iva caricamento note di credito

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

CONTODAREAVERE
Cliente Toselli€ 500,00
Conto vendite a clienti€ 416,67
Erario c/to iva vendite€ 83,33

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per una nota di credito sulle vendite

 

Altri dati collegati alla Prima Nota Iva

Oltre alla funzione primaria di compilazione della Prima Nota Iva, i software di contabilità prevedono funzioni che integrano e automatizzano la gestione di tutti i dati collegati al movimento contabile in fase di inserimento, velocizzando così tantissimo le attività del contabile. Ad esempio, nel software contabile Datalog c’è la possibilità di consultare il mastrino relativo al conto su cui si sta registrando il documento (nell’esempio sopra alla colonna “C. Partita” c’è il pulsante Mastrino: cliccandoci si accede direttamente alla funzione Consultazione Mastrini e Partitari).

Allo stesso modo, ogni volta che registriamo una fatture di acquisto e vendita si associa una modalità di pagamento, pertanto (se viene adottata la così detta modalità A Partite Aperte) verranno generate direttamente le scadenze relative al documento caricato. Nell’esempio, infatti, nella barra in basso c’è il pulsante “Scadenze” che fa accedere alla funzione Gestione Portafoglio Scadenze: qui  si possono visualizzare e modificare le righe di scadenze generate automaticamenteSi avrà una schermata come questa:

 

Software Contabilità: Prima Nota Iva e gestione scadenze

Software Contabilità: Prima Nota Iva e gestione scadenze

 

Tramite il software è possibile anche modificare il mese di competenza delle registrazioni Iva, quando il movimento deve essere imputato al periodo Iva precedente alla data di registrazione (nell’esempio cliccando sul pulsante “Competenza” si accede alla funzione Gestione Competenza Iva). Ci sono poi altre operazioni che solitamente i software contabili integrano nella registrazione dei movimenti di Prima Nota Iva; facciamo un elenco delle più utilizzate:

  • è possibile registrare direttamente l’incasso o il pagamento contestuali alla fattura stessa, contemporaneamente al suo inserimento in Prima Nota Iva, generando così anche i movimenti di incasso e pagamento, ed aggiornando le scadenze di riferimento (questa funzione si chiama Incasso Fatture/Pagamento Fatture);
  • contestualmente alla registrazione della fattura di acquisto o di vendita, è possibile stornare il costo o il ricavo precedentemente già rilevato prima del ricevimento della fattura (questa funzione, che nel nostro software è denominata Fondo Spesa/Ricavo, è particolarmente importante quando le registrazioni avvengono alla fine di esercizio);
  • quando si acquistano o si vendono i beni che hanno durata pluriennale, è possibile aprire direttamente un anagrafica Cespite per poi gestire il flusso legato agli ammortamenti
  • in sede di registrazione della fattura, è possibile indicare direttamente anche le date di competenza del costo o del ricavo (la funzione si chiama Inserimento date di competenza per ratei e risconti), così da poter elaborare in automatico anche i ratei e i risconti. In questo modo, il software contabile rendere molto facile e veloce generare le scritture di rettifica e di integrazione;
  • in Prima Nota Iva il software contabile può mostrare anche lo stato della fattura relativamente allo spesometro. In questa ipotesi, il programma indica se la fattura è da comunicare, esclusa, sospesa o bloccata (la funzione si chiama Stato delle fatture spesometro); ad esempio:

 

King Software Contabilità: Prima Nota Iva e stato fatture per spesometro

Esempio Prima Nota Iva e stato fatture per spesometro

Prima Nota Diversi Diversi

La Prima Nota Diversi Diversi permette di registrare tutti i movimenti di entrata e uscita relativi a cassa o banca quali gli incassi, i pagamenti, i giroconti e, più genericamente, tutti i movimenti che non richiedono Iva. Il funzionamento è quindi ottimizzata per inserire i movimenti in partita doppia, con le colonne DARE e AVERE.

 

Software Contabilità: Prima Nota Diversi/Diversi

Esempio di scherma di Prima Nota Diversi/Diversi fatta con il software contabile di Datalog

 

Esempio di pagamento di una fattura di acquisto

Ipotizziamo di inserire il pagamento della fattura fornitore precedentemente inserita:

Esempio Prima Nota Diversi Diversi: registrazione pagamento fattura di acquisto

Esempio Prima Nota Diversi Diversi: registrazione pagamento di una fattura fornitore

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

CONTODAREAVERE
Fornitore Rossi Mario – Fattura n° 22 Partita n° 2020A00002€ 1.200,00
Conto Banco Napoli€ 1.200,00

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per il pagamento di una fattura fornitore, in caso di gestione a partite aperte

 

Esempio di registrazione di un giroconto

Ipotizziamo di inserire un giroconto cassa – banca, relativo ad un versamento di contante sul conto bancario:

 

Software Contabilità: Prima Nota Iva esempio giroconto

Software Contabilità: Prima Nota Iva esempio giroconto

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

CONTODAREAVERE
Cassa€ 1.200,00
Conto Banco Napoli€ 1.200,00

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per il versamento di contanti nel conto corrente bancario

 

Prima Nota Corrispettivi

I negozi e le attività che devono registrare i corrispettivi, inseriranno nel programma contabile il totale giornaliero delle operazioni effettuate distinte per aliquota Iva. La struttura del prospetto e le aliquote gestite possono essere diverse e variare da attività ad attività (ad esempio, un’azienda che vende prodotti con aliquota Iva al 20%, al 10% e al 4%). Per ogni aliquota gestita sarà calcolato l’imponibile e l’imposta.

 

Prima Nota Corrispettivi compilazione

Esempio di compilazione Prima Nota Corrispettivi con aliquote differenti

 

Nella stessa videata è possibile anche registrare i corrispettivi non incassati che sono appunto quelli maturati, per i quali non si è ancora verificato l’incasso effettivo. Talvolta può essere necessario per l’azienda suddividere l’incasso in più pagamenti: in questo caso,  i software permettono di movimentare più conti cassa relativi ai corrispettivi. Si possono per esempio impostare oltre al conto cassa, anche quello assegni e quelli relativi a varie sedi, come nell’esempio che segue:

 

Prima Nota Corrispettivi gestione più conti cassa

Esempio Prima Nota Corrispettivi: imputazione movimenti su più conti cassa

 

In questo modo l’importo giornaliero potrà essere distribuito tra le colonne dei vari conti cassa alternativi e la colonna dei corrispettivi non incassati le varie operazioni giornaliere possono essere distinte per conto cassa effettivamente imputato.

Dal 1 gennaio 2020 è obbligatorio emettere lo scontrino elettronico che prevede l’invio telematico dei corrispettivi giornalieri: tutti gli esercenti dovranno quindi dotarsi di un registratore di cassa telematico (detto RT) che, a fine giornata, si collega in automatico con l’Agenzia delle Entrate e invia il file XML dei corrispettivi emessi. Da qui, è possibile importare in automatico nella Prima Nota Corrispettivi tutti i dati presenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Per saperne di più, leggi il nostro articolo dedicato all’ IMPORTAZIONE CORRISPETTIVI ELETTRONICI IN PRIMA NOTA.

 

Prima Nota Movimenti Multipli

Per ottimizzare i tempi di inserimento dei dati, questa particolare funzione chiamata Prima Nota Movimenti Multipli (di cui non tutti i software dispongono) permette di imputare una serie di movimenti ad uno stesso conto di contropartita. Offre la possibilità di farlo in un’unica operazione.

 

Prima Nota Movimenti Multipli

Esempio di Prima Nota Movimenti Multipli

 

Uno degli esempi più comuni di utilizzo di questa funzione, è per la registrazione dell’estratto conto bancario: in questo caso, parte dalla selezione della banca da gestire (primo campo in alto) e nella griglia è possibile riepilogare le operazioni eseguite dalla banca. in questi casi, è presenta anche un flag Entrata – Uscita che (se selezionato) permette di gestire e interpretare le colonne DARE – AVERE come l’estratto conto bancario (quindi, considerando il DARE un’uscita e l’AVERE un’entrata).

Oltre alla Prima Nota Movimenti Multipli, per la gestione dell’Estratto Conto Bancario è disponibile una funzione ancora più specifica che permette di gestire e IMPORTARE L’ESTRATTO CONTO BANCARIO NEL SOFWTARE CONTABILE, descritta nel nostro precedente articolo.

Altre esempi registrazioni che possono essere fatte nella Prima Nota Movimenti Multipli riguardano la “Contabile mensile di cassa” o le “Contabili mensili delle casse periferiche”.

 

Prima Nota Scritture di Rettifica

Tramite la Prima Nota Scritture di Rettifica è possibile effettuare operazioni di rettifica inserendo movimenti con data di registrazione successiva all’esercizio stesso: ad esempio se si ha due esercizi aperti, 2020 e 2021, si potrebbe avere la necessità di registrare scritture di rettifica relative all’esercizio 2020 (con competenza 2020, ma data registrazione 2021).

Queste operazioni vengono stampate sul giornale bollato riferito al mese indicato come data di registrazione che può essere anche maggiore rispetto alla fine di esercizio; su questa stampa queste scritture sono contrassegnate da una particolare dicitura che evidenzia il fatto che sono scritture di rettifica rispetto alle normali registrazioni mensili (ad esempio possono essere indicate con “Op. ex 31/12/2020”).  Nonostante la posticipazione della stampa, le registrazioni rimangono di competenza dell’esercizio nel quale sono state caricate e vengono considerate nell’elaborazione del relativo bilancio.

In questo caso solitamente nel software contabile c’è la voce dedicata alla Prima Nota Scritture di Rettifica, che si presenta molto simile alla schermata della Prima Nota Diversi/Diversi. Per fare le rettifiche bisogna richiamare l’esercizio contabile di competenza dei vari movimenti e procedere all’inserimento in questo modo:

  • data registrazione: è la data con la quale sarà stampato il movimento sul giornale bollato; va indicata una data maggiore o uguale al 31/12 dell’esercizio corrente.
  • data documento: deve essere uguale o inferiore alla data di registrazione.

Per esempio, avendo due esercizi in linea, 2020 e 2021, per registrare scritture di rettifica relative all’esercizio 2020 (con competenza 20203 ma data registrazione 2021) occorre richiamare l’esercizio 2020, accedere alla funzione di Rettifica Scritture ed inserire il  movimento che avrà:

 

Prima Nota Scritture di Rettifica

Prima Nota Scritture di Rettifica

 

Una volta che si imputa la data corrispondente al giorno in cui si desidera effettuare le registrazioni ed il riporto sul giornale bollato (nell’esempio, il 4 gennaio 2021), indicata la casuale contabile (di tipo DD) e la data documento, sarà possibile inserire in griglia i conti da movimentare.

 

Prima Nota Scritture di Rettifica: schermata per inserimento modifiche

Prima Nota Scritture di Rettifica: schermata per inserimento modifiche

 

Dall’esercizio di competenza, se si stampa:

  • il Giornale Bollato relativo al 2020, la scrittura non sarà evidenziata;
  • il Bilancio 2021, i valori inseriti saranno conteggiati.

Dopo avere fatto la registrazione, ci si può riposizionare sull’esercizio successivo (nell’esempio, 2021) e proseguire con la prima nota giornaliera.

Dall’esercizio di registrazione se si stampa:

  • il Giornale Bollato relativo al 20214, la scrittura sarà riportata nel mese relativo alla data di registrazione (nell’esempio Gennaio), evidenziata con la dicitura ‘Op. Ex 31/12/2020’.
  • il Bilancio 2021, i valori inseriti non saranno conteggiati (in quanto di competenza 2020).

 



 

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