Prima Nota: cos’è e come si compila

La Prima NotaSi definisce "prima nota" un registro nel quale vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l'indicazione leggi tutto... è un metodo di registrazione delle scritture contabili indispensabile per una contabilitàSi definisce "contabilità" quella parte della ragioneria che si occupa della registrazione e del controllo dei fatti economici e leggi tutto... aziendale sempre aggiornata. Nella Prima Nota vengono annotate tutte le operazioni contabili in modo ordinato, con l’indicazione dei dati occorrenti per lo sviluppo del successivo processo di rilevazione aziendale e la compilazione del libro giornaleSi definisce "libro giornale" un registro contabile obbligatorio nel quale devono essere annotate tutte le operazioni quotidiane r leggi tutto... (registro obbligatorio per legge).

In questo articolo vediamo come si compila la Prima Nota con un software contabile .

 

Che cos’è la prima nota contabile?

La prima nota contabile è la prima annotazione di tutte le operazioni economiche e i movimenti finanziari effettuate quotidianamente da un soggetto IVAL'acronimo IVA sta per Imposta sul Valore Aggiunto ed è un'imposta indiretta sui consumi, che grava sul consumatore finale e paga leggi tutto... nell’ambito della sua attività economicaSi definisce "attività economica" l'esercizio di una impresa, arte o professione nel territorio dello Stato. Le attività stesse leggi tutto.... A differenza del libro giornale, la prima nota contabile non è richiesta dalla legge; tuttavia il suo utilizzo è fortemente consigliato per tenere traccia delle varie operazioni compiute.

Tenere correttamente la prima nota prepara l'elaborazione delle scritture contabili più complesse e obbligatorie per legge (es. libro giornale, Libro MastroSi definisce "libro mastro" un registro contabile che raccoglie tutti i conti (o mastrini) con le relative scritture in Dare e Ave leggi tutto... e il Bilancio); secondo una risoluzione del MEF (n. 9/101 del 9.08.79) “diviene un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresaSi definisce "impresa" l'attività economica svolta dall’imprenditore, ovvero l’attività professionale organizzata per produr leggi tutto...”.  

 

Come si compila la prima nota contabile?

Le attività più piccole (che per la tenuta contabile completa si rivolgo al commercialista) possono gestirla manualmente o tramite un foglio di calcolo Excel. Le imprese autonome e gli stessi commercialisti oggi utilizzano specifici software contabili con processi automatizzati e più affidabili, che mettono a disposizione funzioni apposite di prima nota per la rilevazione contabile di base.

Vediamo insieme come si gestisce la prima nota contabile tramite un software gestionale.

 

Prima nota con il software contabile

Tutti i software gestionali che includono la gestione della contabilità, permettono la tenuta di diversi registri contabili.  A tal fine, ogni software utilizza delle funzionalità specifiche per facilitare le registrazioni, e per questo molti software utilizzano funzioni denominate Prima Nota Iva per rilevare i movimenti Iva (come le fatture attive e passive), Prima Nota Diversi a Diversi per registrare altre tipologie di movimenti, e così via.

Sulla base della tipologia di scrittura contabileSi definiscono "scritture contabili" l'insieme dei documenti che descrivono la situazione patrimoniale e il risultato economico de leggi tutto... da inserire, le funzionalità vengono differenziate per rendere più funzionale e veloce l’inserimento dei dati.

Vediamole più nel dettaglio.

Prima Nota Iva

La Prima Nota Iva è la funzione tipica con la quale ogni software contabile consente di inserire i movimenti derivanti da fatture clienti e forniti, incluse le note di credito e di debito. Ogni software prevede poi l’integrazione di ulteriori funzioni, come ad esempio la gestione delle scadenze dei pagamenti, la generazione automatica di movimenti collegati, etc.

La Prima Nota Iva gestisce in automatico il DARE e AVERESi definiscono "Dare e Avere" (in contabilità) le due sezioni contrapposte utilizzate per la registrazione contabile con il metod leggi tutto... secondo le regole della partita doppia: basta scegliere correttamente le causali contabili da associare al movimento..

 

Esempio di registrazione di una fattura di acquisto

La maschera di inserimento della Prima Nota Iva è ottimizzata per i movimenti Iva: per questo, presenta una serie di campi che guidano l’utente nell’inserimento delle informazioni necessarie per rilevare in modo completo l’evento contabile in esame.

 

Nel caricamento della fattura vanno inseriti i dati identificativi del documentoSi definisce “documento” qualsiasi oggetto portatore di significato a prescindere dal supporto sul quale è registrato, pertan leggi tutto..., quali: la causale, nel caso dell’esempio la registrazione di una fattura passiva di acquisto, con i riferimenti al documento (numero fattura, data, intestazione, partita IvaSi definisce "partita IVA" quel numero di 11 cifre che identifica univocamente un'azienda o un professionista che esercita un'atti leggi tutto... di chi emette la fattura, eccetera), il tipo di pagamento (nell’esempio è una rimessa diretta a vista).

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

 

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per fattura fornitore

 

Esempio di registrazione di una nota di credito

Oltre alle fatture, nella Prima Nota Iva si possono registrare anche le note di credito e di debito; quando si effettua questa operazione basta semplicemente selezionare la causale per cui si carica la nota di creditoSi definisce "nota di credito" un documento fiscale emesso da un soggetto IVA al fine di rettificare importi relativi a fatture em leggi tutto.../debito. Ecco un esempio:

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per una nota di credito sulle vendite

 

Altri dati collegati alla Prima Nota Iva

Oltre alla funzione primaria di compilazione della Prima Nota Iva, i software di contabilità prevedono funzioni che integrano e automatizzano la gestione di tutti i dati collegati al movimento contabile in fase di inserimento, velocizzando così tantissimo le attività del contabile. Ad esempio, nel software contabile Datalog c’è la possibilità di consultare il mastrinoSi definisce "conto" o "mastrino" (in ragioneria) un oggetto contabile sul quale vengono rilevate le scritture contabili, ovvero v leggi tutto... relativo al conto su cui si sta registrando il documento (nell’esempio sopra alla colonna “C. Partita” c’è il pulsante Mastrino: cliccandoci si accede direttamente alla funzione Consultazione Mastrini e Partitari).

Allo stesso modo, ogni volta che registriamo una fatture di acquisto e vendita si associa una modalità di pagamento, pertanto (se viene adottata la così detta modalità A Partite Aperte) verranno generate direttamente le scadenze relative al documento caricato. Nell’esempio, infatti, nella barra in basso c’è il pulsante “Scadenze” che fa accedere alla funzione Gestione Portafoglio Scadenze: qui  si possono visualizzare e modificare le righe di scadenze generate automaticamente. Si avrà una schermata come questa:

 

 

Tramite il software è possibile anche modificare il mese di competenza delle registrazioni Iva, quando il movimento deve essere imputato al periodo Iva precedente alla data di registrazione (nell’esempio cliccando sul pulsante “Competenza” si accede alla funzione Gestione Competenza Iva). Ci sono poi altre operazioni che solitamente i software contabili integrano nella registrazione dei movimenti di Prima Nota Iva; facciamo un elenco delle più utilizzate:

• è possibile registrare direttamente l’incasso o il pagamento contestuali alla fattura stessa, contemporaneamente al suo inserimento in Prima Nota Iva, generando così anche i movimenti di incasso e pagamento, ed aggiornando le scadenze di riferimento (questa funzione si chiama Incasso Fatture/Pagamento Fatture);
• contestualmente alla registrazione della fattura di acquisto o di vendita, è possibile stornare il costoSi definisce "costo" tutti gli oneri che l’impresa sostiene per procurarsi le merci, i servizi e i fattori produttivi necessari leggi tutto... o il ricavo precedentemente già rilevato prima del ricevimento della fattura (questa funzione, che nel nostro software è denominata Fondo Spesa/Ricavo, è particolarmente importante quando le registrazioni avvengono alla fine di esercizio);
• quando si acquistano o si vendono i beni che hanno durata pluriennale, è possibile aprire direttamente un anagrafica CespiteSi definisce "cespite" in economia un bene materiale o immateriale acquistato dall'azienda e che ha un ciclo di vita pluriennale, leggi tutto... per poi gestire il flusso legato agli ammortamenti
• in sede di registrazione della fattura, è possibile indicare direttamente anche le date di competenza del costo o del ricavo (la funzione si chiama Inserimento date di competenza per ratei e risconti), così da poter elaborare in automatico anche i ratei e i risconti. In questo modo, il software contabile rendere molto facile e veloce generare le scritture di rettifica e di integrazione;
• in Prima Nota Iva il software contabile può mostrare anche lo stato della fattura relativamente allo spesometroSi definisce "spesometro" la comunicazione obbligatoria di tutti i dati delle fatture emesse e ricevute che un soggetto IVA è ten leggi tutto.... In questa ipotesi, il programma indica se la fattura è da comunicare, esclusa, sospesa o bloccata (la funzione si chiama Stato delle fatture spesometro); ad esempio:

 

 

Prima Nota Diversi Diversi

La Prima Nota Diversi Diversi permette di registrare tutti i movimenti di entrata e uscita relativi a cassa o banca quali gli incassi, i pagamenti, i giroconti e, più genericamente, tutti i movimenti che non richiedono Iva. Il funzionamento è quindi ottimizzata per inserire i movimenti in partita doppia, con le colonne DARE e AVERE.

 

 

Esempio di pagamento di una fattura di acquisto

Ipotizziamo di inserire il pagamento della fattura fornitore precedentemente inserita:

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per il pagamento di una fattura fornitore, in caso di gestione a partite aperte

 

Esempio di registrazione di un giroconto

Ipotizziamo di inserire un giroconto cassa – banca, relativo ad un versamentoSi definisce "versamento" una delle forme di riscossione delle imposte dirette insieme con la ritenuta diretta e l’iscrizione a leggi tutto... di contante sul conto bancario:

 

 

Il movimento contabile generato in partita doppia è il seguente:

Esempio Prima Nota Iva DARE AVERE: movimento in partita doppia per il versamento di contanti nel conto correnteSi definisce "conto corrente" lo strumento bancario per il deposito e la gestione del denaro presso un istituto di credito. Viene leggi tutto... bancario

Prima Nota Corrispettivi

I negozi e le attività che devono registrare i corrispettivi, inseriranno nel programma contabile il totale giornaliero delle operazioni effettuate distinte per aliquotaSi definisce "aliquota" la percentuale da applicare alla base imponibile per determinare l’imposta. L’aliquota è proporzional leggi tutto... Iva. La struttura del prospetto e le aliquote gestite possono essere diverse e variare da attività ad attività (ad esempio, un’aziendaSi definisce "azienda" l'istituto nel quale si sviluppa l'attività economica, ovvero un istituto economico con una propria cultur leggi tutto... che vende prodotti con aliquota Iva al 20%, al 10% e al 4%). Per ogni aliquota gestita sarà calcolato l’imponibileSi definisce "imponibile" il valore sul quale si dovrà applicare l’aliquota per determinare l’imposta dovuta. In materia di i leggi tutto... e l’impostaSi definisce "imposta" un tributo o prestazione in denaro dovuta dai cittadini allo Stato o altro Ente Pubblico per il sostegno leggi tutto....

 

 

Nella stessa videata è possibile anche registrare i corrispettivi non incassati che sono appunto quelli maturati, per i quali non si è ancora verificato l’incasso effettivo. Talvolta può essere necessario per l’azienda suddividere l’incasso in più pagamenti: in questo caso,  i software permettono di movimentare più conti cassa relativi ai corrispettivi. Si possono per esempio impostare oltre al conto cassa, anche quello assegni e quelli relativi a varie sedi, come nell’esempio che segue:

 

 

In questo modo l’importo giornaliero potrà essere distribuito tra le colonne dei vari conti cassa alternativi e la colonna dei corrispettivi non incassati le varie operazioni giornaliere possono essere distinte per conto cassa effettivamente imputato.

Dal 1 gennaio 2020 è obbligatorio emettere lo scontrino elettronico che prevede l’invio telematico dei corrispettivi giornalieri: tutti gli esercenti dovranno quindi dotarsi di un registratore di cassa telematico (detto RT) che, a fine giornata, si collega in automatico con l’Agenzia delle Entrate e invia il file XMLL'acronimo XML sta per Extensible Markup Language e identifica un linguaggio particolare che permette di creare documenti e dati leggi tutto... dei corrispettivi emessi. Da qui, è possibile importare in automatico nella Prima Nota Corrispettivi tutti i dati presenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Per saperne di più, leggi il nostro articolo dedicato all’ IMPORTAZIONE CORRISPETTIVI ELETTRONICI IN PRIMA NOTA.

 

Prima Nota Movimenti Multipli

Per ottimizzare i tempi di inserimento dei dati, questa particolare funzione chiamata Prima Nota Movimenti Multipli (di cui non tutti i software dispongono) permette di imputare una serie di movimenti ad uno stesso conto di contropartita. Offre la possibilità di farlo in un’unica operazione.

 

 

Uno degli esempi più comuni di utilizzo di questa funzione, è per la registrazione dell’estratto conto bancario: in questo caso, parte dalla selezione della banca da gestire (primo campo in alto) e nella griglia è possibile riepilogare le operazioni eseguite dalla banca. in questi casi, è presenta anche un flag Entrata – Uscita che (se selezionato) permette di gestire e interpretare le colonne DARE – AVERE come l’estratto conto bancario (quindi, considerando il DARE un’uscita e l’AVERE un’entrata).

Oltre alla Prima Nota Movimenti Multipli, per la gestione dell’Estratto Conto Bancario è disponibile una funzione ancora più specifica che permette di gestire e IMPORTARE L’ESTRATTO CONTO BANCARIO NEL SOFWTARE CONTABILE, descritta nel nostro precedente articolo.

Altre esempi registrazioni che possono essere fatte nella Prima Nota Movimenti Multipli riguardano la “Contabile mensile di cassa” o le “Contabili mensili delle casse periferiche”.

 

Prima Nota Scritture di Rettifica

Tramite la Prima Nota Scritture di Rettifica è possibile effettuare operazioni di rettifica inserendo movimenti con data di registrazione successiva all’esercizio stesso: ad esempio se si ha due esercizi aperti, 2020 e 2021, si potrebbe avere la necessità di registrare scritture di rettifica relative all’esercizio 2020 (con competenza 2020, ma data registrazione 2021).

Queste operazioni vengono stampate sul giornale bollato riferito al mese indicato come data di registrazione che può essere anche maggiore rispetto alla fine di esercizio; su questa stampa queste scritture sono contrassegnate da una particolare dicitura che evidenzia il fatto che sono scritture di rettifica rispetto alle normali registrazioni mensili (ad esempio possono essere indicate con “Op. ex 31/12/2020”).  Nonostante la posticipazione della stampa, le registrazioni rimangono di competenza dell’esercizio nel quale sono state caricate e vengono considerate nell’elaborazione del relativo bilancio.

In questo caso solitamente nel software contabile c’è la voce dedicata alla Prima Nota Scritture di Rettifica, che si presenta molto simile alla schermata della Prima Nota Diversi/Diversi. Per fare le rettifiche bisogna richiamare l’esercizio contabile di competenza dei vari movimenti e procedere all’inserimento in questo modo:

• data registrazione: è la data con la quale sarà stampato il movimento sul giornale bollato; va indicata una data maggiore o uguale al 31/12 dell’esercizio corrente.
• data documento: deve essere uguale o inferiore alla data di registrazione.

Per esempio, avendo due esercizi in linea, 2020 e 2021, per registrare scritture di rettifica relative all’esercizio 2020 (con competenza 20203 ma data registrazione 2021) occorre richiamare l’esercizio 2020, accedere alla funzione di Rettifica Scritture ed inserire il  movimento che avrà:

 

 

Una volta che si imputa la data corrispondente al giorno in cui si desidera effettuare le registrazioni ed il riporto sul giornale bollato (nell’esempio, il 4 gennaio 2021), indicata la casuale contabile (di tipo DD) e la data documento, sarà possibile inserire in griglia i conti da movimentare.

 

 

Dall’esercizio di competenza, se si stampa:

• il Giornale Bollato relativo al 2020, la scrittura non sarà evidenziata;
• il Bilancio 2021, i valori inseriti saranno conteggiati.

Dopo avere fatto la registrazione, ci si può riposizionare sull’esercizio successivo (nell’esempio, 2021) e proseguire con la prima nota giornaliera.

Dall’esercizio di registrazione se si stampa:

• il Giornale Bollato relativo al 20214, la scrittura sarà riportata nel mese relativo alla data di registrazione (nell’esempio Gennaio), evidenziata con la dicitura ‘Op. Ex 31/12/2020’.
• il Bilancio 2021, i valori inseriti non saranno conteggiati (in quanto di competenza 2020).

 

 

Vuoi saperne di più?

Vuoi ricevere maggiori informazioni?
Contattaci subito: siamo a tua completa disposizione!