Quale software usare per fare la contabilità senza commercialista?

Il software per gestire la contabilità senza commercialista

A seconda delle dimensione e del regime fiscale adottato, ogni azienda può decidere di delegare completamente al commercialista l’intera gestione contabile, oppure può strutturarsi per gestire internamente la propria contabilità scegliendo un software di gestione aziendale adatto e integrando la consulenza del commercialista sui aspetti strategici, fiscali e tributari.

Gestire correttamente la contabilità aziendale è estremamente importante: la gestione amministrativa di un’impresa non è solo un obbligo fiscale, ma è uno strumento grazie al quale l’imprenditore può monitorare l’andamento, la redditività ed effettuare le giuste scelte nel breve, medio e lungo termine.

Oggi tutti i flussi sono elettronici, e per la propria gestione contabile è importante scegliere gli strumenti giusti, sulla base delle proprie dimensioni ed esigenze: la scelta non è semplice e va valutata in modo ponderato.

 

Gestire la contabilità con o senza commercialista?

Decidere per la tenuta della contabilità in autonomia o delegarla al commercialista? La contabilità è un aspetto assolutamente non trascurabile, sia che si parli di un lavoratore autonomo, sia che si parli di una piccola, media o grande azienda.

Solitamente i professionisti o le micro aziende tendono ad affidarsi completamente allo studio commercialista per mancanza di tempo e risorse: la gestione contabile interna richiederebbe, infatti, la presenza di un vero e proprio reparto contabile, e di solito sono le medie e grandi aziende che strutturano un reparto amministrativo interno composto da una o più persone preposte.

Tuttavia, anche una piccola attività ha bisogno di tenere sotto controllo e accedere in tempo reale a informazioni su costi da pagare, fatture da incassare, etc… Con la fatturazione elettronica, inoltre, molte attività (anche piccole) devono emettere fatture elettroniche: per questo motivo, oggi le aziende tendono a dotarsi di sistemi snelli, che forniscono dati utili i tempo reale e, allo stesso tempo, automatizzano gran parte dei flussi che verranno poi inviati al commercialista per la parte contabile e fiscale vera e propria.

 

Quale software per la contabilità senza commercialista?

Quando l’azienda o il professionista decidono di tenere autonomamente la propria contabilità, è importante affidarsi a un software che sappia gestire, a seconda della dimensione e delle varie esigenze, tutte le scritture contabili e la contabilità in generale. Che sia una contabilità ordinaria, semplificata o regime agevolato, sarà indispensabile selezionare un buon software che assicuri l’operatività richiesta.

Vediamo i vari casi.

Piccola contabilità senza il commercialista

Nel caso di una piccola azienda o di un lavoratore autonomo, gli aspetti contabili che possono essere gestiti autonomamente si limitano alla gestione delle fatture: la contabilità ufficiale sarà tenuta dal commercialista, mentre l’azienda potrà utilizzare delle applicazioni software per la fatturazione elettronica di facile e intuitivo utilizzo, per emettere i documenti e tenere sotto controllo la situazione.

Questi applicativi permettono la completa automatizzazione di attività ripetitive, come è appunto l’emissione e la ricezione delle fatture. Velocizzano il processo e rendono minimi gli errori, in quanto tanti campi sono riempiti automaticamente dal software stesso. Solitamente sono accessibili in cloud e permettono sia la gestione di tutte le anagrafiche (clienti, fornitori, banche, prodotti, servizi, depositi, eccetera), sia la gestione delle fatture e delle relative note di credito in formato XML e PDF.

La logica di funzionamento di questi sistemi può essere così riassunta:

Contabilità senza commercialista: Logica di funzionamento software fatturazione web DWEB

Esempio flusso di Fattura DWEB, sistema DATALOG che permette, in pochi click, di gestire tutto il giro delle fatture elettroniche secondo una logica di funzionamento molto semplice ed intuitiva. In pratica dopo aver impostato tutti i dati della propria società, l’applicazione permette di creare anagrafiche clienti, fornitori, banche e prodotti e gestire l’emissione e la ricezione delle fatture.

 

Questi sistemi di fatturazione elettronica online sono dei veri e propri piccoli gestionali, che permettono di gestire l’anagrafica Clienti, gli Articoli, le Banche, e di gestire l’emissione dei documenti elettronici in modo rapido, con un semplice click. Nelle versioni più complete, questi software sono poi legati ad un hub che si occupa di spedire e ricevere i documenti in formato XML a e da SDI. Il servizio Hub potrebbe essere tuttavia fornito direttamente sempre dal commercialista.

 

Contabilità senza commercialista: Software DWEB: schermata principale delle fatture

Software Fattura DWEB: schermata principale delle fatture. Quì l’utente avrà immediatamente accesso alla situazione fatture. Ogni documento è contraddistinto da un colore che indica lo stato in cui si trova la fattura (ad esempio in lavorazione, ricevuta consegna RC, scartata NS, eccetera); per ogni fattura poi è possibile scaricare il formato Assosoftware, P7M e PDF.

 

Con questi applicativi è quindi possibile:

  • emettere fatture verso clienti
  • inviare fatture direttamente a SDI
  • ricevere fatture dei fornitori
  • gestire le anagrafiche dei soggetti coinvolti
  • ricevere e controllare tutte le notifiche SDI
  • conversare elettronicamente per 10 anni tutte le fatture attive e passive.

 

 

Contabilità senza il commercialista in un’azienda media

Quando l’imprenditore decide per una gestione contabile interna si dota di un software gestionale che, oltre alla gestione della fatturazione che abbiamo visto sopra, integra anche altre funzioni di contabilità e gestione.

Di solito questi software gestionali includono funzioni di contabilità generale, con scritture contabili di base e relativi registri, prima nota, gestione effetti, incassi e pagamenti, bonifici, etc… In questo contesto, il sistema gestionale sarà dotato di un proprio impianto contabile, che parte solitamente da un piano dei conti strutturato.

 

King software gestionale - Impostazione Piano dei Conti

Software Gestionale KING – Esempio di impostazione del Piano dei Conti Aziendale


 

In questo contesto, il commercialista riceverà dall’azienda dei flussi informativi più strutturati, e si occuperà delle operazioni perioche e annuali. Ad esempio, controlla le fatture emesse e ricevute affinché siano corrette ai fini IVA, procede alle liquidazioni periodiche dell’Iva, al pagamento degli F24, etc… oltre alla parte fiscale vera e propria.

 

KING Software Gestionale - Acquisizione file XML delle Fatture Elettroniche

Software Gestionale KING – Esempio di acquisizione automatica dei file XML delle Fatture Elettroniche


 

Quando si parla di soluzione gestionale, diventa tuttavia molto difficile schematizzare perché ogni azienda è un universo proprio. Per questo motivo, solitamente i software gestionali oggi tendono ad essere modulabili e flessibili: questo significa che si può partire da un pacchetto base che comprende la contabilità generale e, man mano che le esigenze diventano più grandi, si può integrarlo con altri moduli.

 

KING Software Gestionale - Gestione Prima Nota

Software Gestionale KING – Esempio della maschera di gestione della Prima Nota contabile

 

Ad esempio, per la contabilità di base si può partire da un pacchetto che comprenda il piano dei conti, la gestione della prima nota, la gestione delle fatture elettroniche. Si possono aggiungere poi i moduli relativi alla gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo con gli scadenzari Cliente e Fornitori, la gestione dei bilanci, i cespiti, gli effetti e i pagamenti e così via.
Per il ciclo attivo si gestisce il processo dal preventivo fino alla fatturazione. Per il ciclo passivo viene gestito il processo con i fornitori dall’ordine fino al pagamento della fattura del fornitore.

 

 

Contabilità senza il commercialista in un’azienda grande

Le aziende più strutturare sono dotate di un reparto interno che segue tutti gli aspetti amministrativo e contabili. Il commercialista è chiamato a revisionare i conti, e interviene di solito nella fase di chiusura del bilancio di esercizio. Fornisce consulenza fiscale e tributaria. Alcune multinazionali hanno anche commercialisti interni che seguono tutto, incluso la redazione dei bilanci e la preparazione dei documenti per gli adempimenti fiscali e previdenziali. La gestione interna in questi contesti prevede dei sistemi informativi evoluti ed integrati sua della parte gestionale che della parte fiscale.

 

La trasmissione dei dati fiscali al commercialista

Per le piccole e medie aziende italiane il commercialista è sempre indispensabile: troppe sono le informazioni che bisogna conoscere a livello contabile, fiscale e tributario, e un lavoratore autonomo o un azienda di medie dimensioni non può seguire questi aspetti da solo.

Il commercialista può redigere il bilancio di esercizio, seguire adempimenti fiscali e fornire consulenza strategica, come ad esempio nella redazione di un business plan o nella valutazione di possibili acquisizioni/vendite di rami aziendali e così via.

Pertanto, se da un lato possiamo badare a noi stessi nella gestione della contabilità di base, dall’altro il commercialista ci solleverà dal conoscere alla perfezione obblighi, date, scadenze e quant’altro per adempiere ai nostri obblighi tributari e fiscali. Il lavoro tra il commercialista e il professionista o l’azienda è sempre un lavoro di squadra, oggi divenuto molto più semplice grazie alla tecnologia. Riprendiamo l’esempio di prima: oggi, tanti commercialisti si sono dotati infatti di sistemi di fatturazione elettronica con facile accesso per il cliente: con proprie credenziali, l’azienda si collega e “deposita” o trasmette tutti i dati richiesti nel formato necessario. Semplificando così il flusso e tutta la gestione.



 

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